Відразу зауважимо, що йтиметься виключно про працюючих жінок, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — декретна відпустка).
До речі, на продовжену декретну відпустку можуть сподіватися не всі породіллі, а лише ті, у кого процес пологів відмінний від нормальних. Кваліфікувати такі пологи має медичний працівник, саме він видасть відповідні документи, що підтверджують цей факт.
Як діяти роботодавцю в такій ситуації, розповімо далі. Отже, почнемо.
Тривалість продовженої декретної відпустки
Стандартна декретна відпустка становить 126 календарних днів (70 днів до пологів і 56 днів після). А от якщо пологи відмінні від нормальних, то працівниця претендує на тривалішу декретну відпустку, а саме 140 календарних днів. Право на таку відпустку виникає у випадках:
— ускладнених, передчасних пологів, при народженні двох та більше дітей;
— передчасних пологів до 30 тижнів при виписці з живою дитиною.
До речі, якщо у жінок, віднесених до I — IV категорій постраждалих унаслідок Чорнобильської катастрофи, були ускладнені пологи, то видачі їм додаткового ЛН на 14 календарних днів не передбачено. Таким породіллям відразу надають декретну відпустку більшої тривалості (180 календарних днів). Додатково див. консультацію в «ОП», 2014, № 5, с. 22.
Ніхто не може передбачити, як пройдуть пологи — передчасно, з ускладненнями чи ні. Винятком буде хіба що багатоплідна вагітність, коли завчасно відомо, що очікується народження більше однієї дитини. Тому спочатку майбутній матері на 30-му тижні вагітності надають декретну відпустку на стандартні 126 календарних днів (п. 6.1 Інструкції № 455). У разі ускладнених, передчасних, багатоплідних пологів жінці продовжують раніше надану декретну відпустку на 14 календарних днів (140 - 126) (п. 6.2 Інструкції № 455).
Не поспішайте продовжувати відпустку. Річ у тім, що роботодавець може це здійснити тільки на підставі підтвердних документів. Про них — у наступному розділі.
Документи для продовження декрету
Спочатку на підставі ЛН та заяви працівниці за місцем роботи їй було оформлено декретну відпустку на 126 календарних днів. Тепер матуся має право на 14 додаткових календарних днів такої відпустки. Що ж потрібно для її оформлення?
Зауважимо, що додаткові дні післяпологової відпустки в разі ускладнених пологів та багатоплідної вагітності оформляються окремим (додатковим) бланком ЛН. Видається він за місцем спостереження вагітної, тобто в тому самому лікувальному закладі, в якому видали основний (первісний) ЛН у зв’язку з вагітністю та пологами. Підписують його лікуючий лікар та завідувач жіночої консультації. Іногороднім потрібні ще підпис керівника цього медичного закладу та печатка (п. 1.9 Інструкції № 455, п. 9 Інструкції № 532).
Зверніть увагу! Додатковий ЛН на 14 календарних днів у разі ускладнених пологів видають за місцем спостереження вагітної (у жіночій консультації). У пологовому будинку ж видадуть лише довідку* встановленого зразка, яку необхідно надати до жіночої консультації для отримання додаткового ЛН.
* Форма первинної облікової документації № 113/о «Обмінна карта пологового будинку, пологового відділення лікарні. Талон 2. Відомості пологового будинку, пологового відділення лікарні про породіллю», затверджена наказом МОЗ від 13.02.2006 р. № 67.
Якщо на руках є ЛН у зв’язку з ускладненнями під час пологів, жінка має право продовжити свою декретну відпустку. Для цього вона подає роботодавцю відповідну заяву. Її складають у довільній формі. Примірний текст заяви такий: «Прошу продовжити мені відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з 21.07.2014 р. по 03.08.2014 р. (листок непрацездатності — серія ААВ № 368957)».
Отже, для продовження декретної відпустки жінка має надати за місцем роботи:
— ЛН на 14 календарних днів;
— заяву на продовження декретної відпустки.
Зауважимо, що на підставі заяви працівниці та наданого нею ЛН роботодавець може, але не зобов’язаний,видати наказ (розпорядження) про надання жінці декретної відпустки. Це пояснюється таким: ст. 17 Закону про відпустки передбачено, що оплачувана декретна відпустка надається на підставі медичного висновку,тобто ЛН. Однак якщо раніше роботодавець видавав наказ про надання декретної відпустки, то на підставі поданих документів слід оформити наказ про її продовження.
Оскільки 14 календарних днів такої відпустки оплачуються, розповімо нижче, як розрахувати цю суму.
Декретну відпустку продовжили: розраховуємо допомогу
Як для надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, так і для призначення допомоги по вагітності та пологах (декретного лікарняного) підставою є виданий у встановленому порядку ЛН (ст. 51 Закону № 2240).
Зверніть увагу! ЛН, виданий у зв’язку з ускладненнями, передчасними, багатоплідними пологами є продовженням основного ЛН, виданого на 30-му тижні вагітності.
Рішення щодо призначення допомоги по вагітності та пологах приймає комісія (уповноважений) із соціального страхування установи, організації не пізніше 10 днів з дня надання ЛН (ч. 1 ст. 52 Закону № 2240). Оформляється таке рішення протоколом.
ЛН із продовженням також оплачується за рахунок коштів ФСС ТВП. Виплачується така допомога в розмірі 100 % середньої зарплати незалежно від страхового стажу (ст. 39 Закону № 2240).
А от розрахувати допомогу по вагітності та пологах за 14 календарних днів має роботодавець.
Середня заробітна плата розраховується відповідно до вимог Порядку № 1266.
Відмітною особливістю при оплаті продовженої декретної відпустки є те, що додатковий ЛН є продовженням першого ЛН. Тобто це один страховий випадок.
Важливо! Допомогу за другим ЛН тривалістю 14 календарних днів розраховують виходячи із середнього заробітку, на підставі якого оплачували перший ЛН на 126 календарних днів.
Таким чином, розраховувати нову середню зарплату за 1 календарний день вам не потрібно. Адже всі розрахунки вже проведені при оплаті першого ЛН у зв’язку з вагітністю та пологами*. Просто помножте 14 календарних днів продовженої декретної відпустки на середню зарплату за 1 календарний день, яку ви застосовували при первісному розрахунку допомоги по вагітності та пологах.
*Докладніше про розрахунок допомоги див. в «ОП», 2009, № 18, с. 16; 2010, № 1, с. 23, № 5, с. 15; 2012, № 7, с. 24, № 8, с. 15, № 16, с. 17.
Приклад. Працівниця пішла в декретну відпустку на 126 календарних днів (з 17.03.2014 р. по 20.07.2014 р. включно) на підставі ЛН, виданого в установленій формі. За розрахунковий період (вересень 2013 року — лютий 2014 року) середня зарплата за 1 календарний день склала 116,02 грн. (21000,00 грн. : 181 к. дн.), сума допомоги по вагітності та пологах — 14618,52 грн. (116,02 грн. х 126 к. дн.). У липні 2014 року жінка принесла ще один ЛН у зв’язку з ускладненнями під час пологів тривалістю 14 календарних днів з 21.07.2014 р. по 03.08.2014 р. включно.
Як оплатити другий ЛН?
Оскільки другий ЛН є продовженням першого (один страховий випадок), то для розрахунку використовуємо середню зарплату, на підставі якої оплачували перший ЛН. У нашому випадку середня зарплата за 1 календарний день становить 116,02 грн.
Сума допомоги по вагітності та пологах за другим ЛН дорівнює:
116,02 грн. х 14 к. дн. = 1624,28 грн.
Надалі, щоб отримати кошти для виплати допомоги по вагітності та пологах, роботодавець подає до ФСС ТВП заяву-розрахунок. Її форму наведено в додатку до Порядку № 26.
Відображаємо продовжену декретну відпустку та суму допомоги у звітності
Звіт за формою № Д4. Інформацію про декретну відпустку, а також про суму допомоги по вагітності та пологах необхідно відобразити у Звіті за формою № Д4.
Таблиця 1. Суму нарахованої допомоги по вагітності та пологах відображайте в рядках 1, 1.5, 2, 2.4, 2.4.1 — 2.4.4, 4 і 4.4. Нарахований «зверху» ЄСВ покажіть у рядках 3, 3.4, 3.4.1 — 3.4.4, а утриманий — у рядках 5 і 5.6.
Таблиця 5. Дату початку та закінчення декретної відпустки зазначають у таблиці 5 Звіту за формою № Д4. Отже, у таблиці 5 Звіту за відповідний звітний місяць, в якому працівниця пішла в декретну відпустку, має бути відображено дату початку такої відпустки (графа 11 «дата початку»). У таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за відповідний звітний місяць, в якому декретна відпустка закінчилася (закінчився 126-й, 140-й, 180-й день декретної відпустки), зазначте дату закінчення такої відпустки (у графі 11 «дата закінчення»).
І в місяці початку декретної відпустки, і в місяці закінчення вкажіть у графі 7 — «5» («особи, яким надано відпустку по вагітності та пологах»).
Якщо працівниця після закінчення декретної відпустки виходить на роботу або використовує дні щорічної відпустки, не заповнюйте інші рядки в таблиці 5. Як правило, жінки після декретної відпустки йдуть у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. У цьому випадку в місяці закінчення декретної відпустки в таблиці 5 доведеться заповнити ще один рядок, зазначивши в ньому:
— у графі 7 — «6» («особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку»);
— у графі 11 «дата початку» — перший день відпустки до трьох років.
Для наочності наведемо зразок заповнення таблиці 5 (див. рис. 1 і 2). При цьому за основу візьмемо ситуацію, описану в прикладі на с. 16 цього номера. Припустимо, що відразу після закінчення декретної відпустки, а саме з 04.08.2014 р., жінка оформила відпустку для догляду за дитиною до трьох років.
Рис. 1. Фрагмент таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за березень 2014 року
Рис. 2. Фрагмент таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за серпень 2014 року
Майте на увазі: якщо ви подали таблицю 5 Звіту за формою № Д4 у місяці закінчення декретної відпустки за первісними даними (тобто після закінчення 126 календарних днів), а надалі з’ясували, що декретну відпустку продовжили, необхідно подати «скасовуючу» таблицю 5 такого Звіту, в якій дублюється неправильно заповнений рядок, та нову «початкову» — з правильними даними.
Таблиця 6. Нагадаємо, що допомога по вагітності та пологах є базою для справляння ЄСВ у частині нарахувань та утримань. Дізнатися про подробиці нарахування та розміри ставок ЄСВ ви можете з наших попередніх консультацій (див. «ОП», 2013, № 16, с. 4).
У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 допомогу по вагітності та пологах відображають у тому місяці, в якому її нарахували. Водночас суму допомоги необхідно розподілити за місяцями, на які вона припадає (п.п. 1 п. 4.3 Інструкції про нарахування ЄСВ). Тому заповніть стільки рядків, на скільки місяців припадає декретна відпустка.
Що та в яких графах таблиці 6 Звіту за формою № Д4 потрібно заповнити, ви дізнаєтеся із пропонованої таблиці.
| Графа таблиці 6 | Що відображаємо |
| Графа 9 | Відповідний код застрахованої особи згідно з додатком 2 до Порядку № 454 («42», «43», «44» або «45») |
| Графа 11 | Місяць, на який припадає декретна відпустка, після її розподілу відповідно до п.п. 1 п. 4.3 Інструкції про нарахування ЄСВ |
| Графа 15 | Кількість календарних днів перебування у трудових відносинах упродовж календарного звітного місяця. |
| * Зверніть увагу! У звітному періоді відображають допомогу по вагітності та пологах (згідно з першим ЛН) із розподілом за місяцями наперед і заповнюють графу 15. У зв’язку з цим у наступних місяцях, протягом яких працівниця повністю була у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, інформація про таку особу в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 не вказується. Виняток — продовження декретної відпустки. | |
| Графа 16 | Кількість календарних днів декретної відпустки |
| Графа 17 | Сума допомоги по вагітності та пологах за кожен місяць після розподілу за місяцями без застосування максимальної величини доходу |
| Графа 18 | Сума допомоги з графи 17, але в межах максимальної величини бази справляння ЄСВ, яку встановлено на відповідний місяць (у 2014 році її розмір становить 20706,00 грн.). При визначенні максимальної величини допомогу по вагітності та пологах ураховуємо після зарплати, винагороди за ЦПД та лікарняних (якщо здійснювалося нарахування цих виплат) |
| Графа 19 | Сума утриманого ЄСВ за ставкою 2 % з розподілом за місяцями |
| Графа 20 | Проставте «1», якщо для декретниці це місце роботи є основним, «0» — якщо вона сумісник |
Дані для заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4, а також приклад її заповнення за першим ЛН (на 126 календарних днів у зв’язку з вагітністю та пологами) і за другим ЛН (продовження на 14 календарних днів у зв’язку з ускладненнями) у частині відображення сум допомоги по вагітності та пологах і сум ЄСВ покажемо на рис. 3 — 5 (с. 19 —20). Припустимо, що, крім допомоги по вагітності та пологах, працівниці в березні було нараховано зарплату за відпрацьовані дні в сумі 1575,00 грн., з якої утримали ЄСВ у розмірі 56,70 грн. (3,6 %).
| Місяць, на який припадають дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами | Кількість календарних днів відпустки | Середньоденна заробітна плата для обчислення допомоги, грн. | Сума допомоги, що припадає на місяць та обкладається ЄСВ | ЄСВ | ||
| нарахований (33,2 %), грн. | утриманий (2 %), грн. | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 = 2 х 3 | 5 = 4 х 33,2 % | 6 = 4 х 2 % | |
| Березень 2014 року | Перший ЛН | 15 | 116,02 | 1740,30 | 4853,35 | 34,81 |
| Квітень 2014 року | 30 | 3480,60 | 69,61 | |||
| Травень 2014 року | 31 | 3596,62 | 71,93 | |||
| Червень 2014 року | 30 | 3480,60 | 69,61 | |||
| Липень 2014 року | 20 | 2320,40 | 46,41 | |||
| Липень 2014 року | Другий ЛН | 11 | 1276,22 | 539,26 | 25,52 | |
| Серпень 2014 року | 3 | 348,06 | 6,96 | |||
Рис. 3. Суми допомоги по вагітності та пологах і утриманого ЄСВ
Рис. 4. Фрагмент таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за березень 2014 року
Рис. 5. Фрагмент таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за липень 2014 року
Податковий розрахунок за формою № 1ДФ. Підкреслимо, що допомога по вагітності та пологах не обкладається ПДФО (п.п. 165.1.1 ПКУ). Але відобразити її нарахування та виплату працівниці в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ потрібно. Показують допомогу по вагітності та пологах у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою доходу «128». Який вигляд це має за умовами наведеного нами прикладу, покажемо на рис. 6 і 7.
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||||
| <…> | ||||||||||||||
| 28 | 2929292929 | 1575 | 00 | 1575 | 00 | 227 | 75 | 227 | 75 | 101 | — | — | — | — |
| 29 | 2929292929 | 14618 | 52 | 14618 | 52 | — | — | — | — | 128 | — | — | — | — |
| <…> | ||||||||||||||
Рис. 6. Фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 1 квартал 2014 року
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||||
| <…> | ||||||||||||||
| 31 | 2929292929 | 1624 | 28 | 1624 | 28 | — | — | — | — | 128 | — | — | — | — |
| <…> | ||||||||||||||
Рис. 7. Фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 3 квартал 2014 року
Використані документи і скорочення
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон № 2240 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-III.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Порядок № 1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.
Порядок № 454 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту про суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 454.
Порядок № 26 — Порядок фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затверджений постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 22.12.2010 р. № 26.
Інструкція № 455 — Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.
Інструкція про нарахування ЄСВ — Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 455.
Інструкція № 532 — Інструкція про порядок заповненні листка непрацездатності, затверджена спільним наказом МОЗ, Мінпраці, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406.
ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.
ЛН — листок непрацездатності.
ФСС ТВП — Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.
