Теми статей
Обрати теми

Правила ведення саморобної Книги обліку доходів

Децюра Сергій, податковий експерт
З початку 2021 року всі ФОП — платники єдиного податку стали вільними від Книг обліку доходів (Книг обліку доходів і витрат). Водночас від ведення обліку своїх доходів їх ніхто не звільняв. Про те, як вести облік доходів у 2021 році, ми й поговоримо далі.

Форма обліку

Скасування з початку 2021 року обов’язку вести ФОП-спрощенцями облік у затверджених формах Книг не звільнило ФОП — платників ЄП від ведення обліку доходів (доходів і витрат). Такий облік ФОП вести доведеться, але робити це потрібно у довільній формі.

Отже, облік доходів ФОП-спрощенець може вести:

— у паперовій формі — у звичайному зошиті, журналі, блокноті тощо.

— в електронній формі — у таблиці, створеній у файлі Excel, Word тощо.

За орієнтир для відображення даних про доходи у вибраній вами формі обліку можна взяти форму старої Книги. А якщо ведете облік у електронному вигляді, то можете побудувати таблицю за прикладом тієї, що ви заповнювали при веденні старої Книги обліку. Так звичніше.

Ведення обліку у старій формі

Фіскали не проти, щоб ФОП продовжували вести облік доходів у Книгах за попередньо визначеними формами (БЗ 107.04). Отже, якщо ФОП не бажає сам морочитися із розграфленням зошита, блокнота, журналу тощо, то можна просто роздрукувати чи придбати паперову версію старої Книги і вести в ній облік.

Також, на наш погляд, можна продовжувати вести облік у вашій паперовій старій Книзі (будемо її називати — саморобна Книга). Тобто тій Книзі, яку ФОП використовував для ведення обліку доходів (доход і витрат) у 2020 році. При цьому правила занесення інформації в цю стару Книгу ФОП буде встановлювати сам. Його форма — його правила.

Повідомляти фіскалів про вибрану ФОП довільну форму обліку не потрібно

На цьому вони наголошують у БЗ 107.01.06.

Хто веде облік

У ПКУ передбачено, що ФОП веде облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів (п.п. 296.1.1 ПКУ). Зверніть увагу: не хтось із найманих працівників, родичів чи знайомих, а саме ФОП і має робити записи у саморобну Книгу про розмір своїх доходів. При цьому така Книга має бути одна. Один ФОП — одна Книга (книга, зошит, журнал тощо).

Якщо у ФОП є наймані працівники, то на них заводити окрему форму обліку (Книгу) не слід. Так говорили фіскали і раніше (БЗ 107.01.06 не чинна з 01.01.2021 р.). Аргументували вони це тим, що ПКУ не передбачено ведення окремої Книги найманими працівниками ФОП.

Чи слід ставити підписи у формі

Вимоги про те, що у саморобній Книзі (наприклад, у її шапці) ФОП має ставити свій підпис, наприклад, щоб підтвердити, що Книга й справді є тією формою обліку, яку він обрав для ведення обліку, а не просто записником, не існує.

Водночас щоб можна було чітко ідентифікувата, що ваш зошит є формою обліку для цілей підрахунку доходів, радимо у шапці саморобної Книги вказати дані про ФОП, а саме:

— прізвище, ім’я та по батькові підприємця;

— реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання в установленому порядку відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків);

— податкову адресу.

Ну і якщо ФОП веде облік у паперовій формі та в нього є бажання, то він може також ці дані завірити своїм підписом.

Грошовий вимірник форми

Вести облік доходів слід у валюті України — гривнях. Питання тільки в тому, вести такий облік у цілих гривнях чи з урахуванням копійок?

Відповіді на це запитання не містить жодний нормативно-правовий акт.

