Без інвентаризації не обійтись
Перше, що треба зробити, — провести інвентаризацію. На цьому наполягає п. 7 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879. Так, відповідно до його норм
проведення інвентаризації є обов’язковим у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів)
Обсяг інвентаризації визначає керівник підприємства. Тобто він повинен видати наказ про проведення інвентаризації, в якому визначити строки її проведення, а також обсяг товарів, які мають бути охоплені інвентаризацією.
Цілком можливим є варіант, за якого під час такої інвентаризації будуть виявлені й інші факти псування майна чи недостач.
У будь-якому випадку інвентаризаційна комісія повинна:
1) запросити та розглянути письмові пояснення осіб, які допустили під час трудового процесу псування або знищення через недбалість матеріалів, напівфабрикатів, виробів (продукції) тощо;
2) зазначити в протоколі відомості про причини й осіб, винних у нестачах і втратах, заподіянні матеріальної шкоди. Якщо винну особу не знайдено, у протоколі наводять відомості про дії, які були здійснені для її встановлення, і зазначають, що перешкодило цьому встановленню.
Припустимо, що винна у псуванні товару особа, встановлена. Чи можна її притягнути до матеріальної відповідальності?
Коли можна притягнути до матвідповідальності
Матеріальна відповідальність настає лише за певних умов, установлених у ст. 130 КЗпП. Зберемо їх у табл. 1.
Таблиця 1. Умови, за яких настає матеріальна відповідальність
| № з/п | Умова | Пояснення |
| 1 | Шкоду заподіяно в результаті порушення покладених на працівника трудових обов’язків | Трудові обов’язки працівника визначаються законодавством, трудовим договором, посадовою (робочою) інструкцією, наказами керівника тощо. Невиконання незаконно покладених на працівника трудових обов’язків не є підставою для притягнення його до матеріальної відповідальності. Сумісники несуть матеріальну відповідальність у загальному порядку |
| 2 | Наявність прямої дійсної шкоди | До категорії прямої дійсної шкоди належать, зокрема: недостача матеріальних цінностей, їх втрата, знищення, пошкодження, зіпсуття; шкода, спричинена незаконним продажем товарів за зниженою ціною, необґрунтованими виплатами за цивільно-правовими договорами, зайвими виплатами на користь працівників; сплачені на користь контрагентів суми неустойки, фінансових санкцій, пені; нестягнення з боржника дебіторської заборгованості тощо (див. п. 4 постанови Пленуму вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ від 11.12.2015 № 12, далі — постанова № 12). Зверніть увагу, що в межах матеріальної відповідальності стягнути з працівника суму недоотриманого прибутку не можна. Виняток становлять тільки посадові особи підприємства (ч. 4 ст. 130 КЗпП) |
| 3 | Шкода заподіяна винними протиправними діями (бездіяльністю) працівника | Іноді форма вини (умисна або необережна) може впливати на тяжкість покарання. Так, п. 1 ст. 133 КЗпП установлює обмежену матеріальну відповідальність за зіпсуття через недбалість матеріалів, напівфабрикатів, виробів (продукції), у тому числі при їх виготовленні, а також інструментів, вимірювальних приладів, спецодягу та інших предметів, виданих працівникові в користування. За умисне знищення й умисне зіпсуття того ж майна п. 5 ч. 1 ст. 134 КЗпП установлює повну матеріальну відповідальність |
| 4 | Шкода не належить до категорії нормального виробничо-господарського ризику | Умовно можна виокремити декілька критеріїв, на підставі яких дії працівника можуть бути віднесені до категорії нормального виробничо-господарського ризику: — відповідність ризикових дій сучасним знанням та досвіду; — поставлена мета не могла бути досягнута інакше; — працівник належним чином виконав покладені на нього посадові обов’язки, виявив певну міру дбайливості й обачності, вжив заходів для запобігання шкоди; — об’єктом ризику були матеріальні цінності, а не життя і здоров’я людей |
| 5 | Працівник, який заподіяв шкоду, не перебував у стані крайньої необхідності | Трудове законодавство не дає визначення поняття «крайня необхідність». Тому в таких випадках за аналогією може застосовуватися визначення шкоди, заподіяної в стані крайньої необхідності, зі ст. 1171 ЦКУ. Згідно з цією статтею такою визнається шкода, завдана особі у зв’язку із вчиненням дій, спрямованих на усунення небезпеки, що загрожувала цивільним правам або інтересам іншої фізичної або юридичної особи, якщо цю небезпеку за таких умов не можна було усунути іншими засобами |
Зауважте, що згідно із ст. 138 КЗпП для покладення на працівника матеріальної відповідальності за заподіяну шкоду роботодавець повинен довести наявність всіх умов, перелічених у табл. 1.
