zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41594
Висновки документа
До авансового звіту подаються оригінали розрахункових документів. Підзвітна особа не має права надавати до Звіту копію розрахункового документа.
Водночас якщо мова про документ, який був створений в електронному вигляді, то такий документ, пред’явлений у візуальній формі відображення на папері, вважається підтвердним документом
У роз’ясненні податківці надали відповіді на запитання:
(1) чи можна до авансового звіту додати копію, а не оригінал розрахункового документа, тобто чи буде копія розрахункового документа належним підтвердним документом?
(2) що вважається оригіналом / копією розрахункового документа?
Паперовий фіскальний чек (створений «фізичним» РРО)
Тут варто сказати, що взагалі повторно надрукувати чек РРО не вийде. Розрахунковий документ (чек РРО) роздруковується РРО лише один раз. Але у продавця залишається контрольна стрічка — копії розрахункових документів.
Раніше можна було зустріти і таку думку податківців (зокрема, у листі ДПСУ від 26.05.2023 № 1302/ІПК/99-00-24-03-03-06), що підтвердити здійснення розрахункової операції може копія чека з контрольної стрічки. Податківці при цьому радили у разі втрати розрахункових документів для підтвердження понесених витрат звертатися (1) або до продавця для надання копії розрахункових документів з електронної стрічки (2) або отримати таку копію з сервера контролюючого органу, у т. ч. за допомогою сервісу перевірки чеків РРО. Останнє можливе лише за наявності реквізитів чека РРО.
Але нинішня консультація податківців, судячи з усього, свідчить про те, що якщо мова йде про чек РРО, створений стаціонарним РРО в паперовій формі, то потрібен тільки оригінал цього чека. Ніякі копії з контрольної стрічки (навіть завірені продавцем) або роздруківки чека з сайта ДПСУ, що можливо за наявності інформації про реквізити чека, не підходять. Те саме можна сказати і про сканкопії розрахункових документів, коли паперовий чек відскановано і надіслано на електронну пошту. Така сканкопія теж не буде замінником оригіналу розрахункового документа, навіть незважаючи на те, що такий чек можна перевірити через спеціальний сервіс ДПСУ. І певна логіка в цьому дійсно є — податківці хочуть унеможливити використання одного й того самого розрахункового документа кілька разів.
Зважаючи на такі роз’яснення податківців, у випадку втрати чека, можливо, вийде довести факт здійснення витрат іншими документами (див., зокрема, статті «Витрати на відрядження без чека РРО» // «Податки & бухоблік», 2023, № 42, «Придбання товарів за свої, якщо втрачено касовий чек: відшкодовувати чи ні» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65).
Електронні чек ПРРО, виписки та/або відомості з рахунку
А ось якщо чек створений ПРРО і виданий в електронній формі, то ситуація інша.
Податківці говорять, що:
— «електронний документ, пред’явлений у візуальній формі відображення на папері, складений з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, вважається підтвердним документом»;
— «якщо підзвітна особа подає до Звіту розрахункові документи, які можуть бути автентифіковані за їх реквізитами або інформація про які зберігається на сервері ДПС, то підзвітна особа має право надавати візуалізовану версію таких документів, разом із Звітом, що, по суті, є наданням одного примірника оригіналу».
Тобто
податківці фактично підтверджують, що до авансового звіту може бути додано роздруківку електронного чека ПРРО і така роздруківка матиме таку саму силу, як і безпосередньо сам електронний чек
Чи потрібно таку роздруківку завіряти? Судячи з роз’яснень податківців, цього можна не робити. Звісно, бажано при цьому перевірити, чи ідентифікується цей чек на сервісах ДПСУ.
А чи достатньо тільки того, що працівник принесе роздруківку цього чека, або ж потрібна ще й електронна версія цього чека? З консультації податківців можна зрозуміти, що якщо авансовий звіт надається в паперовій формі, то достатньо тільки роздруківки електронного чека. Хоча, звісно, бажано і в цьому випадку мати ще й електронну форму чека, яка наприклад, надійшла підзвітній особі на електронну пошту чи на телефонний номер.
Такий самий підхід вочевидь можемо застосовувати і щодо електронних виписок та/або відомостей з рахунку (вам також буде корисною стаття «Підтвердження витрат на проїзд у відрядженні» // «Податки & бухоблік», 2024, № 42).
