Директор у відпустку, відрядження чи на лікарняний: хто за нього?

Нашу розмову пропонуємо побудувати таким чином: спочатку розглянемо випадки, коли директор не хоче передавити повноваження, а далі — коли він не проти перекласти свої обов’язки на іншу особу на період своєї відсутності.

Залишаю за собою

Лікарняний. Директору відкрито лікарняний у зв’язку з хворобою (доглядом за дитиною / членом сім’ї) чи по вагітності та пологах.

Чи можна під час такої тимчасової непрацездатності, у тому числі у зв’язку з вагітністю та пологами, продовжувати працювати? Звісно, можна. Проте лікарняні (допомогу по вагітності та пологах) за період непрацездатності, поєднаний з роботою, отримати не вийде. Тут слід обирати: або робота й зарплата, або неробота й лікарняні (допомога по вагітності та пологах).

Відрядження. Чи зобов’язаний директор на період відрядження передавати свої повноваження іншій особі? Такої вимоги трудове законодавство щодо працівників звичайних підприємств не висуває. Перебуваючи у відрядженні, працівник продовжує виконувати свої посадові обов’язки.

Тож якщо, наприклад, на підприємстві електронний документообіг, директор має доступ до інтернету і «живий» підпис у період його відсутності не знадобиться, він може залишити свої директорські повноваження за собою.

Також

Наприклад, директор може «скинути» на працівника-замінника питання, пов’язані з трудовими відносинами (прийняття / переведення / звільнення тощо), залишивши все інше за собою. Детально передачу повноважень розглянемо нижче.

Відпустки. Тут говоримо про всі відпустки, передбачені Законом України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки), окрім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, про яку згадували вище.

Якщо коротко, то свого часу Держпідприємництво в листі від 17.10.2014 № 8361 дійшло висновку, що перебуваючи у відпустці, директор може продовжувати виконувати свої обов’язки, окрім випадків, коли на цей час повноваження передали його заступникові.

Натомість Мінсоцполітики в листі від 17.10.2016 № 376/06/186-16 наполягало: директор не може виконувати свої посадові обов’язки у період відпустки, оскільки відпустка є формою відпочинку, гарантованою всім працівникам. Такої ж думки (про неможливість) дотримується й ДПСУ. Тож є ризики, що податківці в ході перевірки можуть наполягати на сумнівності підписів, що були проставлені на документах підприємства директором під час своєї відпустки. В результаті не визнати первинку, зняти витрати. Про цю ситуацію ми писали ще у 2019 році (див. «Податки & бухоблік», 2019, № 12). І, за великим рахунком, вони так само можуть поставити під сумнів і звітність.

Які висновки робимо? Краще уникати підписання директором документів у відпустці. Бажано на цей період передавати право підпису потрібних документів іншому працівнику.

Вам це не підходить? Що ж, тоді, як варіант, можна «бити» на те, що все відбувалося з власної ініціативи директора. Пояснимо.

Суди зазначають, що:

1) ні КЗпП, ні Закон про відпустки не містять заборон та/або обмежень щодо здійснення працівником під час перебування у відпустці передбачених трудовим договором функцій за власною ініціативою;

2) вихід на роботу під час відпустки з власної ініціативи додатково не обліковується (і, відповідно, не оплачується).

Саме тому, незважаючи на те, що виконання директором, який перебуває у відпустці, окремих трудових обов’язків, наприклад підписання документів, не відповідає змісту та меті відпустки, самі по собі ці обставини не можуть свідчити про дефектність таких документів.

Про це йдеться, наприклад, у постановах П’ятого апеляційного адмінсуду від 07.04.2021 у справі № 400/1292/19 та Шостого апеляційного адмінсуду від 11.04.2019 у справі № 320/5654/18 (ср. ).

Проте тут слід розуміти, якщо директор-відпускник залишає право підпису за собою, завжди є ризик, що причепляться контролери: Держпраці та/або податкова. Тож за таких обставин будьте готові захищати себе у суді.

Далі ж говоримо про те, як діяти, якщо в період відсутності директора його обов’язки буде виконувати інша особа.

Передаю повноваження

Тут перш за все потрібно звернутися до статуту підприємства.

Директор може діяти від імені підприємства в межах передбачених статутом повноважень без довіреності. Крім того, статут може наділяти повноваженнями вчиняти дії від імені юрособи без довіреності й інших осіб. Відомості про таких осіб (за наявності), поряд з відомостями на директора, містяться в ЄДР* (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 № 755-IV).

* Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.

Наприклад, у статуті може бути прямо зазначено, що на час відсутності керівника підприємства його обов’язки виконує заступник і бажано, щоб дані про нього містилися у ЄДР. Також можлива ситуація, за якої обов’язки керівника розподіляються поміж декількох заступників.

Наступна ситуація. У статуті особою, уповноваженою діяти від імені юрособи, визначено тільки директора та надано йому право передавати свої повноваження на час відсутності іншим обраним ним особам. У цьому випадку директор може:

— покласти наказом виконання своїх обов’язків на іншого працівника (за його згодою) з виплатою такому заміснику різниці в окладах;

— первісно при прийнятті співробітника на роботу обумовити включення до переліку його трудових обов’язків виконання функцій керівника підприємства на період тимчасової відсутності директора;

— видати довіреність на виконання окремих дій, що входять до кола повноважень директора, особі, що не є найманим працівником підприємства. Такий спосіб передання повноважень директора може використовуватися для здійснення представництва перед третіми особами. Але, наприклад, така особа не зможе замінити директора в межах трудових відносин з працівниками і для вирішення інших внутрішніх питань підприємства.

Якщо в планах є укладання юрособою договорів, що підлягають нотаріальному посвідченню, то довіреність також має бути засвідчена нотаріально (ч. 1 ст. 245 ЦКУ).

Для надання іншим особам права підпису електронних документів потрібно направити податківцям «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису». Його форму наведено у додатку 1 до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557. У повідомленні зазначають тип делегованого підпису — «Директор» (див. БЗ 129.03).

Що стосується кабінету страхувальника на порталі ПФУ, то надати право для входу до нього своєму заступнику директор може, обравши в кабінеті страхувальника пункт меню «Користувачі кабінету страхувальника». А далі, підписуючи заяву-розрахунок, фахівці ПФУ рекомендують додати до нього копію наказу на «замінника».

І на закінчення ще один можливий варіант. Статут не надає директорові можливості передати свої повноваження іншій особі. В такому випадку це питання повинне вирішуватися загальними зборами учасників (наглядовою радою, власником).