Відрядження чи ні?
Почнемо з того, що ані ПКУ, ані КЗпП визначення терміна «відрядження» не містять. Проте знайти його можна в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59). Відповідно до абзацу першого п. 1 розд. І цього документа службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника державного органу, підприємства (установи, організації), що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).
У випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором/контрактом (п. 2 розд. І Інструкції № 59).
Як бачите, однією з умов (ознак), за дотримання яких та чи інша поїздка може вважатися службовим відрядженням, є умова про те, що
поїздка працівника пов’язана з відвідуванням іншого населеного пункту поза місцем постійної роботи
Зверніть увагу: не іншого суб’єкта господарювання, а саме іншого населеного пункту. Тож, наприклад, якщо місце постійної роботи працівника та місцезнаходження його підприємства-роботодавця розташовані в різних населених пунктах, то поїздка працівника на рідне підприємство «вписується» у відрядження.
Заковика виникає з місцем постійної роботи. З наведених вище норм Інструкції № 59 можна зробити висновок, що в ній під місцем постійної роботи працівника мається на увазі місцезнаходження підприємства або ж філії, дільниці, іншого підрозділу, в якому працює працівник.
Проте до дистанційника таке визначення робочого місяця «не ліпиться». Що ж є місцем постійної роботи для нього?
Дистанційник та його місце постійної роботи
Знову-таки, КЗпП не містить визначення місця постійної роботи. Натомість у ч. 1 ст. 29 КЗпП зазначено, що до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про:
1) місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження);
2) визначене робоче місце, тобто певну зону, де працівник перебуватиме та працюватиме із застосуванням у процесі роботи різних технічних та/або інших засобів (див. постанову Верховного Суду від 26.10.2022 у справі № 947/6744/21).
При укладенні трудового договору про дистанційну роботу з наведених вище двох вимог роботодавець забезпечує виконання лише першої, тобто надає працівнику інформацію про місцезнаходження роботодавця. Чому так? Бо дистанційна робота — це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (ч. 1 ст. 602 КЗпП). Тож сьогодні дистанційний працівник може працювати в одному місці, а завтра в іншому. І на таку «міграцію» роботодавець в загальному випадку ніяк не впливає.
Фактично для дистанційника постійним місцем роботи є те місце, в якому він наразі перебуває та працює.
Що говорить ПКУ?
Пункт 170.9 ПКУ не оперує таким поняттям, як «місце постійної роботи». Натомість він дозволяє вивести з-під оподаткування, зокрема, суму відшкодованих працівнику у встановленому законодавством порядку витрат на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).
Якщо врахувати, що на звичайних (небюджетних) роботодавців Інструкція № 59 не поширюється, то
перепон для відшкодування дистанційникам витрат на проїзд з місця фактичного перебування та виконання роботи до місця відрядження і назад немає
І що дуже добре, з цим погоджуються податківці в роз’ясненні, наведеному в категорії 103.17 БЗ. У ньому ДПСУ зазначає: якщо юрособа не фінансується за рахунок бюджетних коштів, то відшкодована найманому працівнику, направленому у відрядження, вартість квитка, в якому місцем вибуття є місце дистанційної роботи такого працівника, яке не відповідає місцю його постійної роботи, не є доходом у вигляді додаткового блага та не оподатковується ПДФО, за умови виконання вимог, установлених п. 170.9 ПКУ (ср. ).
На цій оптимістичній ноті можна було б завершити нашу розмову про дистанційника у відрядженні. Проте, враховуючи, що ДПСУ полюбляє змінювати думку, радимо вам у випадку з дистанційниками «підстелити собі соломки». Що пропонуємо зробити? Прописати у Положенні про відрядження чи іншому внутрішньому акті роботодавця, що регулює питання відрядження, нюанси відрядження дистанційників.
Фіксуємо в документах
Інструкція № 59 обов’язкова лише для підприємств (установ, організацій), які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Небюджетники питання відрядження регулюють внутрішніми документами, які самостійно розроблюють.
