Трудова книжко: давай, до побачення?

Що відбулося?

Верховна Рада 5 лютого 2021 року прийняла закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» на базі законопроєкту від 10.06.2020 р. рег. № 3623 (далі — Закон про еТК). Попереду ще — підписання Президентом та опублікування. Але потяг рушив.

Чи передбачили час на ознайомлення та вивчення? Так!

Норми Закону про еТК, які стосуються роботодавців, наберуть чинності через три місяці з дня опублікування закону.

Потім стартує перехідний п’ятирічний період. Цей час відведено для включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб Держреєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників.

Надавати відсутні відомості Пенсійному фонду можуть як роботодавці, так і безпосередньо працівники.

Так-так! Закон про еТК не встановлює обов’язку саме роботодавця надсилати такі відомості. Вони можуть бути отримані Пенсійним фондом безпосередньо від застрахованої особи, тобто працівника.

Проте оскільки трудові книжки працівників підприємства зберігають у себе, то тягар надання таких відомостей, схоже, ляже на підприємства. Саме на такий варіант розвитку подій натякає й законодавець.

А ось із працівниками ФОП усе простіше. ФОП не зберігає у себе трудові книжки працівників. Тож останнім ніщо не заважає подати відомості до Пенсійного фонду самостійно, без участі підприємця.

Відомості про трудову діяльність будемо надавати через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду (portal.pfu.gov.ua) у вигляді сканованих або (новинка) оцифрованих копій трудової книжки.

Увага!

Наразі його немає. Пояснення на порталі Пенсійного фонду, як відсканувати та передати скан-копії трудової книжки, не є таким порядком. Це просто пояснення. Тож не поспішайте. Час ще є.

Крім того, нас чекає кампанія з приведення Кабміном та міністерствами (іншими центральними органами виконавчої влади) своїх нормативно-правових актів у відповідність із цим Законом. Їм на це відведено 3 місяці. Добре, якщо встигнуть…

Проте давайте про хороше, про те, як буде, коли запрацює Закон про еТК.

Що буде, коли запрацює?

Відомості про трудові діяльність працівників, зазначені у їх трудових книжках, потрібно буде передати Пенсійному фонду для наповнення реєстру застрахованих осіб відсутніми відомостями.

Після цього наявні на підприємстві трудові книжки видаємо працівникам на руки під підпис. Навіть якщо там тільки запис про прийняття на роботу і відсутній запис про звільнення.

Чекати закінчення п’ятирічного перехідного періоду, на наш погляд, не потрібно. Це узгоджується з нормами Закону про еТК.

А як бути з працівниками, які прийняті до та звільняються після набрання чинності Законом про еТК, проте відомості з трудової книжки ще не передані Пенсійному фонду? Що робити?

За ногу працівника не тримаємо. Звільняємо, як того вимагає закон, і видаємо йому у день звільнення належним чином оформлену трудову книжку та копію наказу про звільнення.

Річ у тім, що після вступу в силу Закону про еТК надання копії такого наказу працівникам, що звільняються, стане обов’язком роботодавця.

Маючи трудову на руках, працівник може сам передати відомості про свою трудову діяльність до Пенсійного фонду.

Аналізуючи положення Закону про еТК, можна зробити висновок: щодо таких працівників заморочуватися з поданням відомостей з їх трудових книжок не потрібно. Але, звісно, за бажання можете це зробити, якщо попередній роботодавець чи сам працівник такі відомості не надав.

Пояснимо.

Після того, як запрацює Закон про еТК, при працевлаштуванні особа надаватиме роботодавцю або трудову книжку (за наявності), або інформацію про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.

І це зрозуміло. Адже поки підприємство (ФОП) не заявить про себе через звітність саме як про роботодавця відповідної особи, отримати на неї відомості з того ж порталу електронних послуг ПФУ таке підприємство (ФОП) не зможе.

Якщо особа надає трудову книжку, роботодавець має право ознайомитися з нею, а після повинен повернути трудову книжку працівнику. Це випливає зі змін, які будуть внесені Законом про еТК до ст. 48 КЗпП, де буде зазначено, що трудова книжка зберігається у працівника.

