Тема оподаткування та відображення у звітності вартості подарунків працівникам зазвичай набуває популярності під час новорічних свят. Ось і до нашої редакції звернувся читач із запитанням щодо цього.
Перш за все зазначимо, що для цілей оподаткування важливим є правильне оформлення підстави для надання подарунків — відповідного наказу із особового складу. В ньому треба зафіксувати вид доходу, який отримує працівник, — подарунок в негрошовій формі.
Крім того, в наказі потрібно вказати, для кого саме призначені подарунки, — для самих працівників чи їх дітей. Це важливо для ЄСВ-цілей. У випадку, коли підприємство вітає з новорічними святами дітей працівників, треба визначитися з тим, хто є отримувачем дитячого подарунка, —працівник (один з батьків) чи безпосередньо дитина.
Спочатку поговоримо про ПДФО та ВЗ.
ПДФО та ВЗ
У загальному випадку подарунок, наданий фізособі податковим агентом, оподатковується ПДФО за правилами, встановленими для додаткового блага (див. п. 174.6, п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ). Водночас ПКУ має пільговий «подарунковий» п.п. 165.1.39. Відповідно до його приписів
не оподатковуємо ПДФО вартість негрошових дарунків у частині, що не перевищує 25 % однієї мінзарплати (у розрахунку на місяць), установленої на 1 січня звітного року
З вартості подарунка (його частини), що не оподатковується ПДФО, також не утримуємо й ВЗ (п.п. 1.7 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).
Цікавий момент. Підпункт 169.1.39 ПКУ не висуває вимог щодо отримувачів подарунків. Тому застосовуємо його пільгові положення незалежно від того, кого обдаровуємо, — працівників чи їх дітей.
Щодо обмежувача в 25 % мінзарплати. Показник мінзарплати на 01.01.2023 — 6700 грн, на 01.01.2024 — 7100 грн. Таким чином, розмір обмежувача:
— у грудні 2023 року — 1675 грн (6700 грн х 25 : 100);
— у січні 2024 року — 1775 грн (7100 грн х 25 : 100).
З розміром обмежувача податковий агент порівнює загальну вартість подарунків, наданих (нарахованих) одній фізособі протягом одного місяця.
Зверніть увагу, якщо в інших місяцях календарного року фізособі вже надавалися подарунки, то їх вартість та вартість подарунків поточного місяця не підсумовуємо. Порівняння з обмежувачем проводимо окремо за кожним місяцем, в якому надано подарунок (див. лист ДПСУ від 21.01.2022 № 83/ІПК/99-00-04-03-03-06).
У запитанні наш читач зазначив, що вартість подарунків не перевищувала 1000 грн. Тож якщо працівник у грудні 2023 року чи у січні 2024 року отримав один такий подарунок, то утримувати з його вартості ПДФО та ВЗ не потрібно. Проте якщо працівник в одному місяці отримає від роботодавця негрошові подарунки, наприклад, на себе та/або на кількох дітей, то з обмежувачем порівнюємо загальну вартість таких подарунків, а не вартість кожного подарунка окремо.
У разі коли вартість негрошових подарунків, наданих (нарахованих) податковим агентом одній фізособі в одному календарному місяці, перевищує обмежувач, під оподаткування, як дохід у вигляді додаткового блага, потрапляє частина вартості, що його перевищує.
До бази оподаткування ПДФО оподатковуваний подарунок (його частина) увійде збільшеним на натуральний коефіцієнт (для ставки 18 % — 1,219512).
ВЗ за ставкою 1,5 % утримуємо з чистої оподатковуваної суми без збільшення на будь-який коефіцієнт.
ПДФО та ВЗ, утримані з вартості негрошового подарунка, сплачуйте до бюджету протягом 3 операційних днів з дня, що настає за днем його надання (п.п. 168.1.4 ПКУ).
У 4ДФ вартість подарунка (частину вартості), що:
— не оподатковується, зазначайте з ознакою доходу «160»;
— оподатковується, — з ознакою доходу «126».
Якщо згідно із документами на видачу дитячих подарунків їх отримувачами є працівники, вказуйте у 4ДФ реєстраційні номери працівників, якщо отримувачами подарунків є безпосередньо діти, — реєстраційні номери дітей.
Єдиний внесок
Подарунки працівникам. Вартість подарунків працівникам включаємо до фонду оплати праці у складі інших заохочувальних та компенсаційних виплат на підставі п.п. 2.3.2 Інструкції зі статистики зарплати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5). Відповідно (див. БЗ 201.03)
вартість подарунків працівникам є базою нарахування ЄСВ
Тож стягуйте з неї у загальному випадку ЄСВ за ставкою 22 %, а у разі надання подарунків працівникам з інвалідністю — ЄСВ за ставкою 8,41 %.
І тут постає питання: у якій сумі включати негрошовий подарунок до бази нарахування ЄСВ? На нашу думку, у тій, що ви відобразили в бухобліку.
Річ у тім, що Закон України від 08.07.2010 № 2464-VI (далі — Закон № 2464) не встановлює окремих правил визначення бази нарахування ЄСВ у випадку, якщо дохід надано у негрошовій формі. Водночас у його п. 2 ст. 9 зазначено, що ЄСВ обчислюють на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадять нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) виплат (доходу).
Увага! Надаючи подарунок працівникові, ви фактично проводите виплату зарплати. Відповідно постає обов’язок сплатити в день видачі подарунка і ЄСВ, який був нарахований на його вартість. Звісно, якщо внесок не було сплачено раніше (див. ч. 8 ст. 9 Закону № 2464).
У Д1 Податкового розрахунку відображаємо вартість подарунків працівникам як звичайну зарплату.
Подарунки дітям працівників. Вартість подарунків до свят для дітей працівників не входить до фонду оплати праці згідно із п. 3.23 Інструкції № 5. Отже, ЄСВ на неї не нараховуємо та в Д1 не зазначаємо.
Висновки
- Не оподатковується ПДФО та ВЗ вартість негрошових дарунків у частині, що не перевищує у 2023 році 1675 грн (у розрахунку на місяць).
- Вартість подарунка працівнику входить до складу зарплати та до бази нарахування ЄСВ. Разом з тим із вартості подарунків до свят для дітей працівників ЄСВ не стягуємо.
