Змінюємо місцезнаходження юрособи: організаційні моменти

Оновлюємо статутні документи

Коли підприємство змінює своє місцезнаходження (тобто фактичне місце ведення діяльності чи розташування офісу, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юрособи (переважно знаходиться керівництво) та здійснення управління і обліку), потрібно відкрити статут і подивитися, чи випадково не вказано у ньому місцезнаходження юрособи.

Якщо у статуті дані про місцезнаходження підприємства не містяться (на сьогодні у законодавстві немає вимоги про обов’язкове зазначення в установчих документах юрособи інформації про її місцезнаходження), то можна переходити до наступної дії.

Якщо ж відомості про місцезнаходження юрособи зазначені в установчих документах (статуті), то потрібно внести зміни до статуту.

Для цього вищий орган управління підприємством має прийняти відповідне рішення (якщо один власник то рішення приймає він, а якщо декілька — загальні збори учасників або акціонерів тощо) про внесення змін до статуту у зв’язку зі зміною місцезнаходження юрособи.

Прийняття такого рішення оформляється протоколом, якщо його приймали на загальних зборах, або рішенням — якщо рішення приймав єдиний власник підприємства.

Вносимо зміни до ЄДР

Інформація про місцезнаходження підприємства вноситься до ЄДР. Тому якщо підприємство змінює своє місцезнаходження, то воно має оновити інформацію у ЄДР.

Зверніть увагу! Закон № 755* не встановлює граничного строку для оновлення відомостей, що містяться у ЄДР. Водночас чим швидше ви це зробите, тим краще для вас. Адже при листуванні з держорганами орієнтуватися слід саме на місцезнаходження.

* Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755-IV.

Щоб внести зміни до ЄДР про зміну місцезнаходження, слід звернутися до держреєстратора (зазвичай через центри надання адмінпослуг) або нотаріуса, який може вчиняти реєстраційні дії щодо ФОП та юросіб. При цьому робити це можна або особисто, або поштою.

Оскільки ані портал «Он-лайн будинок юстиції» (online.minjust.gov.ua), ані «Дія» (guide.diia.gov.ua) такої змоги поки що не дають.

Щоб оновити дані про місцезнаходження, слід подати держреєстратору/нотаріусу певний пакет документів.

А саме — вам знадобиться:

1) якщо ви вносите зміни до ЄДР без оновлення інформації про місцезнаходження у статуті підприємства:

— заява за формою 2, затвердженою наказом Мін’юсту від 18.11.2016 р. № 3268/5;

— оригінал або копія нотаріально посвідченої довіреності на здійснення реєстраційних дій (якщо документи подаватиме уповноважений представник юрособи). Ця вимога міститься у ч. 5 ст. 6 та ч. 2 ст. 14 Закону № 755 (ср. ). Якщо документи подає директор або представник, внесений до ЄДР, то довіреність не потрібна;

— квитанція про сплату адмінзбору. Розмір збору за подання документів у паперовому вигляді складає 0,3 прожиткового мінімуму для працездатних осіб (у 2021 році — 680 грн).

Якщо запис до ЄДР вноситиме нотаріус, то до адмінзбору додається і винагорода нотаріуса;

2) якщо ви вносите зміни до ЄДР з оновленням інформації про місцезнаходження у статуті підприємства, то, крім вищезазначених документів, вам доведеться також подати:

— протокол/рішення загальних зборів учасників/акціонерів/власників. Підписи на протоколі/рішенні засвідчуються нотаріально;

— нову редакцію установчих документів юрособи (статут). Підписи на статуті засвідчуються нотаріально. Подавати слід один примірник статуту, який лишається у реєстраційній справі та юрособі не повертається.

Протягом 24 годин після надходження документів, поданих для держреєстрації змін, крім вихідних та святкових днів, інформація про юрособу, що міститься у ЄДР, буде оновлена. Перевірити, що оновлення відбулося, можна заглянувши у ЄДР (usr.minjust.gov.ua).

Оновлюємо дані у податковій

Після того як юрособа оновить інформацію про своє місцезнаходження у ЄДР, про це одразу дізнаються і податківці. Таку інформацію їм передасть держреєстратор в автоматичному режимі.

При цьому якщо юрособа змінила адресу, але не змінила податкову, у якій знаходиться на обліку, то для такої юрособи практично нічого не змінюється.

Водночас доволі часто при зміні місцезнаходження юрособи відбувається зміна і податкової, в якій юрособа буде знаходитися на обліку. В цьому випадку починається процедура зміни основного місця реєстрації юрособи, а саме відбувається зняття юрособи з обліку за основним місцем обліку платника податків та переведення її на обслуговування до іншої податкової.

При цьому немає значення, чи відбувається зміна податкової, у якій юрособа стоїть на обліку, після зміни її місцезнаходження чи ні — всі операції із зміни основного місця обліку при зміні місцезнаходження будуть відбуватися автоматично.

Тобто юрособі для переходу на облік з однієї податкової до іншої ніяких додаткових повідомлень подавати не потрібно.

Це ж стосується і реєстрації платником ЄСВ. Після внесення змін до ЄДР про зміну місцезнаходження податківці самостійно переведуть вас на облік у контролюючий орган за новим місцезнаходженням (БЗ 201.10).

Водночас зміна місця обліку юрособи через зміну місцезнаходження не пройде зовсім безслідно для юрособи. Річ у тім, що після зміни місця знаходження у юрособи, незалежно від того, змінилося місце основного обліку юрособи (переїхала вона під крило нової податкової) чи ні (лишилася у сфері контролю старої податкової), їй слід зробити й інші дії.

ЄП-оновлення

Якщо юрособа є платником ЄП, то їй доведеться внести зміни до Реєстру платників ЄП про зміну податкової адреси, місця провадження господарської діяльності. Для цього юрособа-спрощенець має подати заяву про застосування спрощеної системи оподаткування (затверджена наказом Мінфіну від 16.07.2019 р. № 308) не пізніше останнього дня кварталу, в якому відбулися такі зміни (п. 298.6 ПКУ).

Так, наприклад, якщо юрособа переїхала у ІІІ кварталі 2021 року, то подати таку заяву слід не пізніше 30.09.2021 р.

Дані про об’єкти

Юрособі, яка переїхала, слід подати ф. № 20-ОПП щодо об’єктів, які вона використовувала на старому місці знаходження і починає використовувати на новому. Так, наприклад, якщо юрособа розірвала договір оренди на приміщення, де вона знаходилася раніше, і переїхала у нове приміщення (яке орендує чи придбала), то їй слід подати ф. № 20-ОПП, у якій вказати:

— про закриття попереднього об’єкта оподаткування (місця, де юрособа знаходилася до переїзду). Щоб закрити такий об’єкт оподаткування, у ф. № 20-ОПП варто подати дані з кодом ознаки надання інформації — 6;

— про відкриття нового об’єкта оподаткування (місця, куди юрособа переїхала). Для цього у ф. № 20-ОПП варто подати дані з кодом ознаки надання інформації — 1.

Подавати ф. № 20-ОПП слід протягом 10 робочих днів з моменту закінчення використання одного об’єкта оподаткування (розірвання договору оренди) та початку використання іншого (укладення договору оренди тощо). Тобто відраховувати дату подання ф. № 20-ОПП слід не від дати фактичної зміни місцезнаходження, а від дати появи або зникнення певного об’єкту оподаткування у юрособи (приміщення, де юрособа знаходиться).

Подавати ф. № 20-ОПП не потрібно тільки щодо об’єктів оподаткування, які потрапляють під укрупнення. Так, наприклад, якщо змінилося місце знаходження офісу, то ф. № 20-ОПП слід подати про об’єкт оподаткування, який є офісом. А от про все, що в ньому знаходиться (столи, стільці, комп’ютери, ноутбуки тощо), інформацію подавати не потрібно. Бо всі ці об’єкти потрапили під укрупнення об’єктом, який є офісом.

ПДВ-перереєстрація

Також не виникне проблем при переїзді у юрособи, яка зареєстрована платником ПДВ. На сьогодні у випадку зміни місцезнаходження юрособи — платника ПДВ перереєстрація платником ПДВ буде відбуватися автоматично.

І це стосується як випадку, коли зміна місцезнаходження призвела до переведення юрособи на обслуговування до іншої податкової, так і без такого переведення.

Річ у тім, що у переліку підстав для проведення перереєстрації платника ПДВ відсутня така підстава, як зміна платником ПДВ свого місцезнаходження (місця проживання) (п. 183.15 ПКУ).

На цьому наголошують і податківці у категорії 101.02 БЗ. Вони прямо заявляють, що

Крім того, у багатьох платників ПДВ виникає закономірне запитання: як впливає зміна його місцезнаходження на дані електронного рахунку у СЕА ПДВ?

Хочемо всіх заспокоїти. Переїзд платника ПДВ, у тому числі із зміною адміністративного району, жодним чином не впливає на номер рахунку у СЕА ПДВ. Тобто після переїзду номер рахунку залишається незмінним, оскільки він не прив’язаний до місця здійснення платником ПДВ діяльності. На цьому наголошують і фіскали у категорії 101.17 БЗ.

РРО-перереєстрація

Автоматична перереєстрація. Сам факт зміни місцезнаходження юрособи, в тому числі із зміною контролюючого органу, не змушує суб’єкта господарювання проводити перереєстрацію його РРО, ПРРО та КОРО. Така перереєстрація відбувається автоматично самою податковою протягом 2 робочих днів після переведення платника податків на обслуговування до контролюючого органу за новим місцем обліку (п. 4 гл. 3 розд. II Порядку реєстрації РРО*, п. 3 гл. 2 розд. II Порядку реєстрації КОРО*, п. 11 розд. II Порядку реєстрації ПРРО**).

* Затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547.

** Затверджений наказом Мінфіну від 23.06.2020 р. № 317.

Отже, навіть після переїзду юрособи (зміни місцезнаходження) РРО, КОРО і ПРРО, які знаходяться у господарських одиницях, що належать такій юрособі, функціонують у звичному режимі, як і до переїзду, а реєстраційні посвідчення на РРО є чинними до внесення змін до них із інших причин.

Ручна перереєстрація. Водночас, якщо за місцезнаходженням юрособи використовувалися РРО, КОРО чи ПРРО і вони разом із юрособою переїхали до іншого місця, то тут доведеться попотіти.

Так, щоб можна було використовувати за новим місцезнаходженням юрособи:

1) РРО — потрібно подати реєстраційну заяву за формою 1-РРО з позначкою «Перереєстрація», а також реєстраційне посвідчення. Конкретного строку, в який слід подати документи для перереєстрації у випадку зміни місцезнаходження РРО, у Порядку реєстрації РРО не міститься. Але спеціалісти радять подати такі документи у строк, встановлений для перереєстрації з приводу зміни даних, що містяться у реєстраційному посвідченні. Тобто протягом 5 робочих днів, що настають за днем, коли виникли підстави для заміни реєстраційного посвідчення на РРО.

Подавати реєстраційну заяву можна як в електронному, так і в паперовому вигляді. Якщо подаєте її в електронному вигляді, то доведеться все одно здавати в податкову реєстраційне посвідчення на зміну, а потім отримувати його назад;

2) КОРО (йдеться про випадок, коли КОРО використовується разом із РК замість РРО на господарській одиниці) — слід подати не пізніше 5 робочих днів з дня переїзду за місцем реєстрації КОРО реєстраційну заяву за ф. № 1-КОРО з позначкою «Перереєстрація» та КОРО, яка підлягає перереєстрації. Після внесення до неї фіскалами запису про зміни КОРО повертається платнику і її можна починати використовувати на новому місці. Заяву за ф. № 1-КОРО можна подати і в електронному вигляді. Але оскільки сама КОРО ведеться тільки на папері, то без відвідування податкової не вдасться її надати для внесення даних про зміну місця використання;

3) ПРРО — потрібно подати Заяву за ф. № 1-ПРРО з позначкою «Перереєстрація».

Звертаємо увагу! Перед тим, як подавати заяву про перереєстрацію, слід:

— подати ф. № 20-ОПП про те, що у юрособи виник новий об’єкт оподаткування за місцем використання ПРРО;

— направити останній фіскальний звітний чек та закрити останню зміну на такому ПРРО.

Чіткі строки подання заяви для перереєстрації ПРРО не встановлені. Вважаємо, що потрібно подавати таку заяву перед початком роботи на ПРРО на новому місці, тобто перед відкриттям зміни на новій господарській одиниці.

Алкотютюнова та пальна ліцензії

Якщо юрособа змінює своє місцезнаходження і за попереднім місцезнаходженням вона мала оформлену алкотютюнову ліцензію чи ліцензію на зберігання або торгівлю пальним, то щоб торгувати алкоголем і тютюном чи зберігати або торгувати пальним на новому місці, юрособі слід отримати нову ліцензію. Для цього потрібно подати органу, який видав ліцензію, тобто податківцям (БЗ 113.02):

— заяву (довільної форми);

— документи, що підтверджують зміну відомостей (тобто місцезнаходження).

Після цього протягом 3 робочих днів податківці видадуть вам ліцензію, оформлену на новому бланку з урахуванням змін. І ви можете торгувати алкоголем і тютюном чи зберігати або торгувати вроздріб пальним на основі нової ліцензії (ч. п’ятдесят друга ст. 15 Закону України від 19.12.95 р. № 481/95-BP).

Звертаємо увагу! Чинним законодавством не передбачено граничних термінів для подання заяв на переоформлення ліцензій на право роздрібної торгівлі алкогольними напоями та/або тютюновими виробами чи зберігання або продаж пального (БЗ 113.03). Водночас вважаємо, що краще її переоформити до початку торгівлі алкоголем чи зберігання або торгівлі пальним на новому місці.

Фонд соцзахисту інвалідів

Якщо підприємство було на обліку у Фонді соцзахисту інвалідів, тобто подавало звіти, то за загальним правилом після зміни місцезнаходження воно має подати заяву і копію довідки (йдеться про довідку про включення до реєстру неприбуткових установ, видану органом ДПСУ і яку, судячи з назви довідки, подають тільки неприбутківці) протягом 10 робочих днів після держреєстрації змін до установчих документів юрособи (п. 3 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 31.01.2007 р. № 70).

Це не стосується тільки випадку, коли, змінивши місцезнаходження, юрособа не змінила відділення Фонду, у якому стоїть на обліку. У цьому випадку Фонд дозволяє не подавати реєстраційну заяву. Повідомляти про зміну місцезнаходження юрособі слід при подачі чергового звіту за ф. № 10-ПОІ до Фонду. А саме — у цьому звіті слід буде просто вказати нову адресу (див. лист Фонду соцзахисту інвалідів від 27.05.2016 р. № 1/3-81/02-01).

Інші операції

Електронний підпис. Дані про місцезнаходження юрособи містяться у інформації, що прописана в сертифікаті відкритого ключа. Тому після зміни місцезнаходження юрособи доведеться скасувати діючі ключі (зі старим місцезнаходженням) і згенерувати нові.

При цьому, щоб використовувати нові ключі при поданні звітності, юрособі на сьогодні достатньо просто подати фіскалам будь-який електронний документ з накладанням на нього нового електронного підпису. Старий електронний підпис анулюється автоматично після того, як ви подасте заяву про їх скасування.

Щоб новими ключами без проблем підписувати звітність, доведеться також переподати ще й Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису.

Такий підхід стосується і ПФ та Держстатистики.

Подібний фокус не пройде тільки із ФССУ (коли ви подаєте в електронному вигляді заяви-розрахунки, повідомлення про виплату коштів застрахованим особам тощо). Щоб після зміни ключів можна було подати їм звітність чи інші документи в електронній формі, слід їх повідомити про ключі.

Рахунки в банку. Максимум — це юрособі доведеться повідомити банк про зміну свого місцезнаходження. Але слід це робити чи ні, юрособа може довідатися, заглянувши у договір банківського рахунку, в якому мають бути прописані дії при внесенні змін до відомостей, що містяться в ЄДР та установчих документах (п. 22 розд. ІІ Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492).

Контрагенти. Щоб дізнатися, чи обов’язково слід повідомляти контрагентів про зміну місцезнаходження, слід заглянути у договори з ними. Можливо, у якомусь і прописані такі вимоги. Хоча бажано самостійно проінформувати контрагентів про зміну місця знаходження підприємства, щоб уникнути непорозумінь.

Про те, куди після переїзду платити податки і ЄСВ, а також подавати звітність, читайте у найближчих номерах.