Складнощі оформлення
Чи потрібно переписувати заяву, видавати новий наказ під кожен випадок продовження карантинної відпустки?
Передусім нагадаємо, що є дві підстави для надання відпустки без збереження заробітної плати на період карантину:
— п. 31 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки* — відпустка надається матері або іншій особі, зазначеній у ч. 3 ст. 18 цього Закону, для догляду за дитиною до 14 років на період карантину (далі — карантинна відпустка за свій рахунок для догляду за дитиною). Така відпустка надається за бажанням працівника в обов’язковому порядку;
* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
— ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки — будь-якому працівникові в період дії карантину (далі — карантинна відпустка за свій рахунок). Така відпустка надається тільки за домовленістю сторін.
І в тому, і в іншому випадку підставою для надання відпустки є заява працівника. На підставі заяви керівник видає наказ про надання такої відпустки.
Найпростіший варіант — це коли заява і наказ про надання відпустки за свій рахунок з відкритою датою закінчення такої відпустки і без відсилання до конкретної постанови КМУ, якою встановлено карантин. Наприклад, у заяві зазначено: «Прошу надати відпустку без збереження зарплати у зв’язку з установленням КМУ карантину з 18.03.2020 до закінчення такого карантину». Аналогічне формулювання в наказі про надання відпустки.
Тоді переписувати заяву і перевидавати наказ про надання відпустки у зв’язку з продовженням карантину та/або його встановленням іншою постановою КМУ не потрібно.
Якщо в тексті заяви і наказі прописана конкретна дата закінчення відпустки та/або є посилання на конкретну постанову КМУ, якою встановлено карантин, без переписування заяви та видання нового наказу в разі зміни цих показників не обійтися.
Щоб ви краще орієнтувалися в «карантинних» постановах КМУ, ми підготували їх добірку за весь період карантину з березня 2020 року:
«Карантинні» постанови КМУ
| Дата початку карантину | Реквізити постанови КМУ | Дата закінчення карантину |
| 12.03.2020 р.* | до 03.04.2020 р. | |
| Внесення змін до цієї постанови | ||
| до 24.04.2020 р. | ||
| до 11.05.2020 р. | ||
| до 22.05.2020 р. | ||
| 22.05.2020 р. | до 22.06.2020 р. | |
| Внесення змін до цієї постанови | ||
| до 31.07.2020 р. | ||
| 01.08.2020 р. | до 31.08.2020 р. | |
| Внесення змін до цієї постанови | ||
| до 31.10.2020 р. | ||
| * Зверніть увагу, що карантин введено з 12.03.2020 р., але ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки, що надала можливість піти у відпустку за свій рахунок на період карантину, набрала чинності з 17.03.2020 р. Тож будьте уважні і прогляньте заяви на відпустку, щоб не допустити ситуацій, коли карантинну відпустку за ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки надано до того, як ця норма з’явилася в Законі про відпустки. | ||
Текст наказу: є варіанти?
Яку підставу слід зазначити в заяві/наказі про надання карантинної відпустки за свій рахунок: за сімейними обставинами та/або у зв’язку з введенням карантину?
Плутанина виникла через те, що надання карантинної відпустки за свій рахунок фактично прив’язане до порядку надання звичайної відпустки за свій рахунок, встановленої ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки. А остання, нагадуємо, надається за сімейними обставинами і з інших причин.
Саме через це на практиці деякі заяви та накази про надання карантинної відпустки за свій рахунок заради перестрахування містили посилання одночасно і на сімейні обставини, і на карантин.
На наш погляд, достатньо, щоб у заяві/наказі про надання відпустки без збереження заробітної плати було зазначено «у зв’язку з установленням КМУ карантину». Це й буде тією «іншою причиною», у зв’язку з виникненням якої працівник звернувся до роботодавця із заявою.
Усі працюють, але бажають бути у відпустці
Якщо підприємство працює, а один працівник 60+ захотів піти в карантинну відпустку за свій рахунок, чи є це порушенням?
