Формули для розрахунку
Механізм обчислення лікарняних визначений Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженим постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266).
Звичайні роботодавці (не резиденти Дія Сіті) суму лікарняних працівникам, у яких за останні 12 місяців страховий стаж склав більше 6 місяців, обчислюють за такою формулою (див. п. 2 Порядку № 1266):
Л = ДВ х К,
де Л — сума лікарняних;
ДВ — денна виплата;
К — кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті.
Зверніть увагу на цікавий момент. Під час хвороби працівник втрачає зарплату за робочі дні, а лікарняні нараховують йому за календарні дні, які припадають на період непрацездатності.
Розмір денної виплати (ДВ) визначають як відсоток від середньоденної зарплати, що встановлений залежно від загального страхового стажу працівника:
ДВ = ЗПсер х С : 100,
де ЗПсер — сума середньоденної зарплати;
С — відсоток оплати листка непрацездатності.
Зауважимо, що в загальному випадку показник відсотка оплати листка непрацездатності (С) залежить від загального страхового стажу працівника. Проте є пільгові категорії працівників, яким лікарняні оплачують у розмірі 100 % середньої зарплати незалежно від стажу. Детально про співвідношення між страховим стажем та відсотком середнього заробітку розповідаємо у статті «Право на лікарняні» // «Податки & бухоблік», 2024, № 90.
Що стосується середньоденної зарплати (ЗПсер), то її визначають у розрахунку на 1 календарний день. У загальному випадку для цього використовують формулу (див. п. 3 Порядку № 1266):
ЗПсер = ЗПрп : Крп,
де ЗПрп — сума зарплати працівника у розрахунковому періоді, на яку був нарахований ЄСВ;
Крп — кількість календарних днів у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин.
Як бачите, щоб обчислити середньоденну зарплату, потрібно перш за все визначити розрахунковий період.
Визначаємо розрахунковий період
Розрахунковий період — це період, за який обчислюють середньоденну зарплату. При його визначенні слід відштовхуватися від періоду перебування працівника у трудових відносинах з роботодавцем за останнім укладеним трудовим договором (контрактом), за яким призначені лікарняні (див. пп. 25 — 27 Порядку № 1266).
Правильно визначити розрахунковий період вам допоможе інформація, наведена в таблиці нижче.
Розрахунковий період для обчислення лікарняних
| Період перебування у трудових відносинах за останнім трудовим договором, за яким призначені лікарняні | Розрахунковий період |
| Більше 12 календарних місяців | 12 календарних місяців (з 1-го* до 1-го числа), що передують місяцю настання страхового випадку** |
| Менше 12 календарних місяців | Фактична кількість календарних місяців перебування у трудових відносинах (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю настання страхового випадку |
| Менше одного календарного місяця | Фактична кількість календарних днів перебування у трудових відносинах перед настанням страхового випадку |
| * Якщо працівника прийнято на роботу з 1-го робочого дня місяця, що не є 1-м календарним днем, цей місяць не входить до розрахункового періоду. Тобто враховуємо повні календарні місяці в трудових відносинах, а саме з 1-го до 1-го числа, що передують місяцю настання страхового випадку. ** Місяць настання страхового випадку — місяць, на який згідно з первинним лікарняним листом припадає початок тимчасової непрацездатності. | |
Добре, а як бути, коли страховий випадок настав у перший день роботи працівника? У такій ситуації розрахунковий період не визначаємо, а обчислення середньої зарплати проводимо шляхом ділення тарифної ставки / окладу працівника або їх частини (у разі, коли особа працює у режимі неповного робочого часу) на середньомісячну кількість календарних днів (30,44). Це прямо зазначено в пп. 4 та 28 Порядку № 1266. При цьому тарифну ставку / оклад беремо на день настання страхового випадку.
Розрахунковий період визначили? Підраховуємо кількість календарних днів у ньому.
Підраховуємо дні у розрахунковому періоді
Кількість календарних днів, що візьмуть участь у розрахунку середньоденної зарплати (показник Крп у формулі вище), знаходимо так: з загальної кількості днів у розрахунковому періоді віднімаємо календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин. Вичерпний перелік таких причин наведений у п. 3 Порядку № 1266, це:
1) тимчасова непрацездатність;
2) відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
3) відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком;
4) відпустка без збереження заробітної плати;
5) призупинення дії трудового договору у зв’язку з військовою агресією рф проти України;
6) з 07.06.2023 період, протягом якого працівник проходив військову службу під час дії особливого періоду і за ним не зберігався роботодавцем середній заробіток.
Цікавий момент щодо військової служби. На думку ПФУ, за страховими випадками, що настали з 07.06.2023, період військової служби вважається поважною причиною та виключається із розрахунку навіть у випадку, якщо за цей час роботодавцем добровільно виплачувався середній заробіток чи інші виплати (див. лист від 15.01.2024 № 1544-1895/К-03/8-2800/24).
Ще один нюанс, який слід урахувати в роботі. Якщо перелічені вище поважні причини переривалися, наприклад, вихідними днями, то такі дні, не покриті поважними причинами, залишаємо в загальній кількості днів розрахункового періоду, що візьмуть участь у розрахунку середньої. Навіть у разі, коли місяць не був повністю відпрацьований.
Будь-які інші причини нероботи, які не зазначені у п. 3 Порядку № 1266, не вважаються поважними. Тому дні, не відпрацьовані з цих причин, не виключаємо з розрахунку
Отже, якщо працівник має періоди, не відпрацьовані, наприклад, через простій, прогули, неявки, як з нез’ясованих причин, так і з інших причин (у табелі — «НЗ» та «І» відповідно), оплачувану відпустку, донацію крові тощо, то всі ці дні враховуємо у загальній кількості днів у розрахунковому періоді.
