Теми статей
Обрати теми

Оплата відпусток

Вороная Наталія, експерт з кадрових і податкових питань, Савченко Олена, налоговый эксперт, Ушакова Лілія, експерт з кадрових і податкових питань, Чернишова Наталія, експерт з кадрових і податкових питань
Розібратися з основними «відпускними» питаннями — це тільки пів справи. Попереду ще багато цікавого. Так, перед виходом працівника у відпустку бухгалтеру потрібно правильно розрахувати суму відпускних і своєчасно їх виплатити. Вирішити таке непросте завдання вам допоможе цей розділ спецвипуску.

Розібратися з основними «відпускними» питаннями — це тільки пів справи. Попереду ще багато цікавого. Так, перед виходом працівника у відпустку бухгалтеру потрібно правильно розрахувати суму відпускних і своєчасно їх виплатити. Вирішити таке непросте завдання вам допоможе цей розділ спецвипуску.

2.1. Розраховуємо і виплачуємо відпускні

Перше, що тут потрібно засвоїти: при розрахунку суми відпускних (і компенсації за невикористані дні відпустки*) бухгалтер повинен керуватися Порядком № 100.

* Детально про компенсацію за невикористану відпустку див. у розділі 4.

З п. 7 цього Порядку випливає, що

для визначення відпускних необхідно середньоденний заробіток помножити на кількість календарних днів відпустки

У свою чергу, для розрахунку середньої заробітної плати потрібно сумарний заробіток за останні перед початком відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період (розрахунковий період) поділити на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду (за винятком законодавчо встановлених святкових і неробочих днів). При цьому з розрахункового періоду виключається час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абзац шостий п. 2 Порядку № 100).

У вигляді формули розрахунок відпускних виглядає так:

В = Д x ЗП : (К - Св - Ч),

де В — сума відпускних;

Д — кількість календарних днів відпустки;

ЗП — сума заробітної плати за розрахунковий період;

К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за 12 місяців — це 365 (у високосному році — 366) календарних днів);

Св — кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період (див. «1.2. Загальна тривалість щорічних відпусток»);

Ч — час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді (див. далі).

Таким чином, для розрахунку суми відпускних необхідно визначити:

— розрахунковий період і кількість календарних днів у ньому;

— виплати, що нараховані за розрахунковий період і беруть участь у розрахунку середньої зарплати.

Детально про визначення цих показників поговоримо далі.

Розрахунковий період

У загальному випадку середню заробітну плату для оплати часу відпусток обчислюють виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (п. 2 Порядку № 100). Проте є й особливі випадки. Вони наведені в табл. 2.1.

Таблиця 2.1. Визначення розрахункового періоду: поширені ситуації

Умова

Особливості визначення розрахункового періоду

Приклад

Працівник відпрацював на підприємстві один рік і більше (загальний випадок)

12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки (абзац перший п. 2 Порядку № 100)

Працівник підприємства прийнятий на роботу 17.09.2018 р. З 05.04.2021 р. йому надано щорічну відпустку.

Розрахунковим періодом є квітень 2020 року — березень 2021 року

Працівник пропрацював на підприємстві менше року

Фактичний час роботи (з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка). Тобто враховуються тільки повністю відпрацьовані місяці (абзац другий п. 2 Порядку № 100)

Працівник прийнятий на роботу 10.08.2020 р. З 19.04.2021 р. йому надано щорічну відпустку.

Працівник пропрацював на підприємстві менше 12 календарних місяців, тому середню заробітну плату обчислюємо за фактичний час роботи (з 1-го до 1-го числа), що передує місяцю надання відпустки. У нашому випадку розрахунковим періодом буде вересень 2020 року — березень 2021 року

Працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, який не є першим календарним днем

Такий місяць враховують при визначенні кількості днів у розрахунковому періоді (абзац другий п. 2 Порядку № 100)

Працівник прийнятий на роботу 02.11.2020 р. і йде в щорічну відпустку з 14.04.2021 р. На підприємстві 5-денний робочий тиждень з двома вихідними днями — субота і неділя.

Розрахунковим періодом, за який визначається середня зарплата, у цьому випадку буде листопад 2020 року — березень 2021 року, оскільки 2-ге число — перший робочий день листопада 2020 року (1 листопада — неділя)

У працівника відсутній розрахунковий період або працівник не зі своєї вини не мав заробітку в розрахунковому періоді*

12 календарних місяців, що передують місяцю виходу у відпустку

Працівниця підприємства 05.04.2021 р. вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3 років. З 26.04.2021 р. їй надано щорічну відпустку за 2017 — 2018 роки.

Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку, визначаємо в розрахунковому періоді, який дорівнює 12 календарним місяцям, що передують місяцю, в якому працівниця йде в щорічну відпустку (див. підрозділ 2.4)

* У цьому випадку середню зарплату обчислюють виходячи з установленої в трудовому договорі тарифної ставки або посадового (місячного) окладу (абзац сьомий п. 2, п. 4 Порядку № 100). А якщо посадовий оклад менше передбаченого законодавством розміру МЗП, середню зарплату розраховують виходячи з розміру МЗП, установленого на момент розрахунку.

У випадку якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, розрахунок проводять виходячи з розміру тарифної ставки (окладу) або МЗП, обчисленого пропорційно встановленому робочому часу такого працівника (див. «Податки & бухоблік», 2020, № 102, с. 5).

Працівник з відрядною оплатою праці, якщо відсутні оперативні дані для розрахунку заробітку за останній місяць розрахункового періоду

Останній місяць розрахункового періоду замінюють місяцем, який безпосередньо передує розрахунковому періоду (абзац восьмий п. 2 Порядку № 100)*

Працівник-відрядник, прийнятий на роботу у 2017 році, йде в щорічну відпустку з 01.04.2021 р. У цьому випадку розрахунковим періодом має бути квітень 2020 року — березень 2021 року. Проте на момент розрахунку і виплати відпускних відсутні оперативні дані про заробітну плату працівника за березень 2021 року.

У такій ситуації враховують виплати за березень 2020 року — лютий 2021 року

* Майте на увазі: наведений порядок розрахунку не може застосовуватися для почасовиків. Якщо визначення середнього заробітку здійснюється до закриття відомості про нарахування заробітної плати за останній місяць розрахункового періоду, Мінсоцполітики (див. лист від 06.02.2017 р. № 272/0/101-17/282) пропонує здійснювати розрахунок з наявних даних. А вже після проведення всіх нарахувань за останній місяць у разі потреби здійснювати перерахунок відпускних з урахуванням донарахованих сум. Тобто розрахунковий період у такій ситуації не змінюється.

Працівнику надаються невикористані дні щорічної відпустки за декілька років

12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки.

При цьому важливо, в якому саме календарному місяці згідно з наказом працівнику надається відпустка*

Працівник іде у відпустку з 05.04.2021 р. Тривалість відпустки становить 28 календарних днів (24 календарних дні за поточний робочий рік і 4 — за минулий).

Розрахунковим періодом для обчислення суми відпускних є квітень 2020 року — березень 2021 року. Якщо ж відпустки надають окремо, то розрахунковий період доведеться визначати кожного разу наново

Працівнику послідовно надаються щорічні основна і додаткова відпустки

Згідно з наказом працівнику було надано щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні з 15.03.2021 р. і додаткову щорічну відпустку за ненормований робочий день тривалістю 7 календарних днів з 08.04.2021 р.

При обчисленні середньої заробітної плати для оплати щорічної основної відпустки розрахунковим періодом буде березень 2020 року — лютий 2021 року, а для оплати часу додаткової відпустки — квітень 2020 року — березень 2021 року

* Про те, що розрахунковий період у такому разі не залежить від місяця видання наказу і кількості таких наказів, роз’яснювалося в листах Мінсоцполітики від 26.10.2016 р. № 1475/13/84-16 і від 01.12.2016 р. № 1623/13/84-16.

Як ми вже говорили, не всі календарні дні розрахункового періоду беруть участь у розрахунку середнього заробітку для оплати днів щорічної відпустки. Так, при визначенні тривалості розрахункового періоду виключають, зокрема, святкові та неробочі дні, встановлені ст. 73 КЗпП*.

* З ними ви можете ознайомитися «1.2. Загальна тривалість щорічних відпусток».

Покажемо це на прикладі.

Приклад 2.1. Працівник прийнятий на роботу 10.08.2020 р.

З 05.04.2021 р. йому надають щорічну основну відпустку на 10 календарних днів.

Розрахунковим періодом у цьому випадку є вересень 2020 року — березень 2021 року.

На цей період припадають 5 святкових днів: День захисника України (14 жовтня 2020 року), Новий рік (1 січня 2021 року), Різдво Христове (25 грудня 2020 року і 7 січня 2021 року) і Міжнародний жіночий день (8 березня 2021 року). Ці дні необхідно виключити при розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних.

Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь в обчисленні середньої заробітної плати, становить:

30 + 31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31 - 5 = 207 (к. дн.).

Як бачите, нічого складного. Головне — не упустити, що на той чи інший місяць припадають святкові або неробочі дні. Особливо це стосується «плаваючих» свят, таких як Пасха (Великдень) і Трійця, які щороку припадають на різні дні, у зв’язку з чим можуть належати до різних місяців. Щоб спростити вам завдання, в табл. 2.2 наведемо інформацію про кількість днів, що включаються до розрахунку відпускних.

Таблиця 2.2. Дні, що включаються до розрахунку відпускних

Місяць

Кількість календарних днів

Кількість святкових і неробочих днів

(число місяця, на яке припадає свято)

Календарні дні, що включаються до розрахунку

2020 рік

Березень

31

1 (8)

30

Квітень

30

1 (19)

29

Травень

31

2 (1, 9)

29

Червень

30

2 (7, 28)

28

Липень

31

31

Серпень

31

1 (24)

30

Вересень

30

30

Жовтень

31

1 (14)

30

Листопад

30

30

Грудень

31

1 (25)

30

2021 рік

Січень

31

2 (1, 7)

29

Лютий

28

28

Березень

31

1 (8)

30

Квітень

30

30

Травень

31

3 (1, 2, 9)

28

Червень

30

2 (20, 28)

28

Липень

31

31

Серпень

31

1 (24)

30

Вересень

30

30

Жовтень

31

1 (14)

30

Листопад

30

30

Грудень

31

1 (25)

30

Зверніть увагу: у зв’язку з тим, що Пасха у 2020 і 2021 роках припадає на різні місяці (у 2020 році — 19 квітня, у 2021 році — 2 травня), на 12-місячний розрахунковий період травень 2020 року — квітень 2021 року припадає не 11, як у загальному випадку, а 10 святкових і неробочих днів.

Крім святкових і неробочих днів, з розрахункового періоду також виключають час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абзац шостий п. 2 Порядку № 100). На цій підставі в розрахунку середнього заробітку для оплати днів відпустки не беруть участі:

— дні простою не з вини працівника*, за які за працівником частково зберігався заробіток (див. лист Мінекономіки від 29.07.2020 р. № 3512-06/46975-07). Нагадаємо: такі дні згідно зі ст. 113 КЗпП оплачують у розмірі не нижче 2/3 установленої працівнику тарифної ставки (окладу).

* У тому числі на період оголошення карантину, встановленого КМУ.

Зауважте: дні прогулів з вини працівника не виключають з розрахункового періоду, оскільки їх не можна вважати відсутністю на робочому місці згідно із законодавством;

— дні, коли працівник не працював у зв’язку з установленням режиму неповного робочого тижня з не залежних від нього причин (див. підрозділ 2.3);

— час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років (6/16/18** років — згідно з медичним висновком). Цю ситуацію розглянемо на прикладах у підрозділі 2.4;

** Залежно від захворювання дитини.

— дні відпустки без збереження зарплати як за ст. 25, так і за ст. 26 Закону про відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12). Але майте на увазі: якщо працівник відпочивав за свій рахунок довше, ніж передбачено в згаданих статтях, то «надлишок» відпускних днів вважається наданим незаконно і такі дні не виключають з розрахунку середньої заробітної плати.

Зверніть увагу! Раніше дозволялося не включати до розрахункового періоду також час, не відпрацьований працівником з інших поважних причин (наприклад, через стихійні лиха, бойові дії тощо). Проте не так давно до Порядку № 100 були внесені зміни, які виключили таку можливість. Тепер дні такого невідпрацювання повинні залишатися в розрахунку і зменшувати середню зарплату працівника.

Розглянемо приклад.

Приклад 2.2. Працівнику підприємства надано щорічну основну відпустку з 19.04.2021 р. Розрахунковим періодом є квітень 2020 рокуберезень 2021 року. З 08.01.2021 р. по 24.01.2021 р. працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати на період карантину (ст. 26 Закону про відпустки).

Згідно з вимогами Порядку № 100 при обчисленні середньої заробітної плати для розрахунку відпускних час перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати (17 календарних днів***) необхідно виключити з розрахункового періоду.

*** Оскільки має місце відпустка за свій рахунок на період дії карантину, 15-денне обмеження зі ст. 26 Закону про відпустки тут не діє.

Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь в обчисленні середньої заробітної плати, становитиме:

365 - 11 - 17 = 337 (к. дн.),

де 11 — кількість святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період;

17 — час перебування працівника в «карантинній» відпустці без збереження заробітної плати згідно зі ст. 26 Закону про відпустки.

Упевнені, тепер ви без зусиль зможете визначити розрахунковий період для обчислення суми відпускних. Далі потрібно розібратися з наступним показником — сумарним заробітком, нарахованим за розрахунковий період. Зараз цим і займемося.

Виплати, що включаються до розрахунку

Щоб визначити сумарний заробіток за розрахунковий період для обчислення суми відпускних, необхідно передусім знати, які виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати, а які туди потрапляти не повинні. Інформацію про це дає Порядок № 100. Так, п. 3 цього Порядку говорить про виплати, що включаються до розрахунку, а п. 4 — про ті, які не включаються.

Зауважимо: п. 3 Порядку № 100 віднедавна став дуже лаконічним. Так, у ньому говориться, що при обчисленні середньої заробітної плати враховуються:

— усі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім перелічених у п. 4 Порядку № 100;

— лікарняні та декретні.

Нагадаємо, що виплати, які включаються до фонду оплати праці, регламентовано розд. 2 Інструкції № 5. На них і потрібно орієнтуватися, визначаючи «зарплатні» виплати, що включаються до розрахунку середнього заробітку для обчислення суми відпускних (звичайно, з оглядом на п. 4 Порядку № 100).

Майте на увазі: усі виплати враховують у тому місяці, за який вони нараховані, без вирахування сум відрахувань на податки, стягнення аліментів тощо*.

Важливо! З 12.12.2020 р. змінився порядок включення до розрахунку середньої заробітної плати премій. Але про це ми детально поговоримо в підрозділі 2.2.

Виплати, що не враховуються при розрахунку відпускних, більш конкретизовані Порядком № 100. Для зручності наведемо їх у табл. 2.3.

Таблиця 2.3. Виплати, що не беруть участі в розрахунку відпускних

№ з/п

Виплати, що не враховуються при обчисленні середньої заробітної плати

1

Виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), які не входять до обов’язків працівника

Виняток становлять (тобто враховуються при розрахунку середньої заробітної плати):

— доплата за суміщення професій і посад;

— доплата за розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт;

— доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників;

— різниця в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками.

2

Одноразові виплати:

— компенсація за невикористану відпустку;

— матеріальна допомога;

— допомога працівникам, які виходять на пенсію;

— вихідна допомога тощо

Зверніть увагу: незалежно від того, є матеріальна допомога разовою чи ні, надана вона одному або всім (більшості) співробітників, її суму не враховують при обчисленні середньої заробітної плати (див. лист Мінпраці від 13.12.2005 р. № 694/13/84-05).

3

Компенсаційні виплати на відрядження і при переведенні на іншу роботу. До них належать: добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових

4

Грошові та речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо

5

Пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати

6

Літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що виплачується за авторським договором

7

Вартість безплатно виданих спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування

8

Окремі види премій, зокрема:

— за результатами щорічного оцінювання службової діяльності;

— за винаходи та раціоналізаторські пропозиції;

— за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій;

— за впровадження нової техніки та технології;

— за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів;

— за збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин;

— за введення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності)

9

Дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв та будинків відпочинку

10

Виплати, пов’язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо

11

Вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування

12

Заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством)

13

Суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я

14

Доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства

15

Компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати

16

Заробітна плата, нарахована за час роботи у виборчих комісіях, комісіях Всеукраїнського референдуму

17

Винагороди державним виконавцям

18

Виплати за час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним заробіток зберігався частково (наприклад, оплата простою виходячи з 2/3 окладу)

Зверніть увагу! 15.04.2021 р. на сайті СПО об'єднань профспілок (див. за посиланням: spo.fpsu.org.ua/images/1167.pdf) розміщено проєкт змін до Порядку № 100. Відповідно до нього планується розширити перелік виплат, які не враховуються при обчисленні середньої заробітної плати.

Крім того, знову буде відкориговано порядок включення до розрахунку середнього заробітку премій (у тому числі за місяць) та інших стимулюючих виплат. Причому роботодавцям доведеться перерахувати середню, нараховану за чинними нині правилами.

Проте поки проєкт не прийнятий, будемо говорити про сьогоднішні вимоги законодавства.

Далі розповімо про те, в які строки відпускні потрібно виплатити.

Строки виплати відпускних

Законодавство вимагає виплачувати працівнику суму заробітної плати за весь час відпустки не пізніше ніж за 3 дні до її початку (ст. 21 Закону про відпустки, ст. 115 КЗпП). Причому зверніть увагу: йдеться про календарні дні (див. лист Мінпраці від 26.06.2009 р. № 155/13/116-09). Так, наприклад, якщо перший день відпустки — 12 квітня 2021 року, то останнім днем виплати відпускних було 8 квітня 2021 року.

Порушувати зазначені строки категорично не рекомендуємо. Адже несвоєчасна виплата відпускних може слугувати підставою для:

— перенесення щорічної відпустки на вимогу працівника відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки.

Причому

якщо працівник звернеться до роботодавця із заявою про перенесення відпустки із цієї причини, роботодавець не має права йому відмовити

— застосування до роботодавця штрафних санкцій на підставі ст. 265 КЗпП, а до його посадових осіб — адміністративних стягнень відповідно до ст. 41 КУпАП.

Водночас на практиці не завжди виходить дотримуватися згаданої вимоги. Так, може бути, що працівник з якихось причин звернувся з проханням надати йому відпустку в скорочені строки, не обумовлені заздалегідь, у зв’язку з чим роботодавець не в змозі виплатити йому відпускні за 3 дні до початку відпустки.

У цьому випадку уникнути негативних наслідків допоможе ст. 7 Конвенції Міжнародної організації праці «Про оплачувані відпустки» № 132, ратифікованої Законом № 2481. Відповідно до неї відпускні виплачують працівнику до відпустки, якщо інше не передбачене в угоді між працівником і роботодавцем.

На застосування в цьому випадку міжнародної норми «дає добро» ст. 81 КЗпП. Так, якщо міжнародним договором або міжнародною угодою, в яких бере участь Україна, встановлені інші правила, ніж ті, які містить законодавство України про працю, то застосовуються правила міжнародного договору або міжнародної угоди.

Таким чином, у заяві про надання «непередбаченої» відпустки працівник може зазначити бажаний строк виплати йому відпускних. Заява з резолюцією керівника підприємства буде підставою для надання відпустки і виплати відпускних у строки, відмінні від передбачених КЗпП і Законом про відпустки. Такий вихід пропонувало Мінсоцполітики в листах від 05.01.2012 р. № 7/13/133-12 і від 04.08.2016 р. № 430/13/116-16. Але це все ж крайній випадок.

2.2. Облік окремих виплат при розрахунку відпускних

Премії та винагороди

Як ми вже зазначали, при розрахунку відпускних усі виплати, у тому числі й премії, відносимо до місяців, за які їх нараховано.

Якщо премія або інша виплата нарахована за 2 місяці або за більш тривалий період, то її потрібно розподілити за місяцями, за які вона нарахована, пропорційно фактично відпрацьованим у них робочим дням. До розрахунку середньої включаємо розподілені суми премії за місяці, що ввійшли до розрахункового періоду (див. абзац третій п. 3 Порядку № 100, роз’яснення Мінекономіки від 24.12.2020 р. на офіційному сайті www.me.gov.ua).

Так само діємо з винагородою за підсумками роботи за рік (див. лист Мінекономіки від 29.01.2021 р. № 4708-06/5567-07).

Приклад 2.3. Працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня січня, а саме, з 04.01.2021 р. (п’ятиденний робочий тиждень, субота і неділя — вихідні дні). З 19.04.2021 р. він іде в щорічну відпустку тривалістю 5 календарних днів. Розрахунковий період — січень — березень 2021 року. У розрахунковому періоді працівнику нараховані: у січні основна зарплата — 8000 грн, у лютому — основна зарплата — 4000 грн (з 15 по 28 лютого працівник перебував у відпустці за свій рахунок) і премія за підсумками роботи за січень — 2000 грн, у березні — основна зарплата — 8000 грн і премія за підсумками роботи за лютий — 1000 грн.

