Використання електронної печатки ФОП касирами на ПРРО: можна чи ні?

Ситуація: ФОП має три торгові точки, що працюють у дві зміни, і на кожній з них розрахункові операції на ПРРО здійснюють наймані працівники (касири).

Якщо так, то яким має бути порядок заповнення розділу 2 форми № 5-ПРРО на печатку ФОП, що використовуватиметься касиром?

Якщо використання касиром печатки ФОП неможливе, то які наслідки такого використання можуть чекати на ФОП (скасування реєстрації ПРРО, недійсність/відсутність чека тощо)?

Почнемо з кількох обнадійливих консультацій податківців.

Як пов’язуються між собою ПРРО, господарські одиниці та касири?

Зокрема, на запитання, яку кількість печаток необхідно реєструвати, якщо суб’єкт господарювання має декілька ПРРО, податківці відповідають (БЗ 109.20), що при застосуванні електронної печатки на ПРРО фіскальним сервером ДПС не встановлено обмежень її використання кількома ПРРО одночасно. Тобто якщо суб’єкт господарювання має декілька ПРРО, то він

Далі, відповідаючи на запитання, чи має право суб’єкт господарювання використовувати одну печатку на всіх ПРРО, які зареєстровані на кожну окрему господарську одиницю, податківці уточнюють (БЗ 109.20): так, якщо такі ПРРО не потребують задіяння касирів. У разі, якщо при використанні ПРРО задіяні касири, то для кожного такого ПРРО необхідно створити окрему печатку.

Ви не розумієте, для чого вона взагалі потрібна? Відповідь — у іншій консультації з БЗ 109.20: касир, що здійснює розрахункові операції на ПРРО, має засвідчувати відкриття зміни, проведення розрахункової операції шляхом накладання на повідомлення про відкриття зміни, розрахунковий документ/Z-звіт свого електронного підпису або електронної печатки суб’єкта господарювання, на якого зареєстровано ПРРО.

У підсумку маємо таку нехитру арифметику: якщо в суб’єкта господарювання є три торгові точки, що працюють у дві зміни із залученням касирів, то йому треба:

1) або на кожного із шести касирів отримати індивідуальний електронний підпис, повідомити про сертифікати таких електронних підписів шляхом подання в електронній формі повідомлення за формою № 5-ПРРО і тільки після цього допускати касирів до роботи на ПРРО. А в разі звільнення когось із них зробити те ж саме щодо нового касира, що може бути досить обтяжливим за значної плинності кадрів;

2) або самому створити три електронні печатки, так само повідомити про них — і на цьому все.

Очевидно, що більшість суб’єктів господарювання віддадуть перевагу другому варіанту, тож інтерес до нього значно більший.

Зверніть увагу! Жодних уточнень щодо категорій суб’єктів господарювання, на яких поширюються наведені вище роз’яснення, податківці не роблять. З чого можна припустити, що податківці вважають їх однаково справедливими як для юросіб, так і для ФОП.

Електронні печатки — тільки для касирів юросіб?

Разом з тим більш глибокий аналіз чинного законодавства дозволяє дійти висновку, що:

Обґрунтуємо свій висновок, спираючись на чинну редакцію Закону про ЕДП* у тій частині, де йдеться про електронну печатку, а також на Закон про РРО і ПРРОшну нормативку.

* Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.

Що говорить Закон про ЕДП? Отже, за Законом про ЕДП (див. п. 9 ч. 1 ст. 1) електронна печатка — це електронні дані, які додаються створювачем електронної печатки до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються для визначення походження та перевірки цілісності пов’язаних електронних даних.

У свою чергу, створювачем електронної печатки, про якого згадується вище, Закон про ЕДП (п. 40 ч. 1 ст. 1) називає юридичну (!!!) особу, що створює електронну печатку.

Що говорить РРОшне законодавство? Водночас у ч. 5 ст. 13 Закону про РРО прописано, що для застосування в ПРРО може використовуватися електронна печатка ФОП, створювачем якої є такий ФОП.

Таким чином, Закон про РРО дозволяє ФОП теж мати електронну печатку, однак лише для застосування її в ПРРО. Додатково податківці роз’яснюють: генерувати електронну печатку фізособі-підприємцю, що має електронний підпис, потрібно лише для програмно-технічних комплексів самообслуговування, в яких відсутній касир. Разом з тим за бажанням ФОП може використовувати електронну печатку для ПРРО (БЗ 109.20).

Про це податківці мовчать.

На перший погляд, жодних заборон для цього немає. Так, у п. 7 розд. ІІ Порядку № 317* сказано, що особа може здійснювати розрахункові операції на ПРРО з використанням електронного підпису такої особи або електронної печатки суб’єкта господарювання, на якого зареєстровано ПРРО, після внесення даних про сертифікати до Реєстру ПРРО згідно з цим Порядком за умови дійсності відповідного сертифіката відкритого ключа.

* Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом Мінфіну від 23.06.2020 № 317.

Водночас згідно з п. 2 розд. ІV Порядку № 317

Оскільки саме ФОП (а не його касир) є тією особою, сертифікат печатки якої внесено до Реєстру ПРРО, то можна припустити, що тільки він (ФОП) має право проводити розрахункові операції на ПРРО з використанням власної електронної печатки.

Крім того, в п. 2 розд. ІV Порядку № 317 далі сказано, що використання в ПРРО електронної печатки можливе за умови:

— доступу до особистого ключа печатки лише створювача (уповноваженого представника створювача) електронної печатки, та

— захисту такого ключа від несанкціонованого доступу інших осіб, та

— з дотриманням вимог Закону про ЕДП та Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Тобто всі перелічені вимоги мають виконуватися одночасно.

Як бачите, ця норма теж підтверджує, що користуватися електронною печаткою має право лише створювач, тобто для ФОП — тільки він сам.

Хто такий «уповноважений представник створювача»? Відповідь на це запитання вкрай важлива, бо якщо уповноваженим представником створювача-ФОП можна вважати касирів, тоді ще не все втрачено.

Порядок № 317 не відповідає на це запитання. Натомість він відсилає до Закону про ЕДП, який, у свою чергу, згадує про уповноваженого представника створювача лише там, де йдеться про електронну печатку юридичної особи (див. ст. 19, 20 Закону про ЕДП). І це зрозуміло, адже сама по собі юрособа діяти не може, вона діє через свій виконавчий орган (скажімо, директора) або представника.

І навпаки, коли в Законі про ЕДП заходить мова про електронну печатку ФОП (див. ч. 5 ст. 22 Закону про ЕДП), уповноважений представник створювача там уже не фігурує. А єдина згадка про уповноваженого представника ФОП (див. абзац перший ч. 6 ст. 22 Закону про ЕДП) стосується, на нашу думку, електронного підпису такого представника як працівника ФОП.

Таким чином, ФОП у контексті Закону про ЕДП апріорі не може мати уповноваженого представника створювача, оскільки створювачем електронної печатки для використання в ПРРО є він сам. Звернутися за наданням ЕДП з формування електронної печатки ФОП повинен самостійно,

Наймані працівники ФОП (продавці, касири тощо), попри те що вони уповноважені ним на здійснення розрахункових операцій на ПРРО, не можуть вважатися уповноваженими представниками створювача в контексті, який тут розглядається, тобто особою, відповідальною за проведення розрахункових операцій на ПРРО із використанням електронної печатки ФОП.

Цей висновок підтверджується консультацією з БЗ 109.20, де податківці роз’яснюють, як заповнюється Повідомлення за ф. № 5-ПРРО для електронної печатки ПРРО (додаток 5 до Порядку № 317; ідентифікатор форми J/F1391802). Там сказано, що в такому разі в розд. 2 «Дані про осіб, яким делеговано право підпису електронних документів» ф. № 5-ПРРО:

— в колонці 1 замість П. І. Б. відповідальної особи наводять назву суб’єкта господарювання, тобто дані самого ФОП;

— у колонці 2 замість податкового номера відповідальної особи — податковий номер суб’єкта господарювання, тобто знову-таки податковий номер ФОП.