Так, наприклад, у власному Положенні про відрядження звичайний роботодавець може зазначити:
«У випадках, коли з працівником укладено трудовий договір про дистанційну роботу, відповідно до якого такий працівник самостійно визначає робоче місце (місце роботи) та виконує роботу поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, місцем постійної роботи працівника вважається його поточне місце перебування.
За необхідності направлення у службове відрядження працівника, з яким укладено трудовий договір про дистанційну роботу, такий працівник зобов’язаний повідомити про своє поточне місце перебування в строк та способом, визначеними трудовим договором про дистанційну роботу».
Таким чином,
в Положенні про відрядження закріплюємо визначення місця постійної роботи для дистанційника
Далі рекомендуємо переглянути трудовий договір про дистанційну роботу, що укладений з працівником та за потреби зафіксувати порядок взаємодії сторін договору у випадку направлення працівника у відрядження, а саме визначити:
1) хто, в який строк та яким чином інформує працівника про відрядження;
2) в який строк, кого саме та яким чином працівник повідомляє про поточне місце перебування.
За потреби конкретизуємо порядок комунікації між сторонами та особливості взаємодії до, під час та після завершення відрядження щодо питань, для вирішення яких працівник направляється у відрядження. Так, наприклад, є сенс зафіксувати, як саме працівник звітуватиме про витрати, понесені у відрядженні. Яким чином будуть надаватися/пересилатися оригінали документів, що підтверджують витрати, понесені у відрядженні.
Щодо наказу про відрядження. За бажання в його тексті можна серед іншого зазначити інформацію про місце роботи, з якого дистанційного працівника направляють у відрядження. Проте можна цього й не роботи, а використовувати звичні формулювання.
Щодо ознайомлення, то тут проблем бути не повинно. Його визначають трудовим договором про дистанційну роботу.
Ви запитували
Добові. Доволі часто від бухгалтерів можна почути запитання: якщо дистанційний працівник перебуває за кордоном й направляється у відрядження до іншого місця, що також знаходиться за кордоном, то який розмір добових використовувати: для відряджень за кордон чи в межах України? Звісно, що для відряджень за кордон. Те, що працівник фактично проживає за кордоном, не означає, що йому слід платити «українські» добові.
Також пам’ятаємо: щоб сума добових не перетворилася на дохід працівника, потрібні документи, які підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.
Витрати на проїзд. Якщо працівник — дистанційник, то чи можна його направити у відрядження з одного місця роботи, наприклад, з Києва до Праги, а повернути в інше, припустимо, до Барселони? Не рекомендуємо вам так чинити. Річ у тім, що такий «вояж» йде в розріз із приписами ст. 121 КЗпП і п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.
Так, у згаданій статті КЗпП закріплена гарантія щодо відшкодування працівникам, які направляються у відрядження, вартості проїзду до місця призначення і назад.
У свою чергу, п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ виводить з оподатковуваного доходу відрядженого працівника суму відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження.
У випадку коли працівник виїхав з Києва до Праги, а після до Барселони, умова про «назад» не спрацьовує. Тож є висока ймовірність того, що у разі відшкодування дистанційному працівнику витрат на проїзд з відрядження до нового місця постійної роботи податківці розглядатимуть суму такого відшкодування як дохід у вигляді додаткового блага.
Висновки
- Законодавство не містить заборони на направлення дистанційного працівника у відрядження.
- Вартість витрат на проїзд дистанційного працівника з місця фактичної роботи (перебування) до місяця відрядження та назад, що відшкодовується йому звичайним роботодавцем, не є додатковим благом такого працівника за умови виконання вимог, установлених п. 170.9 ПКУ.
- Разом з тим рекомендуємо прописати у Положенні про відрядження чи іншому внутрішньому акті роботодавця, що регулює питання відрядження, нюанси відрядження дистанційників.
