Теми статей
Обрати теми

Відрядження скасували: що далі?

Хмелевський Ігор, податковий експерт
Працівник отримав аванс на відрядження (готівкою або на особисту платіжну картку). Може, навіть здійснив певні витрати, пов’язані з майбутньою службовою поїздкою (придбав транспортні квитки, забронював готель тощо). Проте відрядження скасували. В які строки він має повернути отриманий аванс і яким чином відзвітувати за нього?

Відповідь на це запитання як раніше, так і зараз украй недостатньо висвітлена в чинному законодавстві. Ситуація анітрохи не змінилася й після внесення змін до профільного п. 170.9 ПКУ, які мають запрацювати з 01.04.2023 (більше про ці зміни можна прочитати в статті «Підзвітна революція» // «Податки & бухоблік», 2023, № 12). Висловимо власну точку зору з цього приводу.

Видаємо наказ

Скасувати відрядження, що не відбулося, слід відповідним наказом. У наказі про скасування відрядження варто зазначити причину такого рішення (це може бути перенесення переговорного процесу, скасування конференції, хвороба працівника тощо), пославшись на раніше виданий наказ про відрядження. Крім того, в наказі слід прописати, що працівникові відшкодовуються понесені ним витрати.

Текст наказу може бути приблизно таким:

img 1

Після ознайомлення з ним працівник повинен (1) повернути суму авансу, видану та таке відрядження, до каси підприємства чи на його поточний рахунок і (2) відзвітувати про витрати.

Повертаємо аванс

Строки його повернення в ПКУ не прописані. Проте вони є в Інструкції № 59*. Вона надає працівникові, який отримав аванс на відрядження і не виїхав, на повернення отриманих коштів 3 банківських дні з дня прийняття рішення про відміну поїздки (абзац п’ятий п. 11 розд. II, п. 18 розд. IIІ Інструкції № 59).

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Водночас у документі не виокремлено ситуації, за яких аванс міг залишитися незайманим або ж був витрачений частково чи повністю на потреби, пов’язані з майбутнім відрядженням. В Інструкції № 59 деталізовано лише, що аванс, отриманий:

— готівкою, слід повернути саме до каси підприємства;

— на закордонне відрядження, — в грошових одиницях, у яких було видано аванс.

Звісно, вимоги цього документа для госпрозрахункових підприємств носять виключно рекомендаційний характер. При цьому

інші нормативні акти, у тому числі ПКУ, строків повернення готівки в разі скасування відрядження не встановлюють

Не з’являться відповідні норми в п. 170.9 ПКУ й після змін до нього, що набудуть чинності з 01.04.2023.

Разом з тим, ліберальне прочитання нової редакції п.п. 170.9.3 ПКУ дозволяє припустити, що з 01.04.2023 повертати невикористані кошти, якщо розрахунки проводились платіжною карткою в безготівковій формі, можна буде взагалі до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому скасовано відрядження. Однак ми б не рекомендували поспішати з утіленням цього припущення в життя…

Поки що, користуючись існуючою прогалиною в законодавстві, податківці наполягають на дотриманні усіма підприємствами строку в 3 банківські дні, встановленого в Інструкції № 59 (БЗ 103.17). А за відсутності однозначних змін у новій редакції п. 170.9 ПКУ, скоріше за все, після 01.04.2023 їхній підхід залишиться таким самим.

Тож якщо не хочете сперечатися з ними, пропишіть у власному Положенні про відрядження, що діє на підприємстві, такий же строк, як і в Інструкції № 59 (ср. ).

З його дотриманням проблем точно не буде, якщо до моменту скасування відрядження працівник ще не встиг витратитися. Тоді він просто поверне до каси підприємства суму раніше виданого авансу — і з цим усе. Проте так буває далеко не завжди.

Зверніть увагу! Податківці наголошують, що

законодавством не передбачено додаткових строків для повернення коштів, отриманих як аванс на відрядження, у випадках, якщо відрядження не відбулося з поважних причин (у тому числі в разі хвороби працівника)

Разом з тим необхідність продовжити цей строк може обумовлюватися не тільки тимчасовою непрацездатністю відрядженого. За певних обставин перешкоджатиме його дотриманню те, що працівник витратив аванс на цілі, пов’язані з майбутньою службовою поїздкою (придбання транспортних квитків, бронювання готелю тощо). Тож найперше, що йому доведеться зробити, — залагодити питання з поверненням коштів, що вже були витрачені. А саме: скасувати бронювання готелю, здати придбані ним квитки, обов’язково отримати документи на повернення, що підтверджують понесені у зв’язку з цим витрати.

Однак не виключено, що повернення коштів працівникові, скажімо, за придбаний проїзний квиток з оплатою банківською карткою може затягнутися в часі. Наприклад, при поверненні авіаквитка — до 7 (10) днів, а у випадку з іноземним авіаперевізником — до кількох місяців (про це ми писали в статті «Скасували відрядження через карантин: знімаємо бронювання, здаємо квитки» // «Податки & бухоблік», 2020, № 24). Тож не факт, що працівник зможе отримати гроші та повернути їх роботодавцеві протягом 3 банківських днів з дати наказу про скасування відрядження.

Зверніть увагу! В разі неповернення коштів у 3-денний строк фіскали вимагають уключити неповернуту суму до загального місячного оподатковуваного доходу працівника (БЗ 109.19).

На нашу ж думку, дотримувати таких стислих строків не особливо й потрібно.

Повернути аванс у цій частині, вважаємо, можна й пізніше — після отримання грошей за повернення квитків/скасування бронювання готелю

Щоправда, такий підхід у визначенні строків повернення авансу на скасоване відрядження теж ліпше закріпити у внутрішньому Положенні про відрядження або зазначити в наказі, що скасовує відрядження.

Головне, щоб працівник повернув невикористані грошові кошти за скасованим відрядженням до закінчення місяця, на який припадає граничний строк їх повернення.

Якщо цей строк повернення коштів буде порушено, доведеться оподаткувати всю суму неповернених працівником коштів ПДФО (з урахуванням натурального коефіцієнта) та військовим збором (без застосування натурального коефіцієнта) як надміру витрачені кошти підприємства (п.п. 170.9.1 ПКУ).

Порада! Щоб такого не сталося, підприємство може видати працівникові поворотну фіндопомогу на строк, допоки працівник отримає кошти від перевізника/готелю тощо. За її рахунок він поверне підприємству аванс, а щойно на його особисту картку надійдуть кошти за квиток/бронювання готелю — погасить видану поворотну фіндопомогу.

І останнє в цьому підрозділі. При поверненні квитків перевізники зазвичай утримують частину вартості квитка, а тим, хто проплатив бронювання готелю, можуть і зовсім не повернути гроші за бронювання. Якщо це трапиться, працівник не зможе повернути повну суму авансу. Разом з тим фінансувати такі витрати своїм коштом він теж не зобов’язаний.

Витрати на бронювання готельного номера, утримання з вартості транспортного квитка тощо підприємство має взяти на себе за умови, що працівник надасть відповідні документи на їх підтвердження

При цьому вважати їх додатковим благом працівника немає жодних підстав.

Подаємо авансовий звіт

Кошти, отримані працівником з каси чи перераховані йому на особисту картку, вважаються виданими під звіт на дату здійснення відповідної операції (видачі готівки або перерахування коштів).

При цьому

не має значення, витрачав працівник кошти, видані на відрядження, чи ні, — авансовий звіт, вважаємо, слід подавати все одно

А в який строк це слід зробити?

Знову повторимо, що ні чинна редакція п. 170.9 ПКУ, ні та, що стане чинною з 01.04.2023, прямої відповіді на це запитання не дає. Там узагалі немає жодного слова про скасування відрядження.

Тож залишається поки що (до 01.04.2023) дотримуватися базового строку з п.п. 170.9.2 ПКУ, а саме: до закінчення п’ятого банківського дня. Відлічувати цей строк у такому разі слід від дати наказу про скасування відрядження. Хоча оскільки відповідальності за несвоєчасне подання авансового звіту немає, його можна подати до закінчення місяця, на який припадає граничний строк повернення авансу за скасованим відрядженням.

Разом з тим варто сказати, що з 1 квітня 2023 року:

за відсутності будь-яких витрат на майбутнє відрядження не буде помилкою дотримуватися старого підходу і подавати порожній авансовий звіт за скасованим відрядженням до закінчення місяця, на який припадає граничний строк повернення авансу. В такому разі в авансовому звіті у графі «Витрачено» слід вказати нулі;

— якщо підзвітна особа застосовувала особисту платіжну картку (її реквізити) для проведення розрахунків у безготівковій формі, то за відсутності оподатковуваного доходу авансовий звіт узагалі можна не складати й не подавати. Однак подати документи, що підтверджують суму витрат, доведеться до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому скасовано відрядження (робимо такий висновок з п.п. 170.9.3 ПКУ);

— у разі використання готівки понад суму добових (включаючи отриману з платіжної картки) слід подати авансовий звіт (таку вимогу містить п.п. «б» п.п. 170.9.4 ПКУ) в строки, встановлені п.п. 170.9.3 ПКУ, а саме: до закінчення місяця, наступного за місяцем скасування відрядження. Що стосується строків подання підтвердних документів за готівковими розрахунками, то, вочевидь, такі документи необхідно додати до авансового звіту і подати одночасно з ним.

Як поставляться до таких висновків податківці, наразі не відомо. Тож сподіватимемося, що схвально… ☺

Висновки

  • На сьогодні повернути аванс, отриманий на відрядження, що не відбулося, а також подати авансовий звіт про використані кошти можна до закінчення місяця, на який припадає граничний строк повернення коштів роботодавцеві.
  • Фіскали ж наполягають на дотриманні усіма підприємствами строку повернення авансу в 3 банківських дні з дати скасування відрядження.
  • А вже з 01.04.2023 повертати невикористані кошти у разі безготівкових розрахунків з використанням платіжної картки (включаючи особисту) можна буде, на нашу думку, до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому скасовано відрядження.
  • Крім того, з 01.04.2023 подавати авансовий звіт доведеться лише у разі наявності оподатковуваного доходу або використання платником податку готівки понад суму добових.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі