Помилка в Об’єднаному звіті: як виправити?

Правила виправлення

У питаннях виправлення помилок, що були допущені в Об’єднаному звіті, який має назву Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок чи Розрахунок) слід керуватися Порядком № 4*.

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку.., затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

Почнемо нашу розмову з загальних правил виправлення помилок, допущених у додатках до Податкового розрахунку.

1. Прийнята звітність, яку необхідно відкоригувати, залишається чинною. Система, за якої наступний звіт затирає попередній, тут не працює. Ви можете лише відкоригувати необхідні реквізити та показники прийнятої звітності.

2. Якщо помилку в поданому звіті виявили та виправляємо:

— до завершення граничного строку його подання, то формуємо Розрахунок з типом «Звітний новий»;

— після завершення граничного строку його подання, то зазвичай Розрахунок матиме тип «Уточнюючий». Разом з тим в окремих випадках помилки минулих звітних періодів можна виправити у звіті, що подається за поточний звітний період та має тип «Звітний».

3. Коригуюча звітність з типами «Звітний новий» та «Уточнюючий» повинна містити лише ті додатки до Податкового розрахунку, в яких проводиться коригування.

Інші рядки заголовної частини залишаємо порожніми (у паперовому варіанті — прокреслюємо).

4. Коригуючі Д1, 4ДФ та Д5 з типами «Звітний новий» або «Уточнюючий» повинні містити лише рядки, які уточнюємо, додаємо чи виключаємо. Рядки з правильною інформацією дублювати в них не потрібно!

Далі розглянемо особливості виправлення помилок у додатках до Податкового розрахунку.

Додаток 5 (Д5)

Незалежно від типу коригуючого Розрахунку («Звітний новий» або «Уточнюючий»), помилки в Д5 виправляємо за допомогою графи 20 «Ознака (0, 1)». Для того щоб:

— виключити зайвий рядок у раніше поданому та прийнятому Д5, повторюємо всі графи цього рядка та у графі 20 проставляємо «1» — рядок на виключення;

— додати забутий рядок — формуємо його та у графі 20 проставляємо «0» — рядок на введення;

— виправити помилкові відомості в рядку Д5, що вже прийнятий, — формуємо два рядки: перший на виключення (повторюємо рядок з помилкою та у графі 20 проставляємо «1» — рядок на виключення), другий на введення (формуємо рядок з правильною інформацією, а у графі 20 відображаємо «0» — рядок на введення).

Увага! Формуючи рядок на виключення, повторюйте всі його показники буквально до пробілу. Якщо будуть розбіжності в раніше поданому і прийнятому рядку та у рядку, який ви сформували на його виключення, то коригуюча звітність прийнята не буде.

Додаток 4ДФ

Розд. І 4ДФ. Помилки, допущені в розд. І 4ДФ, виправляємо за тим же принципом, що й помилки в Д5, тобто за допомогою графи «Ознака (0, 1)». У розд. І 4 ДФ це графа 10. Механізм формування рядків, які потрібно додати, виключити чи виправити, аналогічний наведеному вище для Д5.

При цьому у заголовній частині (так званій «шапці») коригуючого 4ДФ відомості в рядках 032 «Код за КАТОТТГ за місцезнаходженням платника податків або відокремленого підрозділу, якщо Розрахунок подає податковий агент за відокремлений підрозділ», 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)», 05 «Працювало за цивільно-правовими договорами (ознака 102)» повинні відповідати тим, що були зазначені в раніше поданому 4ДФ. Виняток — ситуація, коли саме ці відомості треба виправити. Про неї далі.

«Шапка» 4ДФ. Окреме коригування рядків 032, 04 та 05 Порядком № 4 не передбачене. Разом з тим показники в цих рядках можна відкоригувати у разі одночасного виправлення помилки в розд. I та/або розд. II 4ДФ. Як вже зазначалося вище, у 4ДФ з типом «Звітний новий» чи «Уточнюючий» повинні бути заповнені рядок 032, а також рядки 04 та 05 (за наявності інформації для їх заповнення). Тож є нагода виправити неточності, які були допущені раніше в цих рядках.

Наприклад, підприємство в рядку 032 заголовної частини звітного Розрахунку та 4ДФ зазначило помилковий код за КАТОТТГ. Крім того, забуло заповнити кількісні рядки 04 та 05 4ДФ.

