Темы статей
Выбрать темы

Где ФЛП должен хранить кадровые документы?

Клец Виталина, налоговый эксперт
Может ли ФЛП в магазине хранить лишь копии кадровых документов? А оригиналы хранить у себя дома? Или вообще хранить их только у себя дома? Разбираемся.

Кадровые документы у ФЛП

Давайте кратенько освежим в памяти, какие кадровые документы вообще нужны ФЛП. Потому что здесь имеем некоторые законодательные изменения. И нюансы, связанные с действием военного положения.

Название документа

Должен ли ФЛП составлять его?

Коллективный договор

Мы уже привыкли к тому, что заключают коллективные договоры на предприятиях, в учреждениях, организациях. А ФЛП не имеют такой мороки. Но здесь имеем некоторые изменения.

Нормы законодательства о коллективных договорах теперь в равной степени касаются и ФЛП (см., в частности, обновленную гл. II «Коллективный договор» КЗоТ*).

Но это не означает, что коллективный договор у ФЛП должен быть обязательно. Нет. Он заключается по инициативе одной из сторон, которые названы в ст. 12 КЗоТ. То есть если такой инициативы нет ни от ФЛП, ни от стороны работников, то и коллективного договора может не быть. Что собственно и подтверждается последними изменениями в ту же ч. 7 ст. 65 ХКУ**.

Подробнее обо всех нюансах составления коллективного договора вы можете узнать из статьи «Коллективный договор — главный регулятор трудовых отношений», «Налоги & бухучет», 2021, № 92

* С учетом изменений, предусмотренных Законом Украины «О десоветизации законодательства Украины» от 21.04.2022 № 2215-IX, Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно усиления защиты прав работников» от 12.05.2022 № 2253-IX.

** Которые предусмотрены тем же Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно усиления защиты прав работников» от 12.05.2022 № 2253-IX.

Трудовые договоры с работниками

Обязательно надо иметь в письменной форме (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ). Один экземпляр должен быть у ФЛП, один — у работника.

В общем случае за образец можно взять форму трудового договора, утвержденную приказом № 260*.

А если ФЛП принимает на работу надомников (ст. 601 КЗоТ) или дистанционщиков (ст. 602 КЗоТ), то по таким работникам берем уже типовые формы из приказа № 913-21**.

Из военных нюансов. Согласно ст. 2 Закона № 2136*** в период действия военного положения стороны по соглашению определяют форму трудового договора. Поэтому если речь о работниках, принятых начиная с 24.02.2022, то отдельного письменного договора с ними может и не быть. Все будет зависеть от договоренности сторон

* Приказ Минсоцполитики «Об утверждении Формы трудового договора между работником и физическим лицом, которое использует наемный труд…» от 08.06.2001 № 260.

** Приказ Минэкономики «Об утверждении типовых форм трудовых договоров о надомной и дистанционной работе» от 05.05.2021 № 913-21.

*** Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX.

Распоряжение о приеме нового работника

Должно быть (ст. 24 КЗоТ). Распоряжение можно сформировать в произвольной форме. При этом формально ФЛП даже не обязан соблюдать требования ГОСТ 4163:2020 при оформлении кадровой документации, потому что этот ГОСТ не распространяется на ФЛП. Но мы бы советовали таки по возможности понемногу переходить на новый стандарт оформление документов

Уведомление налоговиков о приеме нового работника

Обязательный документ. Уведомление следует посылать налоговикам средствами электронной связи в электронной форме (идентификатор формы F3001002).

Что касается подачи уведомления на бумаге (по форме согласно приложения к постановлению № 413*), то это тоже возможно. Но с 05.01.2022 допускается, только если нет технической возможности подать его средствами электронной связи и при условии подачи вместе с бумажным документом его копии в электронной форме.

Из военных нюансов. В случае отсутствия возможности у работодателя, по независимым от него обстоятельствам, своевременно подать налоговикам уведомление, он (работодатель) в таком случае должен иметь подтверждение попытки совершить такие действия (см. письмо Гоструда от 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22). Более того, как только возможность подачи уведомления о приеме на работу появится, нужно его подать, хотя бы и «задним числом». Штрафов за это не будет

* Постановление КМУ «О порядке уведомления Государственной налоговой службы и ее территориальных органов о приеме работника на работу / заключении гиг-контракта» от 17.06.2015 № 413.

Трудовая книжка

Несмотря на то, что ФЛП вносит записи о приеме на работу и об увольнении с работы в трудовые книжки работников по месту основной работы (с 10.06.2021 — только по требованию работника), сами трудовые книжки работников ФЛП никогда у себя не хранили (п. 2.211 Инструкции № 58*)

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда от 29.07.93 № 58.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Нет смысла ее вести, потому что ФЛП не хранит у себя трудовые книжки работников

Личная карточка работника

Минсоцполитики и Гоструда хотят видеть их у ФЛП. Потому что с каждой записью о приеме на работу, переводе, увольнении работник должен быть ознакомлен под подпись в личной карточке типовой формы № П-2 (утверждена приказом № 495/656*).

Из военных нюансов. Во время действия военного положения с получением такой подписи могут возникнуть сложности. Как вариант, можно попросить работника подтвердить, что он ознакомился с записью, развернутым и понятным сообщением или же письмом на электронную почту или мессенджер

* Приказ Госкомстата «Об утверждении типовой формы первичного учета № П-2 «Личная карточка работника» от 25.12.2009 № 495/656.

Личное дело работника

Личные дела работников ФЛП может вести по собственному желанию, но обычно они нужны, и лучше их иметь в том числе в электронном виде, чтобы у вас всегда были под рукой копии паспортов, ИНН, образовательных документов, медкнижек, заявлений и военных билетов работников

Заявления от работника

Заявление о приеме на работу иметь не обязательно.

А вот остальные заявления лучше хранить. Например, заявления о переводе на другую должность, об установлении неполного рабочего времени, об увольнении, об отпуске и тому подобное.

Заявления составляются на имя ФЛП в произвольной форме.

Из военных нюансов. Теперь большой интерес вызывает возможность приема заявлений от работников в электронном виде, в частности через мессенджеры. В идеале, электронные письменные заявления должны подаваться с наложением квалифицированных электронных подписей. К таким заявлениям вопросов нет. А как насчет других вариантов? Встречаются разъяснения госорганов, где говорят, что как вариант можно:

— заявление, написанное на бумаге и подписанное заявителем, сфотографировать и переслать уполномоченному лицу органа любыми средствами телекоммуникационной связи (электронная почта, WhatsApp, Telegram и тому подобное) без наложения упомянутых подписей;

— вообще послать только текстовое сообщение. Главное — чтобы было понятно четкое и однозначное волеизъявление заявителя.

Теперь такой подход можно назвать несколько противоречивым (о чем подробнее в статье «Можно ли уволить работника дистанционно?», «Налоги & бухучет», 2022, № 19-20), впрочем, во время военного положения он очевидно имеет право на жизнь

Распоряжения (приказы) по личному составу

Однозначно необходимо издавать распоряжения (приказы) о:

приеме на работу (ч. 3 ст. 24 КЗоТ);

— направлении в командировку (п.п. 170.9.1 НКУ);

об отпусках. Это поможет досказать, что отпуска работникам предоставлялись;

об увольнении (ст. 47 КЗоТ)

Листки нетрудоспособности (кроме электронных)

Их также нужно хранить. Кроме них, стоит позаботиться о наличии двух документов:

1) протокол уполномоченного по соцстраху о назначениях больничных или декретных. У ФЛП такой уполномоченный —обычно он сам (если работников не больше 15 человек

2) заявление-расчет на получение больничных или декретных.

Эти документы также могут требовать для проверки

Зарплатные ведомости

Нужны обязательно. Ведомость может быть произвольной формы. Можно взять за основу типовой бланк по ф. № П-7 (утверждена приказом № 489*) и изменить его.

Из военных нюансов. Даже если ФЛП работает в зоне активных боевых действий, Закон № 2136 (ст. 7) не позволяет игнорировать учет расходов на оплату труда!

* Приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 № 489.

График отпусков, уведомления о дате начала отпуска

Нужно составлять. Проверяющие требуют, чтобы у ФЛП был график отпусков, доведенный до работников под подпись (ст. 79 КЗоТ).

Кроме того, работодатель обязан в письменном виде уведомлять работника о начале отпуска не позже чем через две недели до срока, установленного графиком.

Из военных нюансов. При обстоятельствах, когда лично контактировать с работником нет возможности, очевидно, можно использовать электронную почту и мессенджеры (см. выше)

Акты, объяснительные записки

Любой форс-мажор в течение рабочего дня лучше зафиксировать. Например, работник прогуливает работу. За такой проступок предприниматель имеет право его уволить, но при условии, что документально было все правильно оформлено (есть соответствующий акт и письменные объяснения работника о причине отсутствия)

Табель учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом № 489 *)

Необходимо вести. Наличие табеля будет доказательством того, что ФЛП ведет учет фактически отработанного работниками времени, учет часов, которые отработаны сверхурочно, в праздничные и нерабочие дни, в вечернее и ночное время и тому подобное. А также учет времени, не отработанного работником по уважительным причинам (например, болезнь, отпуск) или неуважительным причинам (например, прогул). Также этот документ позволит доказать, что работник трудится на полставки или на четверть ставки, и потому законно получает зарплату меньше минималки.

Из военных нюансов. Даже если ФЛП работает в зоне активных боевых действий, Закон № 2136 (ст. 7) требует обеспечения ведение достоверного учета выполняемой работником работы!

* Приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 № 489.

График сменности или графики выхода на работу

Должны быть, если продолжительность работы у ФЛП превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. В этом случае можно установить посменный режим работы (в две, три или четыре смены). При этом работники последовательно сменяют друг друга на одних и тех же рабочих местах. В этом случае составляем график сменности.

А если работники выходят на работу не посменно, а в разные дни, например, работают «два дня через два», то составляем не график сменности, а график выхода на работу. Графику составляем в произвольной форме

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

КЗоТ требует этот документ только от юрлиц. Но Минсоцполитики и инспекторы труда упрямо настаивают на том, что он должен быть и у ФЛП-работодателя. Поэтому лучше оформить ПВТР.

Важно! ФЛП не можете утвердить ПВТР лично — это будет ошибкой. Утверждать их нужно на общем собрании трудового коллектива, то есть вместе с работниками. Даже если у вас всего один работник, значит с ним.

Штатное расписание

Минсоцполитики и Гоструда традиционно требуют штатное расписание даже у ФЛП.

С этим, в принципе, можно и поспорить. Но штатное расписание — документ для ФЛП явно не лишний. Если он есть, в трудовом договоре можно не указывать конкретный размер зарплаты работника, а ограничиться формулировками следующего содержания: «оплата труда осуществляется согласно штатному расписанию».

Такой подход позволяет не составлять дополнительного соглашения к трудовому договору каждый раз при изменении размера зарплаты работника.

Составляем штатное расписание в произвольной форме. Указываем в нем должности тех работников, которые нужны ФЛП, в том числе совместителей и вакантные должности. Вписываем их так, как они приведены в Классификаторе профессий ДК 003:2010*.

Фамилию работников в штатном расписании указывать не надо!

Для каждой должности указываем оклад. И здесь не стоит лениться. Нельзя всем работникам установить одинаковый оклад или минимальный оклад. При установлении окладов нужно учитывать квалификацию работника и сложность работы. То есть должна быть дифференциация.

Штатное расписание можно утвердить распоряжением ФЛП или просто грифом «утверждаю». Действует оно до тех пор, пока не утвердят новое.

Если нужно внести незначительные изменения в штатное расписание, можно издать распоряжение о внесении изменений, а если изменений много, Расписание можно изложить в новой редакции. Менять его можно сколько угодно раз в году

* Классификатор профессий ДК 003:2010, утвержденный приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 № 327.

Должностные инструкции

«Трудовики» при проверках нередко требуют предоставить должностные инструкции. Однако мы считаем, что ФЛП полностью могут обойтись и без них. Главное — подробно прописать в трудовом договоре права и обязанности работника, а также условия труда

Можно ли хранить кадровые документы дома?

Понятно, что вопрос связан с проверками по месту фактического осуществления деятельности. Когда по этому месту появятся проверяющие и потребуют каких-то документов.

Если речь о трудовых проверяющих. Во время действия военного положения трудовики подпадают под ограничение в отношении проведения плановых/внеплановых мероприятий контроля согласно постановлением № 303*. Они это признают (https://smu.dsp.gov.ua/forpeople/recomendwartime/chy-provodiatsia-perevirky-na-pidpryiemstvakh-ustanovakh-inspektoramy-derzhpratsi-z-pytan-porushennia-zakonodavstva-pro-pratsiu-na-tepereshnii-chas/).

Возобновление внеплановых мероприятий контроля по вопросам выявления неоформленных трудовых отношений и прекращения трудового договора лишь в планах законодателей (законопроект от 05.04.2022 № 7251).

* Постановление КМУ «О прекращении мероприятий государственного надзора (контроля) и государственного рыночного надзора в условиях военного положения» от 13.03.2022 № 303.

Да и в довоенные времена не все красиво у них складывалось с проверочной деятельностью, о чем подробнее в статье «Проверки Гоструда: что, когда, как и куда убегать», «Налоги & бухучет», 2022, № 14.

В частности суд признал недействительным Порядок № 823*.

* Порядок осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, утвержденный постановлением КМУ от 21.08.2019 № 823.

Впрочем, он давал некоторое понимание в вопросе, который нас интересует. В частности нужные проверяющим документы они должны были запрашивать через предоставление работодателю требования о предоставлении документов (его форма утверждена приказом № 2161*).

* Приказ Минэкономики «Об утверждении форм документов, которые составляются при осуществлении мероприятий государственного надзора и контроля Государственной службой Украины по вопросам труда» от 27.10.2020 № 2161.

Согласно п. 11 Порядка № 823 запрашивать через требование могли «документы и/или их копии или извлечения из документов». Но обычно запрашиваются оригиналы с копиями. Потому что изучаться должны именно оригиналы. При этом работодателю давалось некоторое время (несколько дней) от начала инспекционного посещения на то, чтобы предоставить документы, указанные в требовании.

Если в этот срок документы не были предоставлены, составлялся акт о невозможности проведения инспекционного посещения с возможностью применения санкций.

То есть логика была такая, что

на само начало инспекционного посещения оригиналов документов могло и не быть, впрочем их следовало предоставить в указанный в требовании срок.

С другой стороны, если трудовые внеплановые проверки будут возобновлены, то формально они должны проходить по правилам Закона № 877*. А по данному Закону на внеплановую проверку в отношении субъектов малого предпринимательства дается лишь 2 рабочих дня. Поэтому предоставить оригиналы следует будет в очень сжатые сроки.

* Закон Украины «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности» от 05.04.2007 № 877-V.

Налоговики. Налоговики сейчас не ограничены в возможности проводить фактические проверки. А они, как помним, могут касаться и вопросов соблюдения работодателем законодательства в отношении заключения трудового договора, оформления трудовых отношений с работниками (наемными лицами).

Из ст. 85 НКУ понимаем, что налоговики изучают именно оригиналы документов. А право получать копии документов — это отдельная опция налоговиков (п. 85.4 НКУ).

При этом согласно п.п. 82.3.1 НКУ срок фактической проверки (не больше 10 суток) может быть продлен по заявлению субъекта хозяйствования в случае необходимости предоставления им документов, которые касаются вопросов проверки.

Поэтому понимаем, что и в случае с налоговиками не критично, чтобы именно на начало фактической проверки в месте осуществления деятельности были именно оригиналы трудовых документов.

Главное иметь возможность предъявить оригиналы налоговикам в сжатые сроки.

Также здесь есть военный нюанс. Согласно ст. 7 Закона2136 «в период действия военного положения порядок организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда».

Поэтому здесь тоже есть некоторая свобода в части выбора места хранения оригиналов документов (если место осуществления деятельности находится в месте боевых действий).

Таким образом, можно сделать вывод, что законодательство не требует хранить оригиналы кадровых документов именно там, где работают наемные рабочие. То есть ФЛП полностью может хранить кадровые документы дома. Главное, чтобы у вас была возможность быстро предоставить документы проверяющим.

А чтобы было меньше вопросов, то, конечно, в магазине лучше иметь копии основных кадровых документов, а также распоряжение (приказ), в котором определить, что кадровая документация хранится по местонахождению ФЛП.

Выводы

  • Законодательство не требует хранить оригиналы кадровых документов именно там, где работают наемные рабочие.
  • ФЛП полностью может хранить кадровые документы дома. Главное, чтобы у него была возможность быстро предоставить оригиналы документов проверяющим.
  • Чтобы было меньше вопросов, в магазине лучше иметь копии основных кадровых документов, а также распоряжение (приказ), что кадровая документация хранится по местонахождению ФЛП.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше