Оновлена таблиця 5 ЄСВ-звіту: зустрічайте

Почнемо в нормативних «винуватців» урочистості. Мінфін своїм наказом від 15.05.2018 р. № 511 виклав в новій редакції Порядок № 435. Тому при заповненні оновленого ЄСВ-звіту заглядатимемо саме туди.

Істотні зміни торкнулися таблиці 5 ЄСВ-звіту. Є як незначні зміни, так і істотні нововведення, які вплинули на порядок заповнення таблиці 5. Але спочатку розглянемо, коли треба подавати таблицю 5 ЄСВ-звіту. Чому це важливо? Тому що усі ті нововведення, про які піде мова далі, треба буде застосовувати тільки щодо тих подій, які мають бути відображені в таблиці 5 ЄСВ-звіту.

Коли треба формувати таблицю 5 ЄСВ-звіту

Таблиця 5 призначена для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб. Але чи завжди треба заповнювати цю таблицю? В яких випадках її заповнення передбачено Порядком № 435, а коли подавати не треба?

Відразу зазначимо, що новою редакцією Порядку № 435 перелік ситуацій, коли потрібно заповнювати і подавати таблицю 5, розширений.

Зокрема, таблицю 5 формують і подають, якщо протягом звітного періоду (місяця) (п. 8 розд. ІV Порядку № 435):

— із застрахованою особою був укладений або розірваний трудовий договір (договір цивільно-правового характеру*);

* Окрім ЦПД, укладеного з фізособою-підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.

— був укладений або розірваний трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;

— особу було переведено на іншу посаду або роботу у того ж страхувальника;

— особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (з виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи і т. п.)) у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби;

— особі надана відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (у тому числі особам з числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу);

— особі надана відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

— особі надана відпустка для догляду за дитиною з 3 років до досягнення нею 6-річного віку.

Тобто якщо у звітному періоді не було зафіксовано вищеперелічених подій, таблиця 5 не подається**.

** Див. також роз’яснення ГУ ДФС в Дніпропетровській області на сайті http://dp.sfs.gov.ua.

Не треба формувати таку таблицю, якщо працівникові, наприклад, надана щорічна відпустка, навчальна відпустка, відпустка без збереження заробітної плати, якщо він хворів. Ця інформація буде відображена в таблиці 6 ЄСВ-звіту. У таблиці 5 інформацію про такі події не зазначають.

Отже, ми з’ясували, які події мають бути відображені в таблиці 5 ЄСВ-звіту. Тепер давайте з’ясуємо, які нові показники з’явилися в цій таблиці і як їх заповнювати для зазначених подій.

Нові показники: прості і не дуже…

Невеликі зміни торкнулися самої назви таблиці 5 ЄСВ-звіту. Тепер вона називається «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби». Раніше згадки про проходження військової служби не було.

Що означає таке нововведення? Те, що в таблиці 5 ЄСВ-звіту, зокрема в графі 11 «Період трудових або цивільно-правових відносин, прохождення військової служби та відпусток», у графі 19 «Військове звання» треба показувати інформацію про такі категорії застрахованих осіб, як військовослужбовці (окрім строковиків), особи рядового і начальницького складу Міноборони, СБУ, МВС, Державної служби України з надзвичайних ситуацій, ДФСУ та інших військовослужбовців (у таблиці 6 ЄСВ-звіту їх відображають з кодом категорії застрахованої особи 51-63 в додатку 2 до оновленого Порядку № 435). Стосується це нововведення страхувальників, застраховані особи яких проходять службу в силових структурах***.

*** Див. також «Бюджетна бухгалтерія», 2018, № 26, с. 3.

Увага! Звичайні роботодавці інформацію про проходження своїми працівниками строкової військової служби або військової служби за контрактом у таблиці 5 ЄСВ-звіту не відображають. Нагадаємо, це йдеться про працівників, гарантії за якими зберігаються згідно з ч. 3 ст. 119 КЗпП.

Поміняли місцями графи 7 і 8 таблиці 5 ЄСВ-звіту. Зараз у графі 7 показують інформацію про те, укладений ЦПД з працівником підприємства, установи, організації, основним або сумісником (зазначають ознаку «1 — так»), чи ні (зазначають ознаку «0 — ні»), в графі 8 — категорію особи, інформацію про яку заносять у таблицю 5.

Привели у відповідність найменування графи 9 «Реєстрацiйний номер облiкової картки платника податків або серiя (за наявностi) та номер паспорта за формою БКNNХХХХХХ/ПХХХХХХХХХ 30*». У загальному випадку в цій графі відображають реєстраційний номер облікової картки платника податків. Але іноді працівник відмовляється від податкового номера і йому дозволяють здійснювати різні платежі за паспортом (має бути відповідна відмітка). Але як ви знаєте, нині в Україні є два види паспортів — на паперових носіях і пластикові картки. Ось залежно від виду паспорта і заповнення графи 9 буде різним:

— паперовий паспорт — у форматі БКNNХХХХХХ, де «БК» — константа, яка вказує на реєстрацію за паспортними даними, «NN» — дві українські букви серії паспорта (верхній регістр), «хххххх» — шість цифр номера паспорта;

— ID-паспорт — у форматі ПХХХХХХХХХ, де «П» — константа, яка вказує на реєстрацію за паспортними даними; ххххххххх — дев’ять цифр номера паспорта у форматі пластикової картки.

А тепер розглянемо ті показники, до яких треба поставитися особливо уважно при заповненні таблиці 5 ЄСВ-звіту.

З’явилися нові категорії осіб, яких зараз відображаємо в графі 8:

— «7 — особи з числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу, які отримують допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами»;

— «8 — особи з числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу».

Важливо! Нові категорії стосуються лише військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу Міноборони, СБУ, МВС, Державної служби України з надзвичайних ситуацій, ДФСУ та інших військовослужбовців, що мають код категорії застрахованої особи 51-63 в додатку 2 до Порядку № 435. Звичайні роботодавці ці категорії не використовують.

У таблиці 5 тепер відображаємо інформацію про переведення працівника з однієї посади (роботи) на іншу в одного і того ж роботодавця. Відображати інформацію про переведення працівника на іншу посаду або роботу слід у такому ж порядку, як і при прийнятті на роботу (п. 8 розд. IV Порядку № 435). Раніше факт переведення в ЄСВ-звіті взагалі не фігурував. Як саме вносити запис про переведення, на що слід звернути увагу при цьому — розглянемо на практичних прикладах пізніше (див. рис. 1 статті «Заповнюємо на прикладах таблицю 5 ЄСВ-звіту» цього номера).

Збільшилася кількість граф. Додалося 6 нових граф:

— «12. Професійна назва роботи»;

— «13. Код ЗКППТР»;

— «14. Код класифікатора професій»;

— «15. Посада»;

— «16. Документ-підстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду»;

— «19. Військове звання».

Поява таких граф, як 12, 13, 14, 15, 16, говорить про те, що «зверху» вирішили серйозно взятися за виконання своєї обіцянки позбавитися від трудових книжок. Тепер у таблиці 5 ЄСВ-звіту вказуватимуть найменування посади, на яку прийнятий або переведений працівник.

Саме ці нові графи (їх заповнення) викликали море питань. Тому на них зупинимося детальніше.

Що і як заповнити? Отже, в таблиці 5 за працівником, за яким відображається інформація, треба буде зазначати таке:

— графа «12. Професiйна назва роботи» — відображайте професійну назву роботи згідно з Класифікатором (графа 5 Класифікатора);

— графа «13. Код 3КППТР» — відображайте код Загальносоюзного класифікатора професій, посад і тарифних розрядів. Шукайте код у другій графі Класифікатора (наприклад, для посади сторожа — 18883). Зверніть увагу: якщо в Класифікаторі не передбачений код ЗКППТР, то графу 13 таблиці 5 не заповнюйте;

— графа «14. Код класифiкатора професiй» — відображайте код з першої графи Класифікатора (наприклад, для посади сторожа це буде 9152).

Зверніть увагу: якщо Звіт з ЄСВ формується в спеціальній програмі, то дані графи 12 вам треба вибрати із спеціального довідника, а дані граф 13 і 14 будуть «підтягнуті» автоматично;

— графа «15. Посада». Тут треба вписати найменування посади, на яку прийнятий працівник. Найменування посади повинне відповідати запису в трудовій книжці.

Зверніть увагу: по працівниках-сумісниках такого запису в трудовій книжці може не бути*. У цьому випадку для відображення інформації в графі 15 таблиці 5 ЄСВ-звіту орієнтиром будуть інші кадрові документи: наказ про прийняття на роботу, штатний розпис, трудовий договір.

* У трудовій книжці запис про роботу за сумісництвом може бути зроблений за бажанням працівника. Такий запис робить окремим рядком основний роботодавець. Про те, як правильно внести запис у трудову книжку на працівника-сумісника, — у спецвипуску «ОП», 2017, № 16/1, с. 9.

За рядками з відпустками (у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3 та від 3 до 6 років), а також при відображенні інформації, пов’язаної з договорами цивільно-правового характеру, графи 12 — 15 не заповнюємо;

— графа «16. Документ-пiдстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду». Назва цієї графи говорить сама за себе — тут повинні зазначати документ (найменування, номер і дату), на підставі якого відбулася одна з подій: прийняття на роботу або звільнення, переведення працівника на іншу посаду, початок і закінчення цивільно-правових відносин, початок і закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до 3 (6) років.

Який саме документ? Якщо це трудові відносини, то таким документом у більшості випадків є наказ (нюанси будуть, якщо працівниці надають відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, детальніше про це — при розгляді прикладів заповнення таблиці 5 ЄСВ-звіту на рис. 1 статті «Заповнюємо на прикладах таблицю 5 ЄСВ-звіту» цього номера), якщо відносини цивільно-правові — договір;

— графа «19. Вiйськове звання». Тут зазначають військове звання військовослужбовця. При цьому якщо у військовослужбовця змінюється військове звання, то заповнюють 2 рядки: в першому рядку вказують старе звання (графа 19), а в графі 11 «дата закiнчення» число, по яке воно діяло. У другому рядку в графі 19 вказують нове звання, а в графі 11 «дата початку» число, з якого присвоїли нове звання.

Зверніть увагу: звичайні роботодавці графу 19 не заповнюють. Ця графа стосується військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу Міноборони, СБУ, МВС, Державної служби України з надзвичайних ситуацій, ДФСУ та інших військовослужбовців, що мають код категорії застрахованої особи 51-63 в додатку 2 до Порядку № 435.

Це усі головні нововведення таблиці 5 ЄСВ-звіту. Але ще хочемо зупинитися на одному нюансі при заповненні граф 12 — 14, а точніше, на Класифікаторі. Адже саме на його основі вносять дані в ці графи.

Як працювати з Класифікатором?

Хотілося б зазначити, що необхідність роботи з Класифікатором при складанні кадрової документації була і раніше, і вона закріплена Інструкцією № 58.

Так, згідно з п. 2.14 Інструкції № 58 записи про найменування роботи, професію або посаду, на яку прийнятий працівник, виконуються відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі. Тобто посада, на яку приймають працівника, має бути однаковою і в трудовій книжці, і в наказі про прийняття на роботу, і в трудовому договорі (контракті), і в штатному розписі, і в інших кадрових документах. А її назва, у свою чергу, повинна відповідати найменуванню професії/посади з Класифікатору.

Тепер, з нововведеннями в заповненні таблиці 5, дані з Класифікатора, а саме професійну назву роботи (професії, посади), а також її код треба відображати і в ЄСВ-звіті. Іншими словами, якщо раніше роботодавець міг не надто морочитися з вивченням Класифікатора, то тепер від цього нікуди не подітися.

Як же у Класифікаторі знайти потрібну професію, посаду? Наведемо коротку інструкцію.

Основні найменування професійних назв робіт (професій, посад) наведені в додатках А та Б до Класифікатора.

У додатку А професії згруповані в 9 розділах:

— розділ 1 «Законодавці, вищі державні службовці, керівники, менеджери (управителі)»;

— розділ 2 «Професіонали»;

— розділ 3 «Фахівці»;

— розділ 4 «Технічні службовці»;

— розділ 5 «Працівники сфери торгівлі

та послуг»;

— розділ 6 «Кваліфіковані робітники сільського та лісового господарств, риборозведення та рибальства»;

— розділ 7 «Кваліфіковані робітники з інструментом»;

— розділ 8 «Робітники з обслуговування, експлуатації та контролювання за роботою технологічного устаткування, складання устаткування та машин»;

— розділ 9 «Найпростіші професії».

Тут же наведені коди ЗКППТР і КП, які потрібні для заповнення таблиці 5 Звіту з ЄСВ.

Зверніть увагу: код ЗКППТР є не у всіх професійних назв робіт. А ось код КП зазначений по кожній професії, наведеній у Класифікаторі. Тому графа 13 (код ЗКППТР) може бути не заповнена, а ось графу 14 (код КП) заповнюйте завжди.

Якщо вам складно орієнтуватися в Класифікаторі, то потрібну професію можна знайти в додатку Б до Класифікатора. Цей додаток зручніше, у ньому всі професійні назви робіт розташовані в алфавітному порядку.

Також у Класифікаторі є ще й додаток В (обов’язковий). У ньому наведені похідні слова (віце-, головний, заступник, провідний, молодший та ін.) до професій (професійних назв робіт). Ці слова можна використати для утворення нових найменувань професій, але за умови збереження галузевої і функціональної приналежності, кваліфікаційних вимог, виключення дублювання, збереження коду таких професій.

Крім того, відповідно до примітки 2 до додатка В можна розширити назви професій термінами і словами, які уточнюють місце роботи, виконувані роботи, сферу діяльності за умови дотримання лаконічності викладу, якщо інше не передбачене в Класифікаторі або інших нормативно-правових актах.

Що робити, якщо посада не відповідає Класифікатору? Звісно, виправлятися — приводити посаду у відповідність до Класифікатора.

А як бути, якщо посада, на якій працює працівник, передбачена нормативно-правовими актами, але її немає в Класифікаторі? Саме така проблема виникла в деяких бюджетних організаціях, установах, закладах. Так, наприклад, постановою № 268 (додатки 48 — 54) для посадових осіб ОМС передбачені такі посади, як головний спеціаліст, провідний спеціаліст, спеціаліст 1 категорії, спеціаліст 2 категорії, спеціаліст. При цьому типові професійно-кваліфікаційні характеристики таких посад спеціалістів місцевого самоврядування, які виконують роботу, пов’язану з одним з напрямів роботи виконавчого комітету, затверджені наказом Головного управління державної служби України від 29.12.2009 р. № 406. А в штатних розписах і трудових книжках працівників посади записують як «Спеціаліст із земельних питань», «Спеціаліст з питань роботи з молоддю, фізичної культури і спорту» тощо (див. лист Мінсоцполітики від 04.08.2017 р. № 2084/0/101-17/284).

Так от, у Класифікаторі цих найменувань професій немає. Зі «спеціалістів» у ньому можемо знайти, наприклад, такі, як спеціаліст державної служби, спеціаліст з питань персоналу державної служби, спеціаліст-бухгалтер, спеціаліст-юрисконсульт (код КП 2419.3). Як бути, що зазначати в графах 12 — 14?

Це питання, на жаль, поки залишається відкритим. Сподіваємося, незабаром ми почуємо відповідь на нього.

Ще раз звернемо вашу увагу на те, що в таблиці 5 ЄСВ-звіту відображаємо інформацію лише щодо подій, які відбулися у звітному місяці. Вносити в серпневу таблицю 5 інформацію за всіма працівниками підприємства, установи, організації на тій підставі, що раніше найменування їх посад не світились в пенсійній звітності, не треба!

Отже, нововведення таблиці 5 ЄСВ-звіту ми розглянули, давайте її заповнювати. Детальні приклади наведені в наступній статті.

Використані документи і скорочення

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Порядок № 435 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435, у редакції наказу Мінфіну від 15.05.2018 р. № 511.

Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мінсоцзахисту і Мін’юсту від 29.07.93 р. № 58.

Класифікатор — Національний класифікатор України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. № 327.

ОМС — органи місцевого самоврядування.

ЦПД — цивільно-правовий договір.