Підприємець змінює прізвище: на що слід звернути увагу!

Новий паспорт і облікова картка

Перше, що потрібно зробити фізособі, яка змінює прізвище, наприклад, через одруження, так це змінити цілу низку документів, які посвідчують особу. Для цього протягом місяця необхідно замінити такі документи:

— паспорт громадянина України;

— паспорт для виїзду за кордон;

— облікову картку платника податків (РНОКПП);

— водійське посвідчення.

Розпочинати слід із зміни паспорта громадянина України.

Для такої зміни необхідно звернутися в територіальний підрозділ Державної міграційної служби за зареєстрованим місцем проживання або до відповідного центру надання адміністративних послуг (ЦНАП) з такими документами:

— заявою про видачу паспорта;

— паспортом, що підлягає обміну;

— документами, що підтверджують обставини, у зв’язку з якими паспорт підлягає обміну. Це може бути довідка органу реєстрації встановленого зразка у разі добровільної зміни прізвища чи свідоцтво про шлюб, коли прізвище змінюється у зв’язку з одруженням;

— документи, що підтверджують сплату адміністративного збору. Розмір збору залежатиме від строку, в який відбудеться зміна паспорта: 20 робочих днів — 372 грн, 10 робочих днів — 498 грн.

Після зміни паспорта слід отримати нову облікову картку платника податків. При цьому варто пам’ятати, що

Щоб отримати нову облікову картку, фізособі необхідно протягом місяця з дня виникнення таких змін подати заяву за ф. № 5ДР (додаток 12 до Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2017 № 822):

— до податкового органу за місцем реєстрації фізичної особи;

— до будь-якого податкового органу, якщо фізособа тимчасово перебуває за межами населеного пункту проживання.

Подати таку заяву можна і в електронному вигляді через Електронний кабінет платника.

Термін внесення змін до облікових даних платника податків та виготовлення реєстраційного номера облікової картки платника податків:

— до 3 робочих днів — у разі звернення до податкового органу за місцем проживання або через Електронний кабінет;

— до 5 робочих днів — у разі звернення до будь-якого податкового органу.

Далі слід змінити закордонний паспорт і водійське посвідчення, якщо вони є у фізособи.

Оновлення даних ЄДР

Щоб здійснювати свою діяльність як підприємець, фізособа, яка змінила прізвище, має спочатку зареєструватися у ЄДР*. Через це у ЄДР містяться всі дані про підприємця, в тому числі й про прізвище, ім’я та по батькові ФОП (п.п. 4 ст. 9 Закону № 755**).

* Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.

** Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 № 755-ІV.

Тому логічно, що після зміни прізвища і тримання нового паспорта та облікової картки платника податку підприємець перш за все має внести інформацію про таку зміну у ЄДР.

Водночас Закон № 755 не встановлює граничного строку для оновлення відомостей, що містяться в ЄДР. Тож коли слід оновлювати дані про зміну прізвища ФОП, вирішувати самому підприємцеві. На наш погляд, щоб уникнути різного роду непорозумінь, внести у ЄДР інформацію про зміну прізвища ФОП слід у найкоротші строки.

Щоб оновити інформацію про зміну прізвища ФОП у ЄДР, підприємцю слід

Подати таку заяву можна:

1) особисто чи через представника (за наявності нотаріально завіреної довіреності) до держреєстратора (як правило, через ЦНАП) або нотаріуса, який має право проводити держреєстраційні дії щодо ФОП. Перелік суб’єктів, які в умовах воєнного стану проводять державну реєстрацію, постійно оновлюється на сайті Мін’юсту;

2) відправивши таку заяву поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення. Водночас у цьому випадку доведеться нотаріально посвідчити підпис на відповідній заяві (див. п. 5 ч. 1 ст. 15 Закону № 755);

3) скориставшись порталом «Дія». Змога міняти прізвища у ЄДР онлайн стала доступною всім ФОП на початку 2022 року. До цієї дати можна було скористатися тільки першими двома варіантами.

Сам алгоритм внесення даних про зміну прізвища ФОП у ЄДР через портал «Дія» шукайте тут.

Незалежно від того, який варіант подання заяви держреєстратору про зміну прізвища вибере ФОП, слід сплатити адмінзбір у сумі 230 грн.

Після подання заяви реєстратор протягом доби вносить потрібні зміни та передає належну інформацію до податкової. Хто із ФОП буде користуватися порталом «Дія» для зміни прізвища, то така інформація з’явиться, за завіряннями розробників, протягом 10 хвилин (звичайно, якщо не буде якогось ексцесу).

Оновлення Реєстру платників ЄП

Якщо ФОП є платником ЄП, то в разі зміни прізвища він має внести цю інформацію до реєстру платників ЄП. Для цього ФОП незалежно від обраної групи ЄП має подати податківцям заяву за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 16.07.2019 № 308.

Зміни потраплять до реєстру платників ЄП у день подання заяви (п. 299.8 ПКУ).

До відома! Якщо ФОП вносив зміни про зміну прізвища через портал «Дія», то, за словами розробників цього порталу, після внесення змін до ЄДР про зміну прізвища портал «Дія» має автоматично формувати та надсилати заяву про зміну прізвища до податкової.

Перевірити результат опрацювання такої заяви податковою ФОП може в Електронному кабінеті платника податків у розділі «Облікові дані платника».

Водночас оскільки у жодному нормативно-правовому акті не міститься вимоги про те, що портал «Дія» має автоматично подавати у податкову заяву про внесення змін у Реєстр платників ЄП при зміні прізвища ФОП, радимо проконтролювати, чи реально відбулася зміна прізвища у Реєстрі. Якщо цього не відбудеться протягом наступних декілька днів після подання заяви про внесення змін у ЄДР через портал «Дія», то доведеться самостійно подати заяву на внесення змін у Реєстр платників ЄП, наприклад, це можна зробити через Електронний кабінет платника податків.

Звертаємо увагу! На думку податківців (БЗ 107.04), якщо ФОП — платник ЄП у разі зміни прізвища не подасть заяви на внесення змін до Реєстру платників ЄП, то його за це не покарають. Адже відповідальність за неподання ФОП — платником ЄП заяви у разі такої зміни у ПКУ не передбачена.

Чому податківці так говорять, не зрозуміло. Адже згідно з п. 117.1 ПКУ за неподання заяв у строк, визначений ПКУ, на самозайнятих осіб (а такими особами згідно з п.п. 14.1.226 ПКУ є і ФОП) можуть накласти штраф у розмірі 340 грн, а при повторному порушенні протягом року світить штраф у розмірі 680 грн.

Тому ми б не радили ФОП ігнорувати подання такої заяви у місячний строк.

Оновлення ліцензій

Ліцензії, крім алко-тютюно-пальних. ФОП, який здійснює підліцензійну діяльність із переліку ст. 7 Закону про ліцензування*, потрібно буде повідомити про зміну прізвища орган ліцензування. Адже згідно з ч. 2 ст. 15 Закону про ліцензування ліцензіат зобов’язаний повідомляти орган ліцензування про всі зміни даних, зазначених у заяві, документах та відомостях, що додавалися до заяви про отримання ліцензії. Прізвище ФОП у таких документах фігурує однозначно. Тому без такого повідомлення не обійтися.

* Закон України «Про ліцензування видів господарської діяльності» від 02.03.2015 № 222-VIII.

Строк, в який слід повідомити орган ліцензування, залежатиме від того, чи міститься окремий строк для такого повідомлення у ліцензійних умовах на здійснення підліцензійної діяльності. Так, якщо такий строк:

— є у ліцензійних умовах, то повідомити фіскалів слід у цей строк;

— немає, то про зміни слід повідомити протягом одного місяця з дня, наступного за днем їх настання.

Таким чином, зміна прізвища ФОП є лише підставою для інформування органу ліцензування про таку зміну, хоча це не є підставою для переоформлення ліцензії.

Алко-тютюно-пальні ліцензії до 2025. З 27.07.2024 набрав чинності Закон № 3817*, який має перейняти на себе регулювання алко-тютюно-пального ліцензування замість Закону № 481** (див. «Новий алко-тютюново-пальний Закон! (ч. ІІ. Ліцензування, реєстри, звітність, штрафи)» // «Податки & бухоблік», 2024, № 62).

* Закон України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального» від 18.06.2024 № 3817-ІХ.

** Закон України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального» від 19.12.95 № 481/95-BP.

Водночас Закон № 3817 в частині ліцензійного регулювання набирає чинності тільки з початку 2025 року. До цієї дати ліцензійне алко-тютюно-пальне регулювання ще відбуватиметься за нормами Закону № 481. На це чітко вказує п. 2 розд. ХІІ «Прикінцеві положення» Закону № 3817.

Враховуючи це, можна говорити, що

На цьому акцентують увагу і податківці у БЗ 113.01, 113.02, 113.03.

А саме йому слід у місячний термін з дня здійснення змін звернутися до контролерів з відповідною заявою та документами, що підтверджують зміну таких відомостей (ст. 15 Закону № 481). На основі такої заяви податківці протягом трьох робочих днів видадуть ФОП ліцензію, оформлену на новому бланку з урахуванням змін.

Звертаємо увагу! Якщо ФОП порушить вищезгаданий строк повідомлення про зміну прізвища, то це буде підставою для анулювання ліцензії.

Крім того, якщо ФОП, який змінив прізвище, має місця зберігання алкогольних напоїв та/або тютюнових виробів, що внесені до Єдиного державного реєстру місць зберігання, то такому ФОП слід подати заяву в довільній формі для внесення змін до цього реєстру.

Подавати заяви на переоформлення ліцензій та внесення змін до Єдиного реєстру місць зберігання можна в електронному вигляді через приватну частину Електронного кабінету платника податків, використовуючи меню «Листування з ДПС».

Алко-тютюно-пальні ліцензії з 2025. Як тільки з початку 2025 року в гру вступить Закон № 3817, то відбудуться деякі зміни у інформуванні податківців про зміну прізвища ФОП. Перш за все, з початку 2025 року вся інформація про ліцензії має бути зведена у відповідний реєстр, а саме дані про:

— алкотютюнові ліцензії будуть міститися у Єдиному реєстрі ліцензіатів з виробництва та обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини та рідин, що використовуються в електронних сигаретах;

— ліцензії на пальне — у Єдиному реєстрі ліцензіатів та місць обігу пального.

Тому з початку 2025 року при зміні даних ліцензіата (у тому числі прізвища ФОП) не потрібно буде переоформлювати ліцензію, а доведеться вносити зміни до відповідного реєстру.

Для цього ФОП буде зобов’язаний протягом 30 календарних днів з дня настання події, що спричинила відповідні зміни, подати до органу ліцензування заяву про внесення змін до відомостей, що містяться у відповідному реєстрі (п. 1 ч. 9 ст. 34 та п. 1 ч. 9 ст. 35 Закону № 3817). Необхідні відомості, які має вказати ФОП у цій заяві при оновленні алкотютюнової ліцензії, наведено у ч. 10 ст. 34 Закону № 3817, а при оновленні даних щодо ліцензій на пальне — у ч. 10 ст. 35 Закону № 3817.

Сподіваємося, що до початку 2025 року з’являться відповідні Реєстри, а також з’являться форми таких заяв в електронному кабінеті і можна буде робити внесення змін у ці Реєстри в електронному вигляді.

Після подання відповідної заяви у податківців буде 5 робочих днів для внесення змін до відомостей, що містяться у відповідному реєстрі, або для надання відмови у внесенні змін (ч. 11 ст. 34 та ч. 11 ст. 35 Закону № 3817).

Зміни в реєстрації РРО/ПРРО

ФОП, які використовують РРО/ПРРО, у разі зміни свого прізвища мають здійснити перереєстрацію свого РРО/ПРРО. На це вказує п. 2 гл. 3 розд. II Порядку реєстрації РРО*, коли мова йде про використання класичного РРО, та п. 8 розд. II Порядку реєстрації ПРРО**, коли йдеться про використання ПРРО.

* Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547.

** Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом Мінфіну від 23.06.2020 № 317.

Щоб провести перереєстрацію РРО, ФОП має подати податківцям за місцем реєстрації РРО протягом 5 робочих днів, що настають за днем, коли виникли зміни, такий пакет документів:

— реєстраційну заяву з позначкою «Перереєстрація» із зазначенням причини перереєстрації;

— реєстраційне посвідчення.

Після цього протягом двох робочих днів з дня подання реєстраційної заяви відбудеться перереєстрація РРО та видача ФОП нового реєстраційного посвідчення на РРО.

Звертаємо увагу! Якщо ФОП має зареєстровану КОРО на РРО, то йому при зміні прізвища слід здійснити і її перереєстрацію. Для цього слід не пізніше 5 робочих днів з дня зміни прізвища ФОП (тобто в той строк, що і заяву про перереєстрацію РРО) подати до контролюючого органу за місцем реєстрації КОРО реєстраційну заяву з позначкою «Перереєстрація» із зазначенням причини перереєстрації та КОРО, яка підлягає перереєстрації. Така заява може бути подана в електронній формі (п. 1 гл. 2 розд. ІІ Порядку реєстрації КОРО*). У цей же строк слід проводити перереєстрацію КОРО з РК, яку ФОП використовує на господарській одиниці без використання РРО.

* Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547.

Якщо ФОП використовує ПРРО, то щоб здійснити перереєстрацію, достатньо

Таку заяву слід подати за умови направлення останнього фіскального звітного чека та закриття останньої зміни на такому ПРРО. Причому строків для здійснення перереєстрації не наведено. Але враховуючи, що для перереєстрації ПРРО достатньо однієї заяви, яка до того ж подається в електронному вигляді, то логічно буде здійснити таку перереєстрацію в день внесення змін у Є,ДР про зміну прізвища.

Решту деталей шукайте у «Змінилися дані щодо касового апарата або КОРО: що робити?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 58 (ср. ).

Інші дії

ПДВ-реєстрація. Якщо ФОП, який змінив своє прізвище, є платником ПДВ, то перед ним також постає питання щодо необхідності внесення змін до Реєстру платників ПДВ.

Ще з середини 2020 року ПДВ-перереєстрація у зв’язку зі зміною найменування (прізвища, імені та по батькові) платника податку відбувається автоматично на підставі даних ЄДР (п. 183.15 ПКУ).

На цьому на сьогодні акцентують свою увагу і податківці (БЗ 101.02). Вони переконані, що у випадку зміни прізвища ФОП заява за формою № 1-ПДВ з позначкою «Перереєстрація» до контролюючого органу не подається.

Також варто попіклуватися про реєстрацію ПН/РК, які складені на старе прізвище до зміни електронного підпису через зміну прізвища (див. вище). Адже після зміни прізвища і отримання нового електронного підпису можуть виникнути проблеми з такою реєстрацією.

Крім того, варто повідомити своїх контрагентів — платників ПДВ про зміну прізвища ФОП, щоб вони при заповненні ПН/РК вказували правильне найменування покупця (отримувача).

Дозвільні документи. Коли ФОП змінює своє прізвище, то ця подія не є підставою для переоформлення документа дозвільного характеру. На це прямо вказує ч. 8 ст. 4¹ Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності» від 06.09.2005 № 2806-IV.

Тому якщо у ФОП, що змінив прізвище, є дозвільні документи, то оновлювати інформацію, відображену у таких документах, через таку зміну не слід.

Електронний підпис. За загальним правилом особа, яка отримала електронний підпис, має обов’язково поінформувати про зміну ідентифікаційних даних, які містить сертифікат відкритого ключа (ч. 2 ст. 12 Закону № 2155*). Про те, що інформація стосовно прізвища ФОП міститься у кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, прямо говориться в п. 4 ч. 2 ст. 23 Закону № 2155.

* Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.

Враховуючи це, у випадку зміни прізвища ФОП користувач повинен звернутися до Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг за скасуванням електронного підпису на старе прізвище та отримати новий електронний підпис.

Строку для внесення таких змін законодавство не містить. Але щоб не було проблем із ідентифікацією особи, яка склала і підписала документ, радимо робити таку зміну у найкоротші строки.

Банк. На законодавчому рівні не міститься вимоги про те, що у випадку зміни прізвища ФОП має відразу бігти в банк і інформувати його про це. Водночас не виключено, що про таке інформування може бути прописано у договорі з банком про відкриття рахунку. Тому якщо ви не бажаєте проблем з ідентифікацією платежів, радимо після зміни прізвища відвідати банк, у якому відкрито рахунок, і оновити свої персональні дані. На сьогодні більшість банків дозволяє це зробити онлайн через їх мобільні застосунки. Номер відкритого рахунку при цьому не зміниться.

Контрагенти. Щоб уникнути різного роду непорозумінь, радимо ФОП, який змінив прізвище, повідомити всіх контрагентів про таку зміну. Строки для такого повідомлення можуть бути прописані у договорі з вашим контрагентом. Якщо ж цей нюанс не прописаний, то проінформуйте їх у найближчий час після змін.