Почнемо з екскурсу в загальні правила складання та подання форми № 3-ПН, а на змінах, щоб ви їх не пропустили, зробимо особливий акцент.
У поміч нам — оновлений Порядок № 316.
У самій формі роботодавцями названо юридичних та фізичних осіб — підприємців, які використовують працю найманих працівників (незалежно від місцезнаходження). Самозайнятих осіб у новій формі, утім, як і у старій, немає.
Нагадаємо, що раніше за додатковою розшифровкою терміна «роботодавець» Порядок № 316 відправляв нас до «парочки»: Закону про ЄСВ і Закону про організацію роботодавців. Так от, Закон про організацію роботодавців на той момент, утім, як і зараз, не додавав самозайнятих осіб до числа роботодавців. Чого не скажеш про Закон про ЄСВ. Саме завдяки його трактуванню терміна «роботодавець», що включає самозайнятих осіб, останні так само, як і всі інші роботодавці, які використовують працю найманих працівників, подавали форму № 3-ПН.
З унесенням останніх змін до Порядку № 316 посилання на Закон про ЄСВ вилучено. А отже, термін «роботодавець», що включає самозайнятих осіб, для цілей центру зайнятості тепер не використовується.
Це означає, що самозайняті особи на сьогодні звільнені від обов’язку подавати форму № 3-ПН.
Якщо працівники вам не потрібні, ви не плануєте їх приймати на роботу (вакансії немає), то ви й не повинні подавати звіт.
І тут виникає інше запитання: якщо працівники потрібні, але роботодавець самостійно займається їх пошуком, чи треба в такому разі подавати звіт до центру зайнятості?
Так, і в цьому випадку форму № 3-ПН до центру зайнятості подати потрібно. На це вказує Мінсоцполітики в листі від 21.08.2013 р. № 9370/0/14-13/026 (ср. ). Єдине АЛЕ! У розділі I попередньої форми № 3-ПН на такий випадок було передбачено графу, де роботодавець міг зазначити, чи бажає він, щоб ця вакансія була укомплектована за допомогою центру зайнятості або займатиметься цим самостійно. В оновленій формі № 3-ПН такої графи, на жаль, уже немає. Сподіваємося, що найближчим часом Мінсоцполітики якось прокоментує цей момент і дасть нам керівництво до дій. А наразі пропонуємо за наявності вакансії форму № 3-ПН подавати незалежно від того, хто вкомплектовуватиме це вакантне місце — ви чи центр зайнятості.
На додачу до правила 2 вважаємо потрібним нагадати, що форму № 3-ПН подають також у випадках, коли робоче місце тимчасово звільняється через вихід працівниці в «декретну» відпустку і відпустку для догляду за дитиною до 3 і 6 років. Тоді в пункті 5 «Характер виконуваної роботи» розділу I форми № 3-ПН у полі «інше» прописують умову, що працівника приймають за строковим трудовим договором.
Як бачите, строк подання форми № 3-ПН змінився. Тепер її потрібно подавати не пізніше 3 робочих днів з дати відкриття вакансії. Нагадаємо, що раніше на це давалося 10 днів.
Датою відкриття вакансії є наступний день після створення робочого місця або припинення трудових відносин з працівником, робоче місце якого стає вакантним, або дата, починаючи з якої може бути укладено трудовий договір з найманим працівником (п. 5 розд. I Порядку № 316).
Так, наприклад, якщо працівник звільнився 6 березня 2017 року, то з 7 березня 2017 року вакансія вважається відкритою. А форму № 3-ПН роботодавець повинен подати не пізніше 10 березня 2017 року.
Якщо, наприклад, на підприємстві введено додаткову посаду, і у зв’язку з цим 1 березня 2017 року внесено зміни до штатного розпису, то датою відкриття вакансії є 2 березня 2017 року, а форму № 3-ПН підприємство повинне подати не пізніше 6 березня 2017 року.
І ще один приклад. На час перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, що починається з 10 березня 2017 року, роботодавцю треба знайти їй заміну. Датою, починаючи з якої може бути укладено трудовий договір із працівником, який тимчасово заміщає її, є 10 березня 2017 року — вона ж дата відкриття вакансії. Граничний строк подання форми № 3-ПН у такому разі закінчується 14 березня 2017 року.
І ще одне нововведення, що порадує більшість роботодавців. Тепер центр зайнятості може перевірити вакансію на актуальність. І це прописано новим Порядком № 316. Таке уточнення центр зайнятості повинен здійснювати не рідше двох разів на місяць при особистій зустрічі з роботодавцем, у телефонному режимі або через засоби електронного зв’язку (п. 5 розд. I Порядку № 316). Погодьтеся: краще один раз сказати інспектору, що вакансія закрита, ніж потім півроку «зустрічати» уже непотрібних кандидатів. Сподіватимемося, що це нововведення спрацює.
Звичайно, виходячи з норм оновленого Порядку № 316, одразу неможливо сказати напевно, куди Мінсоцполітики намагалося направити роботодавця подавати обговорювану форму. Але якщо поміркувати логічно, істину можна знайти. Дивіться самі (п. 3 розд. I Порядку № 316):
«форма № 3-ПН заповнюється роботодавцями і подається до базового центру зайнятості незалежно від місцезнаходження роботодавця».
Причому за роз’ясненням терміна «базовий центр зайнятості» Порядок № 316 нас направляє до чинного Положення про службу зайнятості.
І це може здатися дивним (або вже звичним), але «покопавшись» у ньому, ми такого терміна не знайшли.
