Що таке особова справа та чи потрібно її заводити?
Особова справа — це сукупність документів, у яких містяться біографічні відомості і дані про трудову діяльність працівника.
Як вести особову справу, визначає п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5. До 25.07.2018 р. у цьому пункті зазначалося, що особові справи формуються на посадових осіб установи. Виходячи із цього, а також спираючись на п. 493 Переліку № 578/5, можна було дійти висновку про те, що в обов’язковому порядку особові справи заводять на керівників організацій, службовців, професіоналів і спеціалістів. Тобто на тих працівників, код професії (посади) яких згідно з Класифікатором професій починається із цифри 1 — керівники, 2 — професіонали, 3 — спеціалісти або 4 — технічні службовці. Що стосується працівників інших професій, код яких починається із цифр 5, 6, 7, 8 і 9, то установа самостійно вирішувала, оформляти на них особові справи чи ні.
З 25.07.2018 р. до п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5 були внесені зміни наказом Мін’юсту від 04.07.2018 р. № 2277/5. Тепер у цьому пункті зазначено, що особова справа формується «протягом усього часу роботи працівника в установі». Це означає, що нині особові справи необхідно заводити на всіх працівників установи, а не тільки на посадових осіб.
Що стосується сумісників, то на них особові справи слід було формувати як до 25.07.2018 р., так і після цієї дати.
Зверніть увагу: на держустанови й органи місцевого самоврядування Правила № 1000/5 не поширюються. Особливості ведення особових справ держслужбовців і посадових осіб місцевого самоврядування регламентовані спеціальними нормативними актами, зокрема Порядком ведення та зберігання особових справ держслужбовців, затвердженим наказом Нацагентства України з питань держслужби від 22.03.2016 р. № 64.
Склад особової справи
Документи в особовій справі групують у хронологічному порядку в міру їх надходження.
Перелік документів, що містяться в особовій справі працівника, з 25.07.2018 р. суттєво змінено і розширено. Щоб вам було зручніше, в таблиці далі наведемо порівняльний аналіз документів особової справи до і після зазначеної дати.
| Склад документів особової справи | ||
| До 25.07.2018 р. | З 25.07.2018 р. | Примітка |
| Внутрішній опис документів справи | Форма цього документа наведена в додатку 16 до Правил № 1000/5. Внутрішній опис розміщується на початку справи | |
| Заява про прийняття на роботу (контракт) | Заява про прийняття на роботу | До особової справи поміщають один із цих документів. Так, якщо трудовий договір укладено в усній формі, це буде заява про прийняття на роботу. При укладенні письмового трудового договору (контракту), до особової справи додають цей договір (контракт). Випадки, коли письмова форма трудового договору обов’язкова, визначені ст. 24 КЗпП |
| Письмовий трудовий договір (контракт) | ||
| Направлення або подання | — | — |
| Копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення | Копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу | — |
| Особовий листок з обліку кадрів | Не плутайте з особовою карткою за формою № П-2 — це окремий документ | |
| Доповнення до особового листка з обліку кадрів | З 25.07.2018 р. до доповнення до особового листка вносяться не лише відомості про стягнення, заохочення, а й про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади | |
| Автобіографія | — | |
| — | Копія паспорта | — |
| — | Копія облікової картки платника податків | Цього документа може не бути, якщо працівник через релігійні переконання відмовився від реєстраційного номера, повідомив про це податківців і має відповідну відмітку в паспорті |
| — | Копія військового квитка | Цей документ обов’язковий, якщо працівник є військовозобов’язаним і в нього є військовий квиток |
| Документи про освіту (копії) | Копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання | З 25.07.2018 р. до доповнення до копій документів про освіту до особової справи слід включати також копії документів про наявність (присвоєння) наукового ступеня, вченого звання |
| — | Заяви: • про переведення на іншу роботу (посаду); • про переведення на сумісництво; • про зміну біографічних даних | — |
| Копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на посаду | Копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на: • іншу роботу (посаду); • сумісництво | — |
| — | Копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові) | Раніше ці документи до особової справи не включалися. Відповідні відомості вносилися до доповнення до особового листка з обліку кадрів або трудової книжки працівника |
| — | Копії документів, що є підставою для надання пільг | За наявності таких документів |
| — | Характеристики | — |
| — | Копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання) | — |
| — | Документи з атестації | — |
| — | Заява про звільнення з роботи | — |
| Копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення працівника | Копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи | Зверніть увагу: документи, які послугували підставою для видання наказу (розпорядження) про звільнення працівника (доповідні записки, акт про відсутність на робочому місці, повідомлення про звільнення працівника як такого, що не пройшов випробувальний строк тощо), до особової справи не включають |
| Довідки та інші документи | — | — |
Як бачите, змін у складі документів особової справи працівника достатньо багато. Тому обов’язково перевірте всі особові справи: додайте документи, які згідно з оновленим п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5 потрібні в особовій справі, і вилучіть документи, яких там бути не повинно. Не забудьте внести відповідні уточнення до внутрішнього опису документів особової справи. Зокрема, у графі «Примітки» за кожним вилученим документом зазначте: «Вилучений як такий, що не підлягає зберіганню в особовій справі».
