Додаток 1 (Д1): підказки за графами

07

Зазначаємо реєстраційний номер облікової картки платника податків. Якщо особа відмовилася від нього й має паспорт громадянина України у формі:

— книжечки, графу заповнюємо у форматі БКNNXXXXXX, де БК — константа, що вказує на реєстрацію в ПФУ за паспортними даними; NN — дві українські літери серії паспорта (верхній регістр); XXXXXX — шість цифр номера паспорта (з ведучими нулями);

— пластикової картки, графу заповнюємо у форматі ПХХХХХХХХХ, де П — константа, що вказує на реєстрацію в ПФУ за паспортними даними; ХХХХХХХХХ — дев’ять цифр номера ID-паспорта

08

Проставляємо код категорії застрахованої особи (далі — код категорії ЗО) згідно з додатком 1 до Порядку № 4. Наведемо окремі коді категорії ЗО, які використовують звичайні роботодавці.

За звичайними працівниками (ставка ЄСВ — 22 %) код категорії:

— «1» — для нарахованої зарплати (у тому числі й відпускних);

— «29» — для лікарняних;

— «42» — для допомоги по вагітності та пологах;

— «47» — для середнього заробітку працівників, що призвані/прийняті на військову службу (якщо продовжують його зберігати).

За працівниками, які мають інвалідність (ставка ЄСВ — 8,41 %), код категорії:

— «2» — для зарплати (у тому числі й відпускних);

— «36» — для лікарняних;

— «43» — для допомоги по вагітності та пологах;

— «66» — для середнього заробітку працівників, що призвані/прийняті на військову службу (якщо продовжують його зберігати).

За особами, з якими укладено ЦПД, та гіг-спеціалістами, з якими укладено гіг-контракт (ставка ЄСВ — 22 %), для нарахованої винагороди за виконані роботи (надані послуги) застосовують код категорії «26».

За учнями, слухачами професійно-технічних навчальних закладів, яким нараховано дохід за виконання ними робіт у період навчання (стажування), виробничої практики проставляють код категорії «69»

09

Заповнюємо тільки у випадках, перелічених у виносці до цієї графи, наведеної під табличною частиною. Так, наприклад, зазначаємо з КТН:

— «1» — зарплату за відпрацьований час, що нарахована особі після звільнення, або згідно з рішенням суду середню зарплату за вимушений прогул, а також зарплату (дохід) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання якої (яких) перевищує календарний місяць, а ЄСВ нараховується на суму, що визначається шляхом ділення такої зарплати (доходу) на кількість місяців, за які вона (він) нарахована (нарахований);

— «10» — відпускні, незалежно від виду відпустки;

— «13» — додаткову базу нарахування ЄСВ (різницю між мінімальною заробітною платою та фактично нарахованою), що розрахована в поточному місяці за поточний місяць або в поточному місяці за попередній у зв’язку з обчисленням сум лікарняних та/або допомоги по вагітності та пологах за попередній місяць;

— «14» — додаткову базу нарахування ЄСВ (різницю між мінімальною заробітною платою та фактично нарахованою), що розрахована в поточному місяці та виникла у зв’язку з відрахуванням відпускних при звільненні, які були раніше надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Якщо самостійно виявили, що в попередніх звітних періодах допустили помилку в сумі ЄСВ, й виправляємо її, то використовуємо КТН:

— «2», якщо донараховуємо ЄСВ;

— «3» — зменшуємо ЄСВ

14

У загальному випадку тут проставляєте кількість календарних днів місяця, за який сформовано Д1, протягом яких застрахована особа перебувала в трудових відносинах та/або на які припадає дія ЦПД на виконання робіт або надання послуг.

Запам’ятайте: якщо за працівником заповнено декілька рядків, графу 14 заповнюємо тільки за одним рядком, а саме за рядком із сумою зарплати (за наявності). Це правило діє як для випадку, коли працівнику нараховано декілька видів доходів за одним договором, так і для випадку, коли доходи нараховані за різними договорами. Наведемо кілька прикладів.

Приклад 1. На працівника сформовано 2 рядки: один із сумою зарплати, другий — з відпускними поточного місяця. Графу 14 заповнюємо за рядком з зарплатою.

Приклад 2. Працівник — внутрішній сумісник. В Д1 на нього сформовано 2 рядки: один із сумою зарплати, нарахованої за основним місяцем роботи, другий — за місяцем роботи за сумісництвом. Графу 14 заповнюємо за одним рядком, наприклад за рядком із зарплатою за основним місцем роботи.

Приклад 3. Підприємство уклало договір підряду з особою, яка працює у нього за трудовим договором. На таку особу в Д1 сформовано два рядки: один — із сумою зарплати відповідно до трудового договору, другий — із сумою винагороди, що нарахована за виконані роботи за договором підряду. Графу 14 заповнюємо за рядком із зарплатою — проставляємо кількість календарних днів місяця, протягом яких особа знаходилася у трудових та/або цивільно-правових відносинах з підприємством. При цьому дні, в які особа знаходилася як у трудових, так і в цивільно-правових відносинах, зараховуються у показник цієї графи один раз.