На наш погляд, краще вести облік у саморобній Книзі у гривнях із копійками. Річ у тому, що у формі Податкової декларації платника єдиного податку — фізичної особи — підприємця, затвердженій наказом Мінфіну від 19.06.2015 р. № 578, суму отриманого доходу слід зазначати саме у гривнях з копійками.

Як вести облік

Найприємніше, що дав перехід з 2021 року на ведення обліку у довільній формі, є здійснення записів про отримані доходу не, як раніше, щодня, а один раз на місяць (п. 296.1 ПКУ).

Тобто, як мінімум,

за рік у вашій довільній формі обліку (книзі, журналі, зошиті чи електронному файлі) має бути здійснено принаймні 12 записів — один запис за один місяць

Водночас ніхто не заважає ФОП робити записи у вибрану форму щодня. ФОП сам установлює правила і періодичність відображення в ній інформації. Головне, щоб у вибраній формі фіскали при перевірці змогли відшукати місячні обороти.

Цікавим є питання з приводу того, чи слід робити в форму обліку запис, якщо за певний місяць ФОП не отримав доходу?

У принципі, ФОП буде не важко заповнити форму обліку і за такий місць. Йому потрібно буде просто вказати, що сума отриманого доходу дорівнює нулю. Цим самим ФОП підтвердить, що він за певний місяць не отримав доходу і одночасно виконав вимогу п. 296.1 ПКУ, а саме відобразив помісячно дані про отримані доходи і підтвердив, що облік таких доходів ведеться.

Хоча, за великим рахунком, у ФОП є аргументи для того, щоб у цьому випадку форму обліку за відповідний місяць не заповнювати:

1) про це раніше прямо говорили фіскали (БЗ 107.01.06 не чинна з 01.01.2021 р.). Вони наголошували: якщо ФОП протягом робочого дня не отримував дохід, то заповнювати Книгу не потрібно;

2) навіть п. 49.2 ПКУ каже, що коли у звітності немає даних для декларування (декларація нульова), то її подавати не потрібно.

Водночас якщо ФОП не бажає зайвих запитань, то краще за бездохідний місяць проставляти нульовий дохід.

Оприбуткування готівки

Саморобна Книга обліку для ФОП — платників ЄП, як і раніше, потрібна для оприбуткування готівки.

Для таких ФОП відведена спеціальна норма в п. 11 Положення № 148*. У ній говориться, що оприбуткування та облік ФОП-спрощенцями отриманих доходів здійснюється у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів у порядку, визначеному ПКУ.

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

При цьому загальна вимога із того ж п. 11 Положення № 148 про те, що готівка, яка надходить до кас, оприбутковується в день одержання готівки в повній сумі, тут не працює. Річ у тому, що спеціальна норма є пріоритетнішою за загальну.

Водночас якщо ФОП не бажає чути жодних нарікань з боку фіскалів, то радимо робити записи в вашу форму обліку в момент надходження готівки з підбиванням щомісячної суми. Тоді ФОП точно виконає всі вимоги щодо оприбуткування отриманої готівки.

Якщо ви вирішили вказувати лише місячні підсумки, то пам’ятайте, що на сьогодні штрафу за неоприбуткування готівки не існує, а тому можна поки що цим не перейматися. Хоча інколи місцеві фіскали намагаються накласти на ФОП адмінштраф за неоприбуткування готівки за ст. 16315 КпАП (від 1700 до 3400 грн, у разі повторного притягнення — ще більше). І що сумно, що суди інколи погоджуються з такими спробами (див. «Податки & бухоблік», 2020, № 57, с. 30).

Крім того, для прозорості оприбуткування рекомендуємо і в саморобних Книгах розділяти готівкові і безготівкові надходження.

Стара форма — без старих складнощів

Тепер перейдемо безпосередньо до заповнення форми таблиці, її граф і рядків, в яких ФОП будуть відображати свої доходи. Напевно більшість візьме за основу розробки своєї саморобної Книги стару її форму, так звичніше.

