ПН на оренду складають за першою подією (п. 187.1 ПКУ):
— на дату отримання передоплати (авансу) від орендаря або
— на дату оформлення документа, що засвідчує факт постачання орендних послуг (акта чи будь-якого іншого первинного документа, що підтверджує надання послуг, зокрема, самоакта).
Періодичність актів на оренду. З якою періодичністю складають документ, що підтверджує надання орендних послуг (акти на оренду)?
Зазвичай акт про надання орендних послуг складають щомісячно (останнім календарним днем місяця). Хоча питання періодичності складання акта про надання орендних послуг (нарахування орендної плати) краще врегулювати ще при укладенні орендного договору. Тоді за домовленістю періодичність складання акта може бути встановлена, наприклад, не раз на місяць, а раз на квартал або навіть раз на рік (якщо платник складає річну фінзвітність).
Проте слід урахувати, що за правилами орендного НП(С)БО 14 «Оренда» (п. 5 розд. II, п. 8 розд. III) доходи і витрати від оренди треба визнавати рівномірно за періодами. Тому якщо звітним бухобліковим періодом є квартал і орендодавець / орендар складають фінзвітність поквартально, орендний акт треба складати як мінімум щоквартально на останній день кварталу — не рідше! Тому говорити про річну періодичність у такому разі сенсу немає.
До того ж перешкодити вибрати триваліший (квартальний, річний) період актів на оренду може і передбачена в договорі компенсація комунальних послуг, якщо вона відшкодовується окремою сумою. Оскільки податківці розглядають компенсацію комуналки як послуги, які надаються безперервно (безперервного характеру). І у зв’язку із цим за комунальною компенсацією зазвичай вимагають щомісячно складати зведені ритмічні ПН за п. 201.4 ПКУ (лист ДФСУ від 04.08.2016 № 26595/7/99-99-15-03-02-17). Тоді як власне самі орендні послуги, на думку фіскалів, ні під критерій ритмічності, ні під критерій безперервності не підпадають (БЗ 101.16, лист ДПСУ від 02.02.2021 № 362/ІПК/99-00-21-03-02-06). Детальніше про це див. «Складаємо акт: періодичність і податки» // «Податки & бухоблік», 2021, № 15.
Заповнення ПН. Простіше, коли компенсація комунальних послуг включена у вартість орендної послуги («закладена» до складу орендної плати) й окремо не виділяється. Тоді ПН на оренду складають за загальними правилами, встановленими для надання послуг. При цьому в гр. 3.3 ПН зазначають орендний код «68.20». А до гр. 4 і 5 переносять одиницю виміру з первинки — тобто дивлячись як у договорі встановлена плата за оренду:
— за певну одиницю (наприклад, за м2, години тощо) або ж
— за всю послугу (тоді вказують «грн» або «послуга»).
І хоча ні в КСПОВО*, ні в Порядку № 1307** така одиниця виміру, як «послуга», не згадується, можливість її використання визнають податківці (листи ДПСУ від 17.12.2019 № 1931/6/99-00-07-03-02-15/ІПК, ГУ ДПС у Дніпропетровській обл. від 15.04.2021 № 1562/ІПК/04-36-18-03-15). Причому якщо в гр. 4 вказують «послуга», то гр. 5 ПН не заповнюють (п.п. 3 п. 16 Порядку № 1307).
* Класифікатор системи позначень одиниць вимірювання та обліку ДК 011-96, затверджений наказом Держстандарту від 09.01.97 № 8.
** Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307.
Про те, що комунальна компенсація є складовою вартості послуг оренди й орендна ПН може складатися виходячи з усієї вартості орендної плати, якою повинні покриватися всі витрати, пов’язані з наданням майна в оренду, у тому числі й витрати на оплату комунальних платежів, говорилося в листі ДПСУ від 12.04.2021 № 1484/ІПК/99-00-21-03-02-06.
Компенсація комуналки. А ось якщо разом з орендною платою орендар окремо компенсує орендодавцеві комунальні послуги (чи інші витрати, пов’язані з утриманням та обслуговуванням орендованого майна) і така комунальна компенсація виділена в акті (первинному документі), то її доведеться показати також і в ПН.
При цьому існує два варіанти заповнення ПН за комунальною компенсацією: (1) варіант від податківців (див. БЗ 101.16, лист ДПСУ від 18.03.2020 № 1140/6/99-00-07-03-02-06/ІПК) і (2) альтернативний варіант (див. таблицю).
Варіанти відображення комунальної компенсації в орендній ПН
| Графа ПН: | Варіанти заповнення ПН: | |
| від податківців | альтернативний | |
| гр. 2 «Опис (номенклатура) товарів / послуг продавця» | «Послуги з оренди»* | «Відшкодування вартості електроенергії», «Відшкодування вартості водопостачання та водовідведення»… або «Компенсація вартості електроенергії», «Компенсація вартості водопостачання та водовідведення» тощо |
| гр. 3.3 «Код послуги згідно з ДКПП» | 68.20 | |
| гр. 4 «Одиниця виміру товару / послуги: умовне позначення (українське)» | послуга** | кВт, м2, м3, послуга, грн |
| гр. 5 «Одиниця виміру товару / послуги: код» | не заповнюється | код відповідної одиниці виміру, зазначений у КСПОВО |
| * Тобто, на думку податківців, «Послугами з оренди» слід іменувати будь-яку компенсацію за договором оренди: за комунальні послуги, прибирання приміщення, компенсацію податків тощо. ** І хоча Порядок № 1307 таку одиницю виміру, як «послуга», не передбачає, для комунальної компенсації податківці радять зазначати в гр. 4 саме її. | ||
На наш погляд, альтернативний варіант є більш універсальним і відповідає суті компенсації комунальних послуг, оскільки розкриває, за які саме комунальні послуги надходить компенсація. Тим паче, що номенклатура з ПН повинна відповідати первинці. Тому якщо в акті орендних послуг окремо виділені складові комунальної компенсації: за водопостачання, водовідведення, електрику, газ, опалювання або сума податків, пов’язаних з орендою нерухомості, — кожна зі своїм обсягом споживання, одиницею виміру та вартістю, то бажано показати всі складові компенсаційних платежів розгорнуто (окремими рядками) також і в ПН.
Якщо ж в акті такої деталізації немає, а зазначена тільки загальна сума, то суму комунальної компенсації можна відобразити в ПН одним рядком.
Яким варіантом користуватися при оформленні ПН, орендодавець вирішує самостійно.
Заповнення орендної ПН при альтернативному варіанті показано нижче.
