Фіскальний чек РРО: оригінал чи копія

Для чого взагалі потрібен фіскальний чек?

Відповідь на це запитання цікавить нас не з точки зору тих, хто такі чеки видає, а з точки зору підзвітних осіб, які ці чеки отримують і надають роботодавцеві на підтвердження своїх витрат. Чи справді підзвітникам (і роботодавцям) без них не обійтися? Чи то всі під постійним пресингом фіскалів просто звиклися з тим, що інакше, начебто, й не можна? Схоже, що так, бо законодавець, виявляється, підходить до справи зовсім інакше.

Чинне законодавство розрізняє видачу коштів працівникові:

1) на відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ) і

2) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала (п.п. «б» п.п. 170.9.1 ПКУ). Простіше кажучи, на госппотреби.

В обох випадках працівник має документально підтвердити суми фактичних витрат (крім добових витрат у відрядженні) шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат. Інакше у працівника може виникнути оподатковуваний дохід.

Перелік підтвердних документів законодавчо визначено лише для витрат на відрядження (див. п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Чим підтверджувати витрати на госппотреби, законодавець узагалі не переймається. Головне, щоб таке підтвердження було. При цьому

За такого правового регулювання виходить, що підзвітній особі можна безподатково (!) компенсувати витрати на:

— проїзд у відрядженні — за транспортними квитками або транспортними рахунками та багажними квитанціями (в тому числі електронними квитками). Адже в будь-якому квитку є його вартість, тож він сам по собі може підтвердити суму витрат;

— проживання у відрядженні — за документами, отриманими від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання. Це можуть бути рахунки готелів із позначкою «оплачено», квитанції, товарні чеки тощо;

— госппотреби — за будь-якими документами, що містять інформацію про номенклатуру та вартість придбаних товарів / послуг, а також підтверджують господарськість понесених витрат (видаткова накладна, товарний чек тощо).

Більш детально про це ви можете прочитати в статтях «Витрати на відрядження без чека РРО» // «Податки & бухоблік», 2023, № 42 та «Придбання товарів за свої, якщо втрачено касовий чек: відшкодовувати чи ні» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65.

Таким чином, при буквальному прочитанні п.п. 170.9.1 ПКУ виходить, що

Підзвітні витрати можуть підтверджувати й інші документи, окрім розрахункових: рахунки, акти, накладні тощо.

Водночас мусимо попередити, що такий підхід наразі можуть дозволити собі лише сміливі платники. Бо позиція податкових органів діаметрально протилежна (див., наприклад, листи ДПСУ від 10.06.2024 № 3125/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК та від 18.10.2024 № 4918/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, а також БЗ 103.17). І їм байдуже, що їхня позиція ґрунтується на вимогах Інструкції № 59*, яка є обов’язковою тільки для бюджетників, а на решту платників не поширюється.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 № 59.

Попри це ДПСУ безапеляційно заявляє, що

А такими документами, на думку головних фіскалів, можуть слугувати лише:

— фіскальні чеки РРО та/або ПРРО;

— розрахункові квитанції у випадку використання КОРО;

— квитанції установ банків про здійснення оплати.

Не менш суворо підходять податківці й до того, чи має право підзвітна особа надати до авансового звіту копію розрахункового документа, зокрема копію фіскального чека.

Чи можна замість фіскального чека надати його копію?

За визначенням (див. п. 2 розд. І Правил № 1000/5*), копія документа — це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак. Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку. Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії (п. 8 гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5).

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Із наведених вище норм випливає, що

Бо якщо бути точним, то це взагалі не копія, а просто якесь зображення на папері. Та й дуже вже це схоже на зловживання з боку підзвітника. Адже ніхто не може гарантувати, що тут не йдеться про спробу використати один і той самий розрахунковий документ кілька разів...

Якщо ж підзвітна особа має на руках копію чека, засвідчену продавцем товарів / надавачем послуг в установленому порядку (див. вище), така копія викликає, звісно, більше довіри. Але й тут не все так просто.

Раніше можна було зустріти думку податківців (зокрема, в листі ДПСУ від 26.05.2023 № 1302/ІПК/99-00-24-03-03-06), що підтвердити здійснення розрахункової операції може копія чека з контрольної стрічки. Податківці при цьому радили в разі втрати розрахункових документів для підтвердження понесених витрат:

1) або звернутися до продавця для надання копії розрахункових документів з електронної стрічки;

2) або отримати таку копію з сервера ДПСУ, в тому числі за допомогою сервісу «Пошук фіскального чека», який знаходиться у відкритій частині Електронного кабінету (ЕК). Доступ до нього здійснюється в режимі реального часу без ідентифікації особи за посиланням. Однак скористатися цим сервісом можна лише за наявності реквізитів чека РРО/ПРРО.

А ще раніше, до запровадження сервісу перевірки чеків, податківці інформували, що електронні копії розрахункових документів, надрукованих РРО, зберігаються у базах ДФС і в будь-який час за окремим запитом можуть бути отримані покупцем для захисту своїх прав (див. лист ГУ ДФС у м. Києві від 30.08.2017 № 1759/ІПК/26-15-14-09-16).

