Хто подає і на кого
Як передбачає ч. 4 ст. 24 КЗпП, працівник не може бути допущений до роботи без одночасного виконання таких умов:
1) укладення трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням) роботодавця, та
2) повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу.
Повідомлення подаємо при укладенні трудового договору незалежно від того:
— на основне місце роботи чи за сумісництвом (зовнішнім або внутрішнім) прийнято працівника;
— який вид трудового договору укладається (безстроковий, строковий, для виконання тимчасових або сезонних робіт);
— є новий працівник громадянином України чи іноземцем.
Виняток становлять випадки прийняття на роботу членів виконавчого органу господарського товариства або керівника підприємства (установи, організації), відомості про яких включено до ЄДР*. Органи ДПС отримують інформацію про їх працевлаштування безпосередньо з ЄДР.
* Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.
Зверніть увагу! Подавати повідомлення про прийняття на роботу зобов’язані всі роботодавці: як юридичні, так і фізичні особи, включно зі звичайними фізособами, які укладають трудові договори з домашніми працівниками.
Крім того,
резиденти Дія Сіті повинні подавати податківцям повідомлення про укладення гіг-контрактів із гіг-спеціалістами
Таку вимогу встановлено ч. 1 ст. 23 Закону України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» від 15.07.2021 № 1667-ІХ.
А ось інформувати податківців про укладення цивільно-правових договорів з особами, які виконують роботи (надають послуги), законодавство не зобов’язує (див. коментар до листів Мінекономіки від 28.01.2022 № 4706-06/4356-01, ДПСУ від 01.02.2022 № 144/2/99-00-04-03-03-02, Держпраці від 04.02.2022 № 702/4.1/4.1-22). Але за бажання подати повідомлення можна і в цьому випадку.
Куди, коли і як подавати
Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту подають до територіальних органів Державної податкової служби за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ. Фізичні особи, які уклали трудовий договір з домашніми працівниками, подають повідомлення за своєю податковою адресою (місцем проживання).
Основний спосіб подання повідомлення — засобами електронного зв’язку з використанням електронного підпису відповідальних осіб
За відсутності технічної можливості подати повідомлення про прийняття на роботу засобами електронного зв’язку таке повідомлення може бути подано на папері з копією в електронній формі.
Повідомити податківців про прийняття на роботу / укладення гіг-контракту слід до початку:
— роботи працівника за укладеним трудовим договором (тобто після видання наказу про прийняття на роботу, але до фактичного допуску працівника до роботи);
— виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом.
Форма повідомлення
Форма повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту затверджена постановою КМУ від 17.06.2015 № 413 (ср. ). При цьому з 26.02.2025 цю форму було змінено (див. постанову КМУ від 21.02.2025 № 184). Зокрема, у ній з’явилася додаткова графа для відображення громадянства працівника (гіг-спеціаліста).
Водночас в електронному кабінеті платника податків на сайті ДПСУ (див. за посиланням), як і раніше, розміщена стара форма повідомлення (для фізосіб — F3001004, а для юросіб — J3001004). Саме її поки що й подають роботодавці та резиденти Дія Сіті.
І тут виникає запитання: а чи не може Держпраці оштрафувати за подання повідомлення за старою формою?
Багато видань, посилаючись на роз’яснення Держпраці, стали залякувати роботодавців штрафом у розмірі мінзарплати (у 2025 році — 8000 грн) на підставі абзацу десятого ч. 2 ст. 265 КЗпП. Однак надзвичайно спірну консультацію досить оперативно було замінено. І тепер у роз’ясненні Держпраці від 01.04.2025 міститься лише інформація про зміну форми повідомлення. І нічого про штрафи.
Звісно ж, дивно говорити про те, що Держпраці може застосувати штраф через подання повідомлення за старою формою за період, коли подати нову форму було неможливо. Відповідальність має наставати за винні дії або бездіяльність. Тут же жодної вини роботодавця немає. А отже, не може бути й мови про штраф. І тільки в тому випадку, коли повідомлення (ані за новою, ані за старою формою) не було подано у встановлені строки, роботодавцю може загрожувати покарання.
Далі наведемо приклад заповнення нової форми повідомлення, яку роботодавці та резиденти Дія Сіті будуть направляти податківцям після появи технічної можливості для цього.
