Працівник на заміну мобілізованого: шукаємо варіанти

За працівником, призваним / прийнятим на військову службу, зберігаються місце роботи та посада (ч. 3 ст. 119 КЗпП). Тобто такого працівника звільняти з ініціативи роботодавця не можна.

Посада, яку обіймав працівник до початку військової служби, не є вакантною. Але фактично робота, якою займався мобілізований, не виконується. Тому зазвичай роботодавець намагається знайти йому заміну. Хоча чинне законодавство не вимагає, щоб у період тимчасової відсутності працівника його обов’язки покладалися на іншого. Це питання вирішується роботодавцем самостійно та залежить від виробничої необхідності, фінансових можливостей та інших факторів.

Як правильно оформити трудові відносини з працівником, який тимчасово виконуватиме обов’язки мобілізованого?

Почнемо з найпростішого та очевидного варіанта — прийняття на роботу нового співробітника. У цьому разі укладаємо строковий трудовий договір. Докладніше про нього див. далі.

Строковий трудовий договір

Про те, коли можливе укладення строкових трудових договорів, йдеться в ч. 2 ст. 23 КЗпП. Їх укладають, якщо трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавством.

Очікується, що мобілізований працівник повернеться на рідне підприємство після завершення військової служби. Тобто він відсутній тимчасово. Отже, прийняти на його роботу / посаду іншу особу можна лише тимчасово — до повернення постійного працівника.

На той факт, що в такій ситуації виходом може бути укладення строкового трудового договору, вказує й абзац другий ч. 2 ст. 2 Закону № 2136*. Так, з метою оперативного залучення до виконання роботи нових працівників, усунення кадрового дефіциту та нестачі робочої сили роботодавці можуть укладати з новими працівниками строкові трудові договори в період дії воєнного стану або на період заміщення тимчасово відсутнього працівника.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

У цьому випадку строк дії трудового договору буде визначено настанням конкретної події — поверненням постійного працівника на роботу після завершення військової служби. Про те, що це не суперечить законодавству, йдеться в абзаці другому п. 7 постанови Пленуму ВСУ «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 № 9.

До речі, у період дії воєнного стану форма трудового договору визначається за згодою сторін (ч. 1 ст. 2 Закону № 2136). Тому навіть якщо ст. 24 КЗпП вимагає укладення трудового договору в письмовій формі, на період дії воєнного стану цю вимогу можна проігнорувати.

Зверніть увагу! Новий працівник може бути прийнятий як на основне місце роботи, так і за сумісництвом. Причому ви можете прийняти за строковим трудовим договором сторонню особу або співробітника, який вже працює у вас. В останньому випадку маємо справу з внутрішнім сумісництвом. При цьому пам’ятайте, що роботу за сумісництвом працівник повинен виконувати у вільний від основної роботи час. Більше про сумісників див. у «Податки & бухоблік», 2023, № 83.

Важливо! Незалежно від того, на основне місце роботи чи за сумісництвом, свого ж працівника чи сторонню особу ви приймаєте за строковим трудовим договором, не забудьте подати податківцям повідомлення про прийняття на роботу за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413.

Ще один цікавий момент. Частина 3 ст. 23 КЗпП зобов’язує роботодавця інформувати працівників, які працюють за строковими трудовими договорами, про вакансії, що відповідають їх кваліфікації та передбачають можливість укладення безстрокового трудового договору. При цьому законодавство не визначає порядок та процедуру інформування працівників про наявні вакансії. Роботодавець може робити це шляхом особистого ознайомлення працівника, розсилки на електронну пошту, розміщення інформації в загальнодоступних місцях на підприємстві тощо (див. роз’яснення Мінекономіки від 01.08.2022).

А що буде, коли мобілізований повернеться на своє місце роботи?

Після звільнення зі служби він розпочинає виконання своїх обов’язків, передбачених трудовим договором, на підставі наказу роботодавця.

При цьому

Про це йшлося, зокрема, у листі Мінсоцполітики від 10.06.2015 № 231/06/186-15.

Обов’язково видайте наказ про звільнення та ознайомте з ним працівника, що звільняється, під підпис. Копію наказу разом із письмовим повідомленням про нараховані та виплачені суми при звільненні видайте працівнику.

Не підходить варіант зі строковим трудовим договором? Тоді розгляньте такі способи заміни мобілізованого, як виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника та тимчасове замісництво.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього

Про те, що працівник може виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, згадує ст. 105 КЗпП. Крім того, про таку можливість йдеться в постанові Ради Міністрів СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 № 1145 (далі — постанова № 1145). Нагадаємо: зазначений документ діє у частині, що не суперечить законодавству України, на підставі постанови ВРУ від 12.09.91 № 1545-XII.

Зазвичай виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника доручають іншому співробітнику, якщо посада тимчасово відсутнього менш відповідальна або рівноцінна посаді працівника, який його заміщує.

Як зазначено в п. 2 постанови № 1145, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основної роботи допускається протягом установленої тривалості робочого дня (зміни), якщо це економічно доцільно та не веде до погіршення якості продукції, виконуваних робіт, обслуговування населення.

Таким чином, працівник, який заміщує мобілізованого, виконуватиме додаткові обов’язки:

1) без звільнення від своєї основної роботи, передбаченої трудовим договором;

2) у межах робочого часу за основною посадою (роботою). Додатковий час для виконання «чужих» обов’язків не передбачається.

Але зауважте, що навантажити працівника, який заміщує, додатковими обов’язками можна лише за його згодою. Щоб отримати цю згоду, роботодавцю слід звернутися до такого працівника з відповідною пропозицією (усною чи письмовою). Свою згоду працівник може висловити у вигляді заяви. На підставі такої заяви видаємо наказ про виконання працівником обов’язків тимчасово відсутнього мобілізованого співробітника.

Цікавий момент. Обов’язки тимчасово відсутнього у зв’язку з призовом / прийняттям на військову службу працівника можна розподілити між кількома співробітниками підприємства. У цьому разі в наказі фіксуємо обов’язки, які закріплюються за кожним із них. Але перед виданням наказу одержуємо згоду таких працівників.

Розмір доплати звичайні роботодавці (небюджетники) встановлюють на умовах, передбачених колективним договором чи іншим локальним документом, що визначає умови оплати труда. При цьому Генеральною угодою про регулювання основних принципів і норм реалізації соціально-економічної політики і трудових відносин в Україні на 2019 —2021 роки, яка все ще діє, доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлено в розмірі до 100 % його тарифної ставки (окладу).

Розподілили обов’язки мобілізованого між кількома працівниками? Тоді встановіть доплату кожному з них залежно від складності та обсягу виконуваної роботи (обов’язків).

Зверніть увагу! В окремих випадках виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника здійснюється без доплати. Це можливо, якщо посадовою (робочою) інструкцією передбачено виконання обов’язків іншого працівника на час його відсутності. Тоді такі обов’язки належать до трудової функції працівника, що заміщує, та виконуються без видання окремого наказу та без доплати (див. роз’яснення фахівців Держпраці з Кіровоградської обл. від 28.01.2022).

Важливо! Табелюють працівника, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього захисника України, лише за основною посадою. Тобто окремо час виконання ним «чужих» обов’язків у табелі не відображають.

Основний працівник повернувся на своє робоче місце після закінчення військової служби? Тимчасове виконання його обов’язків припиняється в день, коли він розпочне роботу. При цьому окремий наказ про припинення виконання іншим працівником обов’язків тимчасово відсутнього працівника не видається.

Тимчасове замісництво

Тимчасове замісництво — це виконання працівником обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язано з розпорядчими функціями (див. лист Мінекономіки від 14.08.2020 № 3512-06/50540-01). Так, тимчасове замісництво може застосовуватися, якщо призваний / прийнятий на військову службу працівник обіймав якусь керівну посаду, наприклад начальника цеху чи відділу.

Працівник-заступник наказом керівника підприємства (ФОП) призначається тимчасовим виконувачем обов’язків (див. лист Мінсоцполітики від 27.01.2015 № 73/13/84-15). Але насамперед отримайте згоду такого працівника, якщо обов’язок заміщати тимчасово відсутнього співробітника не прописаний у його посадовій (робочій) інструкції.

При цьому робота здійснюється за графіком відсутнього працівника.

Від виконання обов’язків за своєю посадою тимчасовий заступник звільняється (див. роз’яснення Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 14.07.2023).

Але майте на увазі: тимчасове замісництво не є переведенням працівника на іншу посаду. Формально він залишається на своїй посаді.

Як оплачувати тимчасове замісництво? Відповідь на це питання дає Роз’яснення Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового замісництва» від 29.12.65 № 30/39 (далі — Роз’яснення № 30/39). Воно продовжує діяти відповідно до постанови ВРУ від 12.09.91 № 1545-XII у частині, що не суперечить законодавству України.

Абзацом другим п. 1 Роз’яснення № 30/39 визначено, що за період тимчасового замісництва працівнику встановлюють доплату в розмірі різниці між його фактичним окладом та окладом працівника, якого він заміщує.

Але це правило не працює, якщо тимчасово виконуючим обов’язки є штатний заступник або помічник відсутнього працівника (за відсутності посади заступника). Їм різниця в окладах не виплачується. Крім того, згідно з абзацом третім п.п. «б» п. 1 Роз’яснення № 30/39 права на отримання відповідної доплати не мають головні інженери підприємств у період тимчасового замісництва керівника.

Водночас чинним законодавством звичайним (небюджетним) підприємствам надано право самостійно вирішувати питання оплати праці працівників. Тому в колективному договорі (іншому локальному акті роботодавця) вони можуть передбачити виплату різниці в окладах і штатним заступникам, і помічникам керівника відповідного рівня на період виконання його обов’язків у порядку тимчасового замісництва. Про це йшлося, зокрема, у листі Мінпраці від 20.01.2005 № 18-23 (ср. ).

Виплату премій тимчасовому заступнику здійснюють на умовах та в розмірах, встановлених за посадою працівника, якого він заміщує. При цьому премія нараховується і на посадовий оклад працівника, який заміщує, і на різницю в окладах (абзац третій п.п. «б» п. 1 Роз’яснення № 30/39).

А ось доплати та надбавки виплачуємо в тому розмірі, в якому вони були встановлені до призначення на тимчасове замісництво (див. лист Мінсоцполітики від 21.07.2011 № 590/13/84-11).

Як можна переконатися, законодавство передбачає різні варіанти для тимчасового виконання іншим працівником обов’язків працівника, який призваний / прийнятий на військову службу. Залишається тільки вибрати той із них, який підходить для вашої ситуації.