16.05.2024
Надання додаткової відпустки учасникам бойових дій із збереженням зарплати передбачено одразу декількома законодавчими нормами. Це ст. 772 КЗпП, ст. 162 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). В зазначених нормах ця відпустка має назву — додаткова відпустка окремим категоріям громадян та постраждалим учасникам Революції Гідності. До таких окремих громадян, які мають на неї право, належать і учасники бойових дій.
Крім того, як пільга, гарантована державою, така відпустка повинна надаватися учасникам бойових дій згідно з п. 12 ст. 12 Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 № 3551-ХІІ (далі — Закон № 3551).
Зауважимо, що особливості визначення статусу учасника бойових дій, а також перелік осіб, які належать до учасників бойових дій, наведені у ст. 5 та 6 Закону № 3551.
Працівник, який претендує на додаткову відпустку учасникам бойових дій, має підтвердити свій статус відповідним посвідченням
Зразок посвідчення учасника бойових дій наведений у додатку 2 до Положення про порядок видачі посвідчень і нагрудних знаків ветеранів війни, затвердженого постановою КМУ від 12.05.94 № 302.
Водночас учасникам бойових дій, які є також членами сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членами сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України, видається одне посвідчення за їх вибором, у якому робиться відмітка про встановлення іншого правового статусу (ч. 4 ст. 18 Закону № 3551).
Працівник надав посвідчення? Рекомендуємо зробити його копію та зберігати в особовій справі працівника. А далі перейдемо до правил та особливостей надання відпустки.
Додаткова відпустка окремим категоріям громадян та постраждалим учасникам Революції Гідності (оскільки говоримо про учасників бойових дій, то далі — додаткова відпустка учасникам бойових дій) є окремим видом відпусток. Вона не належить до категорії щорічних додаткових відпусток.
Наведемо нижче основні правила її надання.
Правило 1. Додаткова відпустка учасникам бойових дій надається за календарний рік. Право працівника на цю відпустку не залежить від відпрацьованого часу в такому календарному році. Навіть відпрацювавши один робочий день у поточному календарному році, працівник матиме право на відпустку учасникам бойових дій повної тривалості (див. роз’яснення Південно-Східного межрегіонального управління Держпраці від 13.02.2023).
Зауважимо, що відпустка, початок якої припадає на один рік, наприклад 2023 рік, а закінчення на наступний — 2024 рік, вважається відпусткою за той рік, на який припадає її початок, тобто за 2023 рік.
Правило 2. Не накопичується у звичайних працівників. Відпустка учасникам бойових дій має бути використана працівником протягом поточного календарного року.
Якщо працівник не реалізував своє право на таку відпустку в поточному році, то вона не переноситься на наступний рік (тобто «згорає»)
Це підтверджує Верховний Суд у постанові від 31.10.2022 у справі № 241/2229/20 (див. коментар до цієї постанови у статті «Відпустка учасникам бойових дій: що говорить ВС?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 51).
Водночас зазначений висновок ВС щодо ненакопичення слід використовувати виключно в ситуації зі звичайними працівниками. Якщо у вас є працівники/службовці, відпустки яким надаються відповідно до Закону про відпустки та інших законів, то слід аналізувати норми цих законів у цілому. Приклад — військовослужбовці, які також мають право на відпустку учасникам бойових дій відповідно до Закону про відпустки, проте щодо її компенсації у них склалася інша практика (див. постанову Великої Палати Верховного Суду від 21.08.2019 у справі № 620/4218/18).
Правило 3. Надається понад щорічну відпустку. Дні відпустки учасникам бойових дій не враховують під час визначення загальної тривалості щорічних основних та додаткових відпусток (див. ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки).
Правило 4. Не продовжується на святкові та неробочі дні. Такі дні встановлені у ст. 73 КЗпП. Проте з 24.03.2022 та до дня закінчення воєнного стану норми ст. 73 КЗпП не застосовуються (див. ч. 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ, далі — Закон № 2136). А ось коли вони знову запрацюють, святкові та неробочі дні, що припадатимуть на період додаткової відпустки учасникам бойових дій, включатимемо до її тривалості та оплачуватимемо у загальному порядку.
Правило 5. Не підлягає поділу на частини. Оскільки відпустка учасникам бойових дій не належить до щорічних відпусток, то на неї не поширюються норми, передбачені для щорічних відпусток щодо їх поділу на частини (див. роз’яснення Південно-Східного межрегіонального управління Держпраці від 26.07.2023).
Увага!
Тривалість додаткової відпустки учасникам бойових дій складає 14 календарних днів на рік
Тож працівник, який бажає отримати таку відпустку, має одразу використати усі 14 днів такої відпустки.
Правило 6. Відкликати з відпустки учасника бойових дій не можна. Відкликати працівника можна лише зі щорічної відпустки. З інших видів відпусток відкликати працівників заборонено (див. лист Мінсоцполітики від 17.10.2016 № 576/13/116-16).
Правило 7. Не підлягає продовженню/перенесенню. Тобто
якщо працівник захворіє під час відпустки учасникам бойових дій, то продовжити або перенести невикористану частину такої відпустки на інший період він не зможе
Тож працівник перебуватиме у цій відпустці до її завершення. Лікарняні за період-«накладку» нараховані йому не будуть.
Аналогічно діємо й у ситуації, коли працівника мобілізують під час додаткової відпустки учасникам бойових дій. Наказ про увільнення від роботи у зв’язку з мобілізацією видаємо з дати, що йде за датою закінчення відпустки учасникам бойових дій.
