Постачання яких саме товарів / послуг має ритмічний / безперервний характер, платник визначає самостійно виходячи з умов договору (див. БЗ 101.16). Також сторони мають право самостійно встановити в договорі періодичність складання зведених ритмічних ПН (див. листи ДПСУ від 22.05.2024 № 2872/ІПК/99-00-21-03-01 і від 29.03.2021 № 1247/ІПК/99-00-21-03-02-06, БЗ 101.16). А отже, з урахуванням умов договору протягом місяця на покупця може бути складено одну або декілька зведених ритмічних ПН.
Складання декількох зведених ритмічних ПН (якщо договором періодичність їх складання не встановлено) не є порушенням (див. лист ДПСУ від 23.10.2021 № 4040/ІПК/99-00-21-03-02-06). Тому якщо помилилися і не врахували якісь ритмічні постачання, то на них можна скласти окрему зведену ПН. Тобто зведених ритмічних ПН може бути одна, дві і більше за місяць, але не менше однієї (див. БЗ 101.16).
До зведеної ПН можна включати ритмічні постачання покупцеві за різними договорами (див. лист ДПСУ від 10.10.2019 № 702/6/99-00-07-03-02-15/ІПК, БЗ 101.16).
Скласти зведену ритмічну ПН не пізніше останнього дня місяця можна і на ритмічні постачання, здійснені покупцеві протягом одного дня (див. листи ДПСУ від 26.11.2021 № 4532/ІПК/99-00-21-03-02-06, ГУ ДПС у Львівській обл. від 02.03.2021 № 762/ІПК/13-01-18-04-09).
Зведені ритмічні ПН можна складати і на ритмічні послуги (див. лист ДПСУ від 24.09.2020 № 3998/ІПК/99-00-05-06-02-06). Щоправда, врахуйте, що податківці не дозволяють складати зведені ритмічні ПН на оренду, але дозволяють на компенсацію комуналки при оренді (див. лист ДФСУ від 04.08.2016 № 26595/7/99-99-15-03-02-17, БЗ 101.16).
Складають зведені ритмічні ПН на відвантаження, суми передоплат у них не враховують (виняток — касовики за п. 44 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ, які зведені ритмічні ПН складають за авансами). Тому якщо сума передоплати, що надійшла протягом місяця, перевищує вартість товарів, поставлених за місяць, то на різницю (оплату, не перекриту відвантаженнями) не пізніше останнього дня місяця складають звичайну ПН (абзац одинадцятий п. 19 Порядку № 1307*).
* Порядок заповнення ПН, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307.
При поверненні товару покупцем до складання зведеної ритмічної ПН до такої зведеної ПН заносять згорнуті дані — фактично поставлені покупцю товари (див. БЗ 101.15). А ось якщо постачання вже потрапило до зведеної ПН, то при поверненні товару коригування проводять в загальному порядку (з оформленням розрахунку коригування).
Зауважте: складати зведені ритмічні ПН — право (а не обов’язок) платника. Тому, які складати ПН (зведені ритмічні чи звичайні), платники мають право вирішити самостійно (лист ДПСУ від 29.03.2021 № 1247/ІПК/99-00-21-03-02-06).
Як заповнювати зведені ритмічні ПН?
Зведена ритмічна ПН на ПДВ-платника. Такі ПН складають на кожного покупця — платника ПДВ поіменно (звісно, за умови, що постачання на відповідного контрагента мають ритмічний характер).
У верхній лівій частині зведено-ритмічної ПН у полі «Зведена податкова накладна» зазначають код ознаки зведеності «4». Зауважте: у звичайній ПН на незакритий аванс код зведеності «4» не проставляють.
У графі 2 «Опис (номенклатура) товарів/послуг продавця» табличного розділу Б зазначають всю номенклатуру товарів / послуг, поставлених протягом місяця, за який складають таку зведену ритмічну ПН (п. 19 Порядку № 1307). В іншому жодних особливостей у заповненні таких ПН немає.
Зведена ритмічна ПН на неплатника ПДВ. На всі ритмічні постачання неплатникам ПДВ можна скласти одну зведену ритмічну ПН (п. 201.4 ПКУ, п. 19 Порядку № 1307). Тобто виписувати окрему зведену ПН на кожного неплатника ПДВ не потрібно.
А от при постачанні товарів / послуг за готівку кінцевим споживачам (не зареєстрованим платниками ПДВ), розрахунки за які проводяться через касу/РРО та/або ПРРО, банк, небанківського надавача платіжних послуг чи платіжний пристрій (безпосередньо на рахунок постачальника) складають підсумкову, а не зведену ритмічну ПН (див. БЗ 101.16).
Заповнюють зведену ритмічну ПН на неплатника так (див. БЗ 101.16):
— у графі «Зведена податкова накладна» зазначають код ознаки 4;
— у графі «Не підлягає наданню отримувачу (покупцю) з причини» проставляють позначку «Х» і зазначають тип причини 02 «Складена на постачання неплатнику податку»;
— у графі «Отримувач (покупець)» вказують «Неплатник»;
— у рядку «Індивідуальний податковий номер» отримувача (покупця)» проставляють умовний ІПН «100000000000»;
— рядки «Податковий номер платника податку або серія (за наявності) та номер паспорта» і «код» (ознака джерела податкового номера покупця) не заповнюють;
— у графі 2 «Опис (номенклатура) товарів/послуг продавця» табличної частини Б зведеної ритмічної ПН наводять всю номенклатуру поставлених протягом місяця товарів / послуг (п. 19 Порядку № 1307).