На підприємстві щомісячні премії нараховують у поточному місяці за підсумками роботи в попередньому місяці. Тому такі

щомісячні премії відносимо до місяців, за які вони нараховані, у повній сумі

Визначимо суму виплат за розрахунковий період:

8000 + 2000 + 4000 + 1000 + 8000 = 23000 (грн).

Середньоденна заробітна плата становить:

23000 : (90 - 3 - 14) = 315,07 (грн/к. дн.),

де 90 — загальна кількість календарних днів розрахункового періоду;

3 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період (див. табл. 2.2);

14 — кількість днів відпустки без збереження заробітної плати в розрахунковому періоді.

Сума відпускних за 5 календарних днів становитиме:

315,07 х 5 = 1575,35 (грн).

Важливо! Після того як працівнику у квітні буде нарахована премія за березень 2021 року (місяць, який увійшов до розрахункового періоду), суму відпускних потрібно буде перерахувати з урахуванням такої премії.

Припустимо, сума премії, нарахована у квітні за підсумками роботи за березень 2021 року, становить 2000 грн. Тоді сума виплат за розрахунковий період з урахуванням такої премії становитиме:

23000 + 2000 = 25000 (грн).

Середньоденна зарплата дорівнює:

25000 : (90 - 3 - 14) = 342,47 (грн/к. дн.).

Сума відпускних після перерахунку дорівнює:

342,47 х 5 = 1712,35 (грн).

Працівнику потрібно доплатити відпускні в сумі:

1712,35 - 1575,35 = 137 (грн).

Приклад 2.4. Працівник (п’ятиденний робочий тиждень, субота і неділя — вихідні дні) йде в щорічну відпустку тривалістю 10 календарних днів з 11.05.2021 р. Розрахунковим періодом є травень 2020 року — квітень 2021 року.

У розрахунковому періоді працівнику нараховано основну зарплату виходячи з окладу — 201272,73 грн, а також відпускні за дні щорічної відпустки (перебував у щорічній відпустці з 1 по 24 вересня 2020 року) — 24743,76 грн. Крім того, були нараховані квартальні премії за ІІ квартал 2020 року (нарахована в липні 2020 року) — 10800 грн і за ІІІ квартал 2020 року (нарахована в жовтні 2020 року) — 47047 грн.

Основна зарплата й оплата за період відпустки у вересні 2020 року в повній сумі братимуть участь у розрахунку відпускних. А ось квартальні премії потрібно віднести до місяців, за які вони нараховані, та розподілити пропорційно відпрацьованим у них дням.

Премія за II квартал 2020 року нарахована за квітень, травень і червень. Але до розрахункового періоду ввійшли тільки два місяці із цих трьох, а саме, травень і червень. Розподілимо премію пропорційно відпрацьованим дням у цих місяцях.

Згідно з табелем обліку робочого часу працівник фактично відпрацював у II кварталі 2020 року 60 роб. дн., у тому числі: у квітні — 21 роб. дн., у травні — 19 роб. дн., у червні — 20 роб. дн. Розподілена премія за II квартал 2020 року становитиме:

— для травня — 10800 : 60 х 19 = 3420 (грн);

— для червня — 10800 : 60 х 20 = 3600 (грн).

Премія за III квартал 2020 року нарахована за місяці, які ввійшли до розрахункового періоду. Але формально п. 3 Порядку № 100 зобов’язує розподіляти всі премії за 2 — 12 місяців. Тож виконаємо його вимогу.

Згідно з табелем обліку робочого часу працівник фактично відпрацював у III кварталі 2020 року 47 роб. дн.: у тому числі в липні — 23 роб. дн., у серпні — 20 роб. дн., у вересні — 4 роб. дн. (з 1 по 24 вересня — щорічна відпустка). Розподілена премія за III квартал 2020 року становитиме:

— для липня — 47047 : 47 х 23 = 23023 (грн);

— для серпня — 47047 : 47 х 20 = 20020 (грн);

— для вересня — 47047 : 47 х 4 = 4004 (грн).

Загальна сума розподілених квартальних премій, яка візьме участь у розрахунку відпускних:

3420 + 3600 + 23023 + 20020 + 4004 = 54067 (грн).

Визначимо суму виплат за розрахунковий період для розрахунку відпускних:

201272,73 + 24743,76 + 54067 = 280083,49 (грн).

Середньоденна зарплата дорівнює:

280083,49 : (365 - 10) = 788,97 (грн/к. дн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період (див. табл. 2.2).

Сума відпускних становитиме:

788,97 х 10 = 7889,70 (грн).

Якщо в липні 2021 року працівнику буде нарахована квартальна премія за II квартал 2021 року, до якого ввійшов останній місяць розрахункового періоду, а саме, квітень 2021 року, то відпускні доведеться перерахувати й доплатити.

Аналогічно наведеному діємо й у випадку з винагородою за підсумками роботи за рік. Причому зауважте:

у розрахунку відпускних бере участь як винагорода, нарахована в поточному році за попередній рік, так і винагорода, нарахована в поточному році за поточний рік

Приклад 2.5. Працівнику надають щорічну відпустку тривалістю 24 календарних дні з 19.04.2021 р. Розрахунковим періодом є квітень 2020 року — березень 2021 року. За місяці розрахункового періоду працівнику нарахована основна заробітна плата в сумі 74400 грн. Крім того, у січні 2021 року йому була нарахована премія до ювілею (до 60-річчя) в розмірі 5000 грн.

Премія, нарахована працівнику у зв’язку з ювілеєм, не бере участі в розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних (див. п.п. «і» п. 4 Порядку № 100). Таким чином, середній заробіток розраховуємо виходячи з нарахованої основної зарплати:

74400 : (365 - 11) = 210,17 (грн/к. дн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.

Сума відпускних становить:

210,17 х 24 = 5044,08 (грн).

Зверніть увагу! Як ми вже згадували, КМУ планує змінити правила включення премій та інших заохочувальних виплат до розрахунку середнього заробітку.

Лікарняні та декретні

З попереднього підрозділу ви пам’ятаєте, що при визначенні суми відпускних або компенсації за невикористану відпустку до розрахунку включають також допомогу по тимчасовій непрацездатності (абзац четвертий п. 3 Порядку № 100).

Водночас у загальному випадку допомогу по тимчасовій непрацездатності за рахунок коштів Фонду соціального страхування виплачують працівнику починаючи з 6-го дня тимчасової непрацездатності. При цьому перші 5 днів оплачує роботодавець.

Чи означає це, що оплата днів хвороби за рахунок роботодавця не потрапить до розрахунку лікарняних? Зовсім ні.

До розрахунку середнього заробітку для визначення суми відпускних включають загальну суму оплати періоду тимчасової непрацездатності.

Відповідно і календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника, включають до загальної кількості календарних днів за розрахунковий період. Так було раніше (див. спільний лист Мінпраці і Мінфіну від 04.04.2006 р. № 2300/0/14-06/13-15, № 31-18040-02-5/6826) й оновлення Порядку № 100, упевнені, не повинно вплинути на порядок включення лікарняних до розрахунку відпускної середньоденної зарплати.

Щоб краще розібратися в «лікарняних» нюансах, розглянемо приклад.

Приклад 2.6. Працівнику надають щорічну основну відпустку з 17.05.2021 р. тривалістю 24 календарних дні. Розрахунковий період для визначення суми відпускних: травень 2020 рокуквітень 2021 року.

За місяці розрахункового періоду працівникові нараховані заробітна плата в сумі 115000 грн і лікарняні за період тимчасової непрацездатності в лютому 2021 року (12 календарних днів) — 3934,44 грн.

Визначимо середньоденну заробітну плату:

(115000 + 3934,44) : (365 - 10) = 335,03 (грн/к. дн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.

Як бачите, і сума лікарняних, і дні, за які вони нараховані, беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати. У результаті сума відпускних становить:

335,03 х 24 = 8040,72 (грн).

Від лікарняних переходимо до допомоги по вагітності та пологах. Про неї в Порядку № 100 прямо не говориться. Проте це не означає, що їй не місце в розрахунку середньої заробітної плати для визначення суми відпускних. Адже допомога по вагітності та пологах компенсує втрату зарплати за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Отже, вона підпадає під поняття виплат за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток, які беруть участь у розрахунку відпускної середньоденної зарплати (абзац четвертий п. 3 Порядку № 100). До речі, Мінсоцполітики також «давало зелене світло» декретним у розрахунку відпускних.

Приклад 2.7. Працівниці підприємства відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами надана щорічна відпустка тривалістю 24 календарних дні. Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами припадала на період з 31.12.2020 р. по 05.05.2021 р. включно. У щорічну відпустку працівниця йде з 06.05.2021 р.

Розрахунковий період для визначення суми відпускних: травень 2020 рокуквітень 2021 року. Заробітна плата за розрахунковий період становить 95454,55 грн. Загальна сума допомоги по вагітності та пологах — 49573,44 грн, у тому числі за 5 днів травня 2021 року — 1967,20 грн.

Важливо! У розрахунку середньоденної заробітної плати братиме участь тільки частина допомоги по вагітності та пологах, що припадає на місяці розрахункового періоду, у розмірі 47606,24 грн (49573,44 грн - 1967,20 грн).

Розрахуємо середньоденну заробітну плату:

(95454,55 + 47606,24) : (365 - 10) = 402,99 (грн/к. дн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.

Сума відпускних становить:

402,99 x 24 = 9671,76 (грн).

Облік відпускних і матдопомоги

Відпускні за час перебування в попередній відпустці, нараховані за дні, що входять до розрахункового періоду, беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати. Це прямо прописано в абзаці четвертому п. 3 Порядку № 100. Тобто при розрахунку середньої зарплати відпускні відносимо до місяців, за які вони були нараховані.

А ось

матдопомога, незалежно від її виду (разова чи систематична), до розрахунку відпускних не потрапляє

На цьому раніше наполягало Мінпраці (див. лист від 13.12.2005 р. № 694/13/84-05), аргументуючи свою позицію положеннями п.п. «б» п. 4 згаданого Порядку.

Приклад 2.8. Працівнику підприємства надають щорічну відпустку з 26.04.2021 р. тривалістю 28 календарних днів. За місяці розрахункового періоду (квітень 2020 рокуберезень 2021 року) йому були нараховані:

основна заробітна плата виходячи з окладу89739,13 грн;

відпускні за період з 1 по 24 липня 2020 року6490,08 грн;

— компенсація за 4 календарні дні щорічної відпустки — 1081,68 грн;

матеріальна допомога на оздоровлення до відпустки8000 грн.