На сьогодні ж головні фіскали про такі варіанти більше не згадують. Натомість вони просто заявляють (див. БЗ 109.14), що:

Тож у разі, якщо йдеться про паперовий чек РРО/ПРРО, ніякі копії з контрольної стрічки (навіть завірені продавцем), на їх думку, для подання з авансовим звітом не підходять (докладніше див. у статті «Чи можна до авансового звіту додати копію розрахункового документа: роз’яснення ДПСУ» // «Податки & бухоблік», 2024, № 44).

А ось якщо чек створений і виданий в електронній формі (на сьогодні, до речі, це вміють робити не тільки ПРРО, а й класичні РРО), то ситуація інша. Податківці погоджуються з тим, що

Ще раз підкреслимо: в цьому разі йдеться не про копію паперового чека, а про візуалізований розрахунковий документ, який був створений в електронному вигляді. Такий документ не вважається копією, а є по суті наданням одного примірника оригіналу. Причому, судячи з усього, таку роздруківку можна навіть не завіряти. Хоча перевірити наявність цього конкретного чека в базах ДПСУ буде не зайвим.

Чи можна замість фіскального чека надати витяг з ЕК?

Згадана вище консультація з БЗ 109.14 відповіді на це запитання не містить. Мабуть, тому, що немає достатніх підстав вважати такий витяг копією чека. До того ж статус такого витягу нормативно ніде не зафіксований.

Разом з тим у п.п. 14.1.278 ПКУ прописано, що інформаційна система обліку даних РРО, на якій базується робота сервісу «Пошук фіскального чека» в ЕК, призначена, зокрема, для перевірки справжності та достовірності розрахункових документів. Напевно, саме це підштовхнуло головних фіскалів до неочікуваного висновку, якого вони дійшли в одному зі своїх свіжих роз’яснень (див. лист ДПСУ від 18.10.2024 № 4920/ІПК/99-00-07-03-02 ІПК). У ньому вони погодилися з тим, що

Одразу зауважимо:

— по-перше, цей лист є індивідуальною податковою консультацією (ІПК), тож усім брати його на озброєння не варто;

— по-друге, ситуація, описана в листі, доволі специфічна і вимагає додаткових пояснень, після яких ви ще більше переконаєтесь у тому, що для більшості платників витяг з ЕК замість живого чека РРО — точно не вихід.

Отже, підприємство, якому адресовано цю ІПК, отримує на АЗС пальне за смарт- / скретч-картками, що надають право їх держателю на заправку певних обсягів пального. Зазвичай придбання пального в такий спосіб передбачає, що підприємство спочатку має сплатити його постачальникові гроші за певний обсяг ПММ. А в момент заправки автомобіля пальним АЗС надає отримувачу не лише видаткову накладну, але й чек РРО, в якому вказує як форму оплати «Безготівкова».

У загальному випадку чек РРО роздруковують при здійсненні розрахункової операції (ст. 3 Закону про РРО). Такий чек підтверджує як факт здійснення оплати, так і факт реалізації зазначеного в ньому товару. Тому для підприємства-покупця чек РРО є підставою для оприбуткування товару і водночас для відшкодування витрачених коштів підзвітній особі (про це йшлося в розділі «Для чого взагалі потрібен фіскальний чек?» цієї статті).

А от при видачі пального за смарт- / скретч-карткою розрахункова операція в розумінні Закону про РРО не відбувається. Адже таке пальне було оплачене раніше шляхом безготівкового перерахування коштів на поточний рахунок продавця. Якщо ж оплата при видачі палива не здійснюється, то й чек РРО тут, у принципі, не обов’язковий.

Разом з тим відсутність чеків РРО на пальне податківці часто розглядають як підставу для зняття витрат. Безумовно, законодавчі підстави для такого підходу відсутні (аргументи — в статті «Пальне за талонами заправлено, а чека немає» // «Податки & бухоблік», 2021, № 61).

Зверніть увагу! Готівкові кошти під звіт отримувачеві такого пального (скажімо, водієві) не видаються. А раз так, то й подання традиційного авансового звіту від нього не вимагається. Саме тому, на нашу думку, фіскали погодилися з тим, що замість чека, роздрукованого на РРО постачальника (на АЗС), отримання пального можна підтвердити витягом з ЕК щодо такого чека. Щоправда, незрозуміла доля оригіналу такого чека. Адже якщо його водій загубив або просто забув узяти на АЗС, то

Можемо припустити, що підприємство, про яке ми говоримо, таки мало фізичні (паперові) чеки РРО, але заздалегідь вирішило поцікавитися цим питанням, аби убезпечити себе в разі вигорання інформації на паперових чеках. Хоча прямо про це в листі не згадується. Тож радимо користуватися перевіреною рекомендацією від податківців, яку вони давали ще в листі ДПСУ від 14.04.2020 № 1514/6/99-00-05-04-01-06/ІПК (наш коментар до нього читайте в в статті «Зберігаємо чеки РРО правильно» // «Податки & бухоблік», 2020, № 40, ср. ). Вона підходить для всіх випадків, а не тільки для тієї одиничної ситуації, що описана вище. Тож візьміть собі за правило:

Правила засвідчення документів ми наводили вище. А от покладатися на те, що вас врятує витяг з ЕК замість живого чека, все ж не варто. Принаймні, доки не отримаєте сприятливу ІПК на свою адресу з прямою відповіддю щодо правомірності саме такого способу.