Оскільки і директор, і головний бухгалтер не лише наймані працівники, але й особи, які підписують первинні документи, звітність, а відомості про директора фігурують ще й у ЄДР, то факт зміни прізвища директора / головного бухгалтера підприємству без уваги залишити ніяк не можна. А що у зв’язку із цією подією потрібно зробити, зараз з’ясуємо.
Зміни в ЄДР. Розпочнемо з директора. Оскільки директор фігурує в інформації про юрособу, що міститься в ЄДР, до цього реєстру доведеться вносити зміни.
Діяти можна через держреєстратора, нотаріуса або, що значно простіше, через портал електронних сервісів, наприклад, через персональний кабінет «Он-лайн будинку юстиції» (online.minjust.gov.ua).
У цьому випадку будуть потрібні такі документи:
— заява про держреєстрацію змін (наприклад, для звичайних підприємств (не громадських формувань та органів влади) — за формою 2, затвердженою наказом Мін’юсту від 18.11.2016 р. № 3268/5);
— квитанція про сплату адмінзбору (ст. 36 Закону № 755);
— оригінал (нотаріально засвідчена копія) рішення власника (загальних зборів учасників (акціонерів)) про внесення змін до інформації про юрособу (нотаріально засвідчена копія або оригінал).
Звертаємо увагу: у загальному випадку підписи на зазначеному рішенні засвідчуються нотаріально (якщо зміни вносяться через держреєстратора/нотаріуса). Але якщо вносити зміни через портал електронних сервісів, то достатньо використовувати кваліфіковані електронні підписи (п. 6 ч. 1 ст. 15 Закону № 755).
Крім того, достовірність підписів у рішенні, що подається громадськими об’єднаннями або благодійними організаціями, які містяться в Єдиному держреєстрі, нотаріально засвідчується тільки за наявності такої вимоги в установчих документах відповідного громадського об’єднання або благодійної організації.
Якщо прізвище змінює головний бухгалтер, то в цьому випадку зміни до ЄДР вносити не потрібно.
Повідомляємо податківців. Якщо прізвище змінює директор, то повідомляти податківців про це не потрібно, оскільки дані про нове прізвище директора автоматично потрапляють до ЄДР.
А ось даних про головного бухгалтера в ЄДР немає. Тому до податківців може потрапити інформація про нього тільки від юридичної особи.
Для цього потрібно подати заяву № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».
На цю процедуру відведено 10 календарних днів з моменту зміни прізвища
Але оскільки головний бухгалтер — такий же найманий працівник, як і інші, у разі зміни прізвища він зобов’язаний повідомити про це своєму роботодавцеві. Тому, на нашу думку, 10 днів повинні відлічуватися з моменту, коли на підприємство надійшла заява про зміну прізвища з копіями документів, що підтверджували цей факт.
До заяви за формою № 1-ОПП додаються підтвердні документи (п.п. 66.1.3 ПКУ, 116.01 БЗ).
Конкретний їх перелік ніде не значиться. У цьому випадку зазвичай подають: копію паспорта головного бухгалтера; копію наказу по підприємству про внесення змін до інформації про головного бухгалтера. У формі № 1-ОПП заповнюються тільки розділи: 1 «Податковий номер»; 2 «Повне найменування українською мовою»; 4 «Найменування контролюючого органу, до якого подається заява»; 10 «Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків)».
Зверніть увагу: якщо підприємство на момент зміни прізвища головним бухгалтером є платником ПДВ, то заяву за формою № 1-ПДВ подавати не потрібно, оскільки дані про головного бухгалтера до Реєстру платників ПДВ не вносяться (див. п. 2.2 Положення № 1130).
Новий електронний підпис. На цьому етапі потрібно анулювати ключі, видані на старе прізвище головного бухгалтера/директора, й отримати нові, оскільки відбулися зміни їх ідентифікаційних даних.
Для цього необхідно звернутися до одного з акредитованих центрів сертифікації ключів
Для головного бухгалтера на цьому все. Договір про визнання електронних документів з податківцями продовжує діяти.
Що стосується директора, то після внесення змін до ЄДР договір про визнання електронних документів з податківцями свою дію припиняє.
А отже, потрібно наново відкрити цю сторінку — ще раз приєднатися до договору з податківцями.
І тут потрібно звернути увагу на такий момент. До 01.09.2020 р. у таких випадках потрібно було подавати нову заяву про приєднання до цього договору.
Але з 01.09.2020 р., для того щоб приєднатися до договору з податківцями, вже подавати таку заяву немає потреби. Це пов’язано з тим, що до Порядку № 557 внесено відповідні зміни наказом Мінфіну від 01.06.2020 р. № 261, які саме із цієї дати — 01.09.2020 р. і набрали чинності.
Тепер для приєднання до договору достатньо відправити контролерам перший будь-який електронний документ у встановленому форматі (стандарті) з дотриманням вимог законодавства щодо електронного документообігу та електронних довірчих послуг. Підтвердженням приєднання до договору буде квитанція про прийняття документа контролюючим органом (п. 1 розд. III Порядку № 557)*.
* А з 07.11.2020 р. договір з податківцями на електронну звітність (договір про визнання електронних документів) узагалі скасовується.
Інакше кажучи, відправивши перший електронний документ податківцям та отримавши другу квитанцію, можна вважати, що приєднання до договору відбулося успішно.
І ще один момент. Припинення договору про визнання електронних документів спричиняє також і припинення пов’язаних з ним повідомлень.
Тому якщо у вас є підписанти (крім директора та головбуха), до податкової необхідно відправити також нове повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП (форма якого зазначена в додатку 2 до Порядку № 557). Відправляють його в електронному вигляді.
До такого повідомлення необхідно буде вносити інформацію про підписанта(-ів), якому(-им) надається право підпису електронних документів.
Повідомляємо банк. І ще один етап, який ніяк не можна пропустити при зміні прізвища директора та головного бухгалтера. Ідеться про те, що в цьому випадку потрібно обов’язково повідомити банк.
Так, згідно з п. 9 розд. І Інструкції № 492 до банку подається/направляється оновлений перелік розпорядників рахунком.
Подавати такий перелік можна як у паперовому, так і в електронному вигляді. Порядок подання/направлення переліку розпорядників рахунком установлюється внутрішніми документами банку.
Перелік може бути складений у довільній формі або у формі, визначеній банком, і повинен містити такі обов’язкові реквізити: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) розпорядника рахунку та підпис.
