Невідповідність даних податкової накладної і первинного документа

Загальні вимоги

Одним із документів податкового обліку є ПН. У ній платники ПДВ відображають суми нарахованого податку.

Враховуючи це, податківці наголошують (листи ДПСУ від 19.06.2023 № 1438/ІПК/99-00-21-03-02-06. від 29.05.2023 № 1337/ІПК/99-00-21-03-02-06 та ін.),

Як бачимо, фіскали акцентують увагу саме на відповідності даних ПН даним первинки. Тобто, іншими словами, дані, вказані в ПН, повинні давати можливість чітко і однозначно ідентифікувати, що операція у первинці — це та сама операція, що й у ПН. Звичайно, в ідеалі, краще, щоб це була абсолютна відповідність. Тоді у податківців не буде підстав говорити, що вони, мовляв, не можуть ідентифікувати операцію постачання, і позбавляти покупця права на відображення податкового кредиту.

Водночас буває часто, що дані із ПН не на всі 100 % відповідають даним первинки (наприклад, інколи немає точної відповідності між назвами товару/послуги або є копійчані розбіжності у сумі ПДВ тощо). Тоді у платників ПДВ виникає запитання: як це впливає на ПДВ-облік платників ПДВ?

Незбіг назви товару

Назва з ПН не відповідає первинці. Якщо абсолютної відповідності між назвами товару/послуги в первинці та ПН немає, то, на наш погляд, це зовсім не означає, що ПН визнається недійсною, а покупець втратить податковий кредит. Усе залежить від того, чи дозволяє такий незбіг в назвах однозначно і чітко визначити, що товар/послуга, який указаний у ПН, це усе той самий товар/послуга, на який складено видаткову накладну / акт виконаних робіт, тобто чи дозволяє ПН однозначно ідентифікувати операцію.

Наприклад, точно можна говорити, що проблем з ПН не буде, якщо в назві товару/послуги просто змінені місцями слова. Адже в цьому випадку той факт, що назва товару/послуги не відповідає «слово в слово» назві в первинному документі, все одно дає змогу ідентифікувати постачання.

Інша справа, коли назва товару/послуги в одному з документів (наприклад, у ПН) дещо відрізняється від інформації, вказаної в іншому документі. Наприклад, у ПН щодо товару/послуги, що постачається, вказана додаткова інформація (наприклад, марка, артикул, товщина і т. п.), а в іншому документі (в первинному) цієї інформації немає.

Тут, по суті, все залежатиме від того, чи можна однозначно ідентифікувати поставлений товар/надану послугу при дещо різних назвах товару виходячи з даних обліку платника. Так, наприклад, якщо у підприємства в обліку значиться:

— тільки один товар з подібною назвою, то відсутність чи наявність у назві деталізації щодо певного товару у одному із документів (ПН чи документі на постачання) дає змогу ідентифікувати товар. Адже тут можна довести, що це той самий товар (іншого немає);

— декілька товарів з однаковими назвами і їх можна розрізнити тільки виходячи із додаткової інформації, то тут говорити про можливість ідентифікації товару, що постачається, складно. Податківці можуть зачепитися, що не можуть зрозуміти, той самий це товар чи інший.

Назва з ПН не відповідає договору. Що стосується відмінності назви товарів/послуг у ПН та назви, зазначеної в договорі (якщо, наприклад, ПН складається на аванс), то в цьому випадку говорити про якийсь незбіг зарано. Адже у загальному випадку

у той час як первинні документи складаються лише за фактом постачання товару / надання послуг (див. «Первинні документи — які до них належать?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 55. Тому допоки не буде складено первинний документ на постачання товару за договором, говорити про якісь незбіги не можна.

З цим погоджуються і податківці (див. листи ДПСУ від 16.03.2020 № 1092/6/99-00-07-03-02-06/ІПК, ГУ ДПС у Сумській області від 18.05.2020 № 2069/В/ІПК/8-28-33-01-14). Так, наприклад, вони говорять, що не буде проблемою, якщо відповідно до змісту договору купівлі-продажу продавець зобов’язується продати і відвантажити продукцію борошно — круп’яної промисловості (борошно пшеничне І сорту), а у сформованих ПН на основі видаткових накладних номенклатуру зазначеної продукції буде визначено як «борошно пшеничне першого ґатунку». Адже відмінність найменування товару, зазначеного у договорі та у ПН, складеній на підставі первинних документів, не вважається помилкою та відповідно у платника податку не виникає підстав для складання РК до такої ПН.

Назва з вхідних ПН не відповідає вихідним. Також інколи платників ПДВ цікавить питання щодо того, чи повинна збігатися «слово в слово» номенклатура товару, вказана у ПН на постачання товару, з номенклатурою, вказаною у первинних документах і ПН, на основі яких цей товар надійшов від постачальника?

Узагалі-то назва товару/послуги, яка вказується у ПН, що отримана від постачальника, може не збігатися з назвою товару із первинного документа під постачання, який підприємство надає своєму покупцю. Відмінність від назви товару із первинки, яку ви отримали від постачальника, тут ролі не відіграє.

Адже:

1) цього не вимагає норма жодного нормативно-правового акта;

2) бухгалтерська нормативка (а саме нацстандарти) так узагалі дає можливість суб’єкту господарювання присвоїти придбаним товарам свою назву, якщо йому від різних постачальників надходить аналогічний за своїми характеристиками товар, але з найменуваннями, що відрізняються.

Крім того, відповідно до п. 7 НП(С)БО 9 обліковувати запаси можна або за їх назвою, або за назвою однорідної групи товарів. Тому якщо за встановленими правилами на підприємстві при придбанні товарів з різними назвами їх прийнято розцінювати як однорідні, то всі вони можуть обліковуватися під однією загальною назвою.

Отже, товари, придбані з однією номенклатурою, платник може обліковувати за дещо іншою. А тому невідповідність «слово в слово» назви товару із ПН та первинки на постачання покупцю із первинними документами і ПН на придбання не є помилкою і не викликає жодних ПДВ-проблем.

Деталі шукайте у «Чи повинна назва товару в ПН «слово в слово» відповідати назві в первинці?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 46 (ср. ).

Копійчані розбіжності

Основи розбіжностей. Виникають копійчані розбіжності між даними ПН і первинних документів унаслідок заокруглень, коли або:

— має місце часткова оплата за товар/послугу і така авансова оплата перерахована не за цілу кількість товару/послуги, а за частину;

— ціна за товар у договорі встановлена з ПДВ і при визначенні ціни без ПДВ вона має нескінченну кількість знаків після коми.

Щоб не виникав другий випадок, як ми, так і податківці, завжди радимо встановлювати у договорі ціну без ПДВ, а потім вже додавати до неї ПДВ.

Якщо у підприємства, що складає ПН, виникає проблема з копійчаними розбіжностями (дані щодо нарахованого ПДВ, відображені у ПН, не відповідають на 1 чи 2 копійки від даних, вказаних у первинному документі), то перш за все слід пам’ятати, що такі розбіжності не повинні принести нікому негативних ПДВ-наслідків. Тобто

Цей висновок підтверджують і податківці (див. листи ДПСУ від 29.05.2023 № 1337/ІПК/99-00-21-03-02-06, від 19.06.2023 № 1438/ІПК/99-00-21-03-02-06).

Вони, наприклад, вважають, що якщо розбіжність на 0,01 грн або 0,02 грн між вартістю послуг з урахуванням ПДВ у ПН та сумою попередньої оплати (авансу), зазначеною у платіжному дорученні, виникла за рахунок арифметичних заокруглень, то така розбіжність не може бути єдиною підставою для невизнання податкового кредиту на підставі ПН за умови дотримання інших правил, визначених ПКУ для формування податкового кредиту.

Отже, податківці переконані, що коли копійчані розбіжності виникли через заокруглення і ці відмінності не заважають чітко ідентифікувати операцію, то говорити, що така ПН помилкова, не можна.

Водночас інколи покупці не бажають, щоб дані із ПН навіть на 1 копійку відрізнялися від даних первинного документа. Навіть не зважаючи на консультації податківців, де сказано, що розрахунок вартісного показника, у якому внаслідок добутку показників граф 6 та 7 ПН отримується число, у якому кількість знаків після коми перевищує два, вважається правильним (якщо з метою скорочення такої кількості знаків до другого знака після коми округлення не призводить до збільшення такого знака на «1» (одиницю) (БЗ 101.16).

Тому продавцям доводиться хитрувати зі складанням ПН, щоб вона за сумою ПДВ відповідала даним із первинного документа. Про ці хитрощі далі.

Уникаємо розбіжностей. Щоб у ПН не було копійчаних розбіжностей, продавці можуть вдатися до таких хитрощів:

1. Зняти автоматичний розрахунок показників у ПН та вручну підкоригувати копійки в гр. 10 ПН, для того, щоб вийти на потрібні сумові показники ПДВ. Але цей варіант може не допомогти, якщо копійчані розбіжності більші ніж на 1 копійку. Адже при перевірці арифметики ЄРПН може не пропустити податкову накладну зі встановленою вручну сумою у гр. 10 ПН.

2. Підкоригувати сумове значення через «кількісну» гр. 6 ПН за допомогою більшої кількості знаків після коми. Наприклад, так можна робити, якщо ПН складається на часткову попередню оплату. Податківці наголошують (101.16 БЗ), що робити такі операції законно. На їх погляд, у гр. 6 можна вказати стільки знаків після коми, скільки буде достатньо для правильного розрахунку вартісного показника у графі 10 ПН. І за такою ПН фіскали не позбавлять покупця його податкового кредиту (лист ДПСУ від 07.08.2020 № 3253/ІПК/99-00-05-06-02-06).

Більше того, у вищезгаданому листі податківці заявляють, що коли у ПН є багато позицій і окремі з них зазначені неправильно, то за правильними позиціями платник має право на податковий кредит. Хоча, на наш погляд, щоб користуватися таким сміливим твердженням, краще отримати подібне роз’яснення на свою адресу.

Скористатися корективами кількісної гр. 6 ПН для урегулювання копійчаних розбіжності не можна, якщо перша подія — відвантаження товару. Адже в цьому випадку у ПН слід вказати саме ту кількість, яку було фактично відвантажено, ні більше, ні менше.

3. Підрівняти копійчані розбіжності також можна за рахунок «цінової» гр. 7 ПН за допомогою більшої кількості знаків після коми. Її використовують тоді, коли через «кількісну» гр. 6 цього зробити не вдасться. Про те, що можна коригувати копійчані розбіжності через гр. 7 ПН, уже неодноразово говорили фіскали. Вони зауважують, що на сьогодні ЄРПН допускає відображення в цій графі більш ніж двох знаків після коми (див., наприклад, лист ДПСУ від 12.04.2021 № 1490/ІПК/99-00-21-03-02-06). І такі ПН, якщо в них немає інших суттєвих помилок, дають право на податковий кредит покупцям (див. листи ДПСУ від 02.07.2021 № 2626/ІПК/99-00-21-03-02-06, від 16.01.2020 № 130/6/99-00-07-03-02-06/ІПК).

4. Виправити копійчану розбіжність через механізм укрупнення ціни. Тобто встановлення ціни не за одиницю товару, а, наприклад, за 10, 100, 1000 одиниць. Але тут варто пам’ятати, що ПН повинна відповідати первинці (щоб операцію можна було ідентифікувати). А первинка, у свою чергу, повинна теж відповідати договірним умовам. Тому якщо в договорі ціна встановлена за одиницю товару, то прив’язка ціни в первинці та в ПН до 10 одиниць товару може викликати претензії з боку податківців. Хоча, по суті, усі розуміють, що це одна й та сама операція. Отже, якщо у вас є такий незбіг, то краще скласти бухдовідку, що це та сама операція, а незбіг викликано лише копійчаними розбіжностями.

5. Уникнути копійчаних розбіжностей можна шляхом дроблення товарної позиції у ПН. Інколи, якщо заповнити ПН на товар одним рядком для декількох одиниць товару за такою-то ціною, то виникають розбіжності на копійки. А якщо розбити це постачання на декілька рядків (у кожному рядку свою кількість поставленого товару показати), то копійчаних розбіжностей може і не бути. Жодних перепон/перешкод для цього немає. Невідповідності тут первинки і податкової накладної (якщо «загальна» кількість товару, відображена декількома рядками, та сама, що й у первинці) не буде.

Проблема з одиницею виміру

За загальним правилом гр. 4 і 5 ПН («Одиниця виміру товару/послуги») заповнюються таким чином:

— у гр. 4 зазначається умовне позначення відповідної назви одиниці вимірювання/обліку (українське), зазначеної у Класифікаторі системи позначень одиниць вимірювання та обліку (КСПОВО);

— у гр. 5 вказують код відповідної одиниці вимірювання/обліку, зазначений у КСПОВО.

Тільки у випадку, якщо товар/послуга, що постачається, має одиницю обліку, яка відсутня у КСПОВО, у гр. 4 зазначається умовне позначення одиниці вимірювання таких товару/послуги, яке використовується для обліку та відображається у первинних документах, а гр. 5 — не заповнюється.

Крім того, варто пам’ятати, що ці графи ПН не є обов’язковими реквізитами ПН згідно з п. 201.1 ПКУ. А тому здається, що коли їх дані не збігаються із одиницею виміру із первинки, то жодних ПДВ-наслідків не буде.

Водночас фіскали (див. листи ДПСУ від 16.03.2021 № 974/ІПК/99-00-21-03-02-06, від 30.01.2019 № 335/6/99-99-15-03-02-15/ІПК) наголошують, що гр. 4 і 5 ПН платник ПДВ має заповнювати тільки з урахуванням даних первинних документів, оформлених на операцію постачання товарів (послуг). І якщо дані цих граф не збігатимуться з даними, вказаними у первинці, то за такою ПН не вдасться ідентифікувати операції, що відбувається. Адже продавцю може загрожувати відповідальність за ненарахування ПДВ. А покупець не матиме права на податковий кредит.

Висновки фіскалів можна зрозуміти. Адже коли, наприклад, у первинному документі визначено, що орендна плата нараховується за користування майном протягом місяця за один м², а у ПН буде вказано, що одиниця наданої послуги є «послуга» і ціна вказана за одну послугу, то здійснити ідентифікацію операції не вдасться.

Інша справа, коли мова йде про вхідні і вихідні ПН. Так, наприклад, якщо товар куплено у тонах, а продається він у кілограмах, то це на ПДВ-облік не впливає. Адже тут, як і при відображенні назви у вхідних і вихідних ПН, може не прослідковуватися ланцюжок постачання за одиницею виміру.

Із цим погоджуються і податківці у БЗ 101.16. Вони наголошують, що коли постачання товару, ціну якого при придбанні було встановлено, наприклад, за вагову одиницю (кілограм, тонну тощо), вирішили продати за ціною за кількісну одиницю (штуку тощо) такого товару, то одиниця виміру, вказана у графі 4 ПН, складеної на операцію з постачання товару, може відрізнятися від одиниці виміру, що вказана у ПН, отриманій платником податку при придбанні такого товару.

Головне, щоб ті одиниці виміру і ціна, що будуть відображені у ПН, були відображені й у первинних документах на постачання цього товару.