Загублена індексація: знайти і нарахувати

Виправити чи ховати?

Якщо ви не проводили індексацію, хоча повинні були це роботи, то краще виправити помилку й донарахувати/виплатити працівникам всі суми, на які вони мали право. Чому? Річ у тім, що індексація зарплати — це мінімальна державна гарантія в оплаті праці. Вимогу індексувати заробітну плату у встановленому законодавством порядку висуває ст. 95 КЗпП. А норми і гарантії в оплаті праці, передбачені КЗпП, є мінімальними державними гарантіями (див. ст. 12 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР). Таким чином,

Це загрожує роботодавцеві фінансовим штрафом у двократному розмірі мінімальної зарплати, встановленої законом на момент виявлення порушення (з 01.10.2022 по 31.12.2023 — 13400 грн), за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення (абзац п’ятий ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Проте якщо ви усунете порушення, а саме обчислите та виплатите загублені суми індексації до початку перевірки Держпраці або у строки, визначені приписом Держпраці (якщо таке порушення буде виявлене під час перевірки), то зазначений штраф застосовуватися не повинен. Це прямо зазначено в ч. 6 ст. 265 КЗпП.

Погодьтеся, фінсанкції обійдуться підприємству дорожче, ніж донарахування індексації.

А що з адмінштрафом на посадових осіб (ФОП)? У загальному випадку він становить від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП). Рішення про його накладення приймають суди. Накласти адмінстягнення можна не пізніше ніж через 3 місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніше ніж через 3 місяці з дня його виявлення (ст. 38 КпАП).

Невиплата індексації — це, на наш погляд, триваюче порушення. Але якщо виплатити загублену індексацію, тоді порушення з триваючого перетвориться на разове. А далі маємо 3 місяці з моменту здійснення виплати індексації, протягом яких до посадових осіб роботодавця (ФОП) може бути застосована адмінвідповідальність. Проте якщо протягом цього часу до підприємства не завітає Держпраці, про адмінштраф взагалі можна буде забути.

Отже, приступимо до виправлення помилки.

Визначаємо загублену суму індексації

Алгоритм проведення індексації за пропущені місяці такий саме, як і у випадку її своєчасного нарахування. Керуйтеся Порядком проведення індексації грошових доходів населення, затвердженим постановою КМУ від 17.07.2003 № 1078 (ср. ).

Пам’ятаємо, що загальна сума індексації може складатися з поточної індексації та індексації-різниці.

Індексація-різниця з’являється в місяці підвищення зарплати, якщо розмір її підвищення НЕ перевищує суму індексації, яка склалася в місяці підвищення окладів (тарифних ставок). Виплачувати індексацію-різницю в розмірі, визначеному в місяці підвищення окладів, необхідно до наступного підвищення окладів (тарифних ставок).

Тож для початку слід з’ясувати, чи виникло у грудні 2021 року у працівників право на індексацію-різницю. Як це зробити? Відкрити статтю «Індексуємо зарплату за грудень 2021 року» // «Податки & бухоблік», 2021, № 93 та порівняти суму можливої індексації, яка склалася в грудні 2021 року (місяці підвищення окладів) від попереднього базового місяця працівника, з сумою підвищення його зарплати в грудні. Якщо сума підвищення зарплати перевищує суму можливої індексації, то індексації-різниці не буде. Припустимо, що у нашого читача, який поставив запитання, саме такий щасливий варіант.

Тоді визначаємо суми поточної індексації. Для цього вам знадобляться наші щомісячні статті-довідники «Індексуємо зарплату за…» відповідний місяць 2022 року. В них наведені коефіцієнти для індексації зарплати та вже розраховані суми поточної індексації (для повністю відпрацьованого місяця на умовах повної зайнятості).

Працюючи зі щомісячними статтями з розрахованими сумами індексації, визначаємо, чи з’явилося у працівників право на поточну індексацію у відповідному місяці 2022 року та суму індексації за повністю відпрацьований місяць.

Так, попрацювавши з зазначеними статтями, виявили, що у працівників із базовим місяцем груднем 2021 року вперше право на поточну індексацію з’являється в травні 2022 року (див. статтю «Індексація: вже для грудня 2021 — лютого 2022» // «Податки & бухоблік», 2022, № 29). Суми поточної індексації за травень — грудень 2022 року від базового грудня 2021 року ми зібрали для вас у таблиці нижче.

Суми індексації зарплати за травень — листопад 2022 року, якщо базовий місяць — грудень 2021 року

Увага! Якщо працівник відпрацював місяць неповністю або/та працює неповний робочий час, суму індексації визначаємо з розрахунку повного робочого часу, а виплачуємо пропорційно відпрацьованому часу.

Наприклад, працівник, що був прийнятий на 0,5 штатної одиниці, відпрацював у травні 2022 року через відпустку лише 10 з 22 робочих днів. Тож сума поточної індексації за травень для нього складе: 188,56 х 0,5 : 22 х 10 = 42,85 (грн).

З сумами індексації заробітної плати визначилися. Далі поговоримо про те, як правильно оформити виправлення помилки.

Документальне оформлення

Після того як суми індексації обчислено, складаємо бухгалтерську довідку, як підставу для донарахування сум індексації зарплати.

У бухгалтерській довідці за місяць, в якому виправляємо помилку, наводимо:

— причину помилки із зазначенням того, які конкретно суми індексації були донараховані конкретним працівникам та за який період (в розрізі місяців);

— посилання на документи й облікові регістри, у яких допущено помилку;

— загальну суму донарахування індексації і кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку, якою виправляється помилка.

Довідку підписує працівник, який її склав, та після її перевірки — головний бухгалтер.

У загальному випадку нараховані суми індексації зарплати (Кт 661) відображаємо за тими ж правилами, що й звичайну зарплату — відносимо до витрат залежно від того, де працює працівник: Дт 15, 23, 91, 92, 93, 94, 97.

Якщо ж донараховуємо індексацію вже звільненому працівникові, то витрати списуємо у Дт 949.

Майте на увазі, якщо ви на відміну від ситуації, що наразі розглядаємо, здійснюєте донарахування сум індексації зарплати в поточному році за місяці попередніх років, то незалежно від того, кому належать такі виплати (працівникам чи звільненим), коригуєте сальдо нерозподіленого прибутку/непокритого збитку. Точніше, якщо у вас обліковується нерозподілений прибуток, дебетуєте субрахунок 441, а якщо непокриті збитки — субрахунок 442 (див. лист Мінфіну від 21.12.2016 № 31-11410-07-25/36420). Візьміть до уваги! На ці ж субрахунки відносять і відповідні суми ЄСВ. До речі, про оподаткування.

Нюанси оподаткування та звітності

Донараховані у зв’язку з виправленням помилки суми індексації включаємо до заробітної плати того місяця, в якому були здійснені такі донарахування. Підтвердження цьому знаходимо в абзаці другому п. 2 розд. IV Інструкції, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449. Ставку ЄСВ використовуємо ту, яка дійсна на момент нарахування.

Увага! Навіть якщо ви нараховуєте суму індексації колишнім працівникам, то на таку суму слід нарахувати ЄСВ. База нараховування ЄСВ на суму доходу у вигляді індексації, нарахованого звільненому працівникові за минулі періоди, визначається шляхом ділення такого доходу на кількість місяців, за які він нарахований, та включення до заробітної плати місяця, в якому були здійснені такі нарахування (див. ч. 2 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI, роз’яснення БЗ 201.04.01).

Також із суми донарахованої індексації утримуємо ПДФО та ВЗ за ставкою, дійсною на момент нарахування доходу.

Донараховані суми індексації відображаємо в Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку, сформованого за той період, в якому індексацію було фактично нараховано (у бухобліку) та виплачено (якщо мова про ПДФО та ВЗ).

Тож якщо, наприклад, донараховуємо загублені суми індексації у грудні 2022 року, то відображаємо їх у Податковому розрахунку за грудень 4 кварталу 2022 року.

У Податковому розрахунку за 4 квартал 2022 року зазначаємо донараховану індексацію:

— у 4ДФ за грудень — за найманими працівниками — у загальній сумі зарплати за грудень 2022 року з ознакою доходу «101», за звільненими працівниками — як інший оподатковуваний дохід з ознакою доходу «127»;

— у Д1 за грудень — за найманими працівниками — у загальній сумі заробітної плати за грудень 2022 року, за звільненими працівниками — з КТН 1 у графі 09 з розбиттям за місяцями, за які індексація нарахована. А на завершення статті розповімо про топ-новину, яка стосується індексації у 2023 році.

Індексація у 2023 році

Пунктом 3 Прикінцевих положень Закону України «Про Державний бюджет України на 2023 рік» від 03.11.2022 № 2710-IX

Із зазначеного робимо висновок, що у 2023 році зарплату не індексуємо. Також вважаємо, не потрібно «тягнути» у 2023 суми індексації (поточної та індексації-різниці), які визначалися та нараховувалися в останній раз у грудні 2022 року.

Оскільки призупинка нарахування індексації торкається питання загальної заробітної плати працівника, рекомендуємо повідомити працівників про зміни, які відбулися в законодавстві. Це убезпечить вас від можливих претензій працівників щодо сум нарахованих їм доходів.