Проблема ситуації
З 01.01.2023 допомогу по вагітності та пологах застрахованим особам надають за основним місцем роботи або за місцем роботи за сумісництвом. Це прямо зазначено в абзаці другому ч. 1 ст. 22 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.
У своїх роз’ясненнях пенсійники зазначають, що з урахуванням приписів абзацу першого ч. 1 ст. 22 зазначеного Закону, пріоритетним є надання допомоги за основним місцем роботи працівника. І тільки в разі нереалізації такого права за основним місцем роботи допомога надається за сумісництвом (див. лист ПФУ від 16.01.2023 № 1468-1025/Я-03/8-2800/23).
Отже, у ситуації, коли листок непрацездатності по вагітності та пологах видано особі, яка має основне місце роботи та місце роботи за сумісництвом, в більшості випадків він буде оплачений саме за основним місцем роботи. Хоча допускаємо, що може бути й зворотна ситуація, наприклад, якщо працівниця продовжить працювати за основним місцем роботи, а не скористається правом на оформлення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
З оплатою зрозуміло. А що з відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами?
Право на відпустку
Тут керуємося Законом України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР, а саме ст. 17 цього Закону. У ній зазначено, що відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами надається на підставі медичного висновку.
Підстав не надавити відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами лише тому, що вона не оплачується, ми не вбачаємо
Звісно, вимагати від працівниці медичний висновок для надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами не потрібно. У ньому є конфіденційна інформація, що не призначена для очей роботодавця.
Для того, щоб надати відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, роботодавцеві за місцем роботи за сумісництвом достатньо мати електронний листок непрацездатності з причиною непрацездатності «вагітність та пологи» або ж у разі видачі листка непрацездатності у формі документа на папері — його копію, засвідчену підписом керівника і скріплену печаткою (у разі наявності) за основним місцем роботи.
Також не зайвою тут буде заява від працівниці про надання їй відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами з відповідної дати.
У табелі обліку використання робочого часу таку неоплачувану відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами позначаєте звичним кодом «ВП» (цифровий код «16»)
Проте ніхто не заважає для цього випадку придумати власне кодування та зафіксувати його у внутрішніх документах роботодавця, що унормовують питання ведення табеля обліку робочого часу на підприємстві (у ФОП).
Об’єднаний звіт
Трудовий Д5. Початок та закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами обов’язково зазначаємо в Д5 Об’єднаного звіту. Той факт, що ця відпустка не буде оплачена, не має значення.
ЄСВшний Д1. На наш погляд, у Д1 період тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами слід відображати в загальному порядку. Тобто в Д1 за місяць, на який припадає початок відпустки у зв’язку з вагітністю, формуєте на працівницю рядки з кількістю днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, що припадають на відповідний місяць такої відпустки. При цьому графи 16, 17 та 20 не заповнюєте, оскільки допомога не нараховувалася. У графі 08 за рядками з днями відпустки зазначаєте код КЗО:
— «42» — якщо у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами йде працівниця, до бази нарахування якої застосовується ставка ЄСВ 22 %;
— «43» — для працівниці з інвалідністю (ЄСВ 8,41 %).
Приклад. Працівниця прийнята на роботу за сумісництвом (зовнішнє сумісництво). Їй надано лікарняний листок у зв’язку з вагітністю та пологами з 27.03.2023 на 126 календарних днів. У березні працівниці було нараховано зарплату за фактично відпрацьований час у сумі 5000 грн (ЄСВ — 1100 грн). Допомога по вагітності та пологах буде нарахована за основним місцем роботи.
За місцем роботи за сумісництвом видано наказ про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами від 24.03.2023 № 27/ос.
Роботодавець сформує на працівницю в Д5 за І квартал 2023 року рядок із датою початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (графа 10) та підставою для її надання (графа 16), так, як це показано на рис. 1. У графі 07 код категорії «5» — особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами.
Зверніть увагу на те, що у разі відображення такої події кадрові графи 13 — 15 Д5 Розрахунку не заповнюємо.
Також дні відпуски у зв’язку з вагітністю та пологами слід зазначити в Д1. Навіть не зважаючи на те, що нарахувань допомоги не було (див. рис. 2).
Висновки
- Роботодавець за сумісництвом на підставі лікарняного листа з причиною непрацездатності «вагітність та пологи» надає відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, навіть якщо допомога не нараховується.
- У Д1 та Д5 безоплатну відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, на наш погляд, слід відображати за загальними правилами. У Д5 зазначаємо початок та закінчення відпустки. У Д1 кількість днів відпустки та кількість днів у трудових відносинах.
