ФОП: товарний облік

Отже, Мінфін затвердив Порядок обліку товарних запасів для ФОП, у тому числі платників ЄП* (далі — Порядок).

* Затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496.

На момент підписання номера до друку цей документ іще не набрав чинності. Це відбудеться через 10 днів з дня офіційного опублікування.

Чого хочуть? І від яких ФОП?

Для початку нагадаємо: вести облік товзапасів за замовчуванням має кожен суб’єкт господарювання, який здійснює розрахункові операції.

Якщо розглядати ФОП, то серед них облік товзапасів мають вести:

(1) усі загальносистемники;

(2) усі єдиноподатники-ПДВшники;

(3) єдиноподатники-безПДВшники, які торгують ТСПТ, ліками, медичними та ювелірними виробами.

Саме цих трьох категорій ФОП стосується усе, написане нижче.

Зверніть увагу:

Наприклад, єдиноподатники групи 1, що торгують ТСПТ, РРО не застосовують, але вести облік товарних запасів вони зобов'язані.

Далі — про те, чого, власне, вимагає Закон про РРО.

Уже згадана вимога п. 12 ст. 3 вимагає вести облік товарних запасів і надавати податківцям під час перевірки в місцях продажу документи, які підтверджують походження цих товарів.

Однак якщо ми поглянемо на запропонований Порядок, то власне обліку товарів у розрізі номенклатури чи товарних позицій там немає. Це, радше, облік вартості товарів ФОП у розрізі місць продажу та первинних документів на надходження і вибуття.

Відповідно до новоухваленого документа

Така Форма наводиться в додатку до Порядку і складається з 9 граф. Крім того, ця Форма обов’язково має містити відомості про ФОП, визначених п. 2 розд. ІІ Порядку.

Форму обліку можна вести на папері чи в електронному вигляді — на вибір ФОП.

При цьому паперова форма ведеться розбірливими записами, зробленими чорнилом темного кольору або кульковою ручкою (п. 7 розд. ІІ Порядку).

А електронна форма може вестися у тій програмі, яку обере ФОП. Але на вимогу податківців вона має бути візуалізована у форматі, який дозволяє фіскалам переглянути Форму обліку або скопіювати її (пп. 8, 11 розд. ІІ Порядку).

Роль первинних документів

Ще до появи Порядку усі ті ФОП, кого він нині стосується, були зобов’язані підтверджувати свої товарні запаси документами на походження.

Від загальносистемників цього вимагав п. 177.10 ПКУ. У ФОП на ЄП (тих із них, хто має вести облік товзапасів) ПКУшної вимоги не було, але була загальна вимога п. 12 ст. 3 Закону про РРО.

Тепер конкретизовано, що

Саме ця норма викликає у ФОП найбільше хвилювань. Визначення первинного документа для цілей ФОПівського обліку (п. 2 розд. І Порядку) дуже широке. А Форма вимагає зазначати не тільки вартість ТМЦ, що надійшли та вибули (графи 7 і 8) за кожним місцем продажу.

Вона вимагає подавати інформацію про надходження і вибуття товзапасів у розрізі кожного постачальника і покупця (графа 6), кожної дати (графа 2) і навіть в розрізі кожного документа із зазначенням його реквізитів.(графи 3 — 5).

Можна собі уявити, як може розтягнутися у довжину і яким фоліантом додатків обрости на перший погляд невеличка форма обліку. Бо ж ФОП фактично змушений робити окремий запис про надходження на кожен закупівельний акт і окремий запис про вибуття на кожну видаткову накладну.

Єдине послаблення: у формі обліку не зазначають вартість товарів, проданих через РРО/ПРРО і реквізити чеків РРО, виданих покупцям (п.п. 5 п. 3 розд. ІІ Порядку). Ці чеки і так є на сервері податківців (п. 7 ст. 3 Закону про РРО).

Тобто фактично вихідні чеки РРО/ПРРО у Формі обліку ніяк не фіксуються — ні окремо, ні загальною сумою. Вхідні чеки РРО/ПРРО, отримані при закупівлі товарів, ФОП має у формі обліку розшифрувати.

Стартовий опис початкових залишків

Облік товзапасів у ФОП має стартувати із введення початкових залишків.

Тобто першим записом у Формі обліку має бути інформація про усі товзапаси, які наявні у ФОП на момент, коли він зобов’язаний розпочати товарний облік.

Для цього потрібно скласти Опис залишку товарів на початок обліку. Він складається в довільній формі та має містити інформацію про найменування товарів, наявних у ФОП, кількість таких товарів (із зазначенням одиниці виміру) та їх вартість, самостійно визначену ФОП.

Незважаючи на свою довільну форму, стартовий опис залишку товарів для цілей товарного обліку ФОП має статус первинного документа (п. 2 розд. І Порядку).

Тобто Порядок дозволяє ФОП внести початкові залишки за описом, навіть якщо на них немає жодних документів.

А от уже в подальшому облік має ґрунтуватися тільки на конкретних документах про надходження та вибуття ТМЦ. Про це ми ще скажемо далі у статті.

Звичайно ж, якщо залишків товзапасів немає, стартовий опис не робиться. А якщо є? Тоді запис на підставі стартового опису залишків має завжди бути першим.

У графі 2 Форми зазначаємо дату, коли стартує облік, у графі 4 — дату, на яку складено опис, а у графі 5 — цифру «1». Графа 7 містить загальну вартість товару, визначену ФОП та зафіксовану в описі. Графи 6, 8 та 9 у стартовому записі залишаються порожніми (п. 5 розд. ІІ Порядку).

Ця норма дає нам підказку щодо загального принципу, за яким заповнюється Форма. А саме: якщо у графи 3 — 5 заносяться реквізити вхідного документа (тобто робиться запис про надходження ТМЦ), заповнюється графа 7, а графа 8 залишається порожньою.

Якщо у графах 3 — 5 реквізити вихідного документа (робиться запис на вибуття), навпаки графа 8 заповнюється, а графа 7 — ні*.

* Саме так ведеться облік у новій Формі виходячи з мінфінівського прикладу (див. файл «Додаток. Форма приклад» у блоці щодо проєкту Порядку (блок датовано 05.04.2021): mof.gov.ua/uk/regulatory_acts_draft_for_discussion_2021-483).

Записи робимо в хронологічному порядку (п. 4 розд ІІ Порядку). Ясна річ, навіть якщо надходження і вибуття відбулися в один день, на них мають бути окремі записи (див. приклад далі).

Місця продажу і внутрішнє переміщення

Закон про РРО говорить, що ФОП зобов’язаний надавати податківцям для перевірки документи, які підтверджують облік та походження товарів, що на момент перевірки знаходяться у місці продажу. Тобто

Для ФОП, у якого є кілька торговельних точок у різних місцях, це створює додаткові складнощі під час ведення товарного обліку.

По-перше, такий ФОП має вести не тільки загальний облік товзапасів, а на додачу ще й облік товарних запасів також за кожним окремим місцем продажу (п. 1 розд. ІІ Порядку).

Більше того, в Порядку фігурує ще й поняття «місце зберігання» з натяком на те, що коли товари потрапляють до місць продажу з місця зберігання — документи на це теж складова товарного обліку.

При цьому місцем продажу визнається кожен стаціонарний або будь-який пересувний об’єкт, у тому числі транспортний засіб чи частина такого об’єкта, де здійснюються розрахункові операції.

По-друге, як ми і прогнозували, аби виконати вимогу Закону про РРО, недостатньо просто пояснити, звідки товар взявся у ФОП. Потрібно також документально підтвердити, як він потрапив на конкретну торговельну точку цього ФОП.

Якщо товар заходить на місце продажу безпосередньо від постачальника — можна одразу робити запис про надходження саме в це місце продажу.

Але якщо товар спочатку заходить на місце зберігання (тобто на склад), а вже потім додатково роз’їжджається по місцях продажу, необхідно складати документи на внутрішнє переміщення товарів між ФОП та його окремими місцями продажу.

У такому разі

Їх особливість у тому, що при вибутті через внутрішнє переміщення не зазначається отримувач*. Крім того, на кожній торговельній точці мають бути і документи, які підтверджують, у якого постачальника ФОП купив товари.

* Так само при використанні товзапасів для власних потреб.

Тобто якщо товари заходять спочатку на склад ФОП, а потім роз’їжджаються по точках, ФОП доведеться копіювати документ на їх придбання і розкидати його копії по усіх точках разом з документами на внутрішнє переміщення.

До речі, п. 11 розд. ІІ Порядку дозволяє безпосередньо під час перевірки у місці продажу надавати копію документа на придбання. А оригінал довезти пізніше, але так, щоб до закінчення перевірки.

Поки що не до кінця зрозуміло, як вести товарний облік ФОП-виробникам. Визначення товарних запасів у п. 2 розд. І Порядку не дає однозначно зрозуміти, чи виключає воно сировину з переліку ТМЦ, облік яких потрібно вести.

А у п.п. 5 п. 3 розд. ІІ Порядку немає такої підстави вибуття, як списання у виробництво чи переробку. Тож логічно списання на виробництво оформлювати як внутрішнє переміщення (або використання товару для власних потреб).

Але є й інший варіант. Узагалі не відображати в обліку вартість сировини для виробництва. А надходження готової продукції з виробництва відображати на підставі акта про оприбуткування чи іншого документа, який свідчить про надходження запасів із власного виробництва.

А якщо готова продукція ще й розвозиться зі складу по торговельних точках — акт потрібно розмножити і супроводити документом на внутрішнє переміщення.

Значення товарного обліку

Ви можете запитати: а навіщо взагалі морочити собі голову і вести облік товарних запасів?

Річ у тім, що п. 12 ст. 3 Закону про РРО:

(а) дозволяє продаж лише тих товарів, які відображені в обліку товарних запасів;

(б) зобов’язує надавати податківцям під час перевірки документи, які підтверджують облік та походження товарів, що на момент перевірки знаходяться у місці продажу.

Розміри штрафу чималі — подвійна вартість товарів, які не обліковані у встановленому порядку. При цьому вартість визначається за цінами реалізації, але не менше 170 грн.

Норми відповідно пп. 9 та 11 розд. ІІ Порядку, по суті, повторюють вимоги Закону про РРО, але дещо їх конкретизують.

Так, згідно з п. 9 розд. ІІ ФОП, зобов’язаним вести облік товзапасів, заборонено не лише продаж товарів, на які були відсутні підтвердні документи (як це було раніше), але й продаж товарів, не відображених у Формі обліку.

А у п. 11 конкретизовано, що документи на місці продажу податківцям може надавати не тільки особисто ФОП, але і продавець.

Ці документи щомісячно групуються в хронологічному порядку (так, як їх відображали у Формі обліку).

Також можна підшити їх до Форми, аби в подальшому зберігати разом із Формою обліку, в якій інформацію про такі документи відображено (п. 10 розд. ІІ Порядку).

Поспішили, але ФОПів не насмішили

Кілька слів про те, яке відомство, власне, затвердило Порядок. У преамбулі сказано, що Мінфін діяв на підставі п.п. 5 п. 4 Положення, затвердженого постановою КМУ від 20.08.2014 № 375.

Однак зазначена норма не дає Мінфіну повноважень регулювати законодавство про РРО і встановлювати підзаконні акти на виконання Закону про РРО.

Щоправда, славнозвісний законопроєкт № 5600* якраз і надає Мінфіну повноваження затверджувати порядок обліку товзапасів.

* Див.: w1.c1.rada.gov.ua/pls/zweb2/webproc4_1?pf3511=72106

Якщо цей проєкт стане законом, у п. 12 ст. 3 Закону про РРО буде чітко написано, що такий порядок не просто визначений законодавством, а що його встановлює саме Мінфін. Але поки що — закону немає.

Як бачимо, Мінфін поспішив. Тобто діяв так, наче повноваження у нього вже є. Тому виникає питання щодо законності мінфінівського порядку, який ми наразі обговорюємо.

Звичайно, зараз можновладці намагатимуться усіляко відмахнутися від цього. Але напевне знайдуться бажаючі оскаржити Порядок.

Наостанок для наочності пропонуємо вам приклад ФОПівського обліку.

Приклад. ФОП з 01.01.2022 перейшов на групу 3, ставка ЄП 3 % (раніше перебував на групі 2 і не мав обов’язку вести товарний облік). Товарні залишки станом на 31.12.2021 оцінені у 2700000 грн. 05.01.2022 ФОП купив товарів іще на 10500 грн (без ПДВ) і отримав чек РРО № 342. 12.07.2022 ФОП продав товарів на 177000 (видано видаткову накладну № 1).

Зразок заповнення Форми за даними прикладу див. на рисунку.

Зразок заповнення Форми обліку товарних запасів