З 10 червня 2021 року ст. 47 КЗпП зобов’язує будь-якого роботодавця (у тому числі ФОП) у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення.
Цікаво, що аналогічна вимога була в ст. 47 КЗпП і раніше. Але стосувалася вона лише випадку звільнення працівника з ініціативи роботодавця. Проте з 10.06.2021 р. копія наказу — це обов’язкова опція незалежно від підстави припинення трудового договору.
Ми наполегливо рекомендуємо вам не нехтувати цією опцією. Причина — ст. 235 КЗпП. У ній зазначено, що
у разі затримки видачі копії наказу про звільнення з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу
Крім того, до дня вручення копії наказу про звільнення в ст. 233 КЗпП прив’язаний строк звернення працівника з заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до суду у справах про звільнення (у місячний строк з дня вручення копії наказу про звільнення).
До того ж працівник може поскаржитися Держпраці, що роботодавець при звільненні не надав йому копію наказу про звільнення, чим не виконав вимоги трудового законодавства. Суто теоретично (практика сьогодні ще відсутня) це може коштувати посадовим особам роботодавця (ФОП) адмінштрафу у розмірі 510 — 1700 грн (ст. 41 КпАП), а роботодавцеві у разі невиконання припису — штрафу за порушення інших вимог трудового законодавства у розмірі 1 мінзарплати (абзац дев’ятий ч. 2 ст. 265 КзпП).
Чи є вимоги до оформлення таких копій? Так.
Створюємо копію
Порядок виготовлення, оформлення та засвідчення копій документів регулюють Правила № 1000/5 та ДСТУ 4163-2003*. Вимоги цих двох документів поширюються у тому числі й на звичайні підприємства.
* Відповідно Правила організації діловодства.., затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5, та Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003, затверджений наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 р. № 55.
Залежно від способу виготовлення копії поділяють на:
— факсимільні — виготовлені за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх;
— вільні — виготовлені шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).
Факсимільні копії документів, що видаються громадянам, а також вільні копії, підлягають засвідченню відповідно до пп. 8, 9 Правил № 1000/5. Тільки після цього копія набуває юридичної сили.
Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Проставляють її нижче підпису.
Напис про засвідчення копії скріплюємо відбитком печатки (за наявності) відповідного структурного підрозділу підприємства або печатки «Для копій». І не забуваємо проставити на лицьовому боці у верхньому правому куті наказу про звільнення відмітку «Копія».
А що буде, якщо оформити копію неправильно чи не завірити її? В отриманні правильно оформленої копії в першу чергу повинен бути зацікавлений працівник, особливо якщо він не згоден з підставою звільнення і буде оскаржувати її в суді.
Що стосується роботодавця, то прямої загрози не бачимо. Хіба що суди будуть розцінювати незасвідчення копії як ненадання такої копії, оскільки в цьому разі вона не набуває юридичної сили. Практика покаже.
Резюме
Для виконання вимоги ст. 47 КЗпП «Даєш копію кожному звільненому!» достатньо:
1) скласти наказ про звільнення працівника. Рекомендуємо на кожного звільненого робити окремій наказ про звільнення;
2) підписати його у керівника;
3) ознайомити працівника з наказом під підпис;
4) зробити на ксероксі копію цього наказу;
5) на копії наказу у верхньому правому куті проставити відмітку «копія», у нижньому лівому куті — напис про засвідчення + печатка (див. зразок нижче);
6) вручити працівнику копію під підпис (а то раптом працівник заявить, що ви йому нічого не видавали).
Для цього можна завести окрему Книгу, де працівники будуть ставити дату та свій підпис про отримання наказів про звільнення. Або ж, щоб не возитися з зайвою макулатурою, можна просити працівника, що звільняється, в особовій картці, наприклад у рядку «Додаткові відомості» чи поряд з інформацією про дату та причину звільнення, (1) зазначити: «Копію наказу про звільнення отримав», (2) проставити дату й свій підпис про отримання.