Увага! Якщо особа в місяці звітного кварталу, за який формуємо Д1, перебувала з підприємством (ФОП) у трудових та/або цивільно-правових відносинах, проте дохід їй не нараховувався, все одно формуємо на неї рядок з заповненою графою 14. Виняток — місяці, на які припадає відпустка для догляду за дитиною до 3 (6) років, протягом яких дохід не нараховувався.

Також візьміть до уваги, що кількість календарних днів перебування у трудових / цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця не може зазначатися у звітному місяці за майбутні звітні періоди, за винятком відпустки, що тривала весь місяць, та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами

15

Відображення в Д1 періоду відпустки у зв’язку з вагітностю та пологами має свої особливості, про які детально поговоримо у статті «Допомога по вагітності та пологах в додатках Об’єднаного звіту» // «Податки & бухоблік», 2024, № 3. Там же розглянемо заповнення графи 15

16

Зазначаємо фактично нараховану у відповідному місяці загальну суму доходів, на які відповідно до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI нараховується ЄСВ.

Наприклад, у грудні 2023 року працівнику нарахували зарплату за фактично відпрацьований час у сумі 100000 грн та винагороду за підсумками роботи за рік — 80000 грн. У Д1 за грудень на нього формуємо рядок та зазначаємо в графі 16 180000 грн

17

Зазначаємо доходи особи у сумі, що ввійшла до бази нарахування ЄСВ з урахуванням її максимальної величини.

У 2023 році максимальна величина бази нарахування ЄСВ становить 100500 грн.

З максимальною величиною порівнюємо не кожен дохід окремо, а загальну суму доходів, які нараховані одній особі у відповідному місяці звітного кварталу. Якщо сума доходів, з яких стягується ЄСВ, перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ, то роботодавець-страхувальник самостійно вирішує, які доходи та в якій сумі сформують базу нарахування ЄСВ у межах її максимальної величини.

Увага! Резиденти Дія Сіті, які відповідали вимогам, що дають право на сплату ЄСВ у пільговому розмірі, у графі 17 зазначають мінімальну зарплату

18

Якщо за працівником визначали додаткову базу нарахування ЄСВ, то в цій графі відображаємо її суму (різницю між мінімальною заробітною платою та фактично нарахованою)

19

Цей рядок заповнюєте, тільки якщо виправляєте помилки, допущені за періоди до 01.01.2016 та пов’язані з утриманням ЄСВ

20

Зазначаєте суму нарахованого ЄСВ

21

За рядками з виплатами, нарахованими за основним місцем роботи, проставляємо «1». В усіх інших випадках — «0».

Якщо працівник — внутрішній сумісник (працює на умовах сумісництва на тому ж підприємстві, яке є його основним місцем роботи), то за рядком із сумами доходу, нарахованого:

— за основним місцем роботи, проставляємо «1»;

— за внутрішнім сумісництвом — «0»

22

Якщо працівник був прийнятий на роботу на умовах неповного робочого часу (неповного робочого дня та/або неповного робочого тижня), проставляємо «1», інакше — «0»

23

Проставляємо «1», якщо за працівником ведеться облік спецстажу або він має право на пільги з пенсійного забезпечення. В інших випадках — «0»

24

У цій графі слід проставити «1» за працівниками, яких прийняли на нові робочі місця. В інших випадках — «0».

Новим робочим місцем є робоче місце, яке створене у зв’язку зі створенням нового суб’єкта господарювання (крім того, що створений шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за умови відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що потребує нових знань, навичок та вмінь працівника.

Зауважимо: роз’яснення щодо заповнення цієї графи Д1 надає ПФУ. Наразі вони відсутні. Але є роз’яснення щодо заповнення аналогічної графи в ЄСВ-звітності, яка існувала до появи Об’єднаної звітності. Тоді ПФУ в листі від 21.08.2014 № 21841/05-10 рекомендував у разі працевлаштування особи на нове робоче місце проставляти ознаку «1» в графі «Ознака нового робочого місця» протягом 2 років. Чи можна ними користуватися? На наш погляд, тут слід відштовхуватися від того, за яким порядком роботодавець планує отримати відшкодування витрат на сплату ЄСВ

25

Цю графу заповнюємо виключно у випадку виправлення помилок за допомогою Розрахунку та Д1 з типом «Звітний новий» (якщо виправляємо будь-яку помилку) та «Уточнюючий» (якщо виправляємо несумові помилки). Зазначаємо ознаку:

— «0», якщо рядок потрібно ввести;

— «1», якщо рядок потрібно виключити

26

Якщо з працівником укладено трудовий договір з нефіксованим робочим часом, то в цій графі проставляємо «1». В інших випадках — «0»