Добре, а як бути, якщо помилки в табличній частині 4ДФ немає, проте виправити помилку в «шапці» дуже хочеться? Як варіант, тут можна піти шляхом вилучення та додавання одного рядка з правильною інформацією (бажано з доходом, що не оподатковується).

Додаток 1 (Д1)

Механізм виправлення помилок у Д1, що були самостійно виявлені, залежить від моменту виправлення помилки — до чи після закінчення строку подання звітності за період, що виправляється. Причому якщо виправляємо вже за межами періоду для звітування, то тут також важливий вид помилки: сумова чи несумова.

Залежно від того, коли саме та що саме виправляємо, використовуємо або ознаки «0», «1», які зазначаємо у графі 25 Д1, або коди типу нарахувань (КТН) «2», «3», які проставляємо у графі 09 цього додатка.

Почнемо зі знайомого вже способу виправлення помилок — за допомогою ознаки «0» — рядок на введення та «1» — рядок на виключення.

Ознака «0», «1». Графу 25 «Ознака (0, 1)» використовуємо у Розрахунку та Д1 з типами:

— «Звітний новий», якщо потрібно виправити будь-які помилки (як сумові, так і несумові), що виявлені в Д1 та виправляються до завершення граничного строку подання звітності за відповідний квартал. Тобто якщо за допомогою Д1 з типом «Звітний новий» додаємо, виключаємо рядки чи змінюємо їх наповнення, то проводимо це все за допомогою графи 25 «Ознака (0, 1)»;

— «Уточнюючий», коли рядок з відомостями на особу було подано, проте після завершення періоду для звітування виявили, що за таким рядком наявні помилки в несумових показниках, які коригуємо.

КТН «2» та «3». Ці коди типу нарахувань використовуємо, якщо після завершення граничного строку подання Податкового розрахунку за відповідний квартал потрібно в Д1:

— виправити сумові помилки;

— виключити зайво внесений рядок або додати пропущений рядок (у тому числі без сумових показників).

Такі помилки можна виправити (на ваш вибір):

варіант 1 — за допомогою Розрахунку та Д1 з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, в якому припустилися помилки,

або

варіант 2 — у складі Розрахунку за поточний квартал з типом «Звітний».

Обраний варіант не вплине на порядок заповнення Д1. Діємо так. На працівника, за яким виправляємося, в Д1 формуємо коригуючий рядок. У графі 09 проставляємо КТН:

— «2» — якщо помилку виявили самостійно та донараховуємо базу та/або ЄСВ чи потрібно додати рядок без заміни;

— «3» — якщо зменшуємо базу та/або суму ЄСВ чи потрібно видалити помилково відображений рядок без заміни. Причому якщо зменшуємо базу/ЄСВ, то сумові показники вказуємо без знака «мінус». Замість нього КТН «3».

У графі 10 за такими коригуючими рядками проставляємо місяць та рік, показники яких коригуємо. Інші графи заповнюємо в загальному порядку. Графу 25 «Ознака 0, 1» — не заповнюємо.

Суми ЄСВ за рядками з КТН «2» та «3» переносимо з Д1 до розд. І Податкового розрахунку (графи 4, 4.1 — 4.3 — якщо збільшили суму нарахувань з ЄСВ, графи 6, 6.1 — 6.3 — якщо зменшили).

Крім того, у разі заниження суми ЄСВ слід самостійно розрахувати суму пені і відобразити її в рядках 5 та 5.1 розділу І Податкового розрахунку. Але тут слід врахувати наступне. Відповідно до роз’яснення ДПСУ, наведеного в категорії 201.09 БЗ, за порушення платниками законодавства про ЄСВ в період з 01.03.2020 по 31.07.2023 контролюючим органом санкції, визначені ч. 11 ст. 25 Закону № 2464*, не застосовуються, а пеня, нарахована за цей період, підлягає списанню.

* Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

Увага! Якщо вам поза межами звітного періоду необхідно одночасно відкоригувати несумові та сумові показники в раніше поданому Д1, то дієте так. Спочатку за допомогою уточненки виправляєте несумові помилки (в Д1 для цього використовуєте графу 25 «Ознака 0, 1»). Потім формуєте Розрахунок та Д1 з типом «Уточнюючий» для коригування сумових показників (у Д1 використовуєте графу 09 з КТН «2» або «3»).

Приклади виправлення помилок у додатках до Податкового розрахунку ви знайдете у статті «Виправляємо помилки в Об’єднаному звіті: приклади» // «Податки & бухоблік», № 10, 2024.