Більшість обов’язкових реквізитів фіскального чека занесені до РРО/ПРРО заздалегідь. І далеко не завжди це робить касир — частіше таку справу доручають професіоналам (зокрема, працівникам ЦСО).
Так-от, одні реквізити повторюються без змін у кожному чеку (наприклад, найменування суб’єкта господарювання, назва та адреса господарської одиниці). Інші (скажімо, загальна сума ПДВ або акцизного податку) щоразу розраховуються за формулами. Деякі (як-от для підакцизної групи товарів назва товару, код УКТ ЗЕД, ціна) мають бути обов’язково запрограмовані в РРО/ПРРО.
Однак усі їх об’єднує те, що оператор (продавець, касир) ніяк не впливає на відображення таких реквізитів у чеку. Він не може ні помилитися в них у момент здійснення розрахункової операції, ні виправити їх, якщо вони друкуються з помилками. Саме через це відповідна нормативка не містить процедури виправлення таких реквізитів.
Виправити у фіскальному чеку можна лише сумові помилки і помилки у формі оплати
Причому правила проведення таких виправлень для РРО і ПРРО різні. З огляду на це розглянемо їх по черзі.
Сумові помилки в чеку РРО. Скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку здійснюють шляхом реєстрації від’ємної суми. А от реєструвати через РРО від’ємні суми з використанням операції «сторно» заборонено (п. 7 розд. III Порядку № 547*). Після того як помилку буде виправлено, складають акт, у якому вказують дані про помилкову суму та реквізити розрахункового документа (п. 8 розд. III Порядку № 547).
Слід розуміти, що сумові помилки можуть бути наслідком кількох помилкових дій одночасно або якоїсь однієї з них: пробили (1) не той або взагалі зайвий товар, (2) не ту кількість товару, (3) не ту вартість товару. Тож і виправляти такі помилки слід так, як описано вище.
Помилки у формі оплати в чеку РРО. Про виправлення цієї помилки у п. 8 розд. III Порядку № 547 сказано тільки те, що слід скласти такий самий акт, як і при виправленні сумової помилки. А чи треба при цьому реєструвати через РРО від’ємну суму? Розглянемо два можливих випадки.
1. Отримали готівку — пробили безготівку. Мета роздрукування від’ємного чека — привести у відповідність суму готівки, що міститься у скриньці РРО, із сумою, яка потрапила у фіскальну пам’ять після допущення помилки, шляхом зменшення останньої без фактичної видачі готівки. А в цьому випадку такої невідповідності немає, оскільки готівковий платіж провели через РРО як безготівковий.
Тож для виправлення такої помилки цілком достатньо (див. БЗ 109.06):
— скласти акт про скасування помилково проведеної суми з формою оплати «Безготівкова» або «Карткою»;
— після отримання готівки від покупця за проданий товар (надану послугу) провести розрахункову операцію на повну суму покупки через РРО з роздрукуванням касового чека на повну суму проведеної операції.
2. Безготівку провели як готівку. Суть помилки зводиться до того, що у фіскальну пам’ять РРО потрапила певна сума, яку насправді ви готівкою не отримували. Натомість ця сума (щоправда, за вирахуванням комісії банка-еквайра) надійде вам трохи згодом на поточний рахунок у безготівковій формі.
Отже, щоб виправити цю помилку, треба:
— зареєструвати через РРО від’ємну суму, що дорівнює вартості проданого товару;
— скласти акт про скасування помилково проведеної суми з формою оплати «Готівкою».
Відповідальність за відсутність актів. Ви, певно, помітили, що при виправленні будь-якої з наведених вище помилок без складання акту не обійтись.
Акти про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку, помилкової форми оплати суб’єкт господарювання зобов’язаний зберігати протягом трьох років і надавати їх контролюючим органам під час проведення перевірки
Про це прямо сказано в п. 8 розд. III Порядку № 547.
А що може загрожувати за відсутність актів? Податківці роз’яснюють (БЗ 109.18): за це порушення до платника будуть застосовані штрафні санкції в розмірі 1020 грн. А за ті самі дії, вчинені платником, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, розмір штрафу подвоюється. Підставу для цих штрафів вони вбачають у п. 121.1 ПКУ.
Виправлення ПРРО-помилок. Скасування помилково проведеної суми через ПРРО здійснюється одним із двох способів (БЗ 109.20):
1) через фіскальний касовий чек видачі коштів (форма № ФКЧ-2). Виправляти помилку цим способом можна, на наш погляд, до того, як касир створить Z-звіт. Річ у тому, що тільки так можна уникнути розбіжності між залишком коштів, які знаходяться біля ПРРО, з даними, зазначеними в Z-звіті;
2) через сторнування раніше здійсненої операції та проведення операції продажу повторно. Застосувати цей варіант виправлення помилки можна до моменту закриття зміни на ПРРО.
Виправляти ж помилки у формі оплати в чеку ПРРО слід з урахуванням того, що сказано вище про РРО.
При виправленні помилок через ПРРО складати такий акт, який складають при виправленні РРО-помилок, законодавство не вимагає
Але на цьому наполягають податківці (див. БЗ 109.20). І загрожують такими самими штрафами, як і власникам РРО (див. вище). Тож краще пристати на їхню забаганку, ніж доводити потім свою правоту в суді.