Два відрядження в один день: виплачуємо добові

Місія здійсненна?

Відразу скажемо, що чинне законодавство не містить заборони направляти працівника, який повернувся з відрядження, того ж дня у нову службову поїздку. Водночас таку можливість бажано прописати у Положенні про службові відрядження. Якщо ви цього не зробили, то у кожному конкретному випадку рішення про необхідність та можливість направлення працівника у відрядження у день його повернення з попередньої поїздки приймає керівник підприємства.

Таким чином, тут діємо за аналогією із врегулюванням питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження або прибуття з нього. Нагадаємо: п. 12 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59), встановлено, що цей момент має бути прописаний у Правилах внутрішнього трудового розпорядку. А якщо згадане питання у ньому не обумовлено, то саме керівник підприємства вирішує, чи має працівник у кожному конкретному випадку з’явитися на роботі у перший (та/або останній) день відрядження (див. лист Мінфіну від 13.11.2019 № 08030-16-10/29061).

Проте,

Адже якщо мова про водія підприємства, то, найімовірніше, він, повертаючись із попереднього відрядження, не спав у купе поїзда, а був за кермом. Тобто він виконував роботу. Отже, перед від’їздом у наступне відрядження йому має бути надано достатньо часу для відпочинку. При цьому у загальному випадку необхідно керуватися Положенням про робочий час і час відпочинку водіїв колісних транспортних засобів, затвердженим наказом Мінтрансу від 07.06.2010 № 340.

Як платити добові?

Виплату добових за час перебування у відрядженні передбачено ст. 121 КЗпП. Конкретизує особливості їх розрахунку п. 4 розд. ІІ та п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59. І хоча вона є обов’язковою лише для підприємств та організацій, що фінансуються за рахунок бюджетних коштів, небюджетники можуть використовувати її як допоміжний документ для розробки свого Положення про службові відрядження.

Так, вищезазначеними нормами Інструкції № 59 встановлено, що добові виплачують за кожен день перебування працівника у відрядженні, включаючи день вибуття та день прибуття.

Однак у нашому випадку день прибуття з попереднього відрядження збігається з днем вибуття у наступне. Тобто це один календарний день. У якому ж розмірі (подвійному чи одинарному) виплачувати добові за такий день?

Щоб відповісти на це питання, давайте згадаємо, що взагалі являють собою добові. Відповідно до п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ добові — це не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з відрядженням.

Чи буде працівник двічі снідати, обідати і вечеряти у зв’язку з тим, що він прямує у наступне відрядження? Погодьтеся, навряд чи. Тобто від направлення у нове відрядження його особисті потреби за конкретний календарний день не збільшаться.

У зв’язку з цим, на наш погляд, добові в цій ситуації повинні виплачуватися за один день. Такого ж висновку дійшов Мінфін у листах від 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854 та від 29.12.2005 № 31-18030-07-25/28711.

При цьому за яким із відряджень (першим або другим) відобразити в такому разі нарахування добових, підприємство має право вирішити самостійно.

Ще одне цікаве питання: яку суму виплатити, якщо для різних відряджень встановлені різні розміри добових? Наприклад, одне з відряджень було внутрішньоукраїнським, а друге — закордонним. Безумовно, з погляду соціальної справедливості краще виплатити більшу із можливих сум. Але тут все у ваших руках. Оскільки законодавство це питання не регулює, припишіть його у вашому Положенні про службові відрядження.

До речі, цим документом можна передбачити й альтернативний варіант виплати добових у випадках, коли на один календарний день припадає два відрядження. Про нього див. нижче.

Альтернативний варіант

Конкретний розмір добових роботодавець-небюджетник визначає самостійно у внутрішніх документах. Зокрема, це можна зробити у Положенні про службові відрядження або в окремому наказі керівника. Тільки не слід установлювати добові щоразу в наказі про направлення конкретного працівника у відрядження. Усі працівники мають бути в рівних умовах.

При цьому підприємство може (але не зобов’язане) визначити окремі правила розрахунку добових, якщо працівник:

— прямує у службову поїздку до іншого населеного пункту на пів дня;

— виїжджає у відрядження пізно ввечері;

— повертається з відрядження рано вранці.

Адже в цих випадках відряджений не несе ті витрати, які мають компенсувати добові, в повному обсязі. Отже, у Положенні про службові відрядження (або наказі керівника) можна зробити спеціальне застереження про те, що в таких ситуаціях добові виплачують, наприклад, у розмірі 50 % від установленого.

Якщо у вас така система виплати добових, то у разі коли працівник повертається з попереднього відрядження і прямує у наступне в один день, є сенс прописати, що такий день при виплаті добових враховується у складі кожного відрядження. У результаті працівник отримає добові за повний день (по 50 % встановленого розміру добових за кожне із двох відряджень).

На закінчення зауважимо, що в описаній ситуації госпрозрахункове підприємство має право виплачувати і подвійні добові, якщо це передбачено його Положенням про службові відрядження. Але пам’ятайте, що суми, які перевищують 0,1 розміру мінзарплати на 1 січня звітного року для внутрішньоукраїнських відряджень і 80 євро за курсом НБУ за кожен день закордонного відрядження, включатимуться до оподатковуваного доходу відрядженої особи.