Сьогодні питання компенсації тестування на COVID-19 виникають у першу чергу в разі відрядження невакцинованого працівника до іншого міста, якщо він користується міжрегіональним транспортом у регіонах із жовтим та червоним рівнем епіднебезпеки.
Розглянемо можливі варіанти компенсації.
Компенсуємо грошима. Розпочнемо з найпростішого, але не найвдалішого з точки зору оподаткування, варіанту: роботодавець компенсує працівникові вартість тестування грошима.
Швидше за все, на підприємстві в колдоговорі цей варіант компенсації витрат не передбачений. Тому такий дохід вважатиметься для працівника додатковим благом на підставі п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ (ознака доходу в додатку 4ДФ — «126»). А ось для цілей ЄСВ — це буде зарплата (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5*).
* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 № 5.
Тобто при виплаті такого доходу працівникові підприємству треба буде на цю суму нарахувати ЄСВ. Крім того, із суми доходу треба утримати ПДФО і ВЗ. Погодьтеся, не дуже привабливий варіант. Переходимо до наступного.
Нецільова благодійна допомога. Підприємство може «заховати» компенсацію витрат на тестування під виплату нецільової благодійної допомоги на підставі п.п. 170.7.3 ПКУ.
Така благодійна допомога не оподатковується ПДФО і ВЗ, якщо:
— допомогу надає резидент (юридична або фізична особа);
— розмір не перевищує граничного розміру доходу, визначеного відповідно до абзацу першого п.п. 169.4.1 ПКУ (у 2021 році — 3180 грн).
Для отримання допомоги працівникові треба написати заяву з проханням надати саме нецільову благодійну допомогу у зв’язку із сімейними обставинами. Це і дозволить не оподатковувати її при дотриманні перелічених вище умов. Нараховують нецільову благодійну допомогу на підставі наказу роботодавця.
У 4ДФ таку допомогу показують з ознакою доходу «169»
Нецільова благодійна допомога, будучи разовою, не входить до бази нарахування ЄСВ згідно з пп. 3.31 і 3.32 Інструкції № 5. Про що додатково свідчить і п. 14 розд. I Переліку № 1170**. При цьому сума наданої допомоги для цілей звільнення від ЄСВ значення не має.
** Перелік, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170.
Цільова допомога на медобслуговування. У підприємства є ще один варіант з допомогою, але вже цільовий. Воно може надати цільову допомогу на лікування на підставі п.п. 165.1.19 ПКУ. Цей підпункт Кодексу виводить з-під оподаткування ПДФО кошти або вартість майна (послуг), які надаються як допомога на медичне обслуговування працівника за рахунок коштів його роботодавця, за наявності підтвердних документів.
До речі, податківці не сперечаються, що дія цієї норми поширюється на оплату роботодавцем послуг з ковід-тестування своїх працівників в Україні (103.02 БЗ).
Щоб скористатися цією нормою, роботодавцеві треба правильно оформити надання допомоги на медичне обслуговування працівника і мати підтвердні документи, що кошти пішли саме на зазначені цілі.
Оскільки в запитанні працівник витратив власні кошти на тестування, то діємо так.
Працівник надає роботодавцеві заяву з проханням надати допомогу на медобслуговування — проведення тестування на COVID-19. До заяви додає документи, що підтверджують факт отримання послуг та їх вартість (наприклад, платіжні і розрахункові документи, акти надання послуг).
Роботодавець на підставі заяви та документів, що підтверджують мету і вартість понесених працівником витрат, видає наказ про надання допомоги на медичне обслуговування згідно з п.п. 165.1.19 ПКУ і виплачує кошти працівникам.
У 4ДФ допомогу на медобслуговування (п.п. 165.1.19 ПКУ) відображають з ознакою доходу «143»
Майте на увазі: якщо вимоги п.п. 165.1.19 ПКУ не будуть дотримані, то витрати роботодавця на тестування можуть перетворитися на оподатковуване додаткове благо. Тоді краще скористайтеся варіантом з нецільовою благодійною допомогою (п.п. 170.7.3 ПКУ).
З ЄСВ тут така ситуація. Якщо тестування оформлене як надання допомоги на медичне обслуговування і при цьому така допомога разового характеру, що надається окремим працівникам, то вона не входить до фонду оплати праці та не оподатковується ЄСВ.
А чи можливий варіант: «увечері гроші — уранці стільці*** (підтвердні документи)»?
*** І. Ільф, Є. Петров «Дванадцять стільців».
Так. І тут знову на допомогу приходить варіант допомоги на медобслуговування (п.п. 165.1.19 ПКУ). Розглянемо, як можна оформити.
Варіант 1. Працівник пише заяву з проханням надати допомогу на медичне обслуговування — проведення тестування на COVID-19, до якої додає документи, де вказана вартість такого тестування (наприклад, рахунок).
Роботодавець на підставі наказу про надання допомоги на медичне обслуговування згідно з п.п. 165.1.19 ПКУ виплачує допомогу працівнику, а останній надає документи, що підтверджують факт отримання послуг та їх вартість (наприклад, платіжні та розрахункові документи, акти надання послуг).
Варіант 2. Працівник пише заяву з проханням надати допомогу на медичне обслуговування — проведення тестування на COVID-19. Роботодавець укладає з медзакладом договір на проведення тестування і на підставі відповідних документів робить йому оплату.
Далі видається наказ про надання допомоги на медичне обслуговування згідно з п.п. 165.1.19 ПКУ працівнику, що звернувся до роботодавця.
Після проведення тестування роботодавець отримує документи, що підтверджують надання послуг. Зазначимо, оскільки в п.п. 165.1.19 ПКУ йдеться не лише про грошову, але і про негрошову допомогу на медобслуговування (вартість майна (послуг)), цей варіант також повністю вписується в рамки цього звільняючого підпункту.
А якщо роботодавець оплатить тестування усіх працівників, чи буде ЄСВ? Прямої норми, яка б виводила таку виплату для усіх із складу зарплати, ви не знайдете ні в Інструкції № 5, ні в Переліку № 1170. З іншого боку, вона також не названа серед тих, які входять до фонду оплати праці. Що стосується податківців, то вони вважають, що якщо роботодавець оплатив медзакладу послугу з тестування на COVID-19 усіх працівників, то її вартість не входить до фонду оплати праці і ЄСВ з неї не стягується (201.04.01 БЗ). ДПСУ пропонує розглядати тестування за рахунок роботодавця як витрати на оплату послуг з лікування працівників, які були надані установами охорони здоров’я.
А якщо відрядження за кордон, де обов’язкова наявність для в’їзду негативного ковід-тесту? Витрати на таке тестування, на наш погляд, цілком можна включати до витрат на відрядження як пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження (див. п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, «Податки & бухоблік», 2021, № 42, с. 23, № 45, с. 28).
