Теми статей
Обрати теми

Пальне за талонами заправлено, а чека немає

Павленко Олексій, податковий експерт
Шановна редакціє, підкажіть, як бути в такій ситуації. Ми купуємо талони на пальне. Водій, що заправлявсь за талонами, загубив чек, не пам’ятає дату заправки і на якій заправці заправився. Чи достатньо відобразити у подорожньому листі те, що він заправився та у якій кількості, і написати пояснювальну? (м. Київ)

Питання відображення в обліку операції із заправлення техніки за талонами нами детально висвітлювалося в «Податки & бухоблік», 2019, № 64, с. 10. Там, зокрема, розглядались і проблеми, пов’язані з чеками РРО (що видаються на АЗС при заправці, у т. ч. за талонами) як документами для оприбуткування заправленого пального в бухобліку.

Звісно, наявність чека у таких ситуаціях дуже бажана, але за його відсутності вихід можна знайти. Далі ми перерахуємо можливі варіанти вирішення вами цієї майже «патової» ситуації, але спочатку зазначимо таке.

Зазвичай на практиці «юзаються» дві схеми роботи з пальними талонами.

Перший (пальний). Це коли обсяг конкретного виду пального, що забезпечений придбаними талонами (зазначений у них), спочатку переходить у власність покупця талонів і знаходиться на відповідальному зберіганні у заправника. У такому випадку на весь обсяг пального, забезпечений придбаними талонами, на покупця заправник виписує видаткову накладну, згідно з якою покупець і оприбутковує увесь обсяг пального собі на баланс на субрахунок 203. Тут чек РРО чи інший документ, який свідчить про відпуск АЗС пального покупцю, є для останнього підставою лише для переведення пального з субрахунку 203 «Паливо на складі» на субрахунок 203 «Паливо в транспортному засобі». У такому разі значущість чеку не надто велика.

Другий (паперовий). Це коли де-юре придбавається не якийсь обсяг конкретного виду пального, що зазначений в талонах, а саме талони — папірці. І ці папірці підтверджують право їх утримувача на одержання конкретного обсягу пального в мережі (чи в конкретній) АЗС суб’єкта (заправника), який зобов’язаний відпускати пальне за цими талонами.

У такому випадку продавець талонів виписує на покупця видаткову накладну або акт приймання-передачі саме на талони, а не на пальне

Так само бажано зазначати і в податкових накладних, щоб податківці не питали покупця талонів на кшталт: чому він не зареєстрований платником пального акцизу та/або чому не отримав ліцензію на зберігання пального*?

* Щодо зазначення в ПН саме «талони», а не «пальне» ми писали ще в «Податки & бухоблік», 2019, № 59, с. 27.

У такому разі саме чек РРО або якийсь інший документ має відіграти роль для цілей оприбуткування пального на баланс підприємства — на субрахунок 203 «Паливо в транспортному засобі» (або «Паливо на складі» — якщо пальне за талонами заливали у каністри, або подібні ємності).

Як «розрулити» ситуацію? А тепер перейдемо до способів улагодження вашої ситуації.

Гадаємо, у першому випадку, коли пальне вже обраховувалося на балансі підприємства, для переводу пального на інший субрахунок 203-го, можна обійтися і пояснювальною запискою, а краще внутрішнім актом (самоактом). Відповідний обсяг пального, залитого у бак авто недбалого водія, буде підтверджено і кількістю пального, яка була зазначена на виданих водію талонах, і подальшим списанням пального за відповідним актом, або подорожнім листом. Хоча застосування останнього не є обов’язковим. Тобто в такому разі можна досить легко розв’язати проблему…

А от у другому випадку, коли отримане водієм пальне потрібно оприбуткувати на баланс згідно з якимось документом, виплутатись буде трохи складніше. І пояснювальна з подорожнім листом тут не врятують.

Якщо у вашого водія геть памороки забило, то спочатку ви можете звернутись до суб’єкта, що відпускає пальне за вашими талонами, і запросити в нього дані щодо «отоварення» за цими конкретними номерами талонів** (дату заправлення та адресу АЗС). А можливо, й одразу попросити і копію чека (або видаткову накладну) на це заправлення. Коли заправник цього надати не зможе, запросіть у нього хоча б дані мережі АЗС з адресами заправок. Потім за отим списком поженіть водія «по колу» (якщо він раптом не згадає, на якій АЗС заправлявсь за талонами). Знайде АЗС — запросіть копію чека.

** Гадаємо, у вас ведеться відповідний облік і вам відомі номери талонів, які отримав і «отоварював» цей недбалий водій.

Можна й без чека/накладної. Якщо з якихось причин не спрацює й останнє, теж не вішайте носа. Адже значущість чека для цілей оприбуткування відпущеного (зокрема, за талонами) пального в обліку отримувача, вважаємо, перебільшена. І в першу чергу фіскалами.

Усім відомо, що господарські операції відображаються в обліку на підставі первинних документів (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік***). А згідно з нормами Закону про РРО чек РРО підтверджує як факт здійснення оплати, так і факт реалізації зазначеного в ньому товару і повинен мати усі необхідні для первинного документа реквізити. Оскільки оплата товару (пального) в таких випадках відбувається у інший час (зазвичай заздалегідь), то такі чеки РРО підтверджують перш за все факт реалізації пального. Тому для підприємства чек РРО в таких випадках зазвичай є підставою для оприбуткування пального в бухобліку. Водночас

*** Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХIV.

чек — не виключний документ, що може бути використаний для таких цілей

Суб’єкти, які відпускають пальне за талонами, можуть (у т. ч. на прохання отримувача) видати не лише чеки РРО, а й видаткові накладні або акти приймання-передачі на відпущене пальне. І такі документи будуть навіть більш надійними для оприбуткування пального.

Адже стосовно чека є ще такий момент — ціна на пальне, за якою придбавалися талони, і діюча на момент відпуску пального ціна (і сума), що зазначаються у чеку, частенько не збігаються. Тобто в такому разі чек уже буде містити недостовірні дані про обсяг госпоперації у грошовому виразі. На те, що підтвердити факт отримання пального можна не лише чеками РРО, сформованими безпосередньо у момент отримання пального на АЗС, але й іншими видатковими документами, вказують і податківці (див. лист ГУ ДФС у м. Києві від 23.09.2016 р. № 21048/10/26-15-40-03-19). Тому можете запросити у заправника накладну (чи акт), можна і зведену(ний) за місяць на обсяги відпущеного вам за талонами пального, і на її (його) підставі оприбуткувати пальне.

Якщо і з цим не вийде, то, як відомо, відсутність первинного документа постачальника не є підставою не відображати госпоперацію в обліку. З метою складання достовірної фінзвітності пальне слід оприбутковувати навіть за відсутності первинки заправника. Підставою для цього може бути акт посадової особи підприємства, відповідальної за приймання-відпуск ТМЦ (див. другий абзац п. 2.6 Положення № 88****), — у цьому випадку такою особою є водій. Тому краще оформити не пояснювальну, а самоакт, у якому водій зазначить про отримання від заправника в певну дату на певну суму певної кількості пального за оцими талонами*****. Після затвердження керівником такий акт набуде статусу первинки.

**** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

***** Детальніше — див. у «Податки & бухоблік», 2019, № 64, с. 11.

Тобто у цьому випадку, вважаємо, можна обійтись і без чека РРО та іншого первинного документа, але неважко передбачити, як на це зреагують податківці. Тому або отримайте від них ІПК, або краще «підстеліть» якусь «первинну соломку» заправника…

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі