Електронний на електронний
Трішки теорії. Ви знаєте, що електронний листок непрацездатності відразу відкривається й закривається. Дати відкриття та закриття такого лікарняного відповідають датам початку строку дії та закінчення строку дії медичного висновку лікаря, на підставі якого він сформований. При цьому дата закриття є прогнозованою датою, після якої відновиться працездатність, або дата наступного огляду пацієнта.
Є випадки, коли дата закриття е-лікарняного може бути змінена, а період тимчасової непрацездатності в е-лікарняному скорочено. Наприклад, працівник може одужати раніше прогнозованої дати закінчення тимчасової непрацездатності або йому буде встановлено (змінено/підтверджено) групу інвалідності. А ще наявний е-лікарняний може бути скорочено на підставі надходження даних з електронної системи охорони здоров’я про:
1) медичний висновок у межах випадку тимчасової непрацездатності (тобто в межах одного страхового випадку два лікарняних листки й наступний лікарняний скорочує попередній);
2) медичний висновок про початок нового випадку тимчасової непрацездатності в межах однієї категорії медичних висновків (тобто два різних страхових випадки, проте причини непрацездатності збігаються й наступний лікарняний скорочує попередній);
3) медичний висновок за іншою категорією, яка скорочує період дії наявного е-лікарняного, відповідно до встановлених Правил скорочення періодів тимчасової непрацездатності у листках непрацездатності (далі — Правила), наведених у додатку до Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженому наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234 (тобто два різних страхових випадки з різними причинами непрацездатності, й наступний лікарняний скорочує попередній відповідно до Правил).
Зверніть увагу на те, що у випадку скорочення, наведеному в п. 3 вище, не завжди наступний лікарняний скоротить попередній за наявності накладки. Тут усе залежить від того, у кого «сильніша» причина непрацездатності. Правила скорочення ми навели нижче в таблиці.
Правила скорочення періодів тимчасової непрацездатності в листках непрацездатності
| Причина непрацездатності в е-лікарняному | Причина непрацездатності в новому е-лікарняному, який скорочує період дії листка непрацездатності, зазначеного у графі 2 |
| 1 | 2 |
| Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві | Вагітність і пологи Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу |
| Вагітність і пологи | Не скорочується жодною причиною |
| Необхідність догляду за хворою дитиною | Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Карантин, установлений відповідно до законодавства Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу |
| Необхідність догляду за хворим членом сім’ї | Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Необхідність догляду за хворою дитиною Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною Карантин, установлений відповідно до законодавства Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу |
| Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною | Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Необхідність догляду за хворою дитиною Карантин, установлений відповідно до законодавства Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу |
| Карантин, установлений відповідно до законодавства | Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи |
| Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства | Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Необхідність догляду за хворою дитиною Необхідність догляду за хворим членом сім’ї Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною Карантин, установлений відповідно до законодавства Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу Перебування в самоізоляції, обсервації під час дії COVID-карантину |
| Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу | Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Необхідність догляду за хворою дитиною Необхідність догляду за хворим членом сім’ї Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною Карантин, установлений відповідно до законодавства Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства Перебування в самоізоляції, обсервації під час дії COVID-карантину |
| Тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу | Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Необхідність догляду за хворою дитиною Необхідність догляду за хворим членом сім’ї Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною Карантин, установлений відповідно до законодавства Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу Перебування в самоізоляції, обсервації під час дії COVID-карантину |
| Перебування в самоізоляції, обсервації під час дії COVID-карантину | Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві Вагітність і пологи Необхідність догляду за хворою дитиною Необхідність догляду за хворим членом сім’ї Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною Карантин, установлений відповідно до законодавства |
Розглянемо, як таке скорочення повинно працювати у випадку, коли періоди тимчасової непрацездатності накладаються.
Приклад 1. Працівник захворів. Йому відкрито е-лікарняний на 5 календарних днів на підставі медвисновку. Перебуваючи на лікарняному, працівник отримав побутову травму. Лікарем сформовано новий медичний висновок з категорією «Захворювання або травма загального характеру».
Обидва медичні висновки сформовані в межах однієї категорії медичних висновків. Відповідно й лікарняні, що будуть сформовані на підставі таких медвисновків, матимуть однакову причину непрацездатності — «Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві».
У такому випадку перший лікарняний (хвороба) повинен бути скорочений (змінена дата закінчення).
Приклад 2. Працівниця захворіла. Відкрито е-лікарняний. Проте в період його дії їй відкривається ще один е-лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами.
Сформовані на підставі медичних висновків лікарняні матимуть різні причини непрацездатності. Перший — «тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві». Другий — «вагітність та пологи». Відповідно до наведених Правил (див. таблицю) другий е-лікарняний (вагітність та пологи) скоротить строк дії першого е-лікарняного (тимчасова непрацездатність).
Якщо ж до Реєстру листків непрацездатності надходить е-медвисновок за категорією, яка відповідно до правил не скорочує період тимчасової непрацездатності у раніше сформованому е-лікарняному, то в Реєстрі повинен створитися листок непрацездатності зі статусом «Недійсний». Це усуне можливе дублювання е-лікарняних, якщо період їх дії перетинається, проте скоротити перший е-лікарняний не можна. У такому разі, якщо строк дії е-лікарняного зі статусом «Недійсний» триваліший, ніж період непрацездатності в раніше створеному е-лікарняному, то формується ще один новий е-лікарняний за новим випадком тимчасової непрацездатності на кількість днів непрацездатності, що виходять за межі періоду непрацездатності в раніше створеному в Реєстрі листку непрацездатності.
Приклад 3. Працівник захворів і йому відкрили е-лікарняний з 6 по 10 листопада 2023 року з причиною непрацездатності «Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві» (перший е-лікарняний). Далі 9 листопада йому було відкрито ще один лікарняний (з 9 по 13 листопада) з причиною непрацездатності «Необхідність догляду за хворою дитиною» (е-лікарняний на дитину).
Маємо два е-лікарняних, які частково перекривають один одного. При цьому причина непрацездатності е-лікарняного на дитину не скорочує період дії першого е-лікарняного на працівника (див. Правила в таблиці). Тож е-лікарняний на дитину повинен отримати статус «Недійсний».
Якщо працівник одужає й перший лікарняний не буде продовжено, то з 11 листопада буде сформовано ще один е-лікарняний на дитину на кількість днів, що виходять за межі періоду непрацездатності за першим е-лікарняним на працівника.
Зверніть увагу, що таке скорочення повинно відбуватися автоматично! Проте, як показала практика, не завжди ця автоматика спрацьовує.
Якщо за е-лікарняними, що збігаються й формують різні страхові випадки, автоматичне скорочення не відбулося, вважаємо, що слід керуватися Правилами скорочення. Такий висновок випливає з листа ПФУ від 30.01.2023 № 2800-030401-8/4745. Також страхувальник (уповноважені ним особи) можуть повідомити ПФУ про наявний збіг лікарняних.
Паперовий на паперовий
Тут усе доволі просто. Якщо два листки непрацездатності на набігають один на одного, видані в межах одного страхового випадку, то зрозуміло, що за збігом якихось обставин при виписуванні другого листка сталася помилка й один і той самий день потрапив до обох бланків.
Рішення досить просте — такий лікарняний слід повернути працівнику з тим, щоб він уніс у лікувальній установі потрібні виправлення.
Інша ситуація: за двома лікарняними маємо два різних страхових випадки. Окремих правил скорочення для паперових листків не передбачено. Тож керуємося загальними нормами Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105). А ними встановлено, що
право на страхові виплати за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності виникає з настанням страхового випадку
Страховий випадок починається днем відкриття лікарняного листа. Отже, наявні спільні дні непрацездатності за двома паперовими лікарняними є початком нового страхового випадку. З виникненням нового страхового випадку виникає й нове право на отримання виплат (ч. 1 ст. 12 Закону № 1105).
Тобто для цілей призначення лікарняних виплат наступний листок непрацездатності фактично «обрізає» період непрацездатності за попереднім. І не важливо, різні в них чи однакові причини непрацездатності. Що в результаті маємо?
За другим лікарняним листом оплата йде з першого дня його відкриття. Тобто якщо це, наприклад, тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком, то перші 5 днів хвороби оплачуємо за рахунок роботодавця, а починаючи з шостого — за рахунок ПФУ.
За першим лікарняним листом дні-накладки не оплачуємо, оскільки один і той самий день не може бути оплачено двічі.
Єдиний виняток із наведених правил — листок непрацездатності з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи», що не скорочується жодною причиною.
Паперовий на електронний
Якщо коротко, то в ситуації, коли паперовий лікарняний «наїжджає» на раніше відкритий е-лікарняний, діємо, як і у випадку «паперовий на паперовий».
Якщо електронний та паперовий формують один страховий випадок і паперовий наїхав на е-лікарняний, то слід повідомити працівника про необхідність звернутися до лікаря й виправити цю ситуацію.
Також проконтролюйте, щоб у бланку листка непрацездатності, який видається як продовження електронного листка непрацездатності, був зазначений номер електронного листка непрацездатності, який продовжується.
Якщо за двома лікарняними різні страхові випадки, то виплати за електронним листком непрацездатності, що йде першим, призначаєте до дати початку страхового випадку за паперовим листком непрацездатності, що «наїхав» на е-лікарняний та йде слідом за ним.
Приклад 4. Працівнику оформлено е-лікарняний з 23 по 31 жовтня 2023 року (включно). Лікарняні нараховані, профінансовані і виплачені. Проте згодом він надав ще один первинний лікарняний (але вже паперовий і з іншої установи), з періодом непрацездатності з 31 жовтня по 6 листопада 2023 року. Тобто 31.10.2023 вказано в обох листках непрацездатності.
Враховуючи, що подвійної оплати днів хвороби не повинно бути:
— день закінчення е-лікарняного (першого листка непрацездатності) оплачувати не потрібно;
— паперовий лікарняний (другий листок непрацездатності) має бути оплачений з першого дня (31.05.2023) за загальними правилами.
Таку ж позицію підтвердили працівники ПФУ у листі від 30.06.2023 № 25253-28881/Р-03/8-2800/23 (ср. ).
Якщо лікарняні по електронному листку непрацездатності були вже профінансовані, як у прикладі 4, то допомогу за день-накладку доведеться повернути ПФУ. Діємо так:
1) визначаємо надміру нараховану суму, складаємо бухдовідку та проводимо сторнування в бухобліку;
2) перераховуємо ПФУ зайво отримані кошти. У призначенні платежу зазначаємо: номер заяви-розрахунку страхувальника, за якою було отримано фінансування, номер лікарняного, за яким надміру виплачені кошти, податковий номер працівника, щодо якого здійснюється повернення. Платіжну інструкцію про повернення коштів скануємо. Вона знадобиться далі;
3) формуємо в електронному кабінеті страхувальника на порталі ПФУ в розділі «Заява-розрахунок» коригуючу заяву-розрахунок на зменшення, до якої додаємо скан платіжки про повернення коштів.
Висновки
- Наявний у кабінеті страхувальника на порталі ПФУ е-лікарняний може бути скорочено на підставі надходження даних з електронної системи охорони здоров’я. Таке скорочення в ідеалі повинно відбуватися автоматично.
- Якщо за е-лікарняними, що збігаються й формують різні страхові випадки, автоматичне скорочення не відбулося, вважаємо, що слід керуватися Правилами скорочення.
- Якщо паперовий лікарняний наїжджає на раніше відкритий паперовий (електронний) лікарняний і маємо два різних страхових випадки, то день-накладку оплачуємо як день тимчасової непрацездатності за другим лікарняним.
