Обновляем уставные документы
Когда предприятие изменяет свое местонахождение (т. е. фактическое место ведения деятельности или расположения офиса, из которого проводится ежедневное управление деятельностью юрлица (преимущественно находится руководство) и осуществление управления и учета), нужно открыть устав и посмотреть, не указано ли в нем случайно местонахождение юрлица.
Если в уставе данные о местонахождении предприятия не содержатся (на сегодня в законодательстве нет требования об обязательном указании в учредительных документах юрлица информации о его местонахождении), то можно переходить к следующему действию.
Если же сведения о местонахождении юрлица указаны в учредительных документах (уставе), то нужно внести изменения в устав.
Для этого высший орган управления предприятием должен принять соответствующее решение (если собственник один, то решение принимает он, а если несколько — общее собрание участников или акционеров и т. п.) о внесении изменений в устав в связи с изменением местонахождения юрлица.
Принятие такого решения оформляется протоколом, если его принимали на общем собрании, или решением — если решение принимал единственный собственник предприятия.
Вносим изменения в ЕГР
Информация о местонахождении предприятия вносится в ЕГР. Поэтому если предприятие изменяет свое местонахождение, то оно должно обновить информацию в ЕГР.
Обратите внимание! Закон № 755* не устанавливает предельного срока для обновления сведений, которые содержатся в ЕГР.
В то же время, чем быстрее вы это сделаете, тем лучше для вас. Ведь при переписке с госорганами ориентироваться следует именно на местонахождение.
Чтобы внести изменения в ЕГР об изменении местонахождения, следует обратиться к госрегистратору (обычно через центры предоставления админуслуг) или нотариусу, который может совершать регистрационные действия относительно ФЛП и юрлиц. При этом делать это можно или лично, или по почте.
К сожалению, подать в электронном виде документы для внесения изменений в ЕГР пока не удастся
Поскольку ни портал «Он-лайн дом юстиции» (online.minjust.gov.ua), ни «Дія» (guide.diia.gov.ua) такой возможности пока что не дают.
Чтобы обновить данные о местонахождении, следует подать госрегистратору/нотариусу определенный пакет документов.
А именно вам понадобятся:
1) если вы вносите изменения в ЕГР без обновления информации о местонахождении в уставе предприятия:
— заявление по форме 2, утвержденной приказом Минюста от 18.11.2016 г. № 3268/5;
— оригинал или копия нотариально удостоверенной доверенности на осуществление регистрационных действий (если документы будет подавать уполномоченный представитель юрлица). Это требование содержится в ч. 5 ст. 6 и ч. 2 ст. 14 Закона № 755 (ср. ). Если документы подает директор или представитель, внесенный в ЕГР, то доверенность не нужна;
— квитанция об уплате админсбора. Размер сбора за предоставление документов в бумажном виде составляет 0,3 прожиточного минимума для трудоспособных лиц (в 2021 году — 680 грн).
Если запись в ЕГР будет вносить нотариус, то к админсбору прибавляется еще и вознаграждение нотариуса;
2) если вы вносите изменения в ЕГР с обновлением информации о местонахождении в уставе предприятия, то, кроме вышеуказанных документов, вам придется также подать:
— протокол/решение общего собрания участников/акционеров/собственников. Подписи на протоколе/решении удостоверяются нотариально;
— новую редакцию учредительных документов юрлица (устав). Подписи на уставе удостоверяются нотариально. Подавать следует один экземпляр устава, который остается в регистрационном деле и не возвращается юрлицу.
Если вы не желаете морочить голову при каждом переезде с обновлением устава, советуем из него вообще убрать данные о местонахождении юрлица
В течение 24 часов после поступления документов, поданных для госрегистрации изменений, кроме выходных и праздничных дней, информация о юрлице, которая содержится в ЕГР, будет обновлена. Проверить, что обновление произошло, можно, заглянув в ЕГР (usr.minjust.gov.ua).
Обновляем данные в налоговой
После того как юрлицо обновит информацию о своем местонахождении в ЕГР, об этом сразу узнают и налоговики. Такую информацию им передаст госрегистратор в автоматическом режиме.
При этом если юрлицо изменило адрес, но не сменило налоговую, в которой состоит на учете, то для такого юрлица практически ничего не меняется.
В то же время достаточно часто при изменении местонахождения юрлица происходит изменение и налоговой, в которой юрлицо будет стоять на учете. В этом случае начинается процедура изменения основного места регистрации юрлица, а именно происходит снятие юрлица с учета по основному месту учета налогоплательщика и перевод его на обслуживание в другую налоговую.
При этом не имеет значения, происходит ли изменение налоговой, в которой юрлицо состоит на учете после изменения его местонахождения или нет — все операции по изменению основного места учета при смене местонахождения будут происходить автоматически.
То есть юрлицу для перехода на учет из одной налоговой в другую никаких дополнительных уведомлений подавать не нужно.
Это же касается и регистрации плательщиком ЕСВ. После внесения изменений в ЕГР об изменении местонахождения налоговики самостоятельно переведут вас на учет в контролирующий орган по новому местонахождению (БЗ 201.10).
В то же время изменение места учета юрлица в связи с изменением местонахождения совсем бесследно для юрлица не пройдет. Дело в том, что после изменения местонахождения у юрлица независимо от того, изменилось место основного учета юрлица (переехало оно под крыло новой налоговой) или нет (осталось в сфере контроля старой налоговой), ему следует предпринять и другие действия.
ЕН-обновление
Если юрлицо является плательщиком ЕН, то ему придется внести изменения в Реестр плательщиков ЕН об изменении налогового адреса, места осуществления хозяйственной деятельности. Для этого юрлицо-упрощенец должно подать заявление о применении упрощенной системы налогообложения (утверждена приказом Минфина от 16.07.2019 г. № 308) не позднее последнего дня квартала, в котором состоялись такие изменения (п. 298.6 НКУ).
Так, например, если юрлицо переехало в ІІІ квартале 2021 года, то подать такое заявление следует не позднее 30.09.2021 г.
Данные об объектах
Переехавшему на новое место лицу следует подать ф. № 20-ОПП по объектам, которые использовало юрлицо на старом месте нахождения и начинает использовать на новом. Так, например, если юрлицо расторгло договор аренды на помещение, где оно находилось раньше, и переехало в новое помещение (которое арендует или приобрело), то ему следует подать ф. № 20-ОПП, в которой указать:
— о закрытии предыдущего объекта налогообложения (места, где юрлицо находилось до переезда). Чтобы закрыть такой объект налогообложения, в ф. № 20-ОПП стоит подать данные с кодом признака предоставления информации — 6;
— об открытии нового объекта налогообложения (места, куда юрлицо переехало). Для этого в ф. № 20-ОПП стоит подать данные с кодом признака предоставления информации — 1.
Подавать ф. № 20-ОПП следует в течение 10 рабочих дней с момента окончания использования одного объекта налогообложения (расторжения договора аренды) и начала использования другого (заключения договора аренды и т. п.). То есть отсчитывать дату подачи ф. № 20-ОПП следует не от даты фактического изменения местонахождения, а от даты появления или исчезновения определенного объекта налогообложения у юрлица (помещение, где юрлицо находится).
Подавать ф. № 20-ОПП не нужно только по объектам налогообложения, которые попадают под укрупнение.
Так, например, если изменилось местонахождение офиса, то ф. № 20-ОПП следует подать об объекте налогообложения, который является офисом. А вот обо всем, что в нем находится (столы, стулья, компьютеры, ноутбуки и т. п.), информацию подавать не нужно. Потому что все эти объекты попали под укрупнение объектом, который является офисом.
НДС-перерегистрация
Также не возникнет проблем при переезде у юрлица, которое зарегистрировано плательщиком НДС. На сегодня в случае изменения местонахождения юрлица — плательщика НДС перерегистрация плательщиком НДС будет происходить автоматически.
И это касается как случая, когда изменение местонахождения привело к переводу юрлица на обслуживание в другой налоговой, так и без такого перевода.
Дело в том, что в перечне оснований для проведения перерегистрации плательщика НДС отсутствует такое основание, как изменение плательщиком НДС своего местонахождения (места жительства) (п. 183.15 НКУ).
