Якщо при заповненні ЄСВ-звіту ви допустили помилку тільки в персональних даних працівника, то її можна умовно віднести до «несумових» помилок. Особливість «несумових» помилок полягає в тому, що їх можливо виправити шляхом скасування чи коригування. Роботодавець, який поставив запитання, неправильно вказав прізвище працівниці в таблиці 6 і дату звільнення працівника в таблиці 5 — ці помилки не стосуються сум, відповідно їх можна віднести до «несумових».
Нагадаємо, що роботодавець несе відповідальність за неправильне і недостовірне надання персоніфікованих даних щодо своїх працівників. Посадові особи можуть понести покарання згідно із ст. 1651 Кодексу України «Про адміністративні правопорушення» від 07.12.84 р. № 8073-X:
...Подання недостовірних відомостей, що використовуються в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування, і відомостей, передбачених Законами України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» і «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» тягнуть за собою накладення штрафу від тридцяти до сорока неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
У свою чергу подання недостовірних персоніфікованих даних та ігнорування необхідності виправлення цих даних матиме негативні наслідки для працівника, щодо якого допущено помилку. Адже дані, надані роботодавцями про своїх працівників у вигляді щомісячного ЄСВ-звіту, надалі використовуються Пенсійним фондом при призначенні і перерахунку пенсії, фондами соціального страхування при призначенні страхових виплат. Відповідно спотворення персональних даних особи може негативно позначитися на розмірі пенсійних та інших страхових виплат.
При виправленні «несумової» помилки слід керуватися положеннями Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435 (далі — Порядок № 435). А конкретніше розд. V цього Порядку.
Так ось, граничних термінів для виправлення «несумової» помилки в разі її самостійного виявлення Порядком № 435 не встановлено. А значить, виправляйте її, як тільки знайшли.
Виправляємо помилку «неправильно вказане прізвище»
Для виправлення помилки у прізвищі, імені чи по батькові для особи, з якою у вас продовжуються трудові (цивільно-правові) відносини, вам достатньо у наступному місяці подати звітні відомості про особу вже з правильним прізвищем, іменем чи по батькові.
У випадку необхідності виправлення помилки у прізвищі, імені чи по батькові для звільненого працівника необхідно скористатися «скасовуючою» формою звіту, де одна таблиця буде містити відомості, які були помилкові — тип «скасовуюча» та друга — із зазначенням типу «початкова» з правильними відомостями.
Виправляємо помилку «неправильно вказана дата звільнення»
Зазначимо, що помилку в цьому випадку було допущено не тільки у таблиці 5 ЄСВ-звіту, а ще й у таблиці 6.
Справа у тому, що коли у таблиці 5 ЄСВ-звіту є відмітка про початок або закінчення трудових відносин із застрахованою особою, то в таблиці 6 у графі 15 роботодавець вказує відповідну кількість днів перебування у трудових (цивільно-правових відносинах). У випадку якщо ви в графі 15 таблиці 6 вкажете кількість днів, що відповідає повному місяцю і при цьому в таблиці 5 зазначите дату прийняття на роботу чи звільнення з роботи в середині місяця, то система, що приймає звітні відомості, повідомить вас про помилку.
Тож помилки згідно з умовами поставленого запитання були допущені при заповненні таблиць 5 та 6 ЄСВ-звіту.
У разі виявлення страхувальником у ЄСВ-звіті після закінчення звітного періоду помилки в реквізитах (крім сум), що стосуються застрахованої особи, подають скасовуючі документи. Тобто страхувальник повинен сформувати та подати ЄСВ-звіт за попередній період, який містить: перелік таблиць ЕСВ-звіту, відповідну таблицю із зазначенням типу форми «скасовуюча» з відомостями, які були помилковими, та відповідну таблицю із зазначенням типу форми «початкова» з правильними відомостями (п. 6 розд. V Порядку № 435).
Слід розрізняти наступне — на титульному аркуші (перелік таблиць Звіту) зазначають форму Звіту («початкова», «скасовуюча» чи «додаткова»), а на самих таблицях зазначають тип таблиці («початкова», «скасовуюча» чи «додаткова»).
Таким чином, за останній звітний період, в якому працівник перебував у трудових відносинах з роботодавцем (за місяць звільнення — серпень), складіть:
1) таблицю 5 з типом «скасовуюча», даними звільненого працівника і помилковою датою звільнення;
2) таблицю 5 з типом «початкова», даними звільненого працівника і правильною датою звільнення;
3) титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) за формою «скасовуюча» на обидві таблиці 5;
4) таблицю 6 з типом «скасовуюча». У неї внесіть відомості, які були помилковими, — кількість днів перебування у трудових відносинах, які раніше вказали в таблиці 6 ЄСВ-звіту за серпень. Крім цього, в рядку дублюються всі інші дані, які були вказані правильно і виправленню не підлягають;
5) таблицю 6 з відміткою «початкова». У неї внесіть рядок з правильними даними про застраховану особу — правильною кількістю днів перебування застрахованої особи у трудових відносинах у місяці звільнення.
Причому заповнюйте їх таким чином, щоб суми, зазначені в реквізитах 17 — 21, відповідали сумам, зазначеним у таблиці 6 з типом «скасовуюча»;
Важливо! При формуванні та поданні таблиці 6 ЄСВ-звіту з відміткою «початкова» у звіті за формою «скасовуюча» зміни в сумових показниках (реквізити 17 — 21) не допускаються.
6) до обох таблиць 6 складіть один Перелік таблиць звіту за формою «скасовуюча».
Таким чином, на підставі даних таблиць 5 та 6 з типом «скасовуюча» і «початкова» проводиться технологічна заміна попередньо накопичених помилкових даних в обліковій картці застрахованої особи — працівника на актуальні і правильні дані.
Зверніть увагу! «Скасовуючий» тип таблиці 6 ЄСВ-звіту не може застосовуватися без одночасного подання таблиці 6 з типом «початкова», а «скасовуючий» тип таблиці 5 ЄСВ-звіту може застосовуватися без одночасного подання таблиці 5 з типом «початкова»
При поданні звіту за формою «скасовуюча» таблиця 1 ЄСВ-звіту не формується.