Інакше кажучи, уповноважити когось іншого, окрім ФОП, виконувати розрахункові операції на ПРРО з використанням електронної печатки ФОП, не можна.

ФОП дозволив користуватися печаткою касиру: які наслідки?

Користувачі ЕДП зобов’язані, зокрема, забезпечувати конфіденційність та неможливість доступу інших осіб до особистого ключа та невідкладно повідомляти надавача електронних довірчих послуг про підозру або факт компрометації особистого ключа (ч. 2 ст. 12 Закону про ЕДП). При цьому під компрометацією особистого ключа розуміють будь-яку подію, що призвела або може призвести до несанкціонованого доступу до особистого ключа (п. 26 ч. 1 ст. 1 Закону про ЕДП).

Таким чином,

Підстава — п. 2 ч. 1 ст. 25 Закону про ЕДП.

Крім того, в разі компрометації особистого ключа суб’єкт господарювання зобов’язаний протягом дня, в якому виявлено цей факт, засобами Електронного кабінету або засобами телекомунікацій направити до контролюючого органу Повідомлення за формою № 2-ПРРО (додаток 2 до Порядку № 317; ідентифікатор форми J/F 1316701). Така норма міститься в п. 12 розд. ІІ Порядку № 317.

Це, так би мовити, формальний бік справи. Та навряд чи якийсь ФОП, котрий свідомо надав можливість касиру працювати на ПРРО з використанням своєї електронної печатки, захоче його дотримуватися. Тож виникає логічне запитання: а що на це скажуть податківці?

Чи скасують реєстрацію ПРРО? Схоже, що ні. Адже скасування реєстрації ПРРО в такому разі відбувається за заявою суб’єкта господарювання, а наш ФОП абсолютно не зацікавлений подавати таку заяву.

Є, щоправда, низка випадків, коли реєстрація ПРРО скасовується автоматично фіскальним сервером. Усі вони перераховані в п. 3 розд. ІІІ Порядку № 317, але такого, який би підходив до нашої ситуації, ми там не знайшли.

Це, звісно, не означає, що податківці не зможуть виявити факт компрометації ключа під час перевірки. Однак прямої норми, яка б дозволяла їм після цього скасувати реєстрацію ПРРО, повторимо ще раз, Порядок № 317 не містить.

Чи визнають чеки недійсними/невідповідними? Підстав для цього ми теж не бачимо. Звісно, якщо видані раніше чеки відповідають вимогам щодо наявності в них усіх обов’язкових реквізитів (докладніше про це — в статті «Обов’язкові реквізити чека РРО/ПРРО» // «Податки & бухоблік», 2023, № 79).

До речі, навіть скасування реєстрації ПРРО, якщо фіскалам це вдасться, не означатиме недійсності виданих раніше фіскальних чеків. Адже вони були зареєстровані фіскальним сервером ДПС тоді, коли ФОП не виявив факт компрометації особистого ключа.

Чи накладуть фінансові санкції? На щастя, серед усіх порушень, покарання за які передбачено штрафними ст. 17 — 20 Закону про РРО, жодної відповідної немає.

Таким чином,

Однак ми не радили б зловживати цим. Навіть з урахуванням того, що відчутних наслідків такого порушення начебто і немає. Щоб потім не довелося доводити свою правоту в суді…

P. S. З 31.12.2023 набирають чинності зміни до Закону про ЕДП, внесені Законом України від 01.12.2022 № 2801-IX. Вони досить значні як за обсягом, так і за змістом. Побіжний аналіз цих змін наводить на думку, що основні висновки сьогоднішньої публікації залишаться справедливими й після зазначеної дати. Хоча не можемо виключати, що податківці помітять в очікуваних змінах щось таке, чого не помітили ми. ☺ Тож будемо чекати на їхні роз’яснення нового законодавства й одразу, щойно вони з’являться, повідомимо вас про це.