На это указывают и налоговики в категории 101.02 БЗ. Они прямо заявляют, что
в случае изменения субъектом хозяйствования местонахождения в контролирующий орган не подается заявление по форме № 1-ПДВ с пометкой «Перереєстрація»
Кроме того, у многих плательщиков НДС возникает закономерный вопрос: как влияет изменение его местонахождения на данные электронного счета в СЭА НДС?
Хотим всех успокоить. Переезд плательщика НДС, в том числе с изменением административного района, никак не влияет на номер счета в СЭА НДС. То есть после переезда номер счета остается неизменным, поскольку он не привязан к месту осуществления плательщиком НДС деятельности.
Об этом указывают и фискалы в категории 101.17 БЗ.
РРО-перерегистрация
Автоматическая перерегистрация. Сам факт изменения местонахождения юрлица, в том числе с изменением контролирующего органа, не вынуждает субъекта хозяйствования проводить перерегистрацию его РРО, ПРРО и КУРО. Такая перерегистрация происходит автоматически самой налоговой в течение 2-х рабочих дней после перевода налогоплательщика на обслуживание в контролирующий орган по новому месту учета (п. 4 гл. 3 разд. II Порядка регистрации РРО*, п. 3 гл. 2 разд. II Порядка регистрации КУРО*, п. 11 разд. II Порядка регистрации ПРРО**).
* Утвержден приказом Минфина от 14.06.2016 г. № 547.
** Утвержден приказом Минфина от 23.06.2020 г. № 317.
Следовательно, даже после переезда юрлица (изменения местонахождения) РРО, КУРО и ПРРО, которые находятся в хозяйственных единицах, принадлежащих такому юрлицу, функционируют в привычном режиме, как и до переезда, а регистрационные удостоверения на РРО действуют до внесения изменений в них по другим причинам.
Ручная перерегистрация. В то же время, если по местонахождению юрлица использовались РРО, КУРО или ПРРО и они вместе с юрлицом переехали в другое место, то здесь придется попотеть.
В случае изменения места использования РРО, КУРО или ПРРО следует провести их перерегистрацию
Чтобы можно было использовать по новому местонахождению юрлица:
1) РРО — нужно подать регистрационное заявление по форме 1-РРО с пометкой «Перереєстрація», а также регистрационное удостоверение. Конкретного срока, в который следует подать документы для перерегистрации в случае изменения местонахождения РРО, в Порядке регистрации РРО не содержится. Но специалисты советуют подать такие документы в срок, установленный для перерегистрации по поводу изменения данных, содержащихся в регистрационном удостоверении. То есть в течение 5 рабочих дней, следующих за днем, когда возникли основания для замены регистрационного удостоверения на РРО.
Подавать регистрационное заявление можно как в электронном, так и в бумажном виде. Если подаете его в электронном виде, то все равно придется сдавать в налоговую регистрационное удостоверение на изменение, а потом получать его обратно;
2) КУРО (речь идет о случае, когда КУРО используется вместе с РК вместо РРО на хозяйственной единице) — следует подать не позднее 5 рабочих дней со дня переезда по месту регистрации КУРО регистрационное заявление по ф. № 1-КУРО с пометкой «Перереєстрація» и КУРО, которая подлежит перерегистрации. После внесения в нее фискалами записи об изменениях КУРО возвращается плательщику и ее можно начинать использовать на новом месте. Заявление по ф. № 1-КУРО можно подать и в электронном виде. Но поскольку сама КУРО ведется только на бумаге, то без посещения налоговой не удастся ее предоставить для внесения данных об изменении места использования;
3) ПРРО — нужно подать Заявление по ф. № 1-ПРРО с пометкой «Перереєстрація».
Обращаем внимание! Перед тем как подавать заявление о перерегистрации, следует:
— подать ф. № 20-ОПП о том, что у юрлица возник новый объект налогообложения по месту использования ПРРО;
— направить последний фискальный отчетный чек и закрыть последнюю смену на таком ПРРО.
Четкие сроки подачи заявления для перерегистрации ПРРО не установлены. Считаем, что нужно подавать такое заявление перед началом работы на ПРРО на новом месте, т. е. перед открытием смены на новой хозяйственной единице.