З отриманих у розрахунковому періоді виплат до розрахунку середньої заробітної плати працівника для обчислення суми відпускних потраплять тільки зарплата і відпускні. Матдопомогу і компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки до розрахунку не включаємо.

Розрахуємо середньоденну зарплату:

(89739,13 + 6490,08) : (365 - 11) = 271,83 (грн/к. дн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.

Визначимо суму відпускних:

271,83 x 28 = 7611,24 (грн).

2.3. Неповний робочий час і відпускні

Нормальна тривалість робочого часу не може перевищувати 40 годин на тиждень. Водночас за домовленістю між працівником і роботодавцем (ст. 56 КЗпП) або за ініціативою роботодавця (ст. 32 КЗпП) працівнику може бути встановлено неповний робочий час: неповний робочий день та/або неповний робочий тиждень.

Працівники, які працюють у режимі неповного робочого часу, мають право на щорічну основну відпустку повної тривалості. Жодних пропорційних розрахунків тут проводити не потрібно. Адже робота на умовах неповного робочого часу не обмежує обсяг трудових прав працівників (див. ч. 3 ст. 56 КЗпП). До того ж час роботи на умовах неповного робочого часу входить до «відпускного» стажу в повному обсязі (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки).

Повертаємося до розрахунку відпускних.

На підставі абзацу шостого п. 2 Порядку № 100 час, протягом якого працівник відповідно до законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.

На думку Мінекономіки (див. лист від 01.04.2021 р. № 4711-06/19889-07), на цій підставі час, коли працівники з не залежних від них причин працювали в режимі неповного робочого тижня, виключають з розрахункового періоду при обчисленні середньої заробітної плати для виплати відпускних. Який висновок із цього випливає?

Робочі дні, коли працівник не працював, виключають з розрахункового періоду, якщо переведення на неповний робочий тиждень було ініційоване роботодавцем на підставі ст. 32 КЗпП

Але якщо неповний робочий час установлено на підставі заяви працівника (ст. 56 КЗпП), то «правила гри» інші. У цьому випадку при розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпустки працівника дні, протягом яких він не працював, залишаються в розрахунковому періоді і зменшують суму середньоденної зарплати (див. лист Мінекономіки від 05.01.2021 г. № 4709-06/235-07).

А якщо співробітник працює на умовах неповного робочого дня?

Тоді відпускні йому слід розраховувати в загальному порядку.

Потренуємося на прикладах.

Приклад 2.9. Працівник, прийнятий на роботу 01.02.2019 р., з 01.12.2020 р. працює в режимі неповного робочого тижня (з понеділка по середу при 5-денному робочому тижні з вихідними в суботу і неділю).

З 17.05.2021 р. він іде в щорічну відпустку на 24 календарних дні. Розрахунковим періодом для визначення суми відпускних є травень 2020 рокуквітень 2021 року. Заробітна плата за розрахунковий період — 100497,62 грн.

Неповний робочий час був установлений:

варіант 1 — за згодою сторін на підставі заяви працівника.

Визначимо середню заробітну плату:

100497,62 : (365 - 10) = 283,09 (грн/к. дн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.

Дні, протягом яких працівник не працював, не виключають з розрахункового періоду, оскільки такий режим роботи встановлений на підставі його заяви.

Сума відпускних становитиме:

283,09 x 24 = 6794,16 (грн);

варіант 2 — за ініціативою роботодавця у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці підприємства (ст. 32 КЗпП).

Визначимо середню заробітну плату:

100497,62 : (365 - 10 - 41) = 320,06 (грн/к. дн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період;

41 — кількість робочих днів, протягом яких працівник не працював у грудні 2020 року (8 днів), січні (7 днів), лютому (8 днів), березні (8 днів) та квітні (10 днів) 2021 року у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці підприємства.

Дні, протягом яких працівник не працював, виключають з розрахункового періоду, оскільки такий режим роботи встановлений за ініціативою роботодавця.

Сума відпускних становитиме:

320,06 x 24 = 7681,44 (грн).

Приклад 2.10. Працівниця йде в щорічну відпустку з 30.04.2021 р. на 14 календарних днів. Розрахунковий період — квітень 2020 року — березень 2021 року. Сума заробітної плати за розрахунковий період становить 143750 грн. З квітня по травень 2020 року вона працювала в режимі неповного робочого дня (6 годин на день).

Оскільки працівниця працює на умовах неповного робочого дня, суму відпускних визначаємо в загальному порядку без будь-яких особливостей.

Розрахуємо середньоденну заробітну плату:

143750 : (365 - 11) = 406,07 (грн/к. дн),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.

Визначимо суму відпускних:

406,07 х 14 = 5684,98 (грн).

2.4. Відпустка для догляду за дитиною і середній заробіток

Час відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6, 16, 18*) років виключаємо з розрахункового періоду, за який обчислюємо суму відпускних. Підстава — абзац шостий п. 2 Порядку № 100, який зобов’язує прибирати з розрахунку час, протягом якого працівники відповідно до чинного законодавства не працювали і за ними не зберігався заробіток.

* Залежно від захворювання дитини.