При цьому при підрахунку кількості днів ані графік роботи працівника (п’ятиденка, шестиденка, змінна робота, неповний робочий час на умовах неповного робочого тижня), ані форма організації праці (звичайна, дистанційна, надомна) не мають значення.
Йдемо далі. Виплати в розрахунку.
Виплати в розрахунку: зведення правил
До розрахунку середньої зарплати включаємо виплати, які нараховані працівнику за тим трудовим договором, за яким призначено лікарняні.
При визначенні виплат, що візьмуть участь у розрахунку лікарняних, керуємося відомостями, відображеними в Д1 Податкового розрахунку (див. п. 32 Порядку № 1266). Тож якщо ви коригували Д1 за допомогою кодів типу нарахувань «2» чи «3» або відображали в Д1 за поточний місяць окремими рядками виплати за минулі / майбутні місяці, обов’язково беремо цей факт до уваги. Розраховуємо суму виплат з урахуванням того, як інформація з Д1 «сяде» в реєстрі застрахованих осіб.
З наведеного отримуємо перше правило, яке слід застосовувати при визначенні виплат, що візьмуть участь у розрахунку середньоденної зарплати (показник ЗПрп у формулі вище).
Правило місяця включення. Виплати включаємо в розрахунок у тому місяці, за яким вони зазначені в графі «10. Місяць та рік, за який проведено нарахування» Д1 Податкового розрахунку. Про це свідчать роз’яснення, наведені ПФУ у листах від 05.05.2023 № 17750-19439/У-03/8-2800/23 та від 18.05.2023 № 19516-21777/У-03/8-2800/23 (ср. ).
Якщо звітність за місяці, що входять до розрахункового періоду, ще не подана, виплати відносимо до місяців з урахуванням їх майбутнього відображення в Д1 (див. лист ПФУ від 11.08.2023 № 2800-030401-8/45106).
Переходимо до наступного правила.
Правило бази нарахування. У розрахунку середньої зарплати для визначення суми оплати лікарняних бере участь зарплата в сумі, що увійшла до бази нарахування ЄСВ. Цю суму роботодавці зазначають в графі «17. Сума нарахованої заробітної плати / доходу / грошового забезпечення у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» Д1 Податкового розрахунку.
Нагадаємо, що до заробітної плати належать основна, додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати (див. розд. 2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Деркомстату від 13.01.2004 № 5). Зокрема, основна зарплата, розрахована з окладу, премії, надбавки, доплати, оплата праці за час відрядження тощо.
А ось
лікарняні, допомога по вагітності та пологах до розрахунку лікарняних не потрапляють
Тобто виключаємо з розрахунку і дні тимчасової непрацездатності, і суму їх оплати (див. лист ПФУ від 08.11.2024 № 2800-030401-8/68922).
Правило пустого місяця. Мова йде про ситуацію, коли у працівника є повністю невідпрацьований місяць.
Якщо всі календарні дні місяця діяли поважні причини (див. вище), то виключаємо з розрахунку як усі календарні дні такого місяця, так і всі зарплатні виплати, що були нараховані в ньому.
Якщо ж поважні причини переривалися, наприклад, вихідними днями, то виплати, що були нараховані в такому місяці (й календарні дні, що не покриті поважними причинами), беруть участь у розрахунку середньої.
Обмеження
За працівниками, які мають страховий стаж за останні 12 місяців більше 6 місяців, обмеження щодо суми лікарняних може спрацювати у випадку, коли їх зарплата в розрахунковому періоді добігала або перевищувала максимальну величину бази нарахування ЄСВ. Зауважимо, що наразі вона складає 15 розмірів мінімальної заробітної плати (МЗП). Водночас проєктом Закону про Держбюджет на 2025 рік від 14.09.2024 № 12000 планується на майбутній рік встановити максимальну базу нарахування ЄСВ у розмірі 20 МЗП.
Тож якщо у вас є працівники з такими високими зарплатами, враховуємо наступне.
1. Середньоденна зарплата, що бере участь в розрахунку лікарняних, не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ з розрахунку на 1 календарний день (п. 4 Порядку № 1266).
Тому після того, як обчислили фактичну середньоденну зарплату, визначаємо суму максимальної середньоденної зарплати та порівнюємо їх.
Максимальну середньоденну зарплату знаходимо діленням максимальної величини бази нарахування ЄСВ, встановленої в останньому місяці розрахункового періоду, на 30,44.
Якщо фактична середньоденна зарплата вища за максимальну, в розрахунку — максимальна середньоденна зарплата. У зворотній ситуації — фактична середньоденна.
2. Якщо працівник був на лікарняному весь календарний місяць, то суму лікарняних, які нараховані йому за такий місяць, слід порівняти з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ, що діяла в останньому місяці розрахункового періоду (див. ч. 3 ст. 24 та ч. 3 ст. 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV та абзац другий п. 2 Порядку № 1266).
Якщо сума лікарняних вища за максимальну величину, нараховуємо їх у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ.
Ще більше про розрахунок лікарняних на конкретних прикладах з практики читайте в статті «Лікарняні: ситуації з практики» // «Податки & бухоблік», 2024, № 98.
Висновки
- У загальному випадку суму лікарняних знаходимо, помноживши денну виплату, визначену за працівником, на кількість календарних днів тимчасової непрацездатності.
- Розмір денної виплати визначаємо як відсоток від середньоденної зарплати, що встановлений залежно від загального страхового стажу працівника.
- Середньоденну зарплату обчислюємо за розрахунковий період, який у загальному випадку складають 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок.
- З розрахункового періоду виключають дні, не відпрацьовані з поважних причин.
- До розрахунку середньоденної зарплати включаємо нараховану у розрахунковому періоді зарплату в сумі, на яку був нарахований ЄСВ.