Оформляємо особову справу
Особову справу оформляють після видання наказу про прийняття працівника на роботу до установи. Заводиться вона як окрема тека, й усі документи (або їх копії) поміщаються безпосередньо до неї. Обкладинку (титульний аркуш) особової справи оформляють відповідно до додатка 18 до Правил № 1000/5. Написи на обкладинці роблять чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою (п. 9 гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5).
До особової справи включають копії основних документів, наданих працівником, — паспорта, реєстраційної картки платника податків, документів про освіту, військового квитка.
Також оформляють автобіографію, особовий листок з обліку кадрів і доповнення до нього. Уніфікованої форми цих документів немає. Їх кожна організація розробляє самостійно.
Особовий листок заповнює сам працівник. У ньому фіксують автобіографічні відомості, зокрема: П. І. Б., дату і місце народження, відомості про освіту, наукові ступені та вчені звання, володіння іноземними мовами, відомості про трудову діяльність, дані про наявні нагороди та відзнаки, сімейний стан і відомості про членів сім’ї, паспортні дані, домашню адресу. Також на особовий листок наклеюють фотографію працівника. Спеціаліст кадрової служби обов’язково звіряє дані особового листка з обліку кадрів, зазначені працівником, із записами в паспорті, трудовій книжці, військовому квитку, документах про освіту тощо.
Важливо! Особовий листок з обліку кадрів заповнюють тільки один раз й жодні зміни та уточнення до нього потім не вносять.
Усі подальші зміни в біографічних даних працівника, інформацію про переведення його на іншу посаду, проходження атестації, заохочення (нагородження, преміювання), накладення дисциплінарних стягнень, дані про підвищення кваліфікації вносять до доповнення до особового листка з обліку кадрів.
Доповнення до особового листка заповнює працівник кадрової служби на підставі відповідних документів (наказів, розпоряджень і документів, наданих самим працівником).
Пам’ятайте, що з 25.07.2018 р. до доповнення до особового листка також необхідно заносити відомості про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника і про заміщення вакантної посади.
Нагадаємо: строк зберігання особової справи становить 75 років після звільнення працівника (пп. 493 та 495 Переліку № 578/5). При цьому анкети, копії дипломів, заяви, дозволи, які були підставою для наказів з кадрових питань (особового складу), зберігаються 3 роки. Тому ці документи вилучають з особової справи через 3 роки після звільнення працівника.
Облік усіх справ, які формуються в діяльності кадрової служби, ведеться за номенклатурою справ. Але в особових справ є своя особливість: їх включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом та обліковують не за номенклатурою справ, а в спеціальній обліковій формі — у Журналі (книзі) обліку особових справ. Форму такого Журналу установа розробляє самостійно.
Також має сенс ввести індексацію особових справ. Наприклад, індекс особової справи працівника може бути таким: 02-18/153, де 02-18 — індекс особових справ згідно з номенклатурою справ кадрової служби, 153 — номер особової справи працівника згідно з Журналом обліку особових справ.
Зберігання особових справ
Організовуючи зберігання особових справ, дотримуйтеся декількох простих правил:
1) для зберігання особових справ використовуйте картонні теки з клапанами або зав’язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі;
2) у робочих кімнатах справи зберігайте в шафах, що закриваються. Річ у тому, що в особовій справі зберігаються в тому числі персональні дані працівника. Організація, яка обробляє такі дані, повинна забезпечити їх захист. Тому доступ до особових справ має бути обмеженим (тобто тільки у працівників кадрової служби);
3) розміщуйте теки вертикально, корінцями назовні (щоб їх було видно). Це допоможе оперативно знаходити потрібні документи;
4) усі наявні особові справи заносьте до спеціального журналу. Таким чином ви зможете узагальнити інформацію про всі наявні документи;
5) справи співробітників зберігайте в порядку систематизації — за окремими підрозділами, відділами, а також в алфавітному порядку. Такий спосіб значно полегшує пошук необхідних документів.
Важливо! У кадровій службі зберігають особові справи працюючих співробітників, а також особові справи звільнених осіб протягом двох років після звільнення. Після закінчення строку поточного зберігання особові справи звільнених працівників передають до архіву установи у впорядкованому стані для подальшого зберігання і користування (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5).
