Обов’язки інвентаризаційних комісій
Які обов’язки покладаються на інвентаризаційні комісії?
Для проведення інвентаризації на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію (п. 1 розд. ІІ Положення № 879*). У разі коли одна комісія не може впоратися з обсягом інвентаризаційних робіт, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва створюють робочі інвентаризаційні комісії.
Обов’язки інвентаризаційної та робочих інвентаризаційних комісій визначені п.п. 2.5 розд. ІІ Положення № 879. Як розподіляються функції між комісіями, див. у таблиці нижче.
Функції інвентаризаційної та робочих інвентаризаційних комісій
| Інвентаризаційна комісія | Робочі інвентаризаційні комісії |
| 1. Організовує проведення інвентаризацій. 2. Здійснює інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій. 3. Здійснює контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації активів і зобов’язань за рішенням керівника підприємства. 4. Перевіряє правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей у всіх місцях їх зберігання. 5. За рішенням керівника підприємства проводить повторну інвентаризацію при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та в інших випадках. 6. Розглядає причини виявлених нестач і втрат від псування активів, формує пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також наднормативних нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин і вжитих заходів для запобігання таким втратам і нестачам та відображає відповідну інформацію у протоколі | 1. Здійснюють інвентаризацію активів у місцях зберігання та виробництва. 2. Разом із бухгалтерською службою беруть участь у визначенні результатів інвентаризації та розробляють пропозиції щодо заліку нестач і лишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку. 3. Оформлюють протоколи із зазначенням у них інформації, необхідної при складанні протоколу інвентаризаційної комісії |
Голова та члени інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії повинні забезпечувати (п. 4 розд. ІІ Положення № 879):
— дотримання правил проведення інвентаризацій;
— повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) даних про фактичні залишки активів;
— повноту відображення зобов’язань;
— правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації.
Склад комісій
Хто може входити до складу інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії?
Склад інвентаризаційної комісії затверджує керівник підприємства своїм наказом (розпорядженням). До її складу включають:
— представників апарату управління підприємства;
— представників бухгалтерської служби (аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, підприємця, який здійснює ведення бухобліку на підприємстві на договірних засадах);
— досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів).
Крім того, за рішенням керівника підприємства до складу інвентаризаційної комісії можуть входити члени ревізійної комісії госптовариства.
Головою інвентаризаційної комісії зазвичай є керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу, уповноважений керівником підприємства. Якщо бухоблік веде безпосередньо керівник підприємства, то саме він очолює інвентаризаційну комісію.
До складу робочих інвентаризаційних комісій включають представників апарату управління, бухгалтерської служби і досвідчених працівників, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Також до цих комісій можуть входити члени інвентаризаційної комісії (п.п. 2.2 розд. ІІ Положення № 879). Склад робочих інвентаризаційних комісій та їх голови затверджуються розпорядчим документом керівника підприємства.
Майте на увазі!
Матеріально відповідальні особи не можуть включатися до робочих інвентаризаційних комісій для перевірки активів, які перебувають у них на відповідальному зберіганні
Також урахуйте, що заборонено призначати головою робочої інвентаризаційної комісії одного й того самого працівника два роки поспіль для перевірки активів, які перебувають на відповідальному зберіганні у тих самих матеріально відповідальних осіб (п.п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879).
Наказ про призначення членів комісії
Як оформити документ про призначення членів інвентаризаційної комісії?
Раніше ми вже зазначали, що голову та членів інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії призначають наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Який вигляд він може мати, див. нижче.
Відсутній один або кілька членів комісії
Член інвентаризаційної комісії не може бути присутнім під час інвентаризації з поважної причини. Чи можна провести інвентаризацію без нього?
Інвентаризація повинна проводитися повним складом інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії (абзац п’ятий п. 1 розд. ІІ Положення № 879). Але що робити, якщо один або кілька членів комісії відсутні у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням тощо?
У разі коли відомо, що член комісії буде відсутній нетривалий час (наприклад, у зв’язку з відрядженням або короткостроковою відпусткою), можна перенести строки початку інвентаризації або призупинити її (якщо вона вже розпочалася).
Якщо ж відсутність працівника пов’язана з тривалою хворобою, довготривалою «військовою» відпусткою без збереження заробітної плати, виїздом до іншого населеного пункту або за межі України у зв’язку з бойовими діями тощо, такого члена інвентаризаційної комісії слід замінити. Про це свого часу йшлося в листі Мінфіну від 15.12.2003 № 31-04200-30-23/191.
Тобто
наказом керівника підприємства відсутнього працівника виключають зі складу комісії, а замість нього вводять іншого працівника, який може брати участь в інвентаризації
Нова комісія у повному складі і проведе інвентаризацію.
Що стосується дистанційників, включених до інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії, то в трудових договорах із ними доцільно прописувати, що працівники поєднують виконання дистанційної роботи з роботою на робочому місці в приміщенні або на території роботодавця. Зокрема, можна зазначити, що в період проведення інвентаризації працівник виконує роботу в приміщенні роботодавця і на нього поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку. Це дозволяють зробити ч. 7 ст. 602 КЗпП і п. 5 Типової форми трудового договору про дистанційну роботу, затвердженої наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21. Але, звичайно, цей варіант підійде, лише якщо працівник перебуває в одному населеному пункті з підприємством-роботодавцем або може оперативно туди прибути.
Склад комісії, якщо у штаті лише директор
На підприємстві, окрім директора, немає інших працівників. Кого в цьому випадку включити до складу інвентаризаційної комісії? Чи можна залучити для проведення інвентаризації працівників іншого підприємства за договором про надання послуг?
Пояснення щодо складу інвентаризаційної комісії в разі, коли директор є єдиним працівником підприємства, свого часу надавав Мінфін (див. лист від 27.05.2014 № 31-08410-07-29/12918). Так, пропонувалося відповідним розпорядчим документом керівника підприємства затвердити склад інвентаризаційної комісії з однієї особи.
Водночас така рекомендація не узгоджується з вимогами п.п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879. Нагадаємо: згідно з цією нормою матеріально відповідальні особи не можуть входити до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що перебувають у них на відповідальному зберіганні. У ситуації, що розглядається, директор як єдиний працівник є матеріально відповідальним за всі активи підприємства. Тому результати інвентаризації можуть бути поставлені під сумнів, наприклад, власниками (якщо, звичайно, сам директор не є одноосібним власником).
Для надання інвентаризації більшої легітимності до складу інвентаризаційної комісії можна включити сторонніх фахівців, залучених за цивільно-правовими договорами. Звісно, у цьому випадку їх роботу доведеться оплатити з відповідним оподаткуванням.
Також цілком прийнятним є варіант укладання договору про надання послуг з проведення інвентаризації, наприклад, з аудиторською фірмою. У цьому випадку до складу інвентаризаційної комісії включаємо працівників аудиторської фірми, яких вона направила. Оплата за послуги здійснюватиметься на рахунок такої фірми, а не особам, які беруть участь в інвентаризації. Отже, про оподаткування доходів цих осіб підприємству турбуватися не доведеться.
А от укладати договір про надання послуг із дружньою компанією, яка не займається наданням бухгалтерських / аудиторських послуг, і використовувати при інвентаризації її працівників, ми не рекомендуємо. Навіть якщо у підприємств однаковий профіль діяльності.
Річ у тім, що в посадових інструкціях працівників такої дружньої компанії навряд чи є обов’язок проводити інвентаризацію на сторонніх підприємствах. У свою чергу, роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31 КЗпП). Тому Держпраці під час перевірки може угледіти в таких діях порушення трудового законодавства. Якщо ж для проведення інвентаризації потрібні саме ці працівники, краще укласти з ними цивільно-правові договори.
Інвентаризація у вихідні
Щоб не зупиняти роботу підприємства у робочі дні, планується провести інвентаризацію у вихідні. Чи не є це порушенням трудового законодавства? Чи не призведе інвентаризація у вихідні до визнання її недійсною?
Почнемо з кінця. Положення № 879 не містить заборони на проведення інвентаризації у вихідні дні. Тому така інвентаризація не може бути визнана недійсною. А ось про дотримання трудового законодавства слід поговорити детальніше.
У мирний час залучати до роботи у вихідні дні дозволяється лише для (ст. 71 КЗпП):
1) відвернення або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій і негайного усунення їх наслідків;
2) відвернення нещасних випадків, які ставлять або можуть поставити під загрозу життя чи нормальні життєві умови людей, загибелі або псування майна;
3) виконання невідкладних, наперед не передбачених робіт, від негайного виконання яких залежить у подальшому нормальна робота підприємства в цілому або його окремих підрозділів;
4) виконання невідкладних вантажно-розвантажувальних робіт з метою запобігання або усунення простою рухомого складу чи скупчення вантажів у пунктах відправлення і призначення.
Причому в перелічених виняткових випадках для залучення працівників до роботи у вихідний день необхідно було отримувати дозвіл виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника).
Проте
на період воєнного стану не діє заборона на залучення працівників до роботи у вихідні дні
Річ у тім, що ст. 71 КЗпП у цей період не застосовується (ч. 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ, далі — Закон № 2136). Отже, немає необхідності дотримуватися переліку виняткових випадків (див. вище), а також отримувати дозвіл профкому (профспілкового представника) для залучення до роботи у вихідний.
Але майте на увазі, що КЗпП визначає категорії працівників, яких не можна залучати до роботи у вихідні дні навіть у воєнний час. Це:
— вагітні жінки (ст. 176 КЗпП);
— жінки (батьки, які виховують дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), опікуни, один із прийомних батьків і один із батьків-вихователів), які мають дітей віком до 3 років (ст. 176 і 1861 КЗпП);
— працівники молодше 18 років (ст. 192 КЗпП).
Якщо до складу інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії включені такі особи, їх доведеться замінити, навіть якщо вони згодні вийти на роботу у свій вихідний.
Також врахуйте, що залучення до роботи у вихідні дні громадян похилого віку можливе лише за їх згодою і за умови, що це не протипоказано їм за станом здоров’я (ст. 13 Закону України «Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні» від 16.12.93 № 3721-ХІІ). І якщо такий працівник — член інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії не згоден виходити у вихідний день, його також необхідно замінити.
А от заміна матеріально відповідальної особи на період проведення інвентаризації законодавством не передбачена. Про те, які варіанти можливі в разі її відсутності, див. у статті «Інвентаризація без матеріально відповідальної особи» // «Податки & бухоблік», 2025, № 88.
Робота у вихідний може компенсуватися за згодою сторін наданням іншого дня відпочинку або в грошовій формі у подвійному розмірі відповідно до ст. 107 КЗпП
Якщо сторони погодили інший день відпочинку, то, по суті, у працівника вихідний день стає робочим, а робочий день — днем відпочинку. У цьому випадку роботу у вихідний оплачуємо як звичайний робочий день, тобто в одинарному розмірі.
Якщо працівник і роботодавець узгодили оплату роботи у вихідний у подвійному розмірі, то оплачуємо години, фактично відпрацьовані у вихідний день:
1) відрядникам — за подвійними відрядними розцінками;
2) працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, — у розмірі подвійної годинної або денної ставки;
3) працівникам, які отримують місячний оклад:
— у розмірі одинарної годинної ставки понад оклад — якщо робота у вихідний день проводилася в межах місячної норми робочого часу;
— у розмірі подвійної годинної ставки понад оклад — якщо робота проводилася понад місячну норму.
При цьому в разі коли працівнику встановлено оклад (місячну тарифну ставку), годинну ставку визначаємо шляхом ділення його окладу (тарифної ставки) на місячну норму тривалості робочого часу (див. лист Мінекономіки від 31.08.2020 № 3511-06/53106-07).
Чи не буде порушення вимоги про тривалість щотижневого безперервного відпочинку, якщо працівник замість іншого дня відпочинку отримав подвійну оплату за проведення інвентаризації у вихідний?
Нагадаємо: у довоєнний час тривалість щотижневого безперервного відпочинку повинна була становити не менше 42 годин (ст. 70 КЗпП). У період дії воєнного стану тривалість щотижневого безперервного відпочинку може бути скорочена до 24 годин (ч. 5 ст. 6 Закону № 2136). Винятком є неповнолітні, для яких безперервний щотижневий відпочинок повинен становити не менше 42 годин (ч. 8 ст. 6 Закону № 2136).
Водночас у зазначених положеннях ідеться про правила встановлення роботодавцем нормального графіка роботи. Згаданих обмежень потрібно дотримуватися при розробленні графіків змінності (графіків виходу на роботу) працівників. Тобто встановлювати їм вихідні дні в період дії воєнного стану потрібно таким чином, щоб щотижневий відпочинок був не менше 24 годин (для неповнолітніх — 42 годин).
У свою чергу, вихід на роботу у вихідний — ситуація виняткова. Вона регулюється іншими нормами законодавства. Вибір порядку компенсації працівнику роботи у його вихідний погоджується між ним і роботодавцем на підставі ст. 72 КЗпП. Тому якщо працівник за погодженням із роботодавцем обрав не інший день відпочинку, а подвійну оплату за роботу у свій вихідний, порушення законодавства тут немає.
Таким чином, щоб провести інвентаризацію у вихідний, роботодавцю слід:
— переконатися, що матеріально відповідальні особи, які повинні брати участь в інвентаризації, можуть бути залучені до роботи у вихідний;
— замінити членів інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії, які не можуть залучатися до роботи у вихідний, шляхом видання відповідного наказу;
— з урахуванням зазначених вище обмежень видати наказ про залучення необхідних працівників до роботи у вихідний день. При цьому отримувати згоду профкому (профспілкового представника) у період дії воєнного стану не потрібно;
— погодити з працівниками спосіб компенсації їм роботи у вихідний день, зазначивши це в наказі.
Висновки
- Для проведення інвентаризації на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію, а при великому обсязі робіт також робочі інвентаризаційні комісії.
- Членів інвентаризаційних (робочих інвентаризаційних) комісій призначають наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
- Заборонено призначати головою робочої інвентаризаційної комісії одного й того самого працівника два роки поспіль для перевірки активів, що перебувають на відповідальному зберіганні у тих самих матеріально відповідальних осіб.
- Якщо член інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії не може брати участь в інвентаризації, його потрібно замінити.
- Якщо директор є єдиним працівником підприємства, то для проведення інвентаризації можна залучити незалежних фахівців за цивільно-правовими договорами.
- Компенсація за проведення інвентаризації у вихідний день здійснюється шляхом надання працівникам, які беруть у ній участь, іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі відповідно до ст. 107 КЗпП.
