Кадрові документи у ФОП
Давайте коротенько освіжимо в пам’яті, які кадрові документи взагалі потрібні ФОП. Бо тут маємо деякі законодавчі зміни. Та нюанси, пов’язані з дією воєнного стану.
| Назва документа | Чи повинен ФОП складати його? |
| Колективний договір | Ми вже звикли до того, що укладають колективні договори на підприємствах, в установах, організаціях. А ФОП не мають такої мороки. Але тут маємо деякі зміни. Норми законодавства щодо колективних договорів тепер рівною мірою стосуються і ФОПів (див., зокрема, оновлену гл. II «Колективний договір» КЗпП*). Але це не означає, що колективний договір у ФОПа має бути обов’язково. Ні. Він укладається за ініціативою однієї із сторін, що їх названо у ст. 12 КЗпП. Тобто якщо такої ініціативи немає ні від ФОП, ні від сторони працівників, то і колективного договору може не бути. Що власне і підтверджується останніми змінами в туж ч. 7 ст. 65 ГКУ**. Детальніше про всі нюанси складання колективного договору ви можете дізнатися зі статті «Колективний договір — головний регулятор трудових відносин», «Податки & бухоблік», 2021, № 92 |
| * З урахуванням змін, передбачених Законом України «Про дерадянізацію законодавства України» від 21.04.2022 № 2215-IX, Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо посилення захисту прав працівників» від 12.05.2022 № 2253-IX. ** Що передбачені тим же Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо посилення захисту прав працівників» від 12.05.2022 № 2253-IX. | |
| Трудові договори з працівниками | Обов’язково треба мати у письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Один примірник повинен бути у ФОП, один — у працівника. У загальному випадку за зразок можна взяти форму трудового договору, затверджену наказом № 260*. А якщо ФОП приймає на роботу надомників (ст. 601 КЗпП) або дистанційників (ст. 602 КЗпП), то за такими працівниками беремо вже типові форми з наказу № 913-21**. Із воєнних нюансів. Згідно ст. 2 Закону № 2136*** у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору. Тож якщо мова про працівників, прийнятих починаючи з 24.02.2022, то окремого письмового договору з ними може й не бути. Все буде залежати від домовленості сторін |
| * Наказ Мінсоцполітики «Про затвердження Форми трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю…» від 08.06.2001 № 260. ** Наказ Мінекономіки «Про затвердження типових форм трудових договорів про надомну та дистанційну роботу» від 05.05.2021 № 913-21. *** Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX. | |
| Розпорядження про прийняття нового працівника | Потрібно бути (ст. 24 КЗпП). Розпорядження можна сформувати в довільній формі. При цьому формально ФОП навіть не зобов’язаний дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 при оформленні кадрової документації, бо цей ДСТУ не поширюється на ФОП. Але ми б радили таки за можливості потроху переходити на новий стандарт оформлення документів |
| Повідомлення податківців про прийняття нового працівника | Обов’язковий документ. Повідомлення слід надсилати податківцям засобами електронного зв’язку в електронній формі (ідентифікатор форми F3001002). Щодо подачі повідомлення на папері (за формою згідно додатка до постанови № 413*), то це теж можливо. Але з 05.01.2022 допускається лише якщо немає технічної можливості подати його засобами електронного зв’язку, та за умови подання разом з паперовим документом його копії в електронній формі. Із воєнних нюансів. У разі відсутності можливості в роботодавця, із незалежних від нього обставин, своєчасно подати податківцям повідомлення, він (роботодавець) у такому разі повинен мати підтвердження намагання вчинити такі дії (див. лист Держпраці від 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22).Більш того, щойно можливість подання повідомлення про прийняття на роботу з’явиться, треба його подати, хоча і «заднім числом». Штрафів за це не буде |
| * Постанова КМУ «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту» від17.06.2015 № 413. | |
| Трудова книжка | Незважаючи на те, що ФОП вносить записи про прийняття на роботу і про звільнення з роботи до трудових книжок працівників за місцем основної роботи (з 10.06.2021 — лише на вимогу працівника), самі трудові книжки працівників ФОПи ніколи в себе не зберігали (п. 2.211 Інструкції № 58*) |
| Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них | Немає сенсу її вести, бо ФОП не зберігає у себе трудові книжки працівників |
| Особова картка працівника | Мінсоцполітики та Держпраці хочуть бачити їх у ФОП. Тому що з кожним записом про прийом на роботу, переведення, звільнення, працівник повинен бути ознайомлений під підпис в особистій картці типової форми № П-2 (затверджена наказом № 495/656*). Із воєнних нюансів. Під час дії воєнного стану з отриманням такого підпису можуть виникнути складнощі. Як варіант, можна попросити працівника підтвердити, що він ознайомився з записом, розгорнутим та зрозумілим повідомленням або ж листом на електронну пошту або месенджер |
| Особова справа працівника | Особові справи працівників ФОП може вести за власним бажанням, але звичайно вони потрібні, і краще їх мати в тому числі в електронному вигляді, щоб у вас завжди були під рукою копії паспортів, ІНН, освітніх документів, медкнижок, заяв та військових квитків працівників |
| Заяви від працівника | Заяву про прийом на роботу мати необов’язково. А ось решту заяв краще зберігати. Наприклад, про заяву переведення на іншу посаду, про встановлення неповного робочого часу, про звільнення, про відпустку тощо. Заяви складаються на ім’я ФОП в довільній формі. Із воєнних нюансів. Наразі великий інтерес викликає можливість прийняття заяв від працівників в електронному вигляді, зокрема через месенджери. В ідеалі, електронні письмові заяви мають подаватися з накладенням кваліфікованих електронних підписів. До таких заяв питань нема. А як щодо інших варіантів? Зустрічаються роз’яснення держорганів, де кажуть, що як варіант можна: — заяву, написану на папері та підписану заявником, сфотографувати і переслати уповноваженій особі органу будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання згаданих підписів; — взагалі надіслати лише текстове повідомлення. Головне — щоб було зрозуміло чітке й однозначне волевиявлення заявника. Наразі такий підхід можна назвати дещо суперечливим (про що детальніше у статті «Чи можна звільнити працівника дистанційно?», «Податки & бухоблік», 2022, № 19-20), втім під час воєнного стану він вочевидь має право на життя. |
| Розпорядження (накази) за особовим складом | Однозначно необхідно видавати розпорядження (накази) про: — прийняття на роботу (ч. 3 ст. 24 КЗпП); — направлення у відрядження (п.п. 170.9.1 ПКУ); — про відпустки. Це допоможе доказати, що відпустки працівникам надавалися; — про звільнення (ст. 47 КЗпП) |
| Листки непрацездатності (крім електронних) | Їх також потрібно зберігати. Крім них, варто подбати про наявність двох документів: 1) протокол уповноваженого по соцстраху про призначення лікарняних або декретних. У ФОП такий уповноважений — зазвичай він сам (якщо працівників не більше 15 осіб); 2) заява-розрахунок на отримання лікарняних або декретних. Ці документи також можуть вимагати для перевірки |
| Зарплатні відомості | Потрібні обов’язково. Відомість може бути довільної форми. Можна взяти за основу типовий бланк № П-7 (затверджена наказом № 489*) і змінити його. Із воєнних нюансів. Навіть якщо ФОП працює у зоні активних бойових дій, Закон № 2136 (ст. 7 ) не дозволяє ігнорувати облік витрат на оплату праці! |
| Графік відпусток, повідомлення про дату початку відпустки | Потрібно складати. Перевіряючі вимагають, щоб у ФОП були графіки відпусток, доведені до працівників під підпис (ст. 79 КЗпП). Крім того, роботодавець зобов’язаний письмово повідомляти працівника про початок відпустки не пізніше, ніж за два тижні до терміну, встановленого графіком. Із воєнних нюансів. За обставин, коли особисто контактувати з працівником немає можливості, вочевидь можна використовувати електронну пошту та месенджери (див. вище) |
| Акти, пояснювальні записки | Будь-який форс-мажор протягом робочого дня краще зафіксувати. Наприклад, працівник прогулює роботу. За такий проступок підприємець має право його звільнити, але за умови, що документально було все правильно оформлено (є відповідний акт і письмові пояснення працівника про причину відсутності) |
| Табель обліку використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом № 489*) | Необхідно вести. Наявність табеля буде доказом того, що ФОП веде облік фактично відпрацьованого працівниками часу, облік годин, які відпрацьовані надурочно, у святкові та неробочі дні, у вечірній і нічний час тощо. А також облік часу, не відпрацьованого працівником з поважних причин ( наприклад, хвороба, відпустка) або неповажних причин (наприклад, прогул). Також цей документ дозволить довести, що працівник трудиться на півставки або на чверть ставки, і тому законно отримує зарплату менше мінімалки. Із воєнних нюансів. Навіть якщо ФОП працює у зоні активних бойових дій, Закон № 2136 (ст. 7 ) вимагає забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи! |
| Графік змінності або графік виходу на роботу | Повинні бути, якщо тривалість роботи у ФОП перевищує допустиму тривалість щоденної роботи. В цьому випадку можна встановити позмінний режим роботи (в дві, три або чотири зміни). При цьому працівники послідовно змінюють один одного на одних і тих же робочих місцях. В цьому разі складаємо графік змінності. А якщо працівники виходять на роботу не позмінно, а в різні дні, наприклад, працюють «два дні через два», то складаємо не графік змінності, а графік виходу на роботу. Графіки складаємо в довільній формі |
| Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) | КЗпП вимагає цей документ тільки від юросіб. Але Мінсоцполітики та інспектори праці вперто наполягають на тому, що він повинен бути і у ФОП-роботодавця. Тому краще оформити ПВТР. Важливо! ФОП не можете затвердити ПВТР особисто — це буде помилкою. Затверджувати їх потрібно на загальних зборах трудового колективу, тобто разом з працівниками. Навіть якщо у вас всього один працівник, значить з ним |
| Штатний розпис | Мінсоцполітики та Держпраці традиційно вимагають штатний розпис навіть у ФОП. Із цим, у принципі, можна й посперечатися. Але штатний розпис — документ для ФОП явно не зайвий. Якщо він є, в трудовому договорі можна не зазначати конкретний розмір зарплати працівника, а обмежитися формулюваннями такого змісту: «оплата праці здійснюється згідно зі штатним розписом». Такий підхід дозволяє не складати додаткової угоди до трудового договору кожного разу при зміні розміру зарплати працівника Складаємо штатний розпис у довільній формі. Вказуємо в ньому посади тих працівників, які потрібні ФОПу, в тому числі сумісників і вакантні посади. Вписуємо їх так, як вони наведені в Класифікаторі професій ДК 003: 2010*. Прізвища працівників в штатному розкладі вказувати не треба! Для кожної посади вказуємо оклад. І тут не варто лінуватися. Не можна всім працівникам встановити однаковий оклад, або мінімальний оклад. При встановленні окладів потрібно враховувати кваліфікацію працівника і складність роботи. Тобто повинна бути диференціація. Штатний розклад можна затвердити розпорядженням ФОП або просто грифом «стверджую». Діє він до тих пір, поки не затвердять новий. Якщо потрібно внести незначні зміни до штатного розпису, можна видати розпорядження про внесення змін, а якщо змін багато, Розпис можна викласти в новій редакції. Міняти його можна скільки завгодно разів на рік |
| * Класифікатор професій ДК 003:2010, затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327. | |
| Посадові інструкції | «Трудовики» при перевірках нерідко вимагають надати посадові інструкції. Проте ми вважаємо, що ФОП цілком можуть обійтися й без них. Головне — детально прописати в трудовому договорі права та обов’язки працівника, а також умови праці |
Чи можна зберігати кадрові документи вдома?
Зрозуміло, що питання пов’язано з перевірками за місцем фактичного здійснення діяльності. Коли за цим місцем з’являться перевіряючи та зажадають якихось документів.
Якщо мова про трудових перевіряючих. Під час дії воєнного стану трудовики підпадають під обмеження щодо проведення планових / позапланових заходів контролю згідно постановою № 303*. Вони це визнають (https://smu.dsp.gov.ua/forpeople/recomendwartime/chy-provodiatsia-perevirky-na-pidpryiemstvakh-ustanovakh-inspektoramy-derzhpratsi-z-pytan-porushennia-zakonodavstva-pro-pratsiu-na-tepereshnii-chas/). Поновлення позапланових заходів контролю з питань виявлення неоформлених трудових відносин та припинення трудового договору лише у планах законодавців (законопроект від 05.04.2022 № 7251).
* Постанова КМУ «Про припинення заходів державного нагляду (контролю) і державного ринкового нагляду в умовах воєнного стану» від 13.03.2022 № 303.
Та і в довоєнні часи не все гарно в них складалося з перевірочною діяльністю, про що детальніше у статті «Перевірки Держпраці: що, коли, як та куди тікати», «Податки & бухоблік», 2022, № 14.
Зокрема суд визнав нечинним Порядок № 823*.
* Порядок здійснення державного контролю за додержанням законодавства про працю, затверджений постановою КМУ від 21.08.2019 № 823.
Втім він давав деяке розуміння в питанні, що нас цікавить. Зокрема потрібні перевіряючим документи вони мали запитувати через надання роботодавцю вимоги про надання документів (її форму затверджено наказом № 2161*).
* Наказ Мінекономіки «Про затвердження форм документів, що складаються при здійсненні заходів державного нагляду та контролю Державною службою України з питань праці» від 27.10.2020 № 2161.
Згідно п. 11 Порядку № 823 запитуватися через вимогу могли «документи та/або їх копії або витяги з документів». Та зазвичай запитуються оригінали з копіями. Бо вивчатися мають саме оригінали. При цьому роботодавцю давався деякий час (декілька днів) від початку інспекційного відвідування на те, що надати документи, зазначені у вимозі.
Якщо у цей строк документи не були надані, складався акт про неможливість проведення інспекційного відвідування з можливістю застосування санкцій.
Тобто логіка була така, що
на сам початок інспекційного відвідування оригіналів документів могло і не бути, втім їх слід було надати у вказаний у вимозі строк.
З іншого боку, якщо трудові позапланові перевірки буде відновлено, то формально вони мають проходити за правилами Закону № 877*. А за цим Законом на позапланову перевірку щодо суб’єктів малого підприємництва дається лише 2 робочих дня. Тож надати орігінали слід буде у дуже стислі строки.
* Закон України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» від 05.04.2007 № 877-V.
Податківці. Податківці зараз не обмежені щодо можливості проводити фактичні перевірки. А вони, як пам’ятаємо, можуть стосуватися і питання дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами).
Зі ст. 85 ПКУ розуміємо, що податківці вивчають саме оригінали документів. А право отримувати копії документів, то є окрема опція податківців (п. 85.4 ПКУ).
При цьому згідно п. 82.3.1 ПКУ строк фактичної перевірки (не більше 10 діб) може бути подовжений за заявою суб’єкта господарювання у разі необхідності подання ним документів, які стосуються питань перевірки.
Тож розуміємо, що і у випадку з податківцями не критично щоб саме на початок фактичної перевірки у місці провадження діяльності були саме оригінали трудових документів.
Головне мати можливість пред’явити оригінали податківцям у стислі терміни.
Також тут є воєнний нюанс. Згідно ст. 7 Закону № 2136 «у період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці».
Тож тут теж є деяка свобода у частині вибору місця зберігання оригіналів документів (якщо місце здійснення діяльності знаходиться у місці бойових дій).
Таким чином, можна зробити висновок, що законодавство не вимагає зберігати оригінали кадрових документів саме там, де працюють наймані робітники. Тобто ФОП цілком може зберігати кадрові документи удома. Головне, щоб у вас була можливість швидко надати документи перевіряючим.
А щоб було менше питань, то звісно в магазині краще мати копії основних кадрових документів, а також розпорядження (наказ), в якому визначити, що кадрова документація зберігається за місце знаходження ФОП.
Висновки
- Законодавство не вимагає зберігати оригінали кадрових документів саме там, де працюють наймані робітники.
- ФОП цілком може зберігати кадрові документи удома. Головне, щоб у нього була можливість швидко надати оригінали документів перевіряючим.
- Щоб було менше питань, в магазині краще мати копії основних кадрових документів, а також розпорядження (наказ), що кадрова документація зберігається за місцезнаходження ФОП.
