Лікарняні і декретні у Звіті з ЄСВ

Пробіжка таблицями

Лікарняні і допомогу по вагітності та пологах страхувальники відображають у Звіті за формою № Д4, сформованому за той звітний період (місяць), в якому вони були фактично нараховані в бухгалтерському обліку.

Таблиця 1. У таблиці 1 Звіту з ЄСВ у рядках:

• 1.3 (оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності), 1.4 (допомога по тимчасовій непрацездатності), 1.5 (допомога по вагітності та пологах) та у підсумковому рядку 1 (загальна сума доходу звітного місяця) зазначаєте виплати у фактично нарахованій сумі;

• 2.1 (2.2 — якщо на лікарняні/декретні/зарплату ЄСВ нараховуєте за ставкою 8,41 %, 2.3 — за ставкою 5,3 %, 2.4 — за ставкою 5.5 %) та у підсумковому рядку 2 (загальна сума доходу звітного місяця) зазначаєте виплати в сумі, в якій вони увійшли до бази нарахування ЄСВ з урахуванням її максимальної величини. Нагадаємо, що з 01.01.2018 р. розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ складає 15 мінзарплат (у 2018 році — 55845 грн.). Якщо загальний розмір доходу застрахованої особи перевищує цю величину, то на суму перевищення ЄСВ не нараховують.

Суму ЄСВ, нарахованого на виплати, які увійшли до бази нарахування ЄСВ, відображайте в рядках 3 (3.1 — 3.5) і 6 (6.1 — 6.14).

Отже, щоб уникнути розбіжності між сумами, зазначеними в таблицях 1 (зазначають підсумкові суми доходу/ЄСВ) і 6 (суми доходу/ЄСВ з розподілом за застрахованими особами), рекомендуємо спочатку заповнити таблиці 6, а потім підсумкові суми перенести до таблиць 1 Звіту з ЄСВ.

Таблиця 5. Період тимчасової непрацездатності у зв’язку з хворобою в таблиці 5 Звіту з ЄСВ не відображається.

Зовсім інша річ — надана працівниці відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. Якщо її початок/закінчення припали на звітний місяць, то на таку особу в таблиці 5 формуєте рядок, проставляючи, серед іншого:

• у графі «8. Категорія особи» — «5 — особи, яким надана відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами»;

• у графі «11. Період трудових або цивільно-правових відносин…» — у звіті за місяць, коли працівниця йде в декретну відпустку, — дату початку відпустки; у звіті за місяць, коли декретна відпустка закінчується, — дату закінчення відпустки.

Важливо! Якщо в таблиці 5 не була зазначена дата початку відпустки, оскільки листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами наданий із запізненням у місяці, що настає за місяцем початку відпустки, впадати у відчай не варто. Просто подайте додатковий звіт (титульний аркуш і таблицю 5 з відміткою «додаткова») за попередній місяць і зазначте в ньому відомості про початок відпустки працівниці. «Додаткову» форму звіту можна подавати лише після закінчення звітної кампанії, тобто після 20-го числа того місяця, що настає за звітним.

Якщо відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами продовжують через ускладнені пологи, дату закінчення відпустки проставляйте з урахуванням продовження;

• у графі «16. Документ-підстава…» — документ про початок/закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами — реквізити листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами або наказу (розпорядження) про надання такої відпустки, якщо він видавався. Зазначаємо: «ЛН, серія, номер» або «наказ (розпорядження), дата, номер».

Майте на увазі! «Кадрові» графи 12 – 15 не потрібно заповнювати при відображенні факту початку/закінчення декретної відпустки. Ці реквізити звичайні страхувальники заповнюють виключно за рядками, в яких відображені дати початку/закінчення трудових відносин і переведення на іншу посаду.

Таблиця 6. У цій таблиці лікарняні і декретні відображайте:

по-перше, окремо від інших виплат, нарахованих застрахованій особі у звітному місяці;

по-друге, з розподілом за місяцями, на дні яких припадає період непрацездатності (відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) і за які нараховані лікарняні (декретні). Тобто в таблиці 6 на лікарняні (допомогу по вагітності та пологах) формуйте стільки рядків, на скільки місяців припадає період тимчасової непрацездатності (відпустки). Суми «непрацездатних виплат» розподіляєте пропорційно дням хвороби (відпустки), які припадають на кожен місяць хвороби (відпустки).

З рядками розібралися. Переходимо до граф таблиці 6 (див. табл. 1 і 2).

Таблиця 1. Пояснення щодо заповнення окремих граф таблиці 6 за рядками з лікарняними

Таблиця 2. Пояснення щодо заповнення окремих граф таблиці 6 за рядками з допомогою по вагітності та пологах

Лікарняні/декретні та ЄСВ-різниці

Частина 5 ст. 8 Закону про ЄСВ зобов’язує роботодавця застрахованих осіб, які працюють у нього за основним місцем роботи і на доходи яких ЄСВ нараховують за ставкою 22 %, сплачувати ЄСВ з фактичної бази нарахування ЄСВ, але не нижче мінзарплати, встановленої законом на місяць, за якою отриманий дохід.

Для того щоб виконати цю вимогу, роботодавець зобов’язаний визначену за працівником фактичну базу нарахування ЄСВ за місяць порівняти з мінзарплатою, встановленою законом на такий місяць.

Якщо фактична база нарахування виявиться нижчою «мінімалки», на різницю між цими двома величинами (далі — ЄСВ-різниця) донараховують ЄСВ.

З наведеного робимо висновок: обчислити ЄСВ-різницю можна, якщо одночасно виконуються такі дві умови:

1) відома загальна сума доходів працівника за місяць, з яких стягують ЄСВ;

2) встановлена законом на місяць, за який отриманий дохід, сума мінзарплати.

Саме від цього відштовхуватимемося при визначенні ЄСВ-різниці за місяці, за які нараховані лікарняні/допомога по вагітності та пологах.

Лікарняні. Їх нараховують у місяці надання працівником лікарняного листа, який засвідчує період його тимчасової непрацездатності.

Окремо зупинимося на перехідних (початок і закінчення тимчасової непрацездатності припадають на різні місяці) і запізнілих (листок непрацездатності наданий у місяці, що настає за місяцем закінчення хвороби) лікарняних.

Для цілей порівняння з мінзарплатою виплати за період непрацездатності відносимо до місяців, за які вони нараховані. Якщо з урахуванням суми лікарняних фактична база нарахування ЄСВ виявилася нижчою «мінімалки», виконуємо вимогу щодо сплати ЄСВ з мінзарплати.

Важливо! Якщо лікарняний перехідний (запізнілий), у місяці початку хвороби ЄСВ нараховуємо на фактичну базу нарахування ЄСВ, розраховану за таким працівником. Вимогу про ЄСВ з МЗП не застосовуємо.

Після отримання листка непрацездатності для цілей порівняння з «мінімалкою» лікарняні відносимо до місяців, за які вони нараховані. Якщо після такого розподілу лікарняних у місяці, за який вони нараховані, загальний дохід менше мінімальної зарплати, яка діяла в такому місяці, розраховуємо ЄСВ-різниці за такими місяцями і донараховуємо на них ЄСВ (див. лист ДФСУ від 14.02.2015 р. № 4979/7/99-99-17-03-01-17).

У таблиці 6 Звіту з ЄСВ, сформованого за той звітний період, в якому відбулося нарахування лікарняних, суму ЄСВ-різниці відображаємо окремим рядком, проставляючи, серед іншого, в графі:

• «9. Код категорії ЗО» — код «29», якщо лікарняні розраховувалися за минулі періоди. У разі якщо за звітний період лікарняні розраховані місяць у місяць (наприклад: лікарняні за серпень нараховані в серпні), відповідно донарахування до мінімального розміру здійснюються у звітному місяці, то у такому разі код категорії ЗО — «1»;

 «10. Код типу нарахувань» — «13». Майте на увазі: для відображення ЄСВ-різниці за попередній місяць, яка пов’язана з перехідними лікарняними, код типу нарахувань «2» не застосовується, оскільки в цьому випадку не можна вважати, що ЄСВ на таку різницю був нарахований несвоєчасно (див. лист ДФСУ від 02.02.2017 р. № 1925/6/99-99-13-02-01-15);

• «11. Місяць і рік…» — місяць і рік, за який розрахована ЄСВ-різниця;

• «19. Сума різниці…» — суму ЄСВ-різниці відповідного місяця;

• «21. Сума нарахованого…» — суму ЄСВ, нарахованого на ЄСВ-різницю, зазначену в графі 19.

Переходимо до допомоги по вагітності та пологах.

Декретні. До бази стягнення ЄСВ допомогу по вагітності та пологах уключають до місяця її нарахування. При цьому нарахування ЄСВ за осіб, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами і отримують декретні, здійснюють за кожен місяць такої відпустки окремо. Для цього п.п. 1 п. 3 розд. IV Інструкції № 449 зобов’язує роботодавців розподілити суми допомоги за місяцями, за які вона нарахована. Такий розподіл роблять пропорційно дням відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, які припадають на кожен місяць відпустки.

Важливо! Оскільки декретні нараховують наперед, то однозначно визначити базу нарахування ЄСВ, провести порівняльні розрахунки, а за потреби розрахувати ЄСВ-різниці і донарахувати на них ЄСВ роботодавець може тільки (1) за звітний місяць, в якому були нараховані декретні, і (2) за попередні місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (якщо лікарняний лист був наданий працівницею із запізненням).

Саме тому Порядком № 435 не передбачена можливість відображення ЄСВ-різниці за майбутні місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. За декретними усі порівняння з мінзарплатою проводите «місяць у місяць».

Важливо! Розраховані ЄСВ-різниці відображайте у Звіті з ЄСВ, сформованому за той місяць, в якому вони були фактично розраховані, проставляючи, серед іншого, в графі:

• «9. Код категорії ЗО» – код застрахованої особи, якій нараховуються декретні, — «42», якщо здійснюєте нарахування за минулі періоди (тобто коли лікарняний лист був наданий працівницею із запізненням), у разі ж відображення «місяць у місяць» зазначайте код «1»;

• «10. Код типу нарахувань» — «13»;

• «11. Місяць і рік…» — місяць і рік, за який розрахована ЄСВ-різниця;

• «19. Сума різниці…» — суму ЄСВ-різниці відповідного місяця;

• «21. Сума нарахованого…» — суму ЄСВ, нарахованого на ЄСВ-різницю, зазначену в графі 19.

Відзначимо, що заповнення граф 22 — 25 таблиці 6 Звіту з ЄСВ за рядками з ЄСВ-різницею здійснюється в загальному порядку.

У наступній статті розглянемо на конкретних прикладах порядок відображення лікарняних і допомоги по вагітності та пологах у Звіті з ЄСВ. А тепер підіб’ємо підсумки.