А як бути, якщо на період такої відпустки припав початок тимчасової непрацездатності по вагітності та пологах? На наш погляд, тут пріоритет повинен бути у відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. В такій ситуації допомога по вагітності та пологах повинна надаватися з дня виникнення права на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. При цьому невикористана частина додаткової відпустки учасникам бойових дії «згорає».
Правило 8. Не підлягає компенсації. Законом про відпустки не передбачено можливості заміни додаткової відпустки учасникам бойових дій грошовою компенсацією, у тому числі при звільненні. Ані за минулі, ані за поточний календарні роки (див. роз’яснення Південного межрегіонального управління Держпраці від 14.08.2023).
Правило 9. Відпустка учасника бойових дій надається незалежно від характеру трудових відносин — основним працівникам, сумісникам, а також сезонним/тимчасовим працівникам.
У мирний час відмовити в її наданні роботодавець не може. А ось під час дії воєнного стану ч. 2 ст. 12 Закону № 2136 дозволяє це зробити, якщо працівника залучено до виконання:
— робіт на об’єктах критичної інфраструктури;
— робіт з виробництва товарів оборонного призначення;
— мобілізаційного завдання (замовлення).
Тобто таким працівникам може бути відмовлено у наданні відпустки учасникам бойових дій під час воєнного стану. Наприклад, цю норму можна поширити на медпрацівників (див. роз’яснення Держпраці від 06.02.2024).
У загальному випадку підставою для видання роботодавцем наказу про надання відпустки учасникам бойових дій є заява працівника. У заяві працівник зазначає бажану дату початку відпустки (див. рис. 1).
Для оформлення наказу (розпорядження) про надання відпустки можна скористатися типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489, або оформити його у довільній формі з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020 (див. рис. 2).
Чи потрібно вносити такі відпустки до графіка відпусток? Відпускне законодавство цього не вимагає. Тож тут все на ваш смак. Хочете — вносьте й надавайте на підставі графіка, не хочете — значить, таких відпусток в графіку не буде, а підставою для надання буде заява працівника.
Якщо надаєте на підставі заяви, то якось попереджати працівника про необхідність використати таку відпустку до кінця року не потрібно. Суди акцентують увагу на тому, що норми КЗпП та Закону про відпустки не визначають обов’язку роботодавця пропонувати працівнику, який має право на додаткову відпустку учасникам бойових дій, використати таку відпустку (див. постанову Верховного Суду від 31.10.2022 у справі № 241/2229/20 та статтю «Відпустка учасникам бойових дій: що говорить ВС?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 51).
Оплата. Як зазначалося вище, додаткові відпустки учасникам бойових дій є оплачуваними. Оплата за рахунок підприємства.
Розрахунок відпускних проводимо відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 № 100. Дізнавайтеся усі подробиці розрахунку з тематичного номера «Податки & бухоблік», 2024, № 33.
Відпускні виплачуємо до початку відпустки, якщо інше не передбачено трудовим або колективним договором (ч. 5 ст. 115 КЗпП, ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки).
Водночас у період дії воєнного стану роботодавець може скористатися приписами абзацу третього ч. 1 ст. 12 Закону № 2136 та надати таку оплачувану відпустку учасникам бойових дій без збереження заробітної плати. Але врахуйте, що це не поширюється на керівних працівників установ та закладів освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ та закладів, а також на педагогічних, науково-педагогічних та наукових працівників.
Разом з цим, на думку Мінекономіки (див. лист від 28.01.2024 № 4706-05/6893-09 та коментар до нього у статті «Оплачувані відпустки без оплати: роз’яснення Мінекономіки» // «Податки & бухоблік», 2024, № 12),
роботодавець зобов’язаний обґрунтувати необхідність надання оплачуваних відпусток без збереження зарплати та документально підтвердити настання обставин, які її спричинили
Щоправда, які саме документи мають підтверджувати обґрунтованість такого рішення, Мінекономіки не повідомило.
ПДФО, ВЗ. «Бойові» відпускні оподатковують ПДФО за ставкою 18 % та ВЗ за ставкою 1,5 % як звичайну зарплату, адже їх сума входить до фонду оплати праці (див. п.п. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5).
У 4ДФ Податкового розрахунку відпустку учасникам бойових дій зазначаємо у складі зарплати з ознакою доходу «101».
ЄСВ. Відпускні входять до бази нарахування ЄСВ. Ставки — стандартні, залежно від статусу працівника (у загальному випадку — 22 %, якщо ж працівник має інвалідність, що підтверджена довідкою МСЕК, — 8,41 %).
У Д1 Податкового розрахунку відпускні за період відпустки учасникам бойових дій відображаємо так само, як і відпускні за час щорічної відпустки, тобто в окремих рядках, проставляючи у графі 09 код типу нарахувань — «10». Детально див. статтю «Оплачувані відпустки в додатках до Податкового розрахунку» // «Податки & бухоблік», 2024, № 3 (ср. ).
Табель. Для позначення періоду додаткової відпустки учасникам бойових дій спеціального коду у типовій формі табеля № П-5, що затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489, не передбачено. Та страшного в цьому нічого немає. Ви можете запровадити власне позначення, наприклад, — «ВБ» (відпустка бійцям) — «додаткова відпустка, що надається згідно із ст. 162 Закону про відпустки».
Це допустимо, оскільки форма Табеля обліку робочого часу має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За потреби, її можна доповнити іншими показниками, які є необхідними для обліку робочого часу на конкретному підприємстві.