Ну а оскільки працівник має трудову на руках, то він сам за потреби зможе надати необхідні відомості про трудовий стаж Пенсійному фонду, а новий роботодавець (якщо буде на те добра воля) допомогти в цьому.

За таку допомогу роботодавець отримає плюсик у карму ☺ та можливість розрахунку страхового стажу для лікарняних лише за даними реєстру застрахованих осіб Держреєстру, у тому числі за наявними у ньому даними про трудову діяльність працівників. Такі зміни щодо обліку лікарняного страхового стажу будуть внесені Законом про еТК (після набрання ним чинності) до ч. 2 ст. 21 Закону України від 23.09.99 р. № 1105-XIV.

Зі старими відомостями з трудової книжки розібралися.

Схоже, що ні.

Судячи зі змін, які вносяться до Закону України від 08.07.2010 р. № 2464-VI, дані щодо трудової діяльності Пенсійний фонд буде черпати з нової об’єднаної звітності з ЄСВ та ПДФО.

Для цих цілей чудово підходять додатки 5 «Відомості про трудові відносини та період проходження військової служби» та 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» звітності.

Йдемо далі.

На черзі питання, яке, мабуть, турбує всіх власників трудових книжок.

Чи зникнуть трудові книжки?

Чи зникнуть трудові книжки після того, як усі необхідні відомості будуть передані Пенсійному фонду? Ні. По суті, зберігається діючий сьогодні порядок обліку трудової діяльності працівників.

Ба більше! Працівник може вимагати, щоб до його трудової книжки внесли також записи про заохочення та нагороди за успіхи в роботі (якщо такі, звісно, були).

Проте зберігати трудові книжки роботодавець не буде. Тобто взяв, вписав, віддав.

А якщо у працівника немає трудової книжки, проте він не довіряє технічному прогресу й хоче «бумагу»? Без проблем!

Навіть якщо працівник працевлаштовується вперше й не має трудової книжки, він зможе звернутися до роботодавця з вимогою оформити її. І відмовити йому роботодавець не матиме права. Навіть незважаючи на те, що всю цю інформацію він передаватиме до Пенсійного фонду.

Тож про остаточне прощання з трудовими книжками говорити зарано. А навички їх заповнення ще згодяться.

Проте ще раз звертаємо вашу увагу на те, що зміни, передбачені Законом про еТК, наберуть чинності через три місяці з дня його опублікування. До цього працюємо за звичною схемою та продовжуємо зберігати трудові книжки працівників.

Що можна зробити вже зараз? Провести аудит трудових книжок. Перевіряємо наявність трудових книжок на всіх працівників підприємства, для яких ваше підприємство є основним місцем роботи. Далі — дивимося правильність заповнення трудової.

Пенсійний фонд* рекомендує почати перевірку з першої сторінки (титульного аркуша). Звіряємо прізвище, ім’я та по батькові працівника, дату народження з паспортними даними працівника. Перевіряємо наявність підписів власника трудової книжки та особи, відповідальної за видачу трудових книжок.

* pfu.gov.ua/vn/395926-audyt-trudovyh-knyzhok-pered-skanuvannyam-pereviryayemo-pershu-storinku/

Помилка в П. І. Б. чи даті народження? Такий бланк трудової книжки вважають зіпсованим. Якщо помилку допустив попередній роботодавець, то працівник повинен звернутись до нього для виправлення. Якщо такий роботодавець ліквідувався, ситуацію слід виправити в судовому порядку.

Якщо ж у трудову книжку працівника не внесено запис про зміну П. І. Б., внесіть його.

Далі — розділ «Відомості про роботу». Зверніть увагу, що в цьому розділі заборонено закреслювати неправильні записи. Якщо під час аудиту виявили таке неподобство, його слід виправити. Виправляє помилку роботодавець, який її припустився. Якщо роботодавець, який зробив неправильний чи неточний запис, ліквідований, відповідний запис робить його правонаступник, а в разі його відсутності — архів.

Якщо помилки припустились на вашому підприємстві, виправити її вам допоможе журнал «Податки & бухоблік», 2020, № 73.