Алкотабачная и горючая лицензии
Если юрлицо изменяет свое местонахождение и по предыдущему местонахождению оно имело оформленную алкотабачную лицензию или лицензию на хранение или торговлю горючим, то, чтобы торговать алкоголем и табаком, либо хранить или торговать горючим на новом месте, юрлицу следует получить новую лицензию. Для этого нужно подать органу, выдавшему лицензию, т. е. налоговикам (БЗ 113.02):
— заявление (произвольной формы);
— документы, подтверждающие изменение сведений (т. е. местонахождение).
После этого в течение 3-х рабочих дней налоговики выдадут вам лицензию, оформленную на новом бланке, с учетом изменений. И вы можете торговать алкоголем и табаком либо хранить или торговать в розницу горючим на основании новой лицензии (ч. пятьдесят вторая ст. 15 Закона Украины от 19.12.95 г. № 481/95-BP).
Обращаем внимание! Действующим законодательством не предусмотрено предельных сроков для подачи заявлений на переоформление лицензий на право розничной торговли алкогольными напитками и/или табачными изделиями или хранение, или продажу горючего (БЗ 113.03). В то же время считаем, что лучше ее переоформить до начала торговли алкоголем либо хранения или торговли горючим на новом месте.
Фонд соцзащиты инвалидов
Если предприятие было на учете в Фонде соцзащиты инвалидов, т. е. подавало отчеты, то по общему правилу после изменения местонахождения оно должно подать заявление и копию справки (речь идет о справке о включении в реестр неприбыльных учреждений, выданной органом ГНСУ, которую, как видно из названия справки, подают только неприбыльщики) в течение 10 рабочих дней после госрегистрации изменений к учредительным документам юрлица (п. 3 Порядка, утвержденного постановлением КМУ от 31.01.2007 г. № 70).
Это не касается только случая, когда, изменив местонахождение, юрлицо не изменило отделение Фонда, в котором состоит на учете. В этом случае Фонд позволяет не подавать регистрационное заявление. Сообщать об изменении местонахождения юрлицу следует при подаче очередного отчета по ф. № 10-ПОІ в Фонд. А именно в этом отчете нужно будет просто указать новый адрес (см. письмо Фонда соцзащиты инвалидов от 27.05.2016 г. № 1/3-81/02-01).
Другие операции
Электронная подпись. Данные о местонахождении юрлица содержатся в информации, которая прописана в сертификате открытого ключа. Поэтому после изменения местонахождения придется отменить действующие ключи (со старым местонахождением) и сгенерировать новые.
Чтобы использовать новые ключи при предоставлении отчетности, юрлицу достаточно просто подать любой электронный документ фискалам с наложением на него новой электронной подписи. Старая электронная подпись аннулируется автоматически, после того как вы подадите заявление об отмене старых подписей.
Чтобы новыми ключами подписывать отчетность, придется также переподать еще и Уведомление о предоставлении информации о квалифицированной электронной подписи.
Такой подход касается и ПФ, и Госстатистики.
Подобный фокус не пройдет только с ФССУ (когда вы подаете в электронном виде заявления-расчеты, уведомления о выплате средств застрахованным лицам и т. п.). Чтобы после изменения ключей можно было подать им отчетность или другие документы в электронной форме, следует им сообщить о ключах.
Счета в банке. Максимум, что придется сделать юрлицу, — это сообщить в банк об изменении своего местонахождения. Но нужно это делать или нет, юрлицо может узнать, заглянув в договор банковского счета, в котором должны быть прописаны действия при внесении изменений в сведения, содержащиеся в ЕГР и учредительных документах (п. 22 разд. ІІ Инструкции, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492).
Контрагенты. Чтобы узнать, обязательно ли нужно сообщать контрагентам об изменении местонахождения, следует заглянуть в договоры с ними. Возможно, в договоре с кем-то прописаны такие требования. Хотя желательно самостоятельно проинформировать контрагентов об изменении местонахождения предприятия, во избежание недоразумений.
О том, куда после переезда платить налоги и ЕСВ, а также подавать отчетность, читайте в ближайших номерах.
