Що таке електронний чек
Спочатку зазначимо, що Закон про РРО (див. у ст. 2 термін «розрахунковий документ») передбачає, що чеком може бути документ, створений також і в електронній формі (електронний розрахунковий документ).
І такий електронний документ нарівні з паперовим підтверджує здійснення розрахункової операції
А зараз, у тому числі у зв’язку з поширенням програмних РРО (ПРРО), надання чека в електронній формі на практиці вже стало звичайною справою. Звісно, й почали надходити такі запитання: як «авансово» звітувати тим працівникам, яким при витрачанні коштів на господарські потреби підприємства було надано продавцями електронні фіскальні чеки або посилання на них? Про другий випадок саме і йде мова у зверненні нашого читача.
Як видають електронний чек продавці
Зауважимо, що п. 2 ст. 3 Закону про РРО передбачає надання покупцю розрахункового документа і, зокрема, чека в електронній формі.
Такий чек може надаватись у тому числі, але не виключно:
— з відтворюванням на дисплеї РРО чи дисплеї пристрою, на якому встановлений програмний РРО (ПРРО), QR-коду, який дозволяє особі здійснювати його зчитування та ідентифікацію із розрахунковим документом за структурою даних, що в ньому міститься;
та/або
— надсиланням електронного розрахункового документа на наданий такою особою абонентський номер або адресу електронної пошти.
Тобто нашому працівнику продавець канцтоварів повинен був надати чек в електронній формі: або шляхом надання QR-коду для зчитування чека, або надсиланням такого чека електронною поштою (E-mail), Viber, Telegram, WhatsApp або SMS чи Messengerом. При цьому на пристрої (РРО/ПРРО) мала бути встановлена відповідна програма.
Відправлення повідомлення виконується в загальному порядку від імені власника SIM-карти.
Про доставку фіскального чека від продавця повинно надходити SMS-повідомлення*
* Див. інформацію від податківців щодо цього тут: visnuk.com.ua/uk/news/100025317-praktika-vikoristannya-prro-yak-peredati-chek-pokuptsyu
Однак у нашому випадку, судячи з наведеної у запитанні інформації, продавець надав (надіслав) працівнику не сам документ (чек), а посилання на електронний розрахунковий документ, який розміщено на сайті його підприємства або десь на «хмарному» сховищі в Інтернеті.
За цим посиланням зазвичай покупець може відкрити й завантажити собі на пристрій у електронному вигляді заповнений на конкретне придбання/оплату фіскальний чек. І зазначимо, що зараз на практиці таким способом «надання» чеків деякі продавці нерідко «грішать».
Але чи можна вважати, що таким чином чек було надано покупцю, як того вимагає п. 2 ст. 3 Закону про РРО?
Чи тут має місце порушення цієї норми?
Апологети такого способу «надання» покупцям електронних чеків посилаються на те, що у цій нормі Закону про РРО є слова «у тому числі, але не виключно». На думку таких продавців, це дозволяє їм «надавати» покупцю електронний фіскальний чек, у тому числі і таким, «відсильним», способом...
Позиція фіскалів щодо видачі чека інтернет-посиланням
Однак фіскали щодо такого способу, схоже, тримаються іншої думки. У листі ДПСУ від 31.08.2021 № 3164/ІПК/99-00-07-05-01-06 вони відповідали на запитання: чи можна надавати клієнту не розрахунковий документ установленої форми та змісту, а спеціальний ідентифікатор, за допомогою якого клієнт зможе завантажити належний йому розрахунковий документ із сайту підприємства (особистого кабінету клієнта)?
Так от, фіскали відповіли так. Припущення підприємства про наявність варіативності та невичерпності способів надання електронного розрахункового документа стосується лише документа (встановленої форми та змісту) і способів його відтворення (візуалізації) на дисплеях РРО, пристроях ПРРО, надання можливості надсилати його на адресу електронної пошти або абонентський номер, наданий таким клієнтом.
Однак тут підприємство планує надавати (надсилати) клієнту не електронний розрахунковий документ, а спеціальний ідентифікатор для можливості завантаження такого документа через інтернет-сайт підприємства. А такий спосіб, на думку фіскалів, є прямим порушенням вимоги щодо надання саме розрахункового документа встановленої форми та змісту споживачу, яка встановлена п. 2 ст. 3 Закону про РРО.
Чи критичний спосіб отримання для покупця
Ми ж вважаємо, що в цьому питанні все не настільки однозначно, але зауважимо, що проблема способу надання електронного чека у рамках нашої теми критична в першу чергу для продавця. І тут ми трохи відхилилися від поставленого читачем (а саме — покупцем) запитання.
Але ж
для покупця, на нашу думку, не має ніякого значення, яким чином він дістанеться до електронного фіскального чека:
— прямим (якщо його буде надіслано покупцю безпосередньо на е-mail чи якимись «вайберами-вацапами»),
або
— непрямим (через посилання на адресу його знаходження в якомусь інтернет-масиві).
Важливо, щоб покупець зміг-таки дістатися електронної форми чека та мав можливість роздрукувати чек на папері.
А зробити це (дістатися до електронного чека і роздрукувати його) можна і в нашому випадку.
Електронний чек — до авансового звіту
Ми вважаємо, що в такій ситуації при складанні авансового звіту логічно чинити так само, як і в випадках з електронними квитками при складанні звітів після відряджень (див. щодо цього консультації в БЗ 102.18 та 103.17).
Роздрукування паперової копії електронного чека для цілей подання працівником авансового звіту вважаємо необхідним
Адже поки що немає віртуальної форми авансового звіту. Хоча, можливо, і це не за горами…
Роздрукована паперова копія і буде додана працівником до авансового звіту. Адже щоб витрачена сума не вважалась доходом працівника (або була йому відшкодована без утримання ПДФО, якщо він купував за свої), п.п. «б» п.п. 170.9.1 ПКУ вимагає, щоб такі витрати були «документально підтверджені».
Чи потрібно завіряти роздрукований чек
Для надання «солідності» такій паперовій копії бажано, щоб вона була засвідчена** відповідальною особою (головним бухгалтером і т. п.), а можливо, й самим працівником-підзвітником. Така засвідчена копія запитань у перевіряючих узагалі викликати не повинна.
** Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ч. 6 ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV).
Водночас, строго кажучи, можна паперову копію чека і не завіряти. Наприклад, податківці не вимагають завіряти у банку роздруковану копію електронної квитанції, навіть коли подаються документи для отримання податкової знижки (див. щодо цього консультацію в БЗ 103.06 і «Податки & бухоблік», 2021, № 91, с. 14).
Та й на сайті податкової є спеціальний сервіс «Пошук фіскального чека», який знаходиться у відкритій частині Електронного кабінету. Доступ до нього здійснюється в режимі реального часу без ідентифікації особи за посиланням: cabinet.tax.gov.ua/cashregs/check. Тобто завжди можна перевірити і реальність чека, і легітимність РРО/ПРРО, що його створив.
Можна на майбутнє наказувати підзвітникам, щоб просили від продавця надсилати підприємству саме електронний чек, а краще — його роздруковувати. Але водночас, як заявляють фіскали (БЗ 109.20), у програмному забезпеченні «Програмний реєстратор розрахункових операцій» наразі реалізовано можливість друку розрахункових документів (касових чеків) лише для пристроїв з операційною системою Windows…
висновки
- Пункт 2 ст. 3 Закону про РРО передбачає надання покупцю чека в електронній формі (у тому числі!): з відтворюванням на дисплеї РРО чи ПРРО QR-коду, що дозволяє зчитати чек, та/або надсиланням електронного чека на абонентський номер або е-mail покупця.
- Надання продавцем посилання на електронний чек, який розміщено на його сайті або десь на сховищі в Інтернеті, фіскали вважають порушенням Закону про РРО. На нашу думку, це — проблема лише для продавця.
- Якщо підзвітній особі надано продавцем електронний чек або посилання на нього, вважаємо, що їй до авансового звіту необхідно/достатньо додати роздруковану паперову копію цього електронного чека.
