Графік відпусток на 2025 рік: практичні поради

Кому треба складати

За загальним правилом складати графік відпусток зобов’язані всі роботодавці, зокрема й ФОП. Це випливає з приписів ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504-96-ВР (далі — Закон про відпустки). Кількість найманих працівників при цьому не має значення (див. лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15).

Зауважте, що

Водночас запроваджені певні послаблення для наступних двох категорій роботодавців.

Перша категорія — роботодавці, які проводять свою діяльність у районах активних бойових дій. Вони самостійно визначають порядок організації діловодства з питань трудових відносин за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівниками роботи та обліку витрат на оплату праці (див. ч. 1 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ, далі — Закон № 2136). Тому питання складання графіків або встановлення іншого порядку черговості надання відпусток вони можуть вирішувати на власний розсуд.

Друга категорія — роботодавці, які застосовують спрощений режим регулювання трудових відносин у період дії воєнного стану. На них не поширюються вимоги щодо ведення документації з кадрових питань, прийняття локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, в тому числі щодо відпусток (див. ч. 5 ст. 49⁵ КЗпП та статтю «Трудові відносини: спрощення регулювання» // «Податки & бухоблік», 2022, № 65).

Строк складання

Чіткі строки для складання графіка відпусток ані КЗпП, ані Закон про відпустки не встановлюють. Можна, звісно, орієнтуватися на п. 20 Типових правил.., затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 № 213 (застосовуються на підставі постанови ВРУ від 12.09.91 № 1545-XII) та складати графік не пізніше 5 січня року, на який він складається. Саме так свого часу радило діяти Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 № 475/13/116-15.

Проте рекомендуємо

Так ви вирішите проблему з працівниками, які бажають отримати щорічну відпустку у перші дні січня. Адже роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку такої відпустки не пізніше як за 2 тижні до встановленого графіком строку (див. ч. 5 ст. 79 КЗпП та ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки).

Проте якщо січень на порозі, а графік ще не затверджено, вважаємо, що не буде порушенням на підставі заяви працівника видати наказ про надання щорічної відпустки. Найкраще, якщо така заява надійде роботодавцю за ті ж два тижні до початку відпустки.

А щоб відкинути можливі претензії інспекторів праці, рекомендуємо порядок, форму та дату затвердження графіка відпусток зафіксувати в колдоговорі чи окремому нормативному акті роботодавця. Наприклад, в наказі (розпорядженні), погодженому з профкомом (представником трудового колективу).

Форма графіка та ознайомлення з ним

Типову / примірну форму графіка відпусток чинне законодавство не пропонує. Тому роботодавець може розробити форму, яка буде для нього зручною (див. лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15).

Радимо складати графік відпусток у вигляді таблиці з такими графами:

1) найменування структурного підрозділу;

2) посада працівника;

3) П. І. Б. працівника;

4) вид відпустки;

5) кількість календарних днів відпустки;

6) період, за який надається відпустка;

7) період (або дата) надання відпустки;

8) примітки.

Щодо графи «Ознайомлений» чи «Підпис працівника» для ознайомлення працівників із графіком відпусток. На нашу думку, її варто додавати до графіка тільки тоді, коли ви фізично зможете зібрати підписи всіх працівників у такому графіку. В іншому ж випадку краще розмістити графік відпусток у приміщеннях підприємства та/або на корпоративному порталі. При цьому для збору підписів працівників можна оформити окремі аркуші ознайомлення, які за потреби передати до структурних підрозділів підприємства.

Якщо працівники працюють дистанційно, то ознайомити їх з графіком відпусток можна тим же способом, який ви використовуєте для ознайомлення таких працівників з наказами.

Пам’ятайте, що

Навіть якщо у графіку ви передбачите спеціальну графу «Ознайомлений», в якій працівники проставлять дату і підпис (див. лист ГУ Держпраці у Харківській області від 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796).

Графік відпусток погоджують з виборним органом первинної профспілкової організації (або профспілковим представником).

Затверджують графік відпусток або шляхом видання відповідного наказу (розпорядження), або безпосередньо грифом затвердження.

Тому до форми графіка слід включити грифи погодження та затвердження.

Які відпустки включати?

КЗпП та Закон про відпустки вимагають планувати у графіку черговість надання лише щорічних (основних і додаткових) відпусток. Усі інші види відпусток можна не включати до графіка та надавати їх працівникам за схемою «заява-наказ».

Водночас якщо вам зручно, то до графіка відпусток можна включити й оплачувані відпустки інших видів, зокрема, соціальні відпустки на дітей, додаткові відпустки учасникам бойових дій тощо.

А чи відображати у графіку невикористані дні щорічних відпусток за минулі періоди? Тут треба виходити з того, чи збираєтеся ви їх надавати під час воєнного стану. Адже відповідно до ч. 1 ст. 12 Закону № 2136 у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки за минулі робочі роки. Якщо ж ви не маєте наміру накопичувати минулорічні відпустки, то включайте їх до графіка.

Хто у графіку?

Оскільки право на відпустки мають фізособи, які перебувають у трудових відносинах з юрособою або ФОП (ст. 2 Закону про відпустки),

Отже, у графіку повинні бути основні працівники й сумісники (внутрішні та зовнішні), сезонні й тимчасові працівники, працівники з якими укладені строкові трудові договори, дистанційники, надомники тощо.

Важливо! Якщо у вас є внутрішні сумісники, то зазначайте їх відпустки у графіку окремими рядками за основним місцем роботи та за сумісництвом. Річ у тім, що таким працівникам щорічні відпустки можуть надаватися як одночасно за основним місцем роботи та за сумісництвом, так і у різний час.

Що стосується осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами, у тому числі й гіг-контрактами, то вони до графіка відпусток не потрапляють.

Місяць чи дата надання відпустки?

Доволі часто можна почути запитання: у графіку відпусток має бути зазначено місяць надання відпустки чи конкретна дата початку відпустки? Відповідь — обидва варіанти є допустимими.

Якщо зручно і вам, і працівнику, то можна одразу вказати конкретні дати. Але найчастіше зазначають лише місяць надання відпустки. Якщо відпустка перехідна, то наводять місяць її початку та закінчення.

Як тоді визначити дату початку відпустки? Наприклад, можна за 3 — 4 тижні до початку місяця, в якому надаватиметься відпустка, направити працівникові запит щодо того, з якої дати він хотів би піти у відпустку відповідно до графіка. У такому запиті рекомендуємо зазначити строк, у який працівник має відповісти, припустимо, 3 робочих дні. Після отримання відповіді від працівника готуємо наказ про надання відпустки, а якщо це щорічна відпустка, то не пізніше ніж за 2 тижні до її початку направляємо працівнику повідомлення про дату початку відпустки.

Відповідальність

Наявність графіка відпусток завжди контролюють інспектори Держпраці. Так, зокрема, у п. 4.17 додатка 4 до акта, що складається за результатами проведеного заходу державного нагляду (контролю) за дотриманням вимог законодавства про працю, вони роблять відмітку про те, чи визначена черговість надання відпусток графіком та чи доведений він до відома працівників (форму акта затверджено наказом Мінекономіки від 27.10.2020 № 2161).

Відсутність графіка відпусток розцінюється як інше порушення трудового законодавства, за яке для роботодавця передбачений штраф у розмірі мінімальної заробітної плати, у 2025 році — це 8000 грн (див. абзац десятий ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Проте штрафних санкцій можна уникнути, якщо виконати приписи Держпраці та усунути виявлені порушення у визначені приписом строки (див. ч. 6 ст. 265 КЗпП).

Посадовим особам роботодавця та підприємцям за відсутність графіка загрожує адмінштраф, установлений у ст. 41 КУпАП, у розмірі від 510 до 1700 грн. Рішення про його застосування ухвалює суд на підставі протоколів, складених Держпраці.

І насамкінець наведемо приклад форми графіка відпусток.