Але через те, що ФОП сам коваль свого щастя (своєї форми), то тепер він може її поліпшити і забути про минулі нестикування і складнощі. Пройдемося по найпопулярніших.

Готівка і безготівка. І тепер радимо ці суми розділяти, хоча б з метою оприбуткування. Можна по-старому виділяти для готівки і безготівки окремі рядки при розшифровці місячної чи денної суми доходу, а можна розбити графу «Доходи» на дві колонки «готівка» і «безготівка» та одразу відображати в одному рядку суми отриманого доходу різного виду.

Від’ємне значення через повернення. Не бачимо нічого поганого, якщо у саморобній Книзі у графі «Доходи» буде зазначено від’ємне значення через те, що у ФОП за період (день чи місяць, зважаючи на те, як він заповнює свою форму обліку) будуть тільки повернення раніше отриманих авансів, а от надходжень не буде.

Для наочності подальших прикладів наведемо орієнтовну шапку нової Книги. Зверніть увагу на колонку 3 — назвемо її тепер «Вирахування з доходу». До неї можна заносити «мінусові» суми: що належать комітенту, турзбір, помилково отримані кошти, повернені аванси, комісію, утриману банком, тощо. Причому суть кожної суми зручно пояснити записом у колонці 1.

img 1

Посередники. З огляду на вимоги щодо оприбуткування отриманої готівки шляхом відображення суми в саморобній Книзі ФОП-посередникам (комісіонерам) буде доречно показувати у Книзі всю суму коштів, що надійшла як виручка у готівковій формі від продажу товарів, отриманих на комісію. А потім у графі «Вирахування з доходу» комісіонеру слід відмінусувати чужі кошти.

Приклад 1. ФОП — платник ЄП групи 3 — комісіонер.

11.01.2021 р. отримав 7000 грн готівкою за реалізацію товарів, отриманих на комісію (транзитні кошти). У цей день він перерахував їх комітенту.

15.01.2021 р. отримав 17000 грн у безготівковій формі за реалізацію власного товару.

18.01.2021 р. довелося повернути 2000 грн, отримані 15.01.2021 р. (помилкова сума).

29.01.2021 р. на поточний рахунок отримано комісійну винагороду від комітента у сумі 1000 грн.

img 2

Турзбір. Якщо ФОП на групі 3 ЄП надає послуги проживання та сплачує туристичний збір, то у нього завжди виникало запитання: чи відображати турзбір, який не включається до єдиноподаткового доходу ФОП, у книзі обліку?

Фіскали, як і у випадку з посередниками, казали, що сума турзбору має бути відображена в Книзі, щоб провести оприбуткування готівки у розмірі турзбору (107.04 БЗ).

І хоча штрафів за неоприбуткування сьогодні немає, та все ж той ФОП, який не хоче проблем, краще нехай відобразить транзитну суму турзбору у саморобній Книзі у складі доходу і одразу виключить її з доходу.

Приклад 2. ФОП — платник ЄП групи 3 отримав від постояльців за січень плату за проживання у сумі 50000 грн. Ставка турзбору в регіоні складає 1 %.

img 3

LiqPay. При оплаті через систему LiqPay доволі часто банки із суми доходу ФОП-єдинника спочатку утримують свої комісійні, а потім решту зараховують на поточний рахунок ФОП.

Водночас у цій ситуації доходом ФОП буде не та сума, що надійшла на поточний рахунок, а та, що відображена у рахунку на оплату, виставлену клієнту, тобто з урахуванням комісії банку (див., наприклад, лист ДФСУ від 16.10.2018 р. № 4435/Д/99-99-13-01-02-14/ІПК).

Враховуючи це, радимо ФОП окремо у саморобній Книзі відображати ту суму доходу, яку відщипнув банк при зарахуванні коштів на поточний рахунок.

