Вимоги додавати до авансового звіту квитанції платіжного термінала (їх іще називають сліпами) при розрахунках платіжними картками чинне законодавство не містить. Ба більше! Ігнорувати такі папірці можна було завжди, що свого часу підтверджували податківці. Без роздруківки операцій з карткового рахунку до 01.04.2023 теж можна було обійтись. А от після зазначеної дати вони набувають неабиякої ваги.
Пояснимо, що до чого.
Оновлена у зв’язку з набуттям чинності Законом України «Про платіжні послуги» від 30.06.2021 № 1591-IX банківська нормативка, як і раніше, розділяє особисті платіжні картки (ОПК) — для власних потреб фізичних осіб і корпоративні (бізнесові) платіжні картки (КПК) — для потреб господарської/підприємницької/незалежної професійної діяльності. Це наразі прописано в п. 22 Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затвердженого постановою НБУ від 29.07.2022 № 164.
При цьому
аванс на закордонне відрядження можна й зараз видавати в безготівковій формі, в тому числі в гривнях, шляхом перерахування на особисту картку працівника
У цій частині теж нічого не змінилося (подробиці — в статті «Закордонне відрядження і аванс у гривні на особисту картку працівника» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25).
Перебуваючи в закордонному відрядженні, працівник може витрачати кошти, надані йому як аванс, або (1) знімаючи готівку з картки, або (2) розраховуючись карткою в безготівковій формі.
Ваш працівник обрав варіант (2). Як правильно відзвітувати за такі витрати? Щоб відповісти на це запитання, прослідкуємо, де саме в законодавстві згадувалося про подання разом з авансовим звітом квитанцій (сліпів) платіжного термінала.
Як було до 08.10.2022. Пункт 20 Положення № 148 в редакції, що діяла до зазначеної дати, встановлював спеціальні правила для випадку, коли фізособи — довірені особи підприємств (юросіб) одержували готівку з поточного рахунку із застосуванням КПК або ОПК. Тобто йшлося виключно про варіант (1).
Такі довірені особи повинні були:
— використовувати зняту готівку за призначенням без оприбуткування в касі;
— подати до бухгалтерії підприємства звіт про використання готівки разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом з невитраченим залишком готівки.
Таким чином,
вимога надавати чек банкомата, сліп, квитанцію торговельного термінала пов’язувалася виключно з одержанням готівки з поточного рахунку
До безготівкових розрахунків за допомогою платіжних карток ця вимога не висувалася.
Та навіть якщо такі документи були відсутні, бухгалтерія все одно мала прийняти авансовий звіт. Як зазначали податківці, посадова особа (бухгалтер) зобов’язана вжити відповідні заходи щодо підтвердження факту зняття готівкових коштів з поточного рахунку підприємства, одержавши виписку з банку про рух коштів на рахунку (див. БЗ 109.19, що діяла до 08.10.2022).
Очевидно, така рекомендація могла спрацювати, лише якщо йшлося про використання КПК. Якщо ж відряджений працівник розраховувався ОПК, він за необхідності міг надати виписку зі свого поточного рахунку.
Як стало з 08.10.2022. Із зазначеної дати з п. 20 Положення № 148 прибрали вимогу щодо необхідності подання підзвітною особою у складі авансового звіту документів про одержання готівки з поточного рахунку. Відтак,
починаючи з 08.10.2022 документи про одержання готівки з поточного рахунку (чеки банкомата, довідки за встановленими формами, сліпи, квитанції торговельних терміналів) подавати до бухгалтерії разом з авансовим звітом не потрібно
На цьому наголошують і податківці (див. роз’яснення від 28.10.2022).
До авансового звіту слід обов’язково додавати лише оригінали документів про використання коштів за призначенням (чеки РРО, готельні рахунки, транспортні квитки тощо).
Практична порада! Іноді при отриманні готівки з вітчизняної картки за кордоном іноземний банк — власник банкомата може стягувати за це свою комісійну винагороду, яка у виписці з поточного рахунку не відображається. Щоб підтвердити таку суму документально, доведеться надати квитанцію банкомата.
А загальний висновок такий: при безготівкових (!) розрахунках платіжною карткою надання квитанцій (сліпів) платіжного термінала ніколи не вимагалося. У зв’язку з цим покладатися на роздруківку операцій з поточного рахунку як на заміну відсутніх квитанцій (сліпів) не має жодного сенсу.
Разом з тим така роздруківка набуває особливої ваги з 01.04.2023. Скажемо кілька слів про це.
Як буде з 01.04.2023. Маємо на увазі зміни до п. 170.9 ПКУ, внесені Законом України від 12.01.2023 № 2888-ІХ (більше про ці зміни можна прочитати в статті «Підзвітна революція» // «Податки & бухоблік», 2023, № 12).
Якщо витрати були оплачені за допомогою платіжного інструмента, зокрема. КПК або ОПК, вартість витрат має бути засвідчена
випискою та/або відомостями з рахунку, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент
Такий документ може бути в електронній або паперовій формі (п.п. 170.9.2 ПКУ).
І насамкінець ще один нюанс: якщо підзвітна особа застосовувала корпоративні чи особисті платіжні інструменти (їх реквізити) для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки у межах суми добових, то за відсутності оподатковуваного доходу з 1 квітня 2023 року авансовий звіт узагалі не складається та не подається (докладніше див. «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25).