Відповідь на це запитання не залежить від того, чи перебуває працівник у якійсь певній категорії, яка більш уразлива до вірусу (пенсіонер, особа з інвалідністю тощо).
Частина 3 ст. 26 Закону про відпустки надає можливості будь-якому працівникові піти у відпустку за свій рахунок у період дії карантину, встановленого КМУ. Проте така можливість стане реальністю тільки після погодження з роботодавцем дати надання відпустки та її тривалості.
Важливо! Якщо роботодавець проти і не хоче відпускати працівника в таку відпустку, він має право відмовити останньому. Але якщо обидві сторони за, тоді карантинній відпустці за свій рахунок — зелене світло.
І ще одне схоже запитання.
Працівники з 18 березня по 29 травня були в карантинній відпустці за свій рахунок. У липні всі вийшли на роботу, а з жовтня всі знову хочуть піти в таку відпустку. Чи можна так зробити?
Заборони на це немає. Головне, правильно оформити все документально: заяви працівників + наказ про надання відпустки за свій рахунок. Це буде підстрахуванням від можливих наїздів контролерів «а чому всі разом?».
Адже в примусовому порядку відправляти працівників у відпустку за свій рахунок роботодавець не має права. Тому з документів повинно випливати, що працівники самостійно прийняли рішення в цей непростий час сидіти без грошей.
«Солдат підприємства»
На підприємстві за працівником, призваним на військову службу, зберігається місце роботи та середній заробіток. Чи можна його відправити у відпустку за свій рахунок разом з іншими працівниками?
Бажання роботодавця заощадити на виплаті середньої зарплати «солдатові підприємства» в цей скрутний час зрозуміти можна. Але відправити такого працівника в період служби у відпустку за свій рахунок не вийде.
В Україні, крім карантину, триває особливий період, якого ніхто не скасовував. Тому всі передбачені трудовим законодавством гарантії для «солдатів підприємства» продовжують діяти й в умовах карантину. На це вказує Держпраці в Закарпатській області**.
** Див. за посиланням uz.dsp.gov.ua/index.php/statti-interv-iu/1418-chy-diiut-v-umovakh-karantynu-harantii-shchodo-osib-pryzvanykh-na-viiskovu-sluzhbu.
Більше того, нагадуємо, що примусово в односторонньому порядку відправляти працівника в карантинну відпустку за свій рахунок роботодавець узагалі не має права.
Але навіть якщо роботодавцеві вдасться дістати від такого працівника заповітну заяву про відпустку за свій рахунок, надати таку відпустку він усе одно не має права.
Тут у пріоритеті ст. 119 КЗпП. Вона зобов’язує зберігати за призваними (прийнятими) на військову службу працівниками місце роботи, посаду та середній заробіток.
Звільнення в карантинній відпустці
Чи можна звільнити працівника у відпустці за свій рахунок? Чи працівник повинен перервати свою відпустку і вийти на роботу в день звільнення?
Перебування в карантинній відпустці без збереження заробітної плати жодним чином не обмежує працівника в праві подати заяву про звільнення, наприклад, за власним бажанням (ст. 38 КЗпП) або за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП). Це право працівника, гарантоване законодавством.
Заборона на звільнення у відпустці (крім повної ліквідації підприємства) встановлена ст. 40 КЗпП тільки для випадків звільнення за ініціативою роботодавця. Отже, роботодавець має право розірвати трудовий договір з працівником на підставі ст. 36 КЗпП або ст. 38 КЗпП під час відпустки без збереження зарплати***.
*** Детальніше про нюанси звільнення працівників за цими та іншими підставами можна прочитати в спецвипуску «Податки & бухоблік», 2020, № 67.
При цьому спеціально переривати відпустку за свій рахунок, виходити на роботу і працювати в день звільнення працівникові не потрібно.
Але врахуйте, що в день звільнення працівника роботодавець зобов’язаний видати йому трудову книжку (якщо це основне місце роботи) і провести з ним остаточний розрахунок. Попередьте про це працівника.
Якщо день звільнення закінчується, а працівник не прийшов за трудовою книжкою (остаточним розрахунком, у разі якщо він виплачується з каси підприємства), обов’язково в цей же день направте йому поштою повідомлення з нагадуванням про необхідність отримати трудову книжку (зарплату).
Є ще варіант переслати трудову книжку працівникові поштою з доставкою за зазначеною адресою. Але це зробити можна тільки з письмової згоди працівника.
Переривання відпустки
Чи може працівник за своєю ініціативою перервати карантинну відпустку за свій рахунок і вийти на роботу?
Усе залежить від виду карантинної відпустки.
Якщо йдеться про карантинну відпустку за свій рахунок для догляду за дитиною, надану на підставі п. 31 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки, то ця відпустка є правом працівника.
Відповідно, якщо працівник вирішив, що йому перебувати в такій відпустці більше немає необхідності, він має право подати роботодавцеві заяву про переривання відпустки. А роботодавець зобов’язаний задовольнити прохання працівника. Відмовити у виході на роботу не вийде.
Інша річ — карантинна відпустка, яка надається на підставі ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки (ср. ). Переривання такої відпустки можливе тільки за згодою сторін. Якщо роботодавця не влаштовує достроковий вихід працівника з цієї відпустки, він має право відмовити працівникові у виході на роботу раніше позначеного в заяві і наказі строку.
Табелюємо карантинну відпустку
З яким кодом відображати в табелі обліку робочого часу карантинну відпустку?
У табелі обліку робочого часу для позначення:
— карантинної відпустки за свій рахунок, наданої на підставі ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки, використовують код «НА» (цифровий код «18»);
— карантинної відпустки за свій рахунок для догляду за дитиною, передбаченої п. 31 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки, — код «ДБ» (цифровий код «14»).
Водночас підприємство може на власний розсуд ввести будь-яке позначення, розроблене спеціально для позначення карантинних відпусток.
І не забувайте відпускникам робити відмітки в особовій картці: в розділі V «ВІДПУСТКИ», зазначайте вид відпустки, дату її початку та закінчення, підстави для надання цього виду відпустки.
Декрет у карантинній відпустці
Як бути, якщо працівниця, яка перебуває в карантинній відпустці за свій рахунок, принесла лікарняний по вагітності та пологах?
Тут жодних проблем. Якщо в період відпустки без збереження зарплати в працівниці настало право на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустку за свій рахунок переривають. При цьому допомогу по вагітності та пологах виплачують з дня виникнення права на декретну відпустку.
Врахуйте: якщо в розрахунковому періоді, за який розраховують «непрацездатну» середню зарплату, є відпустка без збереження заробітної плати, то дні такої відпустки виключають із загальної кількості календарних днів, які братимуть участь у розрахунку середньої зарплати.
Страховий стаж
Чи входить час перебування у відпустці без збереження зарплати до «лікарняного» страхового стажу?
За загальним правилом сьогодні «лікарняний» страховий стаж формують місяці, за які сплачено працівником (роботодавцем) ЄСВ у сумі не менше мінімального страхового внеску (ст. 21 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV).
Виняток із цього правила — періоди відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, отримання виплат за окремими видами соціального страхування, крім пенсій усіх видів (за винятком пенсії по інвалідності), які включаються до страхового стажу як періоди, за які сплачено страхові внески виходячи з розміру мінімального страхового внеску.
Таким чином, для відповіді на поставлене запитання потрібно дивитися на історію працівника, так би мовити, в комплексі.
Якщо ж припустити, що працівник увесь місяць перебував у відпустці за свій рахунок, за нього не сплачувався ЄСВ і він не отримував допомогу по частковому безробіттю або пенсію по інвалідності із соцфонду, які б сформували його страховий стаж, то такий місяць до «лікарняного» страхового стажу не ввійде.