Приклад 3. ФОП — платник ЄП групи 2 отримав від покупців за січень оплату через систему LiqPay за поставлений товар у сумі 59700 грн. При цьому комісія за зарахування коштів склала 0,5 % від суми, тобто 300 грн.

img 4

Помилкові кошти. Узагалі-то фіскали (БЗ 107.01.03) вважають, що коли ФОП отримав помилкові кошти і вони поверненні в одному звітному періоді, такі кошти не включаються до доходу. Отже, їм у саморобній Книзі не місце.

А от якщо отримання коштів було у одному звітному періоду (наприклад, кварталі), а повернення в наступному, то такі суми у періоді отримання слід уключити в дохід, а в періоді повернення виключити з доходу, як кошти, що є транзитними.

Приклад 4. У березні 2021 року ФОП — платник ЄП групи 3 помилково отримав на поточний рахунок 5000 грн. Повернув він їх тільки у квітні. При цьому за квітень ФОП отримав 4000 грн доходу.

За січень і лютий 2021 року ФОП щомісяця отримував дохід готівкою у сумі 10000 грн, а за березень його виручка склала 8000 грн.

img 5

Валютний дохід. ФОП, який отримує доходи з-за кордону за експорт товарів чи послуг, суму доходу розраховує за «валютними» правилами. Згідно з ними дохід, виражений в іноземній валюті, перераховується у гривні за офіційним курсом НБУ до іноземної валюти на дату отримання такого доходу (п. 292.5 ПКУ).

Тому ФОП, якому це потрібно, може окремо виділити графу для зазначення курсу валют.

Виправлення помилок. Також на розсуд ФОП відведено визначення правил виправлення в формі обліку. Їх можна робити так, як це рекомендували правила виправлення у старих Книгах («Податки & бухоблік», 2019, № 39, с. 13), чи в той спосіб, що ви оберете самостійно.

Так, якщо оберете старий спосіб, то щоб внести корективи до Книги, ФОП має зробити у Книзі запис у новому рядку з відображенням від’ємного або додатного значення. Цей запис слід вносити до Книги датою допущення помилки, а не датою фактичного здійснення виправлення. Внесення такого коригуючого запису слід засвідчити підписом платника податку, тобто ФОП.

Приклад 5. 15.01.2021 р. у Книзі не було відображено готівковий дохід у сумі 2000 грн, а 21.02.2020 р. було відображено на 5000 грн більше безготівкового доходу. Помилку виявлено у березні.

Щоб зробити виправлення у Книзі, у нових рядках із зазначенням місяців допущення помилок робляться записи:

img 6

Штрафи. Якщо податківцям не сподобається, як ви ведете свою саморобну Книгу, то хвилюватися за накладення на вас адмінштрафу за неправильне ведення вибраної форми обліку (за ст. 1641 КпАП у розмірі від 51 до 136 грн) не слід.

Річ у тому, що згідно зі ст. 1641 КпАП цей адмінштраф накладають на платника за неведення обліку або неналежне ведення обліку доходів і витрат, для яких законами України встановлено обов’язкову форму обліку.

Оскільки з 01.01.2021 р. ФОП-спрощенець веде облік у довільній формі, тобто без наявності затвердженого порядку ведення цієї форми, то і порушення бути, по суті, не може.

Водночас не вести взагалі саморобну Книгу не можна. Річ у тому, що Книги є регістрами, які ФОП-спрощенці використовують для обчислення і сплати ЄП. Такі Книги слід зберігати протягом 3 років. Якщо Книгу не вести, то не буде чого і зберігати. А за незбереження Книг (у тому числі й за старою формою, реєстрацію яких було скасовано з 01.01.2021 р.) ФОП можуть притягнути до відповідальності за ст. 121 ПКУ. Тобто можуть накласти штраф у розмірі 1020 грн, а при повторному порушенні протягом року і взагалі у розмірі 2040 грн.

Тому не радимо ФОП ухилятися від ведення саморобних Книг облік. Головне — підлаштувати її під себе, і тоді її ведення буде просто в задоволення.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі