Чи може головбух бути без права підпису звітності?

У чому суть?

Суть відсутності права підпису у головного бухгалтера/бухгалтера* у тому, що звітність та інші документи підписуються виключно директором. Тобто так, ніби головбуха немає на підприємстві. При цьому така посадова особа продовжує виконувати свої трудові функції (зрозуміло, окрім підписання тих чи інших документів).

* Одразу домовимося: у статті далі буде згадуватися головбух. Однак це стосується і, зокрема, єдиного бухгалтера у юрособи.

Формально увесь тягар відповідальності при цьому має нести саме директор. Хоча навіть у цьому випадку до головбуха можуть застосувати покарання. Наприклад, дисциплінарне (як для інших працівників). Також, у принципі, може спливти й кримінальна відповідальність у разі відповідних правопорушень. Тим не менш, ризики для головбуха дійсно у цьому випадку значно знижуються.

Що каже закон?

З точки зору закону до ситуації, коли головбух не має права підпису, все ж таки виникають запитання. Пояснимо чому.

Дивіться, Закон про бухоблік** дає нам такі варіанти ведення бухобліку:

** Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

1) через штатного бухгалтера або створення бухслужби на чолі з головбухом;

2) через бухгалтера-ФОП, централізовану бухгалтерію, самозайнятих осіб, інших госпсуб’єктів, які надають послуги у сфері бухобліку та аудиторської діяльності (наприклад, консалтингові та аудиторські компанії);

3) самостійно. Тобто коли ведення бухобліку та складання звітності здійснюється безпосередньо власником або керівником підприємства.

При цьому

Ось і всі варіанти. Перелік виключний.

По факту, якщо йдеться про головбуха без підпису, то це схоже із самостійним веденням бухобліку (п. 3 нашого списку). Але формально самостійне ведення бухобліку не передбачає наявність головбуха взагалі. Якщо у нас у штаті є головбух, то це вже перший варіант — штатний бухгалтер або бухгалтерська служба із головбухом.

На цьому також свого часу акцентував увагу й Мінфін (див. лист від 28.03.2013 № 31-08410-07/23-1343/1310).

Тому-то ми і кажемо, що законодавство не передбачає ситуації, коли головбух у штаті є, а права підпису у нього немає.

Тим не менш, на практиці зустрічаються випадки, коли все-таки є головбух, однак, зокрема, усю звітність підписує керівник юрособи. Як правило, йдуть одним з таких шляхів:

1) на підприємстві є посада бухгалтера, і на нього/неї покладають лише частку трудових обов’язків щодо бухобліку (ведення бухобліку без повноважень щодо підписання звітності). Головбуха при цьому немає, а підписання звітності та відповідальність за бухоблік покладаються виключно на керівника юрособи. Однак підтягувати все це доведеться під форму ведення обліку «через штатного бухгалтера або створення бухслужби на чолі з головбухом». Для цього потрібно, щоб у штатному розписі все ж була посада «головний бухгалтер»***. Далі можна казати про суміщення (без звільнення від основної роботи) або сумісництво (у вільний від основної роботи час) посади головбуха та керівника юрособи;

*** Посаду головбуха слід передбачити тому, що суміщення та сумісництво можливі у разі, якщо наявна вакантна посада (ч. 1 ст. 105, ч. 1 ст. 1021 КЗпП).

2) посади бухгалтера/головбуха перейменовують. Як правило, обирають варіанти «Економіст» (код КП 2441.2) та інші подібні. Фактично ці особи продовжують вести бухоблік на підприємстві, однак підписує звітність і бере на себе відповідальність за нього керівник юрособи.

Достатньо часто податківці не чіпляються до таких ситуацій. Воно й не дивно. На тему відповідальності тут ніби формально можна спробувати поміркувати (наприклад, є ст. 164² КУпАП, яка передбачає, серед усього іншого, відповідальність за ведення бухобліку з порушенням установленого порядку). Фіскали можуть спробувати не визнати звітність через те, що там стоять підписи неуповноважених осіб. І з останнім аргументом іноді справа все ж доходить до суду. Приклад: постанова ВС від 11.12.2020 у справі № 826/25723/15. Щоправда, Верховний Суд встав на бік платника. У рішенні судді зазначили, що дії податківців щодо невизнання звітності є протиправними. Аргумент: посада головбуха або будь-яка інша посада, що передбачає відповідальність за ведення бухобліку та подання податкової звітності, не передбачені штатним розписом.

Та якщо підсумувати, то за вдалого оформлення про порушення годі й говорити.

Однак бюджетні установи або підприємства, які зобов’язані оприлюднювати звітність, з такими речами не граються через пряму заборону на самостійне ведення бухобліку. Та й ми не радили б це робити. Усі ж інші можуть спробувати ☺. Далі розберемося з тим, як це оформити.

Як оформити?

На нашу думку, найпростіший варіант позбавити головбуха права підпису — використати схему самостійного ведення бухобліку з перейменуванням посад. Тобто веденням бухобліку формально займатиметься лише керівник, також тільки він підписуватиме звітність. Однак складання звітності, контроль за бухобліком фактично здійснюватиме бух/головбух.

Алгоритм такий:

1) оформлюємо наказ по підприємству. У ньому зазначаємо, що керівник бере на себе ведення бухобліку та підписання звітності;

2) передбачаємо відповідний спосіб ведення бухобліку у наказі про облікову політику;

3) подаємо до податкової заяву за формою № 1-ОПП. Заповнюємо розділи 1, 2, 4 та 10 заяви. У розділі 10 вказуємо дані керівника;

4) якщо у штаті вже є головбух/бухгалтери, то бажано змінити назви їх посад. Як правило, обирають варіанти «Економіст» (код КП 2441.2) та інші подібні. Не забуваємо у цьому випадку отримати відповідні заяви від працівників та видати відповідний наказ по підприємству.

Пам’ятаймо: зміна назви посади — це зміна істотних умов праці. За загальним правилом у разі відсутності заяви «вмикаються» правила, за якими про зміну назви посади слід повідомляти працівників не пізніше ніж за 2 місяці до цієї події (ч. 3 ст. 32 КЗпП)**. Хоча зверніть увагу: на період воєнного стану повідомлення працівників про зміну істотних умов праці здійснюють не пізніше запровадження нових умов (ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ).

** Детально про зміну істотних умов праці у контексті суміщення професій (посад) читайте у «Податки & бухоблік», 2023, № 94.

Якщо ж ви захочете залишити посаду бухгалтера у штатному розписі, то алгоритм подібний тому, який ми зазначили вище. Тільки ми не робимо крок 1, а замість кроку 4 з перейменуванням ми залишаємо/передбачаємо посаду головбуха у штатному розписі і оформлюємо сумісництво або суміщення посади директора та головного бухгалтера. Про оформлення суміщення та сумісництва читайте детально у «Податки & бухоблік», 2023, № 94 та «Податки & бухоблік», 2023, № 73. Таким чином: формально щодо головбуха/бухгалтера без права підпису є сумніви. Але у більшості випадків це все ж можна зробити.