До того ж працівника не можна притягнути до матеріальної відповідальності, якщо роботодавець не створив умов, необхідних для нормальної роботи і забезпечення повного збереження дорученого працівникові майна (ч. 1 ст. 131 КЗпП).
Тож якщо діло дійде до суду й буде доведено, що такі умови створені не були, то це може стати підставою для зменшення розміру шкоди, що відшкодовується працівником (див. ч. 1 ст. 137 КЗпП, п. 19 постанови Пленуму ВСУ «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» від 29.12.92 № 14).
Усі перелічені умови виконані? Тоді майте на увазі, що притягнення до матеріальної відповідальності — це право, а не обов’язок роботодавця. Він може або реалізувати його, або повністю чи частково відмовитися від стягнення з винного працівника шкоди з урахуванням конкретних обставин, за яких була заподіяна шкода (за винятком підприємств, установ та організацій, що фінансуються з бюджету).
Але тут потрібно пам’ятати:
якщо винна особа встановлена, але до матвідповідальності не притягнена, сума заподіяної нею шкоди може бути розцінена податківцями як її дохід
Також урахуйте, що власник приватного підприємства або учасники госптовариства можуть обмежити право керівника на відмову від стягнення з працівників заподіяної майнової шкоди.
Бажаєте відшкодування? Тоді говоримо про те, як визначити розмір шкоди.
Визначаємо розмір шкоди
При визначенні розміру шкоди, що підлягає відшкодуванню, слід керуватися ст. 1353 КЗпП. Основні правила узагальнимо в табл. 2.
Таблиця 2. Визначення розміру шкоди, що підлягає відшкодуванню
| Умови заподіяння шкоди | Визначення розміру шкоди |
| Шкода була заподіяна працівником з необережності (без умислу) | За фактичними втратами — на підставі даних бухобліку, виходячи з балансової вартості (собівартості) матцінностей за вирахуванням зносу відповідно до встановлених норм |
| Розкрадання, нестача, умисне знищення або умисне зіпсування матеріальних цінностей | За цінами, що діють у цій місцевості на день відшкодування шкоди |
| Розкрадання та нестача продукції і товарів на підприємствах громадського харчування (на виробництві й у буфетах) і в комісійній торгівлі | За цінами, встановленими для продажу (реалізації) продукції і товарів |
Також законодавством може бути встановлено окремий порядок визначення розміру шкоди, що підлягає покриттю, в тому числі у кратному обчисленні, заподіяної підприємству розкраданням, умисним зіпсуттям, недостачею або втратою окремих видів майна та інших цінностей (ч. 4 ст. 1353 КЗпП).
А чи стане на заваді відсутність укладеного з працівником договору про матеріальну відповідальність? Ні. Просто
в загальному випадку такий працівник нестиме обмежену матеріальну відповідальність у розмірі завданої шкоди, але не більше за свій середній місячний заробіток
Сума, що перевищує цей розмір, працівником не відшкодовується (див. ст. 133 КЗпП).
Проте є спецвипадки, коли може «прилетіти» матеріальна відповідальність у повному розмірі шкоди, заподіяної з вини працівника підприємству, навіть без укладання договору про повну матеріальну відповідальність. Такі випадки регламентовані пп. 2 — 10 ст. 134 КЗпП.
Як стягнути шкоду?
Завдану підприємству шкоду стягують з працівника за певними правилами. Причому порядок такого стягнення залежить від того, перевищує сума відшкодування розмір середнього заробітку винної особи чи ні. Його визначаєте виходячи із зарплати за останні 2 місяці, що передують події, з якою пов’язаний такий розрахунок, відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 № 100 (ср. ). У цьому випадку такою подією буде день видання керівником наказу (розпорядження) про притягнення працівника до матеріальної відповідальності.
Якщо сума відшкодування не перевищує середнього заробітку, то її відраховують із заробітної плати на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства (ч. 1 ст. 136 КЗпП).
Наказ (розпорядження) про притягнення працівника до матеріальної відповідальності видають не пізніше 2 тижнів з дня виявлення заподіяної ним шкоди
Днем виявлення заподіяної шкоди вважають день, коли роботодавець дізнався про її заподіяння. Днем виявлення шкоди, встановленої в результаті інвентаризації матцінностей, слід вважати день підписання відповідного акта або висновку (див. п. 14 постанови № 12).
Звернення наказу (розпорядження) до виконання можливе не раніше 7 днів з дня повідомлення працівника про його видання (ч. 2 ст. 136 КЗпП). Під зверненням до виконання слід розуміти передачу розпорядження бухгалтеру щодо розрахунків з працівниками, а не реальне відрахування.
Строк ознайомлення працівника з наказом (розпорядженням) про його притягнення до матвідповідальності законодавством не регламентований. Проте краще це зробити якнайшвидше й під підпис. Це допоможе уникнути проблем, якщо у майбутньому працівник захоче оскаржити правомірність стягнення шкоди.
Відраховуючи суму відшкодування із заробітної плати працівника, дотримуйтеся обмежень, установлених у ст. 127 — 129 КЗпП. Так, у загальному випадку, при кожній виплаті зарплати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 % суми «чистої» заробітної плати (тобто після вирахування ПДФО і ВЗ).
Не допускається відрахування з: вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат тощо, на які згідно із законодавством не звертається стягнення.
Приклад. Працівник 01.08.2024 розбив товар через те, що не закріпив його належним чином на візку при перевезенні. Інвентаризація проведена в той же день, вина встановлена.
Завдана шкода підприємству (не платник ПДВ) на суму 10000 грн. Її розмір не перевищує суми середнього заробітку працівника.
Наказ про притягнення працівника до матвідповідальності виданий 05.08.2024 і в цей же день наданий йому для ознайомлення під підпис. До бухгалтерії наказ передано 20.08.2024.
Уперше відрахування в рахунок погашення заборгованості працівника буде здійснено із суми зарплати за серпень 2024 року, яка становитиме 20000 грн.
Із зарплати буде утримано:
1) ПДФО: 20000 х 18 : 100 = 3600 (грн),
2) ВЗ: 20000 х 1,5 : 100 = 300 (грн).
«Чистий» заробіток працівника за серпень становитиме:
20000 - 3600 - 300 = 16100 (грн).
Припустимо, що із зарплати працівника відрахування за виконавчими документами не проводяться. Розрахуємо граничну суму, яка може бути відрахована з його доходу за серпень 2024 року в рахунок покриття заборгованості підприємству:
16100 х 20 : 100 = 3220 (грн).
Сума заборгованості (10000 грн) перевищує допустиму величину відрахувань (3220 грн). Тому залишок (10000 грн - 3220 грн = 6780 грн) підприємство утримає в наступних місяцях — із зарплати за вересень, жовтень тощо.
У бухгалтерському обліку підприємства операції з утримання із заробітної плати працівника суми шкоди відображають так, як наведено у табл. 3 нижче.
Таблиця 3. Операції з виявленої шкоди від розбиття товару з вини працівника і стягнення з нього суми шкоди
| Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн | |
| Дт | Кт | ||
| Списано на витрати вартість розбитого товару | 947 | 281 | 10000 |
| Відображено на позабалансовому рахунку суму шкоди підприємства | 072 | — | 10000 |
| Установлено винну особу* | — | 072 | |
| Відображено заборгованість винної особи | 375 | 716 | 10000 |
| Проведено відрахування суми шкоди із зарплати працівника у серпні 2024 року | 661 | 375 | 3220 |
| * Якщо винна особа не встановлена, суму шкоди обліковують на позабалансовому субрахунку до закінчення строку позовної давності — протягом 3 років з моменту встановлення факту розбиття товару. | |||
Зауважимо також, що у випадку коли сума відшкодування більше середнього заробітку, то роботодавець повинен звернутися до суду (ч. 3 ст. 136 КЗпП). Водночас якщо працівник, який притягується до матеріальної відповідальності, визнає свою вину і не заперечує проти розрахованого розміру шкоди, він може відшкодувати шкоду добровільно (ч. 5 ст. 130 КЗпП).
І наостанок зазначимо — безумовно, можна оформити продаж пошкодженого / розбитого товару працівнику і таким чином відшкодувати шкоду, заподіяну підприємству. Однак така «джентльменська угода» може бути укладена лише за згодою працівника.
Висновки
- Для покладання на працівника матеріальної відповідальності за заподіяну шкоду роботодавець повинен довести наявність усіх названих у ст. 130 КЗпП умов.
- Наказ (розпорядження) про притягнення працівника до матеріальної відповідальності видають не пізніше 2 тижнів з дня виявлення заподіяної ним шкоди.
- За загальним правилом працівник відшкодовує завдані підприємству збитки в межах заподіяної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку.
- Стягуючи суму відшкодування із заробітної плати працівника, необхідно дотримуватися обмежень щодо розміру відрахувань, установлених у ст. 127 — 129 КЗпП.
