На суму лікарняних (оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності й допомоги по тимчасовій непрацездатності) та допомоги по вагітності та пологах може вплинути багато чинників, наприклад таких, як страховий стаж особи, розмір її доходу тощо. Про все це ми з вами поговоримо в цьому тематичному випуску «Податки & бухоблік». Проте якщо говорити про загальні випадки розрахунку, то матимемо таку картину в формулах.
Формули для розрахунку
Лікарняні. Суму виплат у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю звичайні роботодавці визначають за формулою:
Л = ДВ х К,
де Л — сума лікарняних;
ДВ — денна виплата;
К — кількість календарних днів непрацездатності.
У свою чергу, денну виплату (ДВ) знаходять, множачи середньоденну зарплату (ЗПсер) на відсоток оплати листка непрацездатності, що встановлюється залежно від страхового стажу (С). Тобто
ДВ = ЗПсер х С.
Вагітність та пологи. Для розрахунку допомоги по вагітності та пологах (Д) зручно використовувати формулу:
Д = ЗПсер х К.
Непрацездатні виплати Дія Сіті. Резиденти Дія Сіті для розрахунку лікарняних й допомоги по вагітності та пологах (Л (Д)) найманим працівникам та гіг-спеціалістам можуть використовувати формулу:
Л (Д) = ЗПсер.д. х К,
де ЗПсер.д. — середня денна сума заробітної плати (доходу).
Резюме. З наведених формул вбачається, що:
по-перше, оплаті підлягають календарні дні, що припадають на період тимчасової непрацездатності (вагітності та пологів). Показник середньогодинної заробітної плати (доходу) не використовуємо, навіть якщо працівник (гіг-спеціаліст, фізособа) з погодинною оплатою та/або специфічними умовами праці (виконання робіт, надання послуг);
по-друге, щоб обчислити суму виплат за листком непрацездатності, слід розрахувати для працівників звичайних роботодавців середньоденну зарплату (дохід) (ЗПсер), а якщо мова йде про працівників та гіг-спеціалістів резидента Дія Сіті, то — середню денну суму зарплати (доходу) (ЗПсер.д.). Механізм розрахунку цих двох середніх однаковий. Він прописаний у Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженому постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266).
Формула така:
ЗПсер (ЗПсер.д.) = ЗП : Крп,
де ЗП — сума заробітної плати (доходу) в розрахунковому періоді за відповідним трудовим (цивільно-правовим) договором;
Крп — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.
І ось ми дійшли до головного, а саме до того, з чого бухгалтеру слід починати обчислення лікарняних та допомоги по вагітності та пологах, — з визначення розрахункового періоду.
Розрахунковий період
Розрахунковий період — це період, за який здійснюють розрахунок середньої зарплати (доходу). Основні правила його визначення наведені в пп. 25 — 27 Порядку № 1266. Для наочності зведемо їх у таблицю.
Правила визначення розрахункового періоду
| Період трудових (цивільно-правових) відносин зі страхувальником за відповідним договором | Розрахунковий період |
| Більше 12 місяців | 12 календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю настання страхового випадку* |
| Менше 12 місяців | Фактична кількість календарних місяців (з 1-го до 1-го числа) у трудових (цивільно-правових) відносинах, що передують місяцю настання страхового випадку |
| Менше місяця | Фактична кількість календарних днів у трудових (цивільно-правових) відносинах перед настанням страхового випадку |
| * Місяцем настання страхового випадку є місяць, на який згідно з первинним лікарняним листом припадає початок тимчасової непрацездатності, у тому числі у зв’язку з вагітністю та пологами. | |
Увага! Якщо страховий випадок настав у перший день роботи, розрахунковий період не визначаємо, а обчислення середньої зарплати проводимо виходячи з тарифної ставки (окладу) або її частини, встановленої на день настання страхового випадку. Детально про такий розрахунок — у статті «Лікарняні та допомога по вагітності та пологах: якщо немає заробітку» // «Податки & бухоблік», 2023, № 95.
Тут же зосередимося на ситуації, коли розрахунковий період є. Розглянемо порядок його визначення на конкретних прикладах.
Є 12 місяців у відносинах
Приклад 1. Працівник був прийнятий на роботу з 18.05.2020. З 13 по 25 листопада 2023 року він перебував на лікарняному.
Розрахунковий період складуть повні 12 календарних місяців у трудових відносинах з цим роботодавцем, що передують листопаду 2023 року (місяцю, на який згідно з лікарняним листом припав початок тимчасової непрацездатності), а саме — листопад 2022 року — жовтень 2023 року.
Приклад 2. Працівник був прийнятий на роботу з 12.07.2021. З травня 2023 року його роботодавець отримав статус резидента Дія Сіті. З 6 листопада цей працівник перебуває на лікарняному.
Факт отримання роботодавцем працівника статусу резидента Дія Сіті не є підставою для припинення раніше укладеного трудового договору. Тож якщо трудові відносини не переривалися, розрахунковий період складуть листопад 2022 року — жовтень 2023 року.
Не відпрацьовано рік
Приклад 3. Резидент Дія Сіті уклав з особою гіг-контракт, а після його закінчення (з 07.08.2023) — трудовий контракт. З 7 по 21 листопада 2023 року цей працівник перебував на лікарняному.
Розрахунковий період визначаємо за тим договором, на період дії якого припав початок страхового випадку. У випадку, що розглядається, тимчасова непрацездатність настала у період дії трудового контракту. Тож до розрахункового періоду потраплять повні місяці в трудових відносинах — з вересня по жовтень 2023 року.
Приклад 4. Працівника прийнято на роботу з 03.07.2023. Це перший робочий день згідно з графіком роботи підприємства і працівника. З 8 по 15 листопада 2023 року він перебував на лікарняному.
Особливість цієї ситуації в тому, що працівник був прийнятий на роботу в перший робочий день місяця (03.07.2023), але не в перший календарний. Липень такий працівник відпрацював повністю. Водночас при розрахунку лікарняних (допомоги по вагітності та пологах)
місяць, в якому працівник був прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, але не з першого календарного дня, до «непрацездатного» розрахункового періоду не включаємо
Таким чином, у наведеному прикладі розрахунковий період для лікарняних — серпень — жовтень 2023 року.
Приклад 5. Працівника прийнято за основним місяцем роботи з 10.04.2023, а з 14.08.2023 укладено ще й трудовий договір про роботу за сумісництвом (внутрішнім). З 07.11.2023 цей працівник перебуває на лікарняному.
Розрахунковий період визначаємо за тим трудовим договором, за яким призначено непрацездатні виплати. Припустимо, що лікарняні призначені за основним місцем роботи. Тоді розрахунковий період складуть місяці з травня по жовтень 2023 року.
Відпрацьовано менше місяця
Приклад 6. Працівник прийнятий на роботу з 02.10.2023, а вже 14 листопада він захворів.
У працівника немає жодного повного календарного місяця в трудових відносинах з цим роботодавцем (з 1-го до 1-го числа) перед місяцем, на який припав початок хвороби. Тож розрахунковий період сформує фактичний час у трудових відносинах до початку хвороби, а саме період з 2 жовтня по 13 листопада 2023 року.
Приклад 7. Працівницю прийнято на роботу з 10.11.2023, а з 13 листопада їй згідно з листком непрацездатності надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами.
Розрахунковий період — з 10 по 12 листопада 2023 року.
Після того, як розрахунковий період визначили, підраховуємо кількість календарних днів у ньому та суму зарплати (доходу), що візьме участь у розрахунку середньої зарплати (доходу). Про всі нюанси цього — в наступній статті.
Висновки
- У загальному випадку, щоб обчислити суму лікарняних чи допомоги по вагітності та пологах, потрібно визначити середньоденну (середню денну) зарплату (дохід).
- Середньоденну (середню денну) зарплату (дохід) обчислюють виходячи з виплат за розрахунковий період.
- Розрахунковим періодом зазвичай є 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах за останнім місцем роботи працівника, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок.