Приклад 2.11. Працівниця після закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років стала до роботи з 03.02.2021 р. З 17.05.2021 р. вона йде в щорічну відпустку на 14 календарних днів. За розрахунковий період (травень 2020 року — квітень 2021 року) їй нарахована заробітна плата в сумі 34800 грн.

У розрахунковому періоді працівниця з 1 травня 2020 року по 2 лютого 2021 року перебувала у відпустці для догляду за дитиною. Цей час виключаємо з розрахункового періоду. У результаті розрахунок відпускної середньоденної зарплати будемо проводити за період з 3 лютого по 30 квітня 2021 року.

Розрахуємо суму середньоденної зарплати:

34800 : (365 - 278 - 1) = 404,65 (грн/к. дн),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

278 — кількість календарних днів, що виключається з розрахункового періоду як час, не відпрацьований згідно із законодавством, за який не зберігався середній заробіток (абзац шостий п. 2 Порядку № 100);

1 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на період, за який здійснюємо розрахунок відпускної середньоденної зарплати (тобто з 3 лютого по 30 квітня 2021 року), а саме, 8 березня — Міжнародний жіночий день.

Сума відпускних дорівнює:

404,65 х 14 = 5665,10 (грн).

Ускладнимо ситуацію. Працівниця йде в щорічну відпустку відразу після закінчення відпустки для догляду за дитиною або в місяці виходу на роботу з такої відпустки і в розрахунковому періоді немає заробітку.

У цьому випадку розрахунок середньої зарплати здійснюємо з окладу, але не нижче МЗП, установленої на час розрахунку**. Причому якщо працівник прийнятий умовах неповного робочого часу, то середню розраховуємо виходячи з окладу (МЗП), обчисленого пропорційно зайнятості.

** Виходячи з прикладів, наведених у роз’ясненні Мінекономіки від 24.12.2020 р. (див. на сайті: www.me.gov.ua), випливає, що оклад потрібно порівнювати з МЗП, установленою в місяці, на який припадає початок відпустки.

Покажемо на прикладі, як це працює.

Приклад 2.12. Працівниця підприємства з 05.04.2021 р. стала до роботи після закінчення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку. З 26.04.2021 р. їй надають щорічну основну відпустку тривалістю 10 календарних днів.

У розрахунковому періоді (квітень 2020 року — березень 2021 року) працівниця не мала заробітку.

Її оклад згідно зі штатним розписом:

варіант 1 — 8800 грн. Повна зайнятість.

Оклад працівниці (8800 грн) вище МЗП (6000 грн), установленої для квітня 2021 року (місяця, на який припадає подія, з якою пов’язаний розрахунок, — початок відпустки). Отже, розрахунок середньоденної зарплати здійснюємо виходячи з окладу працівниці:

(8800 x 12) : (365 - 11) = 298,31 (грн/к. дн.).

Визначимо суму відпускних:

298,31 х 10 = 2983,10 (грн);

варіант 2 — 8800 грн. Працівниця займає 0,5 ставки (неповний робочий час).

З мінімальною заробітною платою порівнюємо повний оклад (тарифну ставку) працівниці

Оклад (8800 грн) вище МЗП (6000 грн), установленої для квітня 2021 року. Розрахунок середньоденної зарплати проводимо виходячи з окладу, але з урахуванням зайнятості працівниці.

Розрахуємо середньоденну зарплату:

(8800 х 0,5 х 12) : (365 - 11) = 149,15 (грн/к. дн.).

Визначимо суму відпускних:

149,15 х 10 = 1491,50 (грн);

варіант 3 — 4000 грн. Працівниця займає 0,5 ставки (неповний робочий час).

Оклад працівниці (4000 грн) нижче МЗП (6000 грн), установленої для квітня 2021 року. Тому в розрахунку середньоденної зарплати братиме участь МЗП, обчислена пропорційно зайнятості працівниці.

Сума середньоденної зарплати становитиме:

(6000 х 0,5 х 12) : (365 - 11) = 101,69 (грн/к. дн).

Сума відпускних дорівнює:

101,69 х 10 = 1016,90 (грн).

Нагадаємо: період перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною до 3 років не зараховується до стажу роботи, який дає право на щорічну основну відпустку. Про це сказано в ч. 2 ст. 181 КЗпП.

Водночас ч. 8 ст. 179 КЗпП і ч. 4 ст. 18 Закону про відпустки дозволяють особам, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, одночасно працювати на підприємстві на умовах неповного робочого часу (неповного робочого дня або неповного робочого тижня). У свою чергу, робота на умовах неповного робочого часу не передбачає будь-яких обмежень трудових прав працівників. У зв’язку із цим жінка, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років і працює на умовах неповного робочого часу, має право на отримання щорічної відпустки. Про це говорилося і в листі Мінпраці від 23.01.2007 р. № 13/13/116-07.

Середню зарплату для визначення суми відпускних у такій ситуації розраховуйте виходячи із заробітної плати, нарахованої працівниці (працівнику) за розрахунковий період (див. підрозділ 2.3 на с. 55).

висновки

  • У загальному випадку середню заробітну плату для оплати часу відпусток обчислюють виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.
  • При розрахунку відпускних усі виплати, у тому числі й премії, відносимо до місяців, за які вони нараховані.
  • Якщо в розрахунковому періоді відсутній заробіток або в працівника відсутній розрахунковий період, розрахунок середньої зарплати здійснюємо з окладу, але не нижче мінзарплати.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі