Наш разговор предлагаем построить следующим образом: сначала рассмотрим случаи, когда директор не хочет передавать полномочия, а дальше — когда он не против перевести свои обязанности на другое лицо на период своего отсутствия.
Оставляю за собой
Больничный. Директору открыт больничный в связи с болезнью (уходом за ребенком / членом семьи) или по беременности и родам.
Можно ли во время такой временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами, продолжать работать? Конечно, можно. Однако больничные (пособие по беременности и родам) за период нетрудоспособности, соединенный с работой, получить не получится. Здесь следует выбирать: или работа и зарплата, или неработа и больничные (пособие по беременности и родам).
Командировка. Обязан ли директор на период командировки передавать свои полномочия другому лицу? Такого требования трудовое законодательство в отношении работников обычных предприятий не выдвигает. Находясь в командировке, работник продолжает исполнять свои должностные обязанности.
Поэтому если, например, на предприятии электронный документооборот, директор имеет доступ к Интернету и «живая» подпись в период его отсутствия не понадобится, он может оставить свои директорские полномочия за собой.
Также
допустимой является ситуация, при которой директор на время своей командировки передает другому работнику (лицу) только часть своих полномочий, решить которые удаленно он не может
Например, директор может «сбросить» на работника-заменителя вопросы, связанные с трудовыми отношениями (прием/перевод/увольнение и т. п.), оставив все остальное за собой. Подробно передачу полномочий рассмотрим ниже.
Отпуска. Здесь говорим обо всех отпусках, предусмотренных Законом Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках), кроме отпуска в связи с беременностью и родами, о котором упоминали выше.
Если коротко, то в свое время Госпредпринимательство в письме от 17.10.2014 № 8361 пришло к заключению, что находясь в отпуске, директор может продолжать исполнять свои обязанности, кроме случаев, когда на это время полномочия передали его заместителю.
В то же время Минсоцполитики в письме от 17.10.2016 № 376/06/186-16 настаивало: директор не может исполнять свои должностные обязанности в период отпуска, поскольку отпуск является формой отдыха, гарантированной всем работникам. Такого же мнения (о невозможности) придерживается и ГНСУ. Поэтому есть риски, что налоговики во время проверки могут настаивать на сомнительности подписей, которые были проставлены на документах предприятия директором во время своего отпуска. В результате не признать первичку, снять расходы. Об этой ситуации мы писали еще в 2019 году (см. «Налоги & бухучет», 2019, № 12). И, по большому счету, они так же могут поставить под сомнение и отчетность.
Какие выводы делаем? Лучше избегать подписания директором документов в отпуске. Желательно на этот период передавать право подписи нужных документов другому работнику.
Вам это не подходит? Что же, тогда, как вариант, можно «бить» на то, что все происходило по собственной инициативе директора. Объясним.
Суды отмечают, что:
1) ни КЗоТ, ни Закон об отпусках не содержат запретов и/или ограничений в отношении осуществления работником во время пребывания в отпуске предусмотренных трудовым договором функций по собственной инициативе;
2) выход на работу во время отпуска по собственной инициативе дополнительно не учитывается (и, соответственно, не оплачивается).
Именно поэтому, невзирая на то, что выполнение директором, который находится в отпуске, отдельных трудовых обязанностей, например подписание документов, не отвечает содержанию и цели отпуска, сами по себе эти обстоятельства не могут свидетельствовать о дефектности таких документов.
Об этом идет речь, например, в постановлениях Пятого апелляционного админсуда от 07.04.2021 по делу № 400/1292/19 и Шестого апелляционного админсуда от 11.04.2019 по делу № 320/5654/18 (ср. ).
Однако здесь следует понимать, если директор-отпускник оставляет право подписи за собой, всегда есть риск, что прицепятся контролеры: Гоструда и/или налоговая. Поэтому при таких обстоятельствах будьте готовы защищать себя в суде.
Дальше же говорим о том, как действовать, если в период отсутствия директора его обязанности будет исполнять другое лицо.
Передаю полномочия
Здесь прежде всего нужно обратиться к уставу предприятия.
Директор может действовать от имени предприятия в пределах предусмотренных уставом полномочий без доверенности. Кроме того, устав может наделять полномочиями совершать действия от имени юрлица без доверенности и других лиц. Сведения о таких лицах (при наличии), наряду со сведениями на директора, содержатся в ЕГР* (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований» от 15.05.2003 № 755-IV).
* Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.
Например, в уставе может быть прямо указано, что на время отсутствия руководителя предприятия его обязанности исполняет заместитель и желательно, чтобы данные о нем содержались в ЕГР. Также возможна ситуация, при которой обязанности руководителя распределяются между несколькими заместителями.
Следующая ситуация. В уставе лицом, уполномоченным действовать от имени юрлица, определен только директор и ему дано право передавать свои полномочия на время отсутствия другим избранным им лицам. В этом случае директор может:
— возложить приказом исполнение своих обязанностей на другого работника (по его согласию) с выплатой такому заместителю разницы в окладах;
— изначально при приеме сотрудника на работу обусловить включение в перечень его трудовых обязанностей выполнение функций руководителя предприятия на период временного отсутствия директора;
— выдать доверенность на выполнение отдельных действий, входящих в круг полномочий директора, лицу, которое не является наемным работником предприятия. Такой способ передачи полномочий директора может использоваться для осуществления представительства перед третьими лицами. Но, например, такое лицо не сможет заменить директора в пределах трудовых отношений с работниками и для решения других внутренних вопросов предприятия.
Если в планах есть заключение юрлицом договоров, которые подлежат нотариальному удостоверению, то доверенность также должна быть удостоверена нотариально (ч. 1 ст. 245 ГКУ).
Сообщать госрегистратору о том, что функции директора на время его отпуска/командировки/болезни будет исполнять другое лицо, не нужно
Для предоставления другим лицам права подписи электронных документов нужно направить налоговикам Уведомление о предоставлении информации в отношении квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи, которая базируется на квалифицированном сертификате электронной подписи. Его форма приведена в приложении 1 к Порядку обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденному приказом Минфина от 06.06.2017 № 557. В уведомлении указывают тип делегированной подписи — «Директор» (см. БЗ 129.03).
Что касается кабинета страхователя на портале ПФУ, то дать право для входа в него своему заместителю директор может, выбрав в кабинете страхователя пункт меню «Пользователи кабинета страхователя». А дальше, подписывая заявление-расчет, специалисты ПФУ рекомендуют приложить к нему копию приказа на «заменителя».
И в заключение еще один возможный вариант. Устав не предоставляет директору возможности передать свои полномочия другому лицу. В таком случае этот вопрос должен решаться общим собранием участников (наблюдательным советом, собственником).
Выводы
- Директор может продолжить работать во время временной нетрудоспособности. Однако в выплате больничных за этот период ему должно быть отказано.
- Лучше избегать подписания директором документов в отпуске. Если рискуете, то рассмотрите вариант с работой по собственной инициативе.
- Директор может действовать от имени предприятия в пределах полномочий, предусмотренных уставом. Именно поэтому, выбирая лицо, которое будет исполнять его обязанности во время отсутствия, следует руководствоваться в первую очередь положениями такого устава.
