Висновок документа
Внесено зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88. Зміни більшою мірою косметичні й торкнулися записів у первинці, електронної первинки, вилучення первинних документів, виправлення помилок
Що уточнив Мінфін?
Бухгалтерська термінологія. Ключові терміни: «первинні документи» та «регістри бухгалтерського обліку» піднялися відповідно з глав 2 і 3 в загальну главу 1 Положення № 88. А також уточнено, що інші терміни використовуються в значеннях, визначених Законом про бухоблік*, НП(С)БО, НП(С)БО в держсекторі та МСФЗ.
* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.
Електронна первинка. Уточнено, що електронну первинку застосовують у бухобліку за умови накладення електронного підпису або печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи й електронний документообіг. Таким чином норми Положення № 88 привели у відповідність зі змінами, внесеними до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік Законом України від 19.07.2022 № 2435-IX (детальніше про які можна прочитати в статті «Первинка, оприлюднення, консолідована фінзвітність, таксономія — з 10.08.2022 по-новому» // «Податки & бухоблік», 2022, № 61).
А також визначено, що при складанні та зберіганні первинки й регістрів в електронному вигляді підприємство зобов’язане на вимогу інших учасників госпоперацій, правоохоронних органів та відповідних органів (у межах їх повноважень, установлених законами) виготовити копії документів на паперових носіях за свій рахунок. Нагадаємо, що права податківців безоплатно отримувати від платників податків під час перевірки копії первинних документів закріплені пп. 20.1.2 і 85.4 ПКУ.
Записи в первинці. Визначено, що всі первинні документи, регістри бухобліку і звітність повинні складатися українською мовою.
Оскільки первинка може бути паперовою/електронною, то обумовлено, що записи:
— у паперових документах і регістрах вносять ручкою/чорнилом темного кольору, а
— в електронних документах — за допомогою електронних засобів обробки інформації та іншими засобами, які могли б забезпечити збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів і запобігати внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.
А також (у дусі змін, внесених Законом України від 19.07.2022 № 2435-IХ до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік) уточнено, що додатковим реквізитом первинного документа може бути печатка.
Вилучення документів. За аналогією з ч. 9 ст. 9 Закону про бухоблік закріплено, що копії первинних документів і регістрів бухобліку можуть бути вилучені в підприємства тільки за рішенням відповідних органів у межах їх повноважень, установлених законами. При цьому в обов’язковому порядку повинен складатися Реєстр вилучених документів. А ось вилучення оригіналів документів і регістрів забороняється, окрім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.
Виправлення помилок. Чіткіше прописали порядок виправлення помилок (див. оновлену главу 4 Положення № 88). По-перше, уставлено, що виправлення проводять у тому звітному періоді, коли помилку виявлено. А по-друге, обумовили способи виправлення помилок для паперових документів (3 способи) і для електронних (2 способи):
Способи виправлення помилок
| Документи: | |||
| у паперовій формі | в електронній формі | ||
| 1 | спосіб «червоне сторно» (п. 4.3) | 1 | спосіб «сторно» (п. 4.9) |
| — повторюють неправильний запис (кореспонденцію рахунків або суму) червоною ручкою/чорнилом (яка означає від’ємні числа, які в результаті віднімаються) та одночасно — ручкою/чорнилом темного кольору наводять другий правильний запис з правильною кореспонденцією рахунків і сумою | — здійснюють зворотний запис на величину помилки й одночасно — роблять правильний запис на правильну суму | ||
| 2 | спосіб додаткових бухпроводок (п. 4.5) | 2 | спосіб додаткових бухпроводок (п. 4.10) |
| вносять додаткову кореспонденцію рахунків на різницю між правильною сумою і відображеною | |||
| 3 | коректурний спосіб (п. 4.4) | Примітка. При виправленні помилок в електронних документах повинна зберігатися інформація, яка виправляється, і міститися відомості про дату виправлення, посади, прізвища, підписи осіб або інші дані, що дають можливість ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ. | |
| — закреслюють неправильний тест або цифри (однією рискою — так, щоб можна було прочитати виправлене) і — над закресленим пишуть правильний текст або цифри | |||
| Примітка. Будь-які виправлення помилок у паперових документах повинні супроводжуватися написом «виправлено» і підтверджуватися підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. | |||
А також при виправленні помилок за минулий звітний період складається бухдовідка, у якій зазначається причина помилки, посилання на документи та регістри бухобліку, у яких допущена помилка (яка підписується працівником, що її склав, і після перевірки — головбухом).
Наказ набирає чинності з дня опублікування.