Що робити? Припускаємо, що Мінсоцполітики мало на увазі найближчий центр зайнятості, імовірно, найближчий до фактичного місця роботи майбутнього працівника. Принаймні, так було до прийняття останніх «нововведень» і появи «невідомого» терміна.
Тому вважаємо, що форму № 3-ПН можна подавати, як і раніше, до будь-якого зручного для роботодавця центру зайнятості. І якщо вам необхідні працівники до філії (підрозділу), що розташований в іншому, ніж місцезнаходження головного підприємства, місці, то така філія самостійно подає інформацію про необхідні їй вакансії до будь-якого зручного для неї центру зайнятості.
В арсеналі платників податків у плані варіантів подання обговорюваної форми нічого не змінилося. Їх у Порядку № 316, як і раніше, немає. Але, ми, як і раніше, вважатимемо, що їх два:
1) форму № 3-ПН можна подати особисто;
2) можна надіслати поштою з повідомленням про вручення і описом вкладення. І якщо ви вирішите скористатися саме цим способом, тоді при підготовці поштового відправлення керуйтеся Порядком оформлення поштових відправлень з вкладенням матеріалів звітності, розрахункових документів і декларацій, затвердженим постановою КМУ від 28.07.97 р. № 799.
Електронного варіанта подання цього звіту на сьогодні, як і раніше, не існує.
Нагадуємо, що заповнити форму краще у двох примірниках: один — собі, другий — для центру зайнятості.
Так, саме так. Це ще одне нововведення. Тепер у разі потреби на заміну вже поданої «заявки на вакансію» можна подати до неї «уточненку». Таким чином, у роботодавців є можливість подати два види форми № 3-ПН:
1) «первинна»;
2) «уточнююча», із зазначенням дати подання «первинної» форми № 3-ПН, що подана з помилками або вимагає додаткових уточнень.
Наприклад, за допомогою «уточненки» можуть бути додані характеристики вакансії, змінені умови праці, зарплати тощо.
Увага! Дані про кількість вакансій і назви професій (посад) змінити не можна.
Як і раніше, відповідальність за неподання, несвоєчасне подання або за неправильне заповнення форми № 3-ПН у Законі про зайнятість, яким, власне, й передбачено необхідність подання такого звіту, не прописана.
Адміністративна відповідальність у КпАП із цього приводу також не передбачена.
Погодьтеся, дивне явище на сьогодні. Але, так чи інакше, усе це робить подання форми № 3-ПН справою добровільною.
Єдине, на що хотілося б звернути вашу увагу, так це на те, що в поданні цієї форми є свої вигоди. Дивіться самі:
по-перше, центр зайнятості вам безоплатно підшукає кандидатуру на вакантне місце;
по-друге, вам не обійтися без попереднього подання форми № 3-ПН, якщо ви вирішите прийняти до себе на роботу іноземця;
по-третє, у парі з формою № 10-ПI «Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів» форма № 3-ПН може бути надійним «алібі» у разі невиконання «інвалідного нормативу». Якщо справа дійде до суду, то саме вона допоможе довести, що роботодавець вжив усіх залежних від нього заходів щодо забезпечення працевлаштування інвалідів (див., наприклад, постанову ВСУ від 20.06.2011 р. у справі № 21-60а11);
по-четверте, подана форма № 3-ПН, у пункті 2 розділу II якої ви зазначите категорію соціально незахищених громадян, яких ви можете прийняти на роботу, свідчитиме про ваш намір заповнювати 5 %-квоту з працевлаштування таких громадян (передбачено ст. 14 Закону про зайнятість при чисельності штатних працівників більше 20);
по-п’яте, працевлаштовуючи на нове робоче місце за направленням центру зайнятості безробітного:
— з додатковими гарантіями у працевлаштуванні, роботодавець може отримати компенсацію витрат на сплату ЄСВ ( ст. 26 Закону про зайнятість);
— з числа внутрішньо переміщених осіб, можна розраховувати на компенсацію витрат на оплату їх праці, перепідготовку та підвищення кваліфікації ( ст. 241 Закону про зайнятість).
Висновок: На сьогодні немає відповідальності за неподання, несвоєчасне подання або за неправильне заповнення форми № 3-ПН, але роботодавець сам може бути зацікавлений в її поданні.
Далі наведемо детальні рекомендації щодо заповнення обох розділів форми № 3-ПН.
Порядок заповнення розділу I форми № 3-ПН
Порядок заповнення розділу II форми № 3-ПН: коментарі до даних про вакансію
Розділ II форми № 3-ПН підписується роботодавцем або уповноваженою ним особою окремо за кожною вакансією.
Не варто також забувати про загальні правила заповнення звітів, у тому числі й форми № 3-ПН: вносьте записи українською мовою, кульковою ручкою синім (чорним) чорнилом або у друкованому вигляді, без помарок і виправлень, порожні комірки та поля прокреслюйте.
ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ ТА СКОРОЧЕННЯ
КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
Закон про зайнятість — Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 р. № 5067-VI.
Закон про організацію роботодавців — Закон України «Про організацію роботодавців, їх об’єднання, права та гарантії їх діяльності» від 22.06.2012 р. № 5026-VI.
Порядок № 316 — Порядок подання форми звітності № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)», затверджений наказом Мінсоцполітики від 31.05.2013 р. № 316.
Положення про службу зайнятості — Положення про державну службу зайнятості, затверджене Указом Президента України від 16.01.2013 р. № 19/2013.
Форма № 3-ПН — форма звітності № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)», затверджена наказом Мінсоцполітики від 31.05.2013 